ประชาชาติธุรกิจ

วันที่ 23 พฤศจิกายน พ.ศ. 2549 ปีที่ 30 ฉบับที่ 3847 (3047)


บริหารแบบไม่บริหาร Effective Virtual Management การจัดการในโลกเสมือนจริง


เป็นที่ทราบว่า ปัจจุบันหลายๆ องค์กรต่างสยายปีกไปตั้งถิ่นฐานในหลายๆ ประเทศทั่วโลก จนทำให้การบริหารการจัดการองค์กร รวมถึงการบริหารนโยบายและการบริหารทรัพยากรบุคคลอาจมีปัญหาอยู่บ้าง

เพราะอย่างที่ทราบ แม้จะมีผู้บริหารจาก บริษัทแม่ไปประจำการอยู่ในประเทศต่างๆ หรือมีผู้บริหารส่วนท้องถิ่นประจำการอยู่ประเทศนั้นๆ ก็จริง

แต่ทว่าในเชิงการบริหารจัดการย่อมมีปัญหาบ้าง !

เพราะรูปแบบการบริหารจัดการมักจะใช้สื่อ

อินเทอร์เน็ตเป็นหลัก หรือไม่การประชุม การสั่งการในเรื่องนโยบายต่างๆ มักจะใช้รูปแบบของสื่อเทคโนโลยีต่างๆ มาช่วย

จนทำให้ผู้บริหารจากบริษัทแม่ หรือผู้บริหารประจำประเทศต่างๆ แทบไม่ได้รู้จักกัน หรือแทบไม่ได้มีโอกาสซึมซับกัน ทั้งในเรื่องของความรู้สึกและสัมพันธภาพที่ดีต่อกัน

เหตุนี้เองจึงทำให้ "Elizabeth Um" ผู้ให้คำปรึกษาของ HDAP (Human Dynamic Asia Pacific) ประจำประเทศเกาหลีใต้ เกิดความคิดที่จะทำอย่างไรถึงจะมีเครื่องมือในการบริหารจัดการกับเรื่องเหล่านี้

"Elizabeth Um" เรียกวิธีการจัดการนี้ว่า "การจัดการในโลกเสมือนจริงอย่างมีประสิทธิภาพ" หรือในชื่อภาษาอังกฤษคือ "Effective Virtual Management" ซึ่งมี

"สุปวีณ์ ภูมิธรรมรัตน์" ผู้ให้คำปรึกษาของ HDAP ประเทศไทย เป็นผู้แปลอีกทอดหนึ่ง

"Elizabeth Um" เกริ่นนำให้ฟังก่อนว่า การเป็นผู้นำทีมในโลกเสมือนจริง ประกอบด้วยพนักงานที่ทำงานแยกกันแต่ละพื้นที่ทางภูมิศาสตร์

"โดยสมาชิกของทีมเหล่านี้แทบจะไม่เคยเห็นหน้ากันและกัน ยกเว้นในโลกคอมพิวเตอร์ ทีมซึ่งทำงานในโลกเสมือนจริงส่วนใหญ่อาศัยเทคโนโลยีในการสื่อสาร แต่ในเวลาเดียวกันพวกเขาต่างต้องการสร้างระบบสังคมที่มีประสิทธิภาพ เพื่อนำไปสู่ความสำเร็จ ในการมีส่วนร่วมรับผิดชอบต่อเป้าหมายและวิสัยทัศน์ของทีม"

"หัวหน้างานที่จะทำงานในโลกเสมือนจริงได้อย่างมีประสิทธิภาพ ต้องการรูปแบบการจัดการและทักษะในการเป็นผู้นำรูปแบบใหม่ๆ ซึ่งแตกต่างไปจากบทบาทของการจัดการแบบเดิมๆ"

"เพราะเดิมทีผู้บริหารมักทำงานในระบบ แต่ผู้บริหารในโลกเสมือนจริง (virtual manager) กลับทำงานอยู่บนระบบ เนื่องจากผู้บริหารในโลกเสมือนจริงมุ่งที่จะพัฒนา หรือออกแบบระบบใหม่ โดยอยู่บนพื้นฐานของสมมติฐานที่ว่าทีมเป็นการทำงานที่ดีที่สุดในสิ่งแวดล้อมการทำงานที่เป็นหนึ่งเดียวกันกับพวกเขา"

