เตรียมตัวจัดกาดนัดเจ้า

     ใกล้วันเปิดกาดนัดเข้ามาทุกทีๆ   ทีมเจ้าของกาดเริ่มกระสับกระส่าย    กลัวแม่ค้ามาขายไม่เต็มแผงบ้างละ   กลัวกาดนัดไม่มีของน่าซื้อบ้างละ  ที่สำคัญ คือกลัวไม่ถูกใจคนที่มาจับจ่ายสินค้าในวันนั้น   

         เจ้าของกาดจึงเชิญผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจากกรมอนามัย คือ พี่ฉัตรลดา  น้องวิมล  ซึ่งรับผิดชอบจัดงานกาดนัดทั่วประเทศของกรมอนามัย ส่วนเจ้าของกาดที่มาล้อมวงคุยในวันนั้น คือ คุณหมอธนัชพร  พี่ต้อย  พี่อ้อย  น้องตุ่น  และผู้เขียน    เพื่อให้ได้ข้อสรุปที่ชัดเจนขึ้น  วันนั้นเราคุยกันแบบสบายๆสไตล์ KM ที่ล๊อบบี้ของโรงแรมฮอลิเดย์อินน์  ซึ่งเป็นสถานที่ๆเราจะจัดกาดนัดขึ้นใน  วันที่ 28 -29 มกราคม 2553 

         ผู้เขียนซึ่งวันนั้นทำหน้าที่เป็นคุณลิขิต  พอสรุปประเด็นได้ที่แต่ละคนช่วยกัน ลปรร. จากประสบการณ์ตรงของแต่ละคนได้ดังนี้

 

 การเตรียมสถานที่จัดงาน    แยกเป็น

- ห้องประชุมใหญ่  สำหรับมีกิจกรรมบนเวที

- ห้องประชุมย่อย   สำหรับการ ล้อมวงเล่าเรื่อง

   ราวแห่งความสำเร็จ

-  สถานที่จัดนิทรรศการ

-  ที่พักคนมาร่วมงาน

         ปรากฏว่า ในเรื่องสถานที่มีเรื่องราวระลึกใจอยู่ไม่น้อย  เมื่อพนักงานขายของโรงแรมที่รับผิดชอบการจองโรงแรมแจ้งว่าเราได้ห้องไม่ครบตามที่ตกลง  ทั้งๆที่เราได้ตกลงเป็นมั่นเหมาะ และเชิญผู้บริหารมาดูสถานที่ 3 ครั้งแล้ว  มึนค่ะ !!  โดยแจ้งว่ามีชาวต่างประเทศจองล่วงหน้าเป็นปี  เพื่อจัดประชุม เรื่องการสื่อสาร  อะไรสักอย่างนี่แหละ

         พี่ต้อย  ซึ่งทำหน้าที่เป็นผู้จัดการกาดเริ่มออกอาการเครียด  พวกเราจึงให้น้องพนักงานติดต่อพนักงานขายที่ กทม.อีกครั้งและลองปรึกษาทีมชาวต่างชาติที่จะมาใช้ห้องประชุมว่า  พอจะสับหลีกได้ไหม  โดยขอคำตอบภายในวันศุกร์ที่ 11 ธ.ค. 52 นี้   เพื่อให้เราได้วางแผน ปรับยุทธศาสตร์กันใหม่  เฮ้อ !!

ภาพสถานที่จัดกาดนัด

           

         บทเรียนที่ได้จากการติดต่อครั้งนี้  คือ เรื่องธุรกิจไม่สามารถตกลงหรือมัดจำได้ด้วยวาจา  ต้องใช้เงินเท่านั้น  ฮ่าๆๆๆๆๆ

 

การเตรียมคน  

-  ประธานเปิดงาน  เป็นใคร  ติดต่อเรียบร้อยหรือยัง  และ จะต้องเตรียมคำกล่าวเปิดแบบ สไตล์การจัดการความรู้ให้เรียบร้อย

-  ใครกล่าวต้อนรับ

-  ใครกล่าวรายงาน

-  ใครเป็นพิธีกรดำเนินรายการในกาดนัด

-  ใครเป็นวิทยากรเรียกลูกค้าให้เข้ากาดนัด 

-  ใครเป็นผู้ประสาน  กับส่วนกลาง  กับพื้นที่ กับแต่ละศูนย์เขต  กับเจ้าของยุทธศาสตร์และภารกิจที่จะเชิญให้เอาสินค้ามาขาย

