ฝ่ายเทคโนโลยีทางการศึกษา  สำนักวิทยบริการ  มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์  (หน่วยงานที่ผมทำงาน)ได้นำระบบการประเมินผลการปฏิบัติงาน มาใช้ตั้งแต่ ปี 2545  และพัฒนาก้าวหน้ามาพอควร  เห็นว่าน่าจะเป็นประโยชน์กับหน่วยงานอื่นที่สนใจ และกำลังหาระบบประเมินมาใช้  ลองพิจารณาการนำระบบประเมินที่จะเล่าต่อไปนี้มาประยุกต์ใช้ได้ครับ 

การประเมินแบ่งเป็น 3 ส่วน

       -  ประเมินปริมาณงาน ตาม TOR  คะแนนเต็ม 50 คะแนน

       -  ประเมินคุณภาพของงาน  คะแนนเต็ม 30 คะแนน

       -  ประเมินคุณลักษณะ  คะแนนเต็ม 20 คะแนน

รวม 100 คะแนน

          ซึ่งผลการประเมินถูกนำมาเป็นเครื่องมือในการเลือนเงินเดือนด้วย  ผู้ได้ผลการประเมินเกิน 90   จึงจะได้รับการเลื่อนขั้นเป็นกรณีพิเศษ  ถ้าผลการประเมินต่ำกว่า 70 เงินเดือนก็ไม่เลื่อนครับ

 1 ประเมินปริมาณงาน ตามข้อตกลงภาระงาน(Term of Reference -  TOR )

        1.1 เป็นธรรมดาที่ภาระงานของแต่ละคนไม่เท่ากัน  และไม่เหมือนกัน  ดังนั้นหน่วยนับของภาระงานที่ไม่เหมือนกันจึงใช้หน่วยนับปกติไม่ได้  ต้องมีหน่วยนับภาระงานที่เป็นมาตรฐานเดียวกันขึ้นมาก่อน  โดยให้หน่วยภาระงานเป็น Load Unit - LU คือเทียบงานให้เป็นหน่วยนับเดียวกัน   ใช้หลักการ "งานที่ใช้เวลาทำ 1 ช.ม.  มีค่าเท่ากับ 1 LU " ดังนั้นงานต่างๆ ที่ทำและใช้เวลาต่างกันจึงถูกคำนวณให้เป็น LU  ทั้งหมด  โดยเทียบ 60 นาที คือ 1 LU ( ดูรายละเอียดได้จากที่ http://oas.psu.ac.th/techno/html/images/stories/techno/job_desc.xls  )

       การประเมินปริมาณงานใน 1 ช่วงเวลา   สามารถคำนวณออกมาได้ว่าปริมาณงานในช่วงเวลาที่ประเมินต้องทำงานเท่าไร  ตัวอย่างเช่น ตลอดระยะเวลาประเมิน 6 เดือนหรือ 183 วัน   มีเวลาทำงานจริง 110 วัน  หากทำงานเต็มที่ วันละ 7 ชั่วโมง  ทำงาน 110 วันจึงเท่ากับ 7 X 110 = 770 ชั่วโมง      เมื่อการทำงานคิดเป็นชั่วโมงละ 1 LU  ตลอดช่วงเวลา 6 เดือนภาระงานของแต่ละคนจึงเต็ม 770  LU

          ในช่วงเวลาที่ประเมิน  ถ้าทำงานได้ 770 LU เท่ากับทำงานได้ 100 %   ถ้าทำงานได้ 850 LU เท่ากับทำงานได้ 110.39 %  ตัวเลขร้อยละที่ได้จะเอาไปแปลงเป็นคะแนนอีกครั้ง (รายละเอียดอยู่ช่วงท้ายๆ ครับ)

        1.2 แต่ละคนต้องทำความตกลงกับหน่วยงานว่าจะต้องทำงานเท่าไรในหนึ่งช่วง เวลาประเมิน เรียกว่าทำ TOR กับหน่วยงาน  โดยกำหนดเป็น งานประจำ - งานพิเศษ

         งานประจำ ค ืองานในหน้าที่ ที่ต้องรับผิดชอบ  และไม่ทำไม่ได้   เช่น เจ้าหน้าที่บุคคล  ต้องจัดการกับบุคลากรที่ต้องดูแล  เช่น การทำสถิติการลา  การรับและเสนอใบลาเพื่ออนุมัติ ฯลฯ

          งานพิเศษ เ ป็นงานของหน่วยงานที่ไม่ใช่หน้าที่โดยตรง หรือ เป็นงานของหน่วยงานอื่น  เช่น การเขียนบทความทางวิชาการ  การมีตำแหน่งบริหารนอกเหนือจากงานประจำ  หรือการไปเป็นกรรมการหรือคณะทำงานอื่นๆ เป็นต้น

