เก็บประเด็นจากวง ลปรร. KM ส่วนกลาง กรมส่งเสริมการเกษตร

          วันที่ 13 กรกฎาคม 2549 กรมฯ ได้จัดการ ลปรร. “ก้าวแรก KM ในส่วนกลาง” ที่ห้องประชุมกรมส่งเสริมการเกษตร ผู้เข้าสัมมนาประกอบด้วย ทีม KM ของกอง/สำนักในส่วนกลาง 14 หน่วยงาน จำนวน 45 คน

          มูลเหตุจูงใจที่จัดการ ลปรร.  ขึ้น    เนื่องจากปีนี้กรมฯ มี  นโยบายให้มีการทำ KM ในกอง/สำนัก จากเดิมที่เราได้มีจังหวัดนำร่องปี 2548   9 จังหวัดไปแล้ว เมื่อเดือนมีนาคม 2548 ได้สร้างความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับ KM ให้กอง/สำนัก ไปแล้ว เราจึงคิดว่าช่วงเวลา 3-4 เดือนที่ผ่านมา  แต่ละกอง/สำนักมีการเริ่มต้นก้าวแรกอย่างไร    

          ทีม KM ของกรมฯ   ประกอบด้วย คุณอุดม รัตนปราการ      คุณนันทา ติงสมบัติยุทธ คุณศิริวรรณ หวังดีและคุณดนัย ชื่นอารมย์ เป็นแกนหลักในการดำเนินการ ลปรร. ครั้งนี้ มีการเตรียมการล่วงหน้าเป็นอย่างดี หลังจาก ผอ.มนตรี วงศ์รักษ์พานิช ได้เกริ่นนำแล้ว เริ่มให้โจทย์เพื่อแบ่งกลุ่มเป็น 3 กลุ่ม ตั้งวง ลปรร.ระหว่างกอง/สำนัก ว่าตนเองก้าวเดินอย่างไร มีปัจจัยอะไรบ้างที่ส่งผลสำเร็จและจะทำ KM ให้บรรลุผลทำอย่างไร แล้วนำเสนอเนื้อหาในวงใหญ่ คุณสำราญ สาราบรรณ์ เป็นผู้เขียน mind map สรุปเนื้อหารวมทั้งหมด และ  คุณศิริวรรณ หวังดี เป็นผู้สังเกตว่าเกิดอะไรบ้างในกระบวนการ       ทั้งหมด      

          จากนั้น ดร.ประพนธ์ ผาสุกยืด   ได้ให้ข้อคิดเห็นและข้อเสนอแนะดังนี้ 

           กระบวนการ KM ที่ส่วนกลางทำ ท่านแต่งเป็นกลอนชัดเจนและเข้าใจง่ายมากคือ  ชี้แจง  แต่งตั้ง วาง KV มีกิจกรรม ทำหางปลาเราได้ประเด็นหลายอย่างที่น่าสนใจจากอาจารย์ดังนี้      

 1. การทำหัวปลาต้องคำนึงว่าทำไปทำไม 

     1.1ควรตรวจสอบว่า KV เป็น Share Vision ไหม  ควรกลับไปทบทวนดูว่าที่ทำไปแล้วเป็น Share vision ที่แท้จริงหรือไม่ และที่สำคัญคือควรมีตัวชี้วัด สามารถวัดได้ด้วยเครื่องมือต่าง ๆ   เช่น Balance Scorecard      เป็นต้น    ประเด็นการ  Share vision      มีผู้ถาม ดร.ประพนธ์ว่า การสร้างทำอย่างไร ท่านตอบว่า การสร้าง vision มีหลายวิธี ไม่จำเป็นที่คนทั้งหมด 100% ต้องเห็นด้วย แต่ต้องเป็นคนส่วนใหญ่ เช่น 80% เห็นด้วย ผู้บริหารที่ดีมีความเชี่ยวชาญสามารถใช้ภาวะผู้นำทำเลยซึ่งเป็นศิลปะอย่างหนึ่งหรืออาจใช้เครื่องมือช่วยก็ได้สามารถศึกษาเพิ่มเติมได้มีหลายวิธี                   

     1.2   KV  ของ กอง/สำนัก ต้องเชื่อมโยงกับภาพใหญ่ คือ Vision ของกรมฯ หัวปลาอาจมีหลายตัว ให้หยิบมา 1 ตัวทำก่อน หัวปลาที่ดีต้องชัดเจน ทำให้เกิดพลัง KV มีได้หลาย KV ย่อยซึ่งเราสามารถทำเป็นแผนที่ตัวเดินเรื่องได้         