"ข้อเสนอแนะเหล่านี้อาจจะช่วยให้ผู้บริหารในโลกเสมือนจริงทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสบความสำเร็จเท่ากับคนที่ทำงานคนละเวลาและตำแหน่งที่ตั้ง"

ดังนั้น "Elizabeth Um" จึงมองว่าการเข้าใจว่าอะไรคือสิ่งที่สมาชิกในทีมต้องการ หรือความล้มเหลวในการจัดการทีมในโลกเสมือนจริง จึงแทบจะไม่เกี่ยวข้องกับการใช้เทคโนโลยีที่ไม่เหมาะสมเลย และบ่อยครั้งเป็นสาเหตุมาจากการจัดการที่เผด็จการและการวางอำนาจ

ดังนั้นงานวิจัยจึงชี้ให้เห็นว่าพนักงานที่ทำงานในโลกเสมือนจริงค่อนข้างมีความคาดหวังจะทำงานให้เป็นไปตามปัจจัยแวดล้อมในที่ทำงานของพวกเขาซึ่งจะต้องมีองค์ประกอบเหล่านี้คือ

หนึ่ง เป็นการประสานงานมากกว่าการควบคุม

สอง การเข้ากันได้กับผู้นำ

สาม การมีข้อมูลที่เพียงพอ แต่ไม่มากจนเกินไป

สี่ มีทักษะในการให้ข้อมูลย้อนกลับแทนการแนะนำ

ห้า มีความยุติธรรมต่อการประเมินผลงานและการให้รางวัล

หก การให้มีส่วนร่วมในการตัดสินใจ

เจ็ด ซื่อสัตย์ต่อผู้นำ

แปด เปิดโอกาสให้บุคคลได้พัฒนา

เก้า ความสามารถในการสร้างสังคม

สิบ ให้ความเคารพ

เพราะฉะนั้นถ้าผู้บริหารสามารถจัดการเรื่อง สิ่งแวดล้อมให้สอดคล้องกับคำแนะนำเบื้องต้น ก็จะทำให้องค์กร หรือทีมก้าวไปสู่ความสำเร็จจนเหนือคู่แข่งได้

นอกจากเรื่องดังกล่าว "Elizabeth Um" ยังมองเรื่องการสอนงานให้กับทีม เพื่อผลการปฏิบัติงานที่ดีเลิศของพนักงานด้วย

โดยเรื่องนี้เธอได้ยกตัวอย่าง "เคซี่ สเตนเจล" ผู้จัดการทีมเบสบอลแห่งสหรัฐอเมริกาที่เคยกล่าวว่า การหาผู้เล่นที่ดีเป็นเรื่องง่าย แต่การให้พวกเขาเล่นเป็นทีมนั้นเป็นอีกเรื่องหนึ่ง

ดังนั้นเมื่อนำไปเทียบเคียงกับการสร้างผลงานที่ดีที่สุด ผู้บริหารในโลกเสมือนจริงจึงต้องควรพัฒนาทักษะการสอนงานแบบกระจายอำนาจ วิธีการโค้ชแบบเชิงรุก ที่ควรจะถูกนำมาใช้ได้อย่างทันท่วงที โดยมีการให้ข้อมูลย้อนกลับได้อย่างเหมาะสม และใช้คำถามที่เปิดกว้างในเชิงบวก

เพราะไม่เพียงจะช่วยทำให้สมาชิกในทีมกำหนดเป็นเป้าหมาย ยังทำให้เกิดการตัดสินใจที่ดี ตัวอย่างเช่นการถามคำถามว่า คุณจะรู้ได้อย่างไรว่าคุณประสบความสำเร็จ ?

หรือคุณจะทำงานร่วมกับสมาชิกในทีมคนอื่นได้อย่างไร ?

อะไรคือทางเลือกอื่นๆ ที่คุณใช้พิจารณา ?

หรือฉันจะช่วยคุณได้อย่างไร ?

อะไรเป็นจุดมุ่งหมายที่สำคัญที่ได้เรียนรู้จากแผนงานชิ้นนี้ ?

สิ่งต่างๆ เหล่านี้ "Elizabeth Um" มองว่า เราควรจะต้องหลีกเลี่ยงคำถามประเภทใช่ หรือไม่ใช่ เช่น คุณมีแผนงานอะไรหรือยัง ?