        ซึ่งตาม TOR  ต้องตกลงกันก่อนว่ายอมให้บุคลากรมีสัดส่วนงานประจำกับงานพิเศษได้ไม่เกินเท่ าไร  เช่น

 

- ระดับปฏิบัติ  งานประจำ : งานพิเศษ  =  90 : 10 หรือ 85 : 15 หรือ 80 : 20

- ผู้บริหารระดับต้น  งานประจำ : งานพิเศษ  =  40 : 60 หรือ 50 : 50

ตัวอย่างข้อตกลงภาระงาน 

 

บ างหน่วยงานเอาปริมาณงานประจำกับงานพิเศษรวมกันแล้วเฉลี่ยปริมาณรวมกันได้    แต่หน่วยงานของผมใช้การประเมินแยกการประเมินงานประจำ-งานพิเศษ ตาม TOR  ด้วยเหตุผลคือใช้เป็นเครื่องมือในการส่งเสริมให้บุคลากรตระหนักในการพัฒนางานพิเศษ โดยไม่ทิ้งงานประจำ  และในทางตรงกันข้ามเป็นการให้ทุกคนตระหนักในงานประจำโดยไม่ทิ้งงานพิเศษ   เพราะบางคนทำงานประจำได้เยอะ  แต่การทำงานพิเศษไม่ค่อยมี  บางคนทั้งสองอย่างสมดุลย์  บางคนมีงานพิเศษเยอะ เป็นต้น 

          คะแนนตาม TOR จะมีคะแนนเต็ม 50  แต่คนที่มีสัดส่วนงานประจำกับงานพิเศษไม่เท่ากัน  คะแนนเต็มจะเป็นไปตามสัดส่วนนั้นๆ ตัวอย่าง  เช่น

  • สัดส่วนงานประจำร้อยละ 90 งานพิเศษ ร้อยละ 10  คะแนนงานประจำ : งานพิเศษ = 45 : 5 รวม 50 คะแนน
  • สัดส่วนงานประจำร้อยละ 60 งานพิเศษ ร้อยละ 40  คะแนนงานประจำ : งานพิเศษ = 30 : 20 รวม 50 คะแนน

  การทำงานได้ตามปกติ เป็นคนที่ทำงานได้ 100 %  คนที่จะทำงานเด่นเป็นพิเศษต้องทำงานเกิน 120 % จึงจะได้คะแนนปริมาณงานเต็ม  เมื่อได้คะแนนปริมาณงานเต็ม  ต้องใด้คะแนนอื่นๆ สูงด้วย  คะแนนรวมจึงจะถึง 90  และได้สิทธิเสนอเลื่อนเงินเดือนเป็นกรณีพิเศษ    จึงต้องทำงานได้เกิน ทั้งงานประจำ-งานพิเศษ ตาม TOR   แต่บางคนทำงานประจำได้เยอะ  บางคนไม่ค่อยมีงานพิเศษ

2 ประเมินคุณภาพงาน

    ก ารที่บุคคลทำงานได้ปริมาณตามเป้าหมาย ไม่ได้แปลว่าคนนั้นทำงานดี  จึงต้องประเมินคุณภาพของงานด้วย  เทคนิคการประเมินก็คือให้มีคณะกรรมการขึ้นมา 3 - 5 คน  ประเมินคุณภาพงานของแต่ละบุคคลในองค์กร บันทึกเพิ่ม 1 มิ.ย. 50 หน่วยงานพัฒนาการประเมินคุณภาพงานจาก 2 ส่วน คือจากผู้ใช้บริการ 50 % และจากคณะกรรมการประเมิน50 %  (คะแนนประเมินคุณภาพงาน เต็ม 30 คะแนน  จึงแบ่งเป็น 15 : 15 รวม 30)

        องค์ประกอบที่ต้องประเมินคุณภาพงานมีดังนี้

       2.1 คุณภาพและผลสัมทธิ์ของงาน (พิจารณาจากความถูกต้องครบถ้วนสมบูรณ์และประณีต รวมทั้งคุณภาพอื่นๆ รวมทั้งผลผลิตหรือผลลัพธ์ของผลงานเปรียบเทียบกับเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์ขอ งงาน คะแนนเต็ม 15
       2.2 ต้นทุน ความคุ้มประโยชน์และประหยัด (พิจารณาจากความฟุ่มเฟือยในการใช้ทรัพยากร หรือความสัมพันธ์ระหว่าทรัพยากรที่ใช้กับผลผลิตของงานหรือโครงการ คะแนนเต็ม 5
       2.3 ความทันเวลาหรือการส่งมอบงาน (พิจารณาจากเวลาที่ใช้ในการปฏิบัติงานเปรียบเทียบกับเวลาที่ใช้ในการปฏิบัติงานนั้นๆ คะแนนเต็ม 10

