ช่วงเช้าวันที่ 4 เมษายน 2557 ดิฉันและคุณธวัช หมัดเต๊ะ จาก สคส. ไปช่วยกันเล่าเรื่องการใช้ KM เพื่อพัฒนางาน ให้ทีมผู้บริหาร อาจารย์ และเจ้าหน้าที่ของโรงเรียนพยาบาลรามาธิบดี คณะแพทยศาสตร์โรงพยาบาลรามาธิบดี มหาวิทยาลัยมหิดล ฟัง ที่ห้องชั้น 6 อาคารโรงเรียนพยาบาลรามาธิบดี ตามกำหนดการเราจะใช้เวลาระหว่าง 09.00-12.00 น. แต่เมื่อทำงานจริงเราใช้เวลาเกินไปมาก
เนื่องจากโรงเรียนพยาบาลรามาธิบดีต้องการจะนำ KM มาใช้ ผู้รับผิดชอบงาน ผศ.มุกดา เดชประพันธ์ และคุณนภัสวรรณ เสนาเพ็ง หน่วยพัฒนาคุณภาพ ได้มาหารือไว้ก่อนหน้านี้หลายเดือนว่าควรจะดำเนินการอย่างไรดี
ดิฉันบอกว่าเคยไปจัดการประชุมเชิงปฏิบัติการตลาดนัดความรู้ให้กับทีมของโรงเรียนและโรงพยาบาลของรามาธิบดี (สมัยที่เป็นภาควิชาพยาบาลศาสตร์) 2 ครั้งเมื่อเดือนมีนาคม 2550 และ เมษายน 2550 ไม่รู้ว่าหลังจากนั้นมีการดำเนินการต่ออย่างไร ครั้งนี้น่าจะเริ่มด้วยการเล่าให้รู้ว่าหน่วยงานใด ที่ไหน เขาเอา KM ไปใช้อย่างไรกันบ้าง เพื่อให้ผู้เกี่ยวข้องเห็นภาพและคิดได้ว่าโรงเรียนพยาบาลรามาธิบดีจะทำเรื่องนี้อย่างไร
ตามปกติเช้าวันศุกร์ที่ 4 เมษายนนี้ ที่โรงเรียนพยาบาลรามาธิบดีจะมีการประชุมผู้บริหาร ส่วนดิฉันมีประชุมในช่วงบ่าย จึงเจรจาขอให้พยายามจัดกิจกรรมในเช้าวันนี้ ซึ่งผู้บริหารก็ยินดีเลื่อนเวลาการประชุมให้ ดิฉันชวนคุณธวัช หมัดเต๊ะ มาบอกเล่าการใช้ KM ของหน่วยงานอื่นๆ ที่แตกต่างไปจากเครือข่ายเบาหวานและที่ทำงานของดิฉันด้วย
เราไปถึงโรงเรียนพยาบาลรามาธิบดีก่อนเวลา ได้ดื่มน้ำชากาแฟและคุยกับ ผศ.ดร.จริยา วิทยะศุภร ผู้อำนวยการโรงเรียนฯ ที่สำนักงานชั้น 4 ก่อน ดิฉันได้พบกับนักเรียนทุนที่ส่งมาเรียนปริญญาโทที่นี่ด้วย พอได้เวลาตามที่นัดหมายเราก็ไปที่ห้องประชุม ซึ่งที่นั่งของผู้เข้าประชุมประมาณ 40 คนถูกจัดเป็นรูปตัวยู เราจัดแจงตำแหน่งที่นั่งของวิทยากรเสียใหม่ให้ไม่ไกลจากผู้เข้าประชุมมากนัก
ภายในห้องประชุม
หลังจากเปิดการประชุมแล้วดิฉันและคุณธวัชแนะนำตัวเองให้ผู้เข้าประชุมได้รู้จัก คุณธวัชให้ผู้เข้าประชุม BAR โดยใช้กระดาษรูปหัวใจที่ดิฉันเตรียมมา
คุณธวัช หมัดเต๊ะ
ดิฉันเล่าถึงแนวคิด KM ตามสไตล์ของ สคส. การใช้ KM ในเครือข่ายเบาหวานซึ่งเริ่มต้นตั้งแต่ปี 2548 ผ่านกิจกรรมตลาดนัดความรู้ เพื่อนช่วยเพื่อน บล็อก มหกรรม KM จนมี connection กับทีมทำงานเบาหวานขององค์การต่างประเทศ ได้รับเชิญไปเผยแพร่เรื่องราวการทำงานใน World Diabetes Congress 2011 และในที่สุดได้รับทุนสนับสนุนให้ดำเนินโครงการวิจัยเกี่ยวกับการป้องกันโรคเบาหวานในชุมชน
นอกจากนี้ยังเล่าเรื่องการใช้ KM ด้านการศึกษาพยาบาลในเครือข่าย พย.สสส. รวมทั้งในการทำงานที่มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ เช่นในการเสวนาคณบดี การทำกิจกรรม Healthy Workplace เป็นต้น
รศ.ดร.พรรณวดี พุธวัฒนะ รองคณบดีฝ่ายสร้างเสริมสุขภาพและวัฒนธรรม คณะแพทยศาสตร์โรงพยาบาลรามาธิบดี มานั่งฟังด้วย
คุณธวัชย้ำให้เข้าใจความรู้ที่อยู่ในคน ทำอย่างไรให้เกิดการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ มี core knowledge ที่สำคัญในการดูแลผู้ป่วยเบาหวาน พอมีหัวปลาหรือประเด็นใหญ่ ก็มาดูว่าใครมีประสบการณ์หรือ tacit knowledge ดีๆ บ้าง ก็เอามา ลปรร. เจอโจทย์ที่หน้างานก็คิดทำ บางวิธีก็ work บางวิธีก็ไม่ work เอาวิธีที่ work มา share
จุดเริ่มต้นมาจากจุดเล็กๆ จากความรู้ในคน แต่ไม่ทิ้ง explicit knowledge ถ้า explicit knowledge มาเจอ tacit knowledge จะมีพลังมาก เรามักจะไปจัดการ tacit knowledge เหมือน explicit knowledge แต่ความจริงแล้วเวลาความรู้อยู่ในคน จะมีเรื่องของใจมาเกี่ยวข้อง ถ้าไม่เชื่อใจจะไม่ share โนนากะจึงพูดถึง socialization พอมี tacit knowledge จะไหล เครือข่ายเบาหวานใช้ KM เป็นกระบวนการ
คุณธวัชเล่าถึงงานของบริษัท Cotto ที่ต้องการจะปรับเป็น LO ซึ่ง scope ใหญ่มาก จึงขอลดเป็น learning workplace โดยใช้ KM process เป็นตัวขับเคลื่อน... มี Host เป็นคนที่ต้องไปสร้างกระบวนการเรียนรู้ให้กับลูกทีม เริ่มด้วย KM workshop ให้คนเหล่านี้เข้าใจแก่นของ Human KM รู้จักและเห็นคุณค่าของ tacit knowledge เกิดไอเดียที่จะไปทำต่อ ทุกคนจะต้องไปจัดวง sharing ให้เหมาะกับบริบทของตนเอง ทุกเดือนกลับมา ลปรร. ทุก 3 เดือนทำ cross functional ใหญ่
เป้าหมายรายทาง “Host as a Change Agent” แต่ละปีมีการกำหนดเป้าหมาย จุดเริ่มใช้ประเด็นปัญหาเป็นหัวปลา... มีการแตก KPI ใหญ่เป็น KPI เล็กๆ เก็บข้อมูลเป็นรายคน เอามา plot graph ดูว่าได้ตามเป้าหมายหรือเปล่า ลปรร. ปรับเปลี่ยนวิธีการ AAR เล่าเรื่องเกร็ดเล็กเกร็ดน้อย ไม่ได้ใช้เวลามาก จากเวทีการคุยได้โจทย์ไปทดลองต่อด้วย... เอา KM ไปช่วย KPI เช่น ช่างที่ได้รับการแจ้งซ่อมทางโทรศัพท์ ออกไปทำงานแล้วกลับมาคุย เก็บ case เอาไว้ เก็บ KA ใน Excel เก็บรูป เก็บ VDO ได้