-  ใครอยู่ประจำบูธ

-   ฯลฯ

       ในส่วนของห้องประชุมย่อย 

   -  ใครจะทำหน้าที่เป็น FA  

   -  ใครเป็น Note taker

   -   ใครเป็นคนเล่าเรื่องและเล่ากี่คน

   -   ใครเป็นคนในวงเรื่องเล่าและสะท้อนความรู้สึกได้

   -  ใครเป็นได้แค่คนฟังเท่านั้น

 

เตรียมเรื่องราวที่จะนำเสนอ

       1. อันดับแรกคือ ต้องกำหนดประเด็นให้ชัดเจน และเน้นเอาความสำเร็จมาเล่า   ว่าเจอปัญหา  แล้วได้จัดการอย่างไร ทำอย่างไร  และมีการนำไปต่อยอดหรือไม่   ซึ่งพอสรุปคร่าวๆได้ 4 ห้อง 4 ประเด็น ดังนี้ ( ซึ่งอาจจะมีการเปลี่ยนแปลงในรายละเอียดบ้าง )  โดยห้องที่ 1 และ 2 เน้นความสำคัญที่ชุมชน /ประชาชน ในการค้นหาและเฝ้าระวังสุขภาพตัวเอง  อย่างที่ผู้เขียนเคยเขียนไว้ว่า  การส่งเสริมสุขภาพถึงเป็นแฟนก็ทำแทนไม่ได้ 

- ห้องที่ 1  เป็นเรื่องของ อสม. กับ สายใยรัก

- ห้องที่ 2  เป็นเรื่องของวัยรุ่น วัยเรียน

- ห้องที่ 3 Clean & Green เป็นเรื่องใหม่ มาแรง เกี่ยวกับการจัดการสิ่งแวดล้อมรอบๆตัวเรา  ว่าจะช่วยกันอย่างไรเพื่อให้ปลอดภัย  และร่วมกันป้องกันภาวะโลกร้อน

- ห้องที่ 4 คงหนีไม่พ้นเรื่องปากเรื่องท้อง ที่กำลังฮิตติดปากคนทั่วไป “คนไทยไร้พุง”

       2. เมื่อมีเรื่องเล่าของความสำเร็จแล้ว  คำถามต่อมาคือ    แล้วได้มีการจัดเก็บ  การนำไปบอกต่อ  ไปใช้หรือไปต่อยอดไปหรือไม่  แล้วได้องค์ความรู้ใหม่เพิ่มเติมไหม ?? จากคำถามเหล่านี้  จึงเป็นที่มาของอีกเรื่องราวที่จะนำมาเสนอในกาดนัดนี้ว่า  แล้ว Digital KM มันมามีส่วนเกี่ยวข้องอย่างไรกับเรื่องเล่า 

  

 

 

เตรียมกิจกรรม    เริ่มจาก...

1. การลงทะเบียน  ต้องวางแผนว่านอกจากได้จำนวนผู้เข้ามาชมกาดแล้ว   ยังสามารถกำหนดได้ว่าผู้เข้าชมนั้นจะต้องได้ไปชมในส่วนของกาดที่เขาสนใจ  ตามเวลาที่กำหนด

2. กิจกรรมในห้องย่อย

-  FA   จำเป็นต้องเรียนรู้เรื่องเล่าก่อนไหม

-  ในหัวปลาใหญ่นั้น  ผู้เล่าต้องเล่าในประเด็นที่ควรแตกต่างกันไหม  เพื่อไม่ให้ซ้ำซ้อนกัน

-  คนในวงเล่าเรื่อง  ใครเป็นคนที่สามารถสะท้อนเรื่องเล่าได้   ใครเป็นแค่ผู้ฟังเท่านั้น

-  Note taker  สำหรับจับประเด็นเรื่องเล่า ต้องเตรียมตัวอย่างไรให้พร้อม

-  ฯลฯ

3. กิจกรรมนิทรรศการ 

- จัดอย่างไรให้ดูมีชีวิตชีวา น่าