AAR - After Action Review
ผ่านไปแล้วสำหรับการจัดงาน เสวนาคุณธรรมคู่กำไร: ต้นธารแห่งความร่วมมือ ณ ตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย
http://gotoknow.org/blog/beever/317770
วันนี้ผมมีผลการ AAR มาฝาก อยากจะเรียนว่า บันทึกนี้มีค่ามาก เพราะมาจากประสบการณ์จริง
ทุกท่านสามารถอ่าน และนำไปใช้ต่อยอดได้เลย ถือว่าเป็นอภินันทนาการอันมีค่า
ขอชื่นชม
- ฝ่ายจัดนิทรรศการที่มาจากองค์กรภาคประชาชน คือ มูลนิธิอาสาสมัครเพื่อสังคม มูลนิธิอินเตอร์เน็ตร่วมพัฒนาไทย
มูลนิธิโลกสีเขียว มูลนิธิเพื่อคนพิการ ท่านเหล่านี้ทำหน้าที่ตนเองได้เยี่ยมมาก
- พิธีกรอาสาสมัครจาก บริษัท KTC ท่านนี้ทำงานได้ยอดเยี่ยมเช่นกัน
- อาสาสมัครช่วยงานจากบริษัทวังแดงและมูลนิธิสัมมาชีพ กำลังสำคัญของเรา ทีมนี้ทำงานมีประสิทธิภาพมากครับ
- ฝ่ายโสตฯ ตลาดหลักทรัพย์ฯ ฝ่ายนี้มีบุคลากรที่ประสานงานได้ง่ายและทำงานดีเยี่ยม ขอบคุณและชื่นชมครับ
...
...
...
...
ที่ต้องแก้ไข (จากการประเมินหลังงาน)
แม้ภาพงานจะออกมาดี แต่กระบวนการทำงานภายในยังสะเปะสะปะ ควรสร้างระบบให้รัดกุมกว่านี้ เพื่อบริหารเวลาและเพิ่มคุณภาพ
ซึ่งที่ผ่านมา ในองค์กรผมก็มีการคุยกันถึงเรื่องการจัดระบบงานบ่อยๆ แต่เมื่ออยู่ในช่วงงานที่วุ่นวาย มีข้อมูลไหลเวียนในระบบงานมาก
มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูล การปรับแผน หรือมีงานเร่งด่วนเข้ามากระทันหัน เหตุนั้นทำให้เกิดสภาวะกับคนทำงานที่เรียกว่า
Information over flow
คือมีข้อมูลไหลเวียนมากเกินไป สมองประมวนผลไม่ทัน ณ เหตุการณ์นั้น ผู้ปฏิบัติงานจะเครียด ทำงานช้าลง และ เริ่มไม่เป็นแบบแผน
เมื่อเป็นหลายๆ คน ภาพรวมของงานจึงเดินช้ากว่าที่ควรจะเป็น
ซึ่งปัญหานี้ มีปัจจัยบางส่วน ที่เกี่ยวพันกับปัญหาการสื่อสารภายในองค์กร ซึ่งจากการ AAR มีการตกลงปรับระบบสื่อสารในองค์กรใหม่
ส่วนปัญหา Information over flow เราตกลงกันว่าจะกำหนดเวลาเตรียมงานให้นานขึ้น เพื่อลดการอัดแน่น เพราะงานที่ผ่านมา
เดือนธันวาคมมีวันหยุดเยอะ งานจึงมาแน่นวันที่เหลือ เป็นหนึ่งเหตุที่ทำให้เกิดสภาวะดังกล่าว
การสื่อสารในองค์กรยังไม่รัดกุม มีพฤติกรรมคิดแทน ผลคือ บอกไม่หมด เพราะคิดว่า ผู้รับสารจะเข้าใจเอง หรือ เข้าใจแล้ว
เช่น คำว่าดี ดีของแต่ละคนนั้น มาตรฐานไม่เท่ากัน เมื่อมอบหมายงาน แล้วมาตรวจ จึงต้องเสียเวลาแก้ไข ปรับปรุง
เพราะผู้ทำคิดว่าทำดีแล้ว แต่ผู้มอบงานมองว่ายังดีไม่พอ
ดังนั้นการสื่อสารจึงควรบอกให้ละเอียด โดยบริบูรณ์อย่างสิ้นเชิง เพื่อที่จะได้เข้าใจตรงกัน และไม่ต้องมาแก้งานให้เสียเวลาภายหลัง
จากการวิเคราะห์ พบว่า ธรรมชาติของการสื่อสารในองค์กรของผม ข้อมูลจะไหลมาเวลาที่ผู้ปฏิบัติงานกำลังทำงาน
ผู้ปฏิบัติงานจึงรับข้อมูลนั้นและพิจารณาแค่คราวๆ ว่าข้อมูลนั้นคืออะไร แต่ไม่ได้พิจารณาลึกซึ้งเพื่อสร้างความเข้าใจ
เพราะสมาธิยังจดจ่ออยู่กับงานนั้นๆ ที่กำลังปฏิบัติอยู่
พอมีเวลามาพิจารณาลึกซึ้งแล้วพบความไม่เข้าใจ จึงถามกลับไปยังต้นทางของข้อมูล ก็จะพบวงจรเดิมคือ
ผู้ปฏิบัติงานที่เป็นต้นทางของข้อมูลนั้นๆ กำลังทำงานของตนอยู่ การรับฟังจึงรับฟังได้แค่คราวๆ และตอบกลับมาอย่างไม่ลึกซึ้ง
บางครั้งมีตกหล่น เพราะสมาธิของผู้ตอบนั้น กำลังจดจ่ออยู่กับงานของตน
เหตุที่อธิบายนี้แหละครับ ทำให้การสื่อสารผิดพลาด มีการแปลความหมายผิด ได้ข้อมูลไม่ครบ จึงทำให้งานเดินช้า
เพราะต้องมาเสียเวลาแก้ไข เพราะการสื่อสารที่ไม่เข้าใจกัน
จากการ AAR ตกลงกันว่า เมื่อมีการสื่อสารกัน ทั้งสองฝ่ายต้องหยุดงาน หันมาตั้งสมาธิ
และ ตั้งป้อมคุยกันจนรู้เรื่อง แล้วจึงจด และทำงานของตนต่อ หากไม่สะดวกก็ไม่ต้องเกรงใจว่าผู้ส่งสารจะเป็นเจ้านายหรือรุ่นพี่
ให้แจ้งว่าขอเวลา ... นาที แล้วค่อยสื่อสารกัน ทั้งนี้เพื่อประสิทธิภาพสูงสุดของการสื่อสาร
...
...
...
...
การสื่อสารภายนอกองค์กรก็เป็นปัญหาเช่นกัน เพราะมีเครือข่ายที่ต้องสื่อสารเยอะ บางครั้งลืมหน่วยนั้น ลืมคนนี้
ซึ่งเรื่องนี้ต้องพัฒนาระบบงานอย่างเร่งด่วน
(ยังไม่มีแนวทางการพัฒนา ฝ่ายที่รับผิดชอบกำลังพิจารณาสร้างแนวทาง)
อีกเรื่องที่ต้องพัฒนาคือ ความสามารถในการประเมินสถานการณ์ล่วงหน้า มองกำหนดการ มองซ้าย มองขวา มองในมุมมองวิทยากร มองในมุมมองผู้เข้าร่วมในจุดต่างๆ มองว่าในอนาคตจะมีปัจจัยใดที่จะเข้ามาเป็นอุปสรรคต่องานบ้าง อะไรกำลังจะเกิดขึ้น
อะไรที่เราสามารถนำมาสนับสนุนงานของเราได้บ้าง
ณ เวลานั้นเมื่อคาดการณ์อนาคต เห็นแนวโน้มของเหตุการณ์แล้ว ก็ต้องวางแผนเพื่อรับมือหรือขอความช่วยเหลือเพื่อรับมือ
ไม่ใช่นั่งเฉยๆ ทำงานเฉยๆ รอเหตุการณ์เกิดแล้วค่อยแก้ เช่นนั้นงานอาจเสียหาย แก้ไขไม่ทัน
เรื่องสีหน้าระหว่างการทำงานก็สำคัญ เรื่องนี้ต้องฝึก และฝืน แม้จะเหนื่อยหรือหงุดหงิด เพราะเราต้องพิจารณางานเป็นหลัก
และสีหน้าก็เป็นอะไรบางอย่างที่ทำให้สถานการณ์ดีขึ้นหรือแย่ลงได้
...