สิ่งที่กำชับมากๆ คือเรื่องความสัมพันธ์ เป็นหัวใจหลัก ต้องจัดการความสัมพันธ์ สิ่งที่พบหลังจากการใช้ KM คือ sense ของการสังเกต sense ของการ learning ของลูกน้องจะมากขึ้น มี sense ของการทดลอง การแก้ปัญหา Host ต้องพัฒนา ต้องฟังมากขึ้น ฟังแบบห้อยแขวน แรกๆ ลูกน้องไม่ค่อยพูด ต้องหาวิธีการ เช่น ให้ list ปัญหาที่เคยเจอมาเล่า
ใช้งานเป็นตัวตั้ง เดินด้วยปัญหา จุดแข็งคือข้อมูล มีการ monitor KPI ได้ความรู้เป็น Diagnostic knowledge และ Practical knowledge เห็นงานเชื่อมโยงกันมากขึ้น เป็นระบบมากขึ้น ใช้ AAR ระหว่าง AAR ก็มี story เชิงช่าง ถ้าขาดพื้นฐานการฟังจะไม่ได้ จะเข้าสู่ discussion mode… Host ฟังมากขึ้น น้องๆ จะเป็น actor มากขึ้น แสดงตัวมากขึ้น
เวลาจะจัดการ share ต้อง mapping คนว่าเรื่องนี้มีไหม เป็นใคร ต้องหาให้เจอ ถ้าไม่มีภายในองค์กร แสดงว่ามี gap ต้องไปหาคนข้างนอกมา share… share แล้วเก็บ การเก็บต้องคุยกันว่าคนของเราชอบแบบไหน ถ้าหางปลาทำแล้วไม่มีคนใช้ก็ fail ทำไว้ให้ learners ใช้และอยู่กับองค์กร
บางที่ที่มี social capital ดีๆ ก็ง่าย ถ้าไม่มีก็ต้องจัดการความรักก่อน มีตัวอย่างดีๆ เช่น ที่โรงเรียนวัดท่าไชย(ประชานุกูล) เริ่มจากจะสอนอย่างไรให้เด็กอ่านหนังสือออก แล้วขยายไปสู่เรื่องอื่น อะไรที่ทำแล้วรู้สึก work หรือเข้าท่าก็เอามา share
หลากหลายวิธีต้องเลือกให้เข้ากับบริบท ความรู้จะถูกเติมไปเรื่อยๆ ในประเด็นเดียวกัน สิ่งที่ต้องคิดคือทำอย่างไรให้คนมารวมกัน ตัวอย่างของบริษัท Xerox ที่ช่างชอบไปรวมตัวกันเจ๊าะแจ๊ะ “hanging around the water cooler” นักวิจัยฟันธงว่าการเรียนรู้มาจากจุดนี้มากกว่าคู่มือ บริษัทจึงมีนโยบายขยาย informal conversation ต่อมาพัฒนาเป็น concept CoP
คุณธวัชยังเล่าถึงตัวอย่างที่อื่นๆ เช่น KBANK, IRPC โรงไฟฟ้าแม่เมาะ กฟผ. (เอาเรื่องเล่าความสำเร็จขึ้นก่อนในการประชุม) โรงไฟฟ้าบางปะกง วง AAR ของศูนย์อนามัยที่ 8 นครสวรรค์ ที่มีนวัตกรรมเกิดขึ้นมากมายจากการ sharing
เราใช้เวลาเกิน 12.00 น. ไปมาก ไม่มีโอกาสได้ AAR อย่างทั่วถึง เพียงแต่ให้ผู้เข้าประชุมบางคนได้บอกว่าได้เรียนรู้อะไร อยากจะไปทำอะไรต่อ ท่านผู้อำนวยการโรงเรียนพยาบาลบอกว่าขอให้ทุกคนบอกมาว่าอยากจะทำอะไร พร้อมที่จะให้การสนับสนุน เราแนะว่าไม่จำเป็นต้องคิดว่าจะทำ KM เรื่องอะไร แต่ขอให้คิดว่า “อยากจะทำ (งาน) อะไรให้ดีขึ้น”
วัลลา ตันตโยทัย
บันทึกเมื่อวันที่ 20 เมษายน 2557
ขอบคุณที่สรุปบทเรียนดีดีให้ร่วมเรียนรู้ค่ะ
เรียนอาจารย์
นานแล้วไม่ได้เจอ อาจารย์ ธวัช
ขอบพระคุณที่อาจารย์สรุปให้อ่าน
ไม่ได้อ่านงานคุณธวัชนานมาก
เหมือนไปประชุมกับอาจารย์ด้วยเลยครับ
ได้รับความรู้มากมายค่ะ