2. ตัวปลา 

     ให้นำสิ่งที่สำเร็จแล้วมา Sharing กัน แต่ไม่ใช่การนำความคิดมา Sharing ซึ่งเรียกว่า planning หรือเรียกว่าเป็นการbrain stormingหรือเป็น explicit knowledge(EK)   การ sharing ที่ดี  ต้องนำ   tacit knowledge(TK) มา ลปรร.กัน การใช้เทคนิคการเล่าเรื่อง จะทำให้  tacit knowledge ออกมา เช่น เคล็ดลับทำอย่างไร (how)เมื่อหัวหน้าไม่ส่งเสริมและสนับสนุน      เป็นการแก้ปัญหา (problem solving) tacit knowledge จะลงลึกมาก ไม่ใช่ความรู้ผิว ๆ เป็น  fact บวก feeling  เป็นเรื่องจริงและความสำเร็จของเรา ซึ่งอาจเรียกว่า เป็นเคล็ดลับ เป็นเคล็ดวิชา เป็นเคล็ดวิชาทำให้สำเร็จ เป็นเกร็ดความรู้ก็ได้  แต่ไม่ใช่หลักวิชา หรือ  proceduce    

     การ sharing ไม่ใช่การบ่น การบ่นไม่ใช่ KM ผู้ที่จะช่วยได้คือคุณอำนวย ต้องไม่ยอมให้การบ่นเกิดขึ้น คุณอำนวยต้องหาวิธีให้  tacit knowlegde ออกมา

 Process ในการเล่ามีความสำคัญ กระบวนการเล่าผู้ฟังต้องตั้งใจฟังทุกคน ฟังแบบ deep listening   ผู้เล่าต้องเล่าแบบลึก ไม่เล่าผิว ๆ  จึงจะเกิดประโยชน์         

     มีผู้ถามอาจารย์ว่า สามารถ share  ปัญหาได้ไหม อาจารย์ตอบว่าได้ แต่ปัญหาใช้เป็น  lesson learned  หรือบทเรียนสอนใจเท่านั้น มีข้อระวังคือ ถ้า  share ปัญหาจะจบไม่ลง         

 3. หางปลา 

     เมื่อ share แล้ว นำความรู้จาก ลปรร.มาสังเคราะห์  EK เป็น TK  ออกมาแล้วมาบันทึกเป็น KA  และควรตรวจสอบเสมอว่าหางปลาได้ประโยชน์ไหม มีผู้นำไปใช้ประโยชน์ไหม มีผู้นำไปใช้ประโยชน์ไหม การนำไปใช้ให้เลือกไป          ในประเด็นคลังความรู้นี้ อาจารย์ให้ความเห็นว่า บางครั้งมีคำถามว่าเรื่องเล่า จะเชื่อถือได้อย่างไร เพราะเป็น tacit knoledge   เฉพาะตัว  หรือเรียกว่าเคล็ดลับเฉพาะตัว ต้องมีการพิสูจน์ เช่น เรื่องอาหาร แต่  tacit   บางอย่าง เช่น ภูมิปัญญาผ่านการเรียนรู้ จึงเชื่อถือได้ เป็นต้น   ความรู้ที่เกิดจาก Explicit    เราจะเชื่อถือมากกว่าเพราะเราผ่านระบบการศึกษาให้เชื่อถือความรู้ประเภทนี้มากกว่า และเราต้องทำความเข้าใจว่าความรู้ทั้ง 2 ประเภทมีความแตกต่างกัน ต้องยอมรับความแตกต่างนี้ให้ได้         

      ช่วงที่อาจารย์ให้ข้อคิดเห็นและข้อเสนอแนะนี้มีผู้สนใจสอบถามกันมาก และจากที่ได้ AAR  พบว่าช่วงนี้เป็นช่วงที่เกินความคาดหวังที่ได้ฟังจากอาจารย์ ทำให้บางประเด็นชัดเจนขึ้นมาก         

      หลังจากนั้น มีการทำ AAR   กันโดยคุณอุดม รัตนปราการ แล้ว คุณอ้อม และคุณแขก ได้ให้ข้อคิดเห็นและข้อเสนอแนะหลายประเด็นที่น่าสนใจ

     สุดท้ายหลังจากการ ลปรร. ทีม KM กรมฯ มีการทบทวนและสรุปบทเรียนเพื่อก้าวต่อไปในการทำ KM ส่วนกลาง เพื่อมุ่งให้เกิดผลสำเร็จและเกิดการพัฒนาต่อเนื่องไปอีก

ธุวนันท์ พานิชโยทัย

14 ก.ค. 2549