...
...
...
เพราะทุกอย่างที่เราทำไป มันจะส่งผลเป็นภาพลักษณ์ของเรา ความน่าเชื่อถือของเรา ดังนั้นการประเมินตนเองจึงสำคัญ
การคุยกันถึงความผิดพลาด ไม่ใช่เพื่อด่าทอหรือทับถม แต่เพื่อเรียนรู้ ยอมรับ และพัฒนา องค์กรพัฒนา คนในองค์กรพัฒนา
มีการจัดการความรู้มาแบ่งให้คนอื่นได้เรียนรู้เพื่อพัฒนาไปด้วยกัน
ผมดีใจมากที่ได้มาอยู่องค์กรนี้ องค์กรที่คนในองค์กรยิ้มรับได้ เมื่อคนอื่นกล่าวถึงข้อผิดพลาดของตน
มีวัฒนธรรมเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้
มีการดึงเอาบทเรียนและข้อผิดพลาดจากทุกกระบวนการการทำงานออกมาใช้
และผมยินดีเสมอที่นำบทเรียนนั้นๆ มาให้ทุกท่านได้เรียนรู้ร่วมกัน
ขอบคุณที่เรียนรู้
รงค์รบ น้อยสกุล
ออกแบบการสื่อสารและจัดการความรู้
The NETWORK of NGO and Business Partnership [Thailand]
www.ngobiz.com
...
ขอบคุณครับอาจารย์ขจิต ค่ายวันที่ ๒๕ อยากไปด้วยจัง แต่ต้องทำงาน ขอบคุณนะครับที่ส่งข่าว
ยินดีกับองค์กรที่มีวัฒนธรรมแห่งการเรียนรู้ค่ะคุณน้องปืน
มาทายทักสบายๆวันพระ สุขสันต์คริสต์มาสล่วงหน้านะคะ
ถัดไปก็งานรำลึกสึนามิ มีความสุขกับการงานค่ะ
น่ายินดีมาก และ ขอให้มีความสุขเช่นกันครับ
สวัสดีปีใหม่ครับทุกท่าน
สวัสดีปีใหม่ค่ะ
ในวาระดิถีขึ้นปีใหม่ พ.ศ. ๒๕๕๓
ขอให้คุณบีเวอร์และครอบครัวมีความสุขดังบทบาลีที่ว่า เต อัตถลัทธา สุขิตา วิรุฬหา พุทธสาสเน อโรคา สุขิตา โหถะ สหสัพเพหิ ญาติภิ. ขอให้ครอบครัวของท่านพร้อมด้วยหมู่ญาติ จงประสบสุขในสิ่งที่ปรารถนา มีสุขภาวะที่สมบูรณ์ปราศจากโรคภัยและเจริญงอกงามไพบูลย์ในพุทธธรรมตลอดไป เทอญ.
นมัสการและขอบพระคุณครับพระคุณเจ้า
สวัสดีปีใหม่ทุกท่าน
ดังนั้นจึงต้องมาตั้งป้อมคุยกันอย่างตั้งใจ เอาให้รู้เรื่องเป็นครังๆ ไป ดีไหมครับ
สวัสดีปีใหม่ครับ