และคำถามที่เป็นการประเมินค่าสำหรับการสอน การปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพ คุณก็ควรใช้การให้ข้อมูลย้อนกลับในพนักงานที่อยู่ในระดับเท่าเทียมกันในทีม โดยให้แบบตัวต่อตัวกับพนักงานทุกคน และคุณอาจจะต้องสนับสนุนทีมในการสร้างแผนการประเมินเพื่อหาจุดมุ่งหมายของเขาเอง

นอกจากนั้น "การจัดการในโลกเสมือนจริงอย่างมีประสิทธิภาพ" จะต้องสร้างความไว้ใจให้กับทีมซึ่งเรื่องนี้ "Elizabeth Um" มองว่า

"คุณสามารถไว้ใจพวกเขาได้อย่างไร หากคุณยังไม่ได้เห็นผลงานของเขา การสร้างความไว้ใจระหว่างพนักงาน ผู้ซึ่งทำงานอยู่คนละแห่งเป็นสิ่งที่สำคัญมาก ในการเอาชนะต่ออุปสรรค เรื่องระยะทาง และการทำงานร่วมกันในทีม"

"การสื่อสารอย่างเปิดเผยและเป็นประจำกับสมาชิกในทีมที่ทำงานในโลกเสมือนจริง ด้วยรูปแบบที่สอดคล้อง และด้วยวิธีการที่สามารถคาดการณ์ได้ อย่าให้พวกเขาเดาว่าคุณกำลังคิดอะไรอยู่ การขาดการมีปฏิสัมพันธ์ต่อกัน ด้วยระยะทางความห่างไกลกัดเซาะความไว้วางใจ"

"ดังนั้นเราต้องพยายามใช้หลักการเพื่อสร้างการสื่อสาร โดยเลียนแบบความสัมพันธ์แบบที่ต้องเผชิญหน้ากัน เทคโนโลยีทางการสื่อสาร โดยใช้ภาพอาจจะเป็นประโยชน์ นอกจากนั้นองค์ประกอบของการสร้างความไว้วางใจ ยังรวมถึงการสร้างหลักจริยธรรมในธุรกิจในทีมให้แข็งแรง และสนับสนุนการปฏิสัมพันธ์เชิงสังคมระหว่างทีมที่ทำงานในโลกเสมือนจริง"

ที่จะต้องเชื่อมโยงให้สมาชิกในทีมเห็นในที่สุด เพราะสมาชิกส่วนใหญ่ในทีมที่ทำงานในโลกเสมือนจริง มักไม่ค่อยรู้สึกต่อความโดดเดี่ยว หรือความอ้างว้างมากนัก

ความรู้สึกเหล่านี้อาจลดลง ซึ่งเป็นผลมาจาก การให้การฝึกอบรมถึงความเป็นจริงที่จะเกิดขึ้น ดังนั้นเมื่อพนักงานต้องการทำงานเพียงลำพัง โดยเฉพาะกับกลุ่มที่จะต้องเดินทางไปทำงานยังที่อื่น

การสร้างร้านกาแฟในโลกคอมพิวเตอร์ (cyber cafe) ในอินเทอร์เน็ตของบริษัทคุณ หรือร้านกาแฟทางด่วน (highway cafe) ซึ่งเป็นสถานที่ที่พนักงานสามารถชุมนุม และแบ่งปันความคิดเห็นต่อกัน การจัดการกับสำนักงานอย่างสร้างสรรค์ เช่น สายด่วน (hotelling) และพื้นที่สำหรับทีม (team space) ยังสามารถช่วยให้สมาชิกในทีมเอาชนะความรู้สึก ความโดดเดี่ยว และผลการปฏิบัติงานที่ลดลงได้

ทั้งนั้นคงขึ้นอยู่กับผู้บริหารในโลกเสมือนจริงแล้ว ว่าจะมีวิธีการบริหารจัดการอย่างไร เพราะอย่างที่ทราบปัจจุบันโลกธุรกิจถูกย่อเข้าหาซึ่งกันและกัน ดังนั้นทางเดียวที่จะบริหารจัดการให้โลกเสมือนจริงเท่าเทียมกับการบริหารในโลกแห่งความเป็นจริง

การบริหารจัดการอย่างมีประสิทธิภาพจึงเป็นเรื่องสำคัญอย่างที่สุด

ซึ่งเหมือนกับที่ "Elizabeth Um" มองเห็นเช่นนี้ ?

หน้า 52