(ซึ่งแต่ละหัวข้อมีตัวชี้บ่งระบุชัดเจนว่าทำได้ขนาดใด จึงจะได้คะแนนเต็ม  ถ้าต้องการ/สนใจ จะส่งให้เฉพาะรายครับ)

3 ประเมินคุณลักษณะเฉพาะบุคคล

    เ ป็นการประเมินคุณลักษณะเฉพาะบุคคล  โดยการประเมินผ่านระบบเครือข่าย  ซึ่งใช้ระบบการประเมิน 1)ตนเองประเมินตนเอง 2)ผู้บังคับบัญชาประเมิน 3)เพื่อนร่วมงานประเมิน 4) ลูกค้าประเมิน   โดยกำหนดให้

         ตนเองประเมินตนเอง  20 คะแนน

         รองผู้อำนวยการ ประเมิน 20 คะแนน

        หัวหน้าฝ่ายประเมิน 20 คะแนน

        หัวหน้ากลุ่มงานประเมิน 20 คะแนน

        เพื่อนร่วมงานประเมิน 10 คะแนน

        ผู้ใช้บริการประเมิน 10 คะแนน

       

รวมคะแนนประเมิน 100 คะแนน   แล้วนำไปเทียบเป็นคะแนนเต็ม 20 อีกครั้ง จึงนำไปรวมกับคะแนนปริมาณงานและคะแนนคุณภาพงาน

การประเมินคุณลักษณะ  มีหัวข้อการประเมิน มีดังนี

     3.1 การประเมินระดับปฏิบัติการ

         3.1.1 คุณลักษณะ 

              - ประพฤติปฏิบัติถูกต้องเหมาะสม
              - ความรับผิดชอบ/อุตสาหะ/กระตือรือร้น
              - อารมณ์
        3.1.2 มุ่งเน้นผู้รับบริการ
        3.1.3 ทำงานเป็นทีม
        3.1.4 ความคิดริเริ่ม
        3.1.5 แรงจูงใจ
        3.1.6 ความรู้ความ เข้าใจ
        3.1.7ทักษะที่เกี่ยวข้อง
        3.1.8 การประสานงาน

     3.2 การประเมินตำแหน่งบริหาร

ประเมินเพิ่มเติมจากระดับปฏิบัติการอีก 2 ข้อคือ 

        3.2.1 การมอบหมายงาน
        3.2.2 ภาวะผู้นำ

ตารางแสดงคะแนนของผู้ประเมินและชื่อผู้ถูกประเมินคุณลักษณะเฉพาะบุคคล


 

          ตลอดระยะ 5 ปีที่ผ่านมา(ตั้งแต่ปี 2545)   ที่หน่วยงานได้นำระบบนี้เข้ามาใช้  โดย ประเมินปีละ 2 ครั้ง  พบว่า เป็นระบบที่ทุกคนมีส่วนร่วมในการประเมิน  และเป็นไปตามความจำเป็นของแต่ละกลุ่มงาน  โดยได้พัฒนาเทคนิคมาเป็นลำดับ  จากการเริ่มต้นใช้เครื่องคิดเลขคำนวณ มาสู่การใช้คอมพิวเตอร์คำนวณ โดยเฉพาะการประเมินคุณลักษณะเฉพาะบุคคล  ใช้ระบบเครือข่ายให้บุคลากรเข้าประเมิน  จึงทำให้ผู้ประเมินไม่ต้องแสดงตนว่าประเมินให้ใครเท่าไร

         อย่างไรก็ตาม ระบบนี้จะมีเอกสารที่ต้องมีการบริหารจัดการที่ต้องทำมากพอสมควร เช่น 1) การทำมาตรฐานภาระงานเพื่อเป็นเครื่องมือในการทำ TOR รายบุคคล  ซึ่งมีเทคนิคในการจัดการ (มีโอกาสและเวลาจะนำมาเล่าสู่กันฟัง - ถ้าใครสนใจ)  2) การทำ TOR ต้องทำก่อนถึงรอบเวลาที่จะนับปริมาณงานมาประเมิน และการรายงานผลตาม TOR ซึ่งต้องทำหลังจากผ่านช่วงเวลาที่นับปริมาณงานเพื่อประเมิน  ซึ่งทั้งสองกิจจกรรมนี้ผู้ปฏิบัติงานต้องได้รับความรู้ความเข้าใจที่แจ่มแจ้ งพอควร อีกทั้งต้องได้รับความร่วมมือด้วยดี  การประเมินจึงจะผ่านไปได้ด้วยดี

