ในการเริ่มต้นการจัดวางระบบการควบคุมภายในนั้น หากหน่วยงานจะทำเพื่อให้มีเอกสารส่งทาง สตง.ก็ย่อมได้ แต่หากต้องการปรับใช้โดยการนำการควบคุมภายในมาใช้เป็นเครื่องมือในการ"ควบคุม"หรือวาง"กฏเกณฑ์ แนวทางในการปฏิบัติ"ให้แก่บุคลากรภายในหน่วยงาน หรือตนเองแล้วนั้น ก็จะถือได้ว่าเป็นเครื่องมือที่น่าจะลองนำไปใช้ดูเป็นอย่างยิ่ง
ในระเบียบการควบคุมภายใน นั้น หน่วยงานจะต้องปฏิบัติให้เป็นไปตามที่มาตรฐานกำหนดคือ ต้องประกอบไปด้วยองค์ประกอบ 5 องค์ประกอบและบรรลุวัตถุประสงค์ 3 ข้อคือ สำหรับรายละเอียดนั้นสามารถตามไปอ่านต่อได้ในเวบของสตง. (สำนักงานการตรวจเงินแผ่นดิน) และตามระเบียบนี้ ยังกำหนดแบบฟอร์มต่างๆให้หน่วยงานแต่ละหน่วยงานจัดส่ง จำนวนมาก ดังนั้น อาจจะทำให้งงได้ง่าย เนื่องจากข้อมูลที่ลงนั้น จะเป็นการอ้างข้อมูลเดิมจากบางช่องในตารางที่แล้ว หรือข้อมูลเดิมจากการรายงานปีก่อน
ก่อนอื่นคงจะต้องตัดแบบฟอร์มต่างๆออกไปก่อน เพราะจะทำให้สับสน ควรเริ่มจาก
- นำเอาวัตถุประสงค์ของหน่วยงานมาพิจารณาดูว่าหน่วยงานของเรามีวัตถุประสงค์หลักอะไรบ้าง
- จากนั้นจะต้องพิจารณาโครงสร้างของหน่วยงานว่ามีงานในความรับผิดชอบอะไรบ้าง(ดูกระบวนงานหรือขั้นตอนการทำงาน)และงานนั้นสอดคล้องครอบคลุมกับวัตถุประสงค์ขององค์กรแล้วหรือยัง
- เขียนกระบวนงาน(ขั้นตอนการทำงาน)ออกมาให้ได้ว่าตั้งแต่ต้นจนจบมีขั้นตอนการทำงานอะไร (เทคนิคเพิ่มเติมคือหากเขียนขั้นตอนได้ละเอียดจะสามารถคิดแบบสอบถามการควบคุมภายใน(ICQ)ได้ง่าย)
- แรกๆอาจจะดูเย๊อะ เหมือนกับว่าหน่วยงานมีภาระงานในความรับผิดชอบมากมาย แต่หากลองพิจารณาดูดีๆ อาจจะมีซัก 2-3งานก็ได้ที่สามารถรวมกันได้ นั่นคือมีขั้นตอนการทำงานที่เหมือนกัน จะต่างกันเพียงรายละเอียดของงานเท่านั้น
- หรือในงานที่ดูเหมือนว่าจะมีงานย่อยมากมาย แต่เมื่อเขียนขั้นตอนการทำงานครบทุกงานแล้วอาจจะรวมเป็นขั้นตอนการทำงานเดียวก็ได้
- จากนั้นก็กำหนดวัตถุประสงค์ในการทำงานในแต่ละขั้นตอน
- นำขั้นตอนและวัตถุประสงค์ที่ได้ไปทำแบบสอบถามการควบคุมภายใน(ICQ)ค่ะ
ครั้งต่อไปจะเขียนวิธีจัดทำแบบสอบถามการควบคุมภายใน(ICQ)ค่ะ
