เมื่อวานนี้(13 ธ.ค.) ได้เข้าร่วมการจัดทำ SWOT โดยได้ที่ปรึกษาจาก สวทช. มาช่วยในการจัดทำ SWOT ได้เห็นรูปแบบการจัดทำที่ผมคิดว่าดี และน่าจะเป็นแนวทางให้กับหน่วยงานที่อื่นที่คิดจะทำ SWOT นำไปใช้ได้
หลักการทำ SWOT
อุปกรณ์ ประกอบด้วย
ขั้นที่ 1 มีการจัดโต๊ะเป็นกลุ่มย่อย ๆ โต๊หนึ่งไม่น่าจะเกิน 15-20 คน เพราะยิ่งคนมาก ก็จะยิ่งหาข้อสรุปยาก และที่สำคัญ ในแต่ละโต๊จะต้องมีเจ้าหน้าที่ของทุกหน่วยงานร่วมในโต๊ะปะบนกัน เพื่อให้ได้ความคิดเห็นที่หลากหลาย และจัด board แบ่งออกเป็น 2 ส่วน ด้านซ้ายเขียนว่า S ด้านขวาเขียน W เพื่อให้ทุกโตะที่ได้สรุปความคิดเห็นใส่กระดาษในสีต่าง ๆ กัน มาแปะติดไว้
ขั้นที่ 2 วิทยากรเริ่มบรรยายหลักการของการจัดทำ SWOT ให้กับทุกคนได้ฟังเป็นภาพรวมเพื่อปูพื้นความรู้ให้ทุกคนได้รับรู้เท่านเทียมกัน หลังจากนั้นจึงเบรก
ขั้นที่ 3 กลับมาจากเบรก ก็เริ่มต้นทำ workshop กันต่อโดยเริ่มจากการทำ S/W เพื่อหาจุดอ่อน/จุดแข็ง ก่อนโดยนำ 7s Framework เป็นกุญแจในการตอบคำถาม โดยให้เวลาในแต่ละ item ประมาณ 15-20 นาที เพื่อให้สมาชิกในแต่ละกลุ่มร่วมกัน อภิปราย ถกเถียง เพื่อหาจุดแข็ง/จุดอ่อน
หัวใจของ S/W ที่เป็นปัจจัยภายใน คือ 7s Framework
S1 = Structure คือโครงการสร้างขององค์กร จะพูดถึงโครงสร้างองค์กรในปัจจุบันว่ามีความคล่องตัว และมีประสิทธิภาพต่อการปฏิบัติงานมากน้อยแค่ไหน ประเด็นที่ต้องพิจารณา คือ (เป็นแค่ตัวอย่าง อาจจะมีมากกว่านี้)
S2= Strategy ยุทธศาสตร์ หรือ กลยุทธ์ของหน่วยงาน ให้สมาชิกในกลุ่มใด้ซักถามพูดคุยว่า หน่วยงานมี กลยุทธ์ที่เหมาะสมหรือไม่ โดยมีประเด็นที่ต้องพิจารณาคือ
S3=System ระบบ คือ การดูว่า Core Business Process ของหน่วยงานมีการบริหารจัดการอย่างมีระบบหรือไม่ อาจรวมไปถึง
S4= Style ลัษณะแบบแผน พฤติกรรมในการบริหารของผู้บริหารในองค์กร การเป้นผู้นำและภาวะผู้นำ บุคลิกภาพ มีประเด้นที่ต้องพูดคุย
S5=Staff ทีมงาน บุคลากรทุกคนในองค์กร ให้ดูที่แบบแผน พฤติกรรมของคนในองค์กรเป้นภาพรวม เช่น การสร้างแรงจูงใจ การทำงาเป้ฯทีม การมอบหมายงาน
S6 = Skill ความรู้ความสามารถขององค์กร คือให้ดูว่าสิ่งใดที่องค์กรของคุณสามารถทำได้ดีหว่าองค์กรอื่น หากจะต้องทำเรื่องนี้แล้วเค้าต้องมาหาองค์กรของคุณ
S7= Share Value ค่านิยมร่วมกันของคนทั้งองค์กร ซึ่อาจจะเป้นนามธรรม แต่ต้องหาให้ได้ว่า อะไรที่เป้นตัวตนที่แท้จริงขององค์กร เพื่อนำไปสู่การปรับเปลี่ยนพฤติกรรมการทำงานของทีมงานในภาพรวม
ในแต่ละ S จะต้องให้เวลาให้แต่ละกลุ่ม พูดคุย ถกเถียง ประเด้นต่าง ๆ ออกมา ใช้เวลา S ละ ไม่เกิน 15-20 นาที แล้วให้ทุกกลุ่มสรุปออกมาและจัดลำดับความสำคัญ ไม่ควรเกิน S ละ 4-5 ประเด็น และบอกด้วยว่าเป้น S หรือ W และนำไปติดที่ board ที่เตรียมไว้
