ในเวลารีบเร่ง การไม่เตรียมความพร้อมให้ดี จะทำให้ยิ่งเร่งยิ่งช้าได้นะคะ

ช่วงนี้กำลังง่วนได้ที่กับการเขียนบทความ (Paper) ส่งงานสัมมนา (Conference) เนื่องด้วยเขียนมาก็ตั้งนาน ยังไม่เสร็จซะที จากมีเวลาสองเดือน (สบายใจเหลือเกิน) จนเหลือเวลาสองอาทิตย์ (อาการเริ่มลนลาน) แต่ถึงยังไงก็ต้องเผื่อเวลาเอาไว้อ่านทวนและแก้ไขด้วย ยุ่งยากจริงๆ อย่างว่า เพิ่งเขียน Paper แรก อันหลังๆ คงจะดีขึ้นเอง

เพราะทำการเขียนใน MS Word ซึ่งเป็นที่รู้ๆ กันอยู่นะคะว่า รูปแบบการจัดการใน MS Word ออกจะไม่สนุกเท่าไหร่ถ้าทำงานร่วมกับพวกภาพ Picture, Drawing หรือ Equation แต่บ่อยครั้งที่เราหลีกเลี่ยงไม่ได้ที่จะต้องใช้ งั้นก็ต้องทำความคุ้นเคย ให้เรื่องยุ่งๆ เป็นเรื่องง่ายๆ กันขึ้นมาหน่อยแล้วกันนะคะ

พูดถึงเรื่อง รูปภาพ

วุ่นวายกับการเขียน Paper
Figure 1: Busy now

ถ้าเราจะอ้างรูปภาพใน Paper เราจะต้องเขียนชื่อของรูปภาพใต้ภาพด้วย เวลาเราเขียนอ้างถึงเราก็เรียกเฉพาะลำดับของภาพนั้น ดังที่เห็นใน Figure 1 แสดงให้เห็นว่าตอนนี้ผู้เขียนหน้าตาเป็นเช่นไร แต่ความยุ่งยากมันเกิดขึ้นเมื่อเวลา เราใส่ภาพเยอะขึ้น และมีการเขียนข้อความในแต่ละย่อหน้าอธิบายรูปภาพนั้นๆ โดยบางครั้งการแทรกภาพใหม่ไประหว่างภาพที่สี่และห้า อาจจะทำให้เวลาอ้างถึงภาพผิดลำดับ เราต้องมานั่งเช็คและแก้ตัวเลข (Figure ?) ในทุกๆ ส่วนของ Paper ที่เราเขียน อ้าวทำๆไปสักพัก เอาภาพนั้นออก แล้วไปใส่ตอนท้ายของ Paper อีกแล้ว ต้องแก้ตัวเลขลำดับของภาพใหม่ อะไรกันคนยิ่งยุ่งๆ ยิ่งทำให้งานดูเยอะขึ้นไปอีก

วิธีแก้ไขคือ ป้องกันและจัดการ

ในที่นี้หมายถึง เตรียมพร้อมไว้ตั้งแต่แรกเลย นั่นคือเวลาใส่ภาพ ให้เราใส่ Captionไว้ที่ภาพด้วยเลย

How to do caption?
Figure 2: How to find Caption?

How to set Caption?
Figure 3: How to set Caption?

เราสามารถเรียกใช้ Caption จากเมนูดังใน Figure 2 เรากำหนดชื่อของภาพเพิ่มเติมหลังตัวเลขได้ในกล่องของ Caption ที่ขึ้นมาใน Figure 3

เวลาต้องการให้มันทำการใส่ Caption ให้ทันทีเมื่อแทรกภาพ ทำได้โดยกดที่ปุ่ม AutoCaption เช่น เราวางภาพที่สำเนามาจาก Visio จะเกิด Caption ขึ้นมาทันที เป็นต้น

คราวนี้เวลาเราจะอ้างถึง เพียงแค่แทรก Cross-reference ลงไป ครั้งหน้า เมื่อเราลำดับภาพใหม่ หรือลบ หรือเพิ่มภาพ ก็จะไม่ทำให้การอ้างถึงเป็นปัญหา (เมื่อยามไฟล้นก้นทำงานไม่ทัน) อีกต่อไป เพราะ MS Word จะจัดการ Caption และ Cross-reference ให้เรียบร้อย วิธีการคือ

Reference>Cross-reference
Figure 4: Insert>Reference>Cross-reference...

Select Figure
Figure 5: Select Reference type to Figure

Insert only figure
Figure 6: Insert Only lable and number

จากนั้น เราก็ไม่ต้องไปยุ่งกับการนั่งเช็คว่าเลขของรูปภาพกับข้อความที่เราเขียนอ้างถึงในเนื้อหาจะถูกต้องหรือไม่อีกต่อไป เพียงแต่กดเมาส์ขวาที่ตัวเลขของรูปภาพ แล้วเลือก Update Field เท่านี้เราก็ปั่นงานให้เสร็จตามเวลา โดยไปวุ่นวายกับส่วนอื่นๆ แทน

ว่าแล้วผู้เขียนก็ไปนั่งปั่นงานก่อนแล้วกันนะคะ ขอให้สนุกกับการใช้ Cross-reference กันนะคะ

อ้อ...เกือบลืม ถ้าใครจะเขียน Paper ส่งของ IEEE นะคะ ให้ใช้ Templete IEEE Click ดูตัวอย่างได้ แล้วทำ Style ไว้ใช้แต่เนิ่นๆ นะคะ แล้วจะบอกวิธีสร้าง Style ครั้งหน้านะคะ