         จุดอ่อนของการประเมินแบบนี้ก็คือ 1) คะแนนของผู้ประเมินบางคนไม่มีค่าอำนาจจำแนก  เช่น การให้คะแนนเท่ากันหมดทุกคน (ซึ่งไม่น่าเชื่อว่าจะมี - แต่ก็มีจริงๆ)  2) มาตรฐานภาระงานอ่อน-แข็ง เกินไป  ซึ่งควรจะต้องมีการปรับปรุงให้ใกล้เคียงความเป็นจริงที่สุดในทุกๆ ปี อย่างน้อยปีละครั้ง 3) การพยายามนำผลการประเมินแบบประมาณการค่าระดับมาแปลงเป็นคะแนน บางทีก็ไม่สามารถสะท้อนความจริงได้ทั้งหมด  4) การแบ่งช่วงคะแนนทำให้เกิดความแตกต่างอย่างชัดเจน ทั้งๆ ที่ช่วงคะแนนห่างกันนิดเดียว   ซึ่งจุดอ่อนเหล่านี้ยังพอมีหนทางแก้ไข และจะค่อยนำมาเสนอในอกาสต่อไป

บันทึกเพิ่มเติม 1 มิ.ย.50

         ปลายเดือน พ.ค. ได้พัฒนาไปอีกขั้นครับ  การประเมินผลการปฏิบัติงานด้านคุณภาพ ซึ่งแต่เดิมเป็นการประเมินโดยคณะกรรมการประเมินขององค์กรเองทั้ง 30 %  โดยต่อไปจะให้ผู้ใช้บริการประเมินคุณภาพของงาน 15 % และประเมินโดยกรรมการ 15 %  และหน่วยงานอื่นนำวิธีการประเมินตาม TOR ในแบบของฝ่ายเทคโนโลยีทางการศึกษาไปใช้ คือ 1)การประเมินแยกงานประจำกับงานพิเศษ  2) สูตรการคำนวณคะแนนตามแบบของฝ่ายเทคโนโลยีทางการศึกษา

  

 อธิบายการใช้ตัวเลขจากตาราง

            ตัวเลขในตาราง เป็นสูตรการคำนวณเพื่อแปลงร้อยละของงานที่ทำได้ตาม TOR ให้เป็นคะแนนเต็ม(เฉพาะคะแนนปริมาณงานตาม TOR) โดยฝ่ายเทคโนฯพัฒนาสูตรการใช้มาตั้งแต่ปี 2545  ซึ่งคำนวณตามหลักเกณฑ์การประเมินที่หน่วยงานประกาศใช้  จะไม่ขอลงรายละเอียด  แต่จะยกตัวอย่าง

  • ทำงานได้ 0 - 20 % ให้คูณด้วย 0.1
  • ............................(ช่วงนี้มีเยอะ)
  • ทำงานได้ 91 - 100 % ให้คูณด้วย 0.8
  • ทำงานได้ 101 - 120 % ให้คูณด้วย 0.9
  • ทำงานได้เกิน 120 % ให้คูณด้วย 1.0

ซึ่งตามหลักเกณฑ์ดังกล่าว คนหนึ่งทำงานได้ 120  อีกคนทำงานได้ 121 % คะแนนที่ได้ต่างกันมาก  จึงได้ซอยทศนิยมการคูณให้เห็นดังตัวเลขในตาราง

         ปลายเดือน มิ.ย. 50  ได้แนวคิดเพื่อใช้การประเมินเป็นเครื่องมือในการบริหารงานช่วง การทำงาน 1 ส.ค. 50 - 31 ม.ค.51  สืบเนื่องจากบางกิจกรรมที่ขาดพลังขับเคลื่อน เช่น  ๑) กิจกรรมเพื่อส่งเสริมการเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้   การวิจัย / การเขียนบทความทางวิชาการ  การจัดการความรู้  ๒) กิจกรรมเพื่อภูมิทัศน์ ฯลฯ  กิจกรรมเหล่านี้หากระบุและประเมินให้ชัดเจน ก็จะเป็นพลังในการขับเคลื่อน ทำให้บุคลากรตื่นตัวในการทำงาน   เป็นการกำหนดเป้าหมายให้บุคลากรแต่ละคนให้มีทิศทางที่ตอบสนองต่อนโยบายขององค์กรให้ชัดเจนขึ้น  โดยมีข้อกำหนดบุคลากรในระดับปฏิบัติการ และ บุคลากรระดับวิชาชีพ  จะต้องมี TOR ที่ต้องมีผลงานดังกล่าว (การวิจัย / บทความทางวิชาการ / การจัดการความรู้)