จากนั้นเมื่อทำครบทั้ง 7S แล้ว ทีมงาน จะนำข้อมูลทั้งหมดมาวิเคราะห์ โดยการ grouping ข้อมูลที่คล้ายกันไว้ด้วยกัน และนับจำนวน กลุ่มที่คิดเห้นเหมือนกัน ใส่ลงเป็นคะแนนของแต่ละประเด็น จัดลำดับประเด็นจากมากไปหาน้อยในแต่ละ S และ W
จากนั้นนำเสนอให้ทุกคนได้รับรู้ข้อมูลจากการระดมความคิดเห็น ของทุกคนได้รับทราบ แล้วนำไปเขียนที่ board ตามลำดับ แล้วให้ทุกคน โหวตให้คะแนน ซึ่งในดาว 7 ดาวที่มีอยู่ของแต่ละคนก็เท่ากับ 1 คะแนนเสียงที่สามารถโหวตได้ ใส่ลงในช่องของ S หรือ W ตัวใดก็ได้ ตามใจชอบ
ทีมงานก็นำผมโหวตมาวิเคราะห์อีกครั้ง ก็จะได้ จุดอ่อนและ จุดแข็งขององค์กรออกมา ซึ่งไม่น่าจะเกิน 5-6 ข้อ ของแต่ละ S หรือ W
เสร็จสิ้นขั้นตอนการทำ S และ W ก็จะเป้นขั้นตอนการหา O กับ T
สำหรับขั้นตอนการหาปัจจัยภานอกที่เป็น โอกาส(O) และ อุปสรรค(T) นั้นก็มี framework เช่นกัน เรียกว่า Component of the General Environment โดยมีประเด็นให้พิจารณาดังนี้
ทั้ง 6 หัวข้อ ให้แต่ละกลุ่ม เลือกหัวข้ออกมาสัก 3-4 หัวข้อ ที่คิดว่า น่าจะเป็นส่วนที่ทำให้เกิดประโยชน์(โอกาส) หรือ น่าจะก่อให้เกิดผลเสีย(อุปสรรค) ต่อองค์กร ต่อการทำงานขององค์กร
เมื่อเลือกหัวข้อได้แล้ว ในแต่ละหัวข้อให้ ระดมสมองกันในกลุ่มว่า ในแต่ละหัวข้อที่เลือกมานั้น จะมีประเด็นใดบ้างที่จะก่อให้เกิด โอกาส และประเด็นใดบ้างที่จะก่อให้เกิด อุปสรรค หากมีประเด็นเยอะ ให้จัดลำดับความสำคัญ และคัดเลือกออกมา 2-3 ประเด็น แล้วก็ทำขั้นตอนคล้าย ๆ กับการหา S และ W
ทั้งหมดนี้ก็จะเป็นขั้นตอนการจัดทำ SWOT ที่ผมคิดว่ามีประสิทธภาพพอสมควร ทั้งกระบวนการจัดทำ ทั้งรูปแบบการนำเสนอ และการวิเคราะห์สรุปผลออกมา จึงนำมาฝากเพื่อน ๆทุกคน
สำหรับ powerpoint ทั้งหมด ผมจะนำมาฝากให้อีกครั้ง
แสดงความคิดเห็นกันได้นะครับ
เพราะหัวใจของ KM คือ
อ่านอย่างเดียวไม่พอ
เขียนอย่างเดียวไม่พอ
ต้องเจาะแจะในกระบวนการเชิงรุกของ KM ธรรมชาติ
* ขอบคุณค่ะ
* ผอ.มอบงานให้พอดีก่อนปิดภาคเรียนให้ทำ Swot องค์กร
*ได้แนวปฏิบัติจากท่าน เยี่ยมจริงๆๆค่ะจะนำไปปฏิบัติค่ะ
ขอตัวอย่างการทำ swot หน่อยได้ไหมคะ
สวัสดีนะครับ ท่าน
ขอขอบคุณท่านมากนะครับ ขอให้ท่านมีแต่ความสุขทั้งในงานและครอบครัวครับ สุขทั้งภายนอกและภายใน ส่งผลถึงทุกคนรอบข้างนะครับ ขอปัญญาความรู้สิ่งๆดีๆๆจงบังเกิดแด่ท่านผู้อ่านทุกท่านสาธุ
ยอดเยี่ยมการให้ทานความรู้
ขอบคุณมากๆเลยค่ะได้แนวทางการจัดทำ SWOT แบบยอดเยี่ยมเลยค่ะ
ขอบคุณมากครับ กำลังมองหาวิธีทำ SWOTพอดีเลย มีประโยชน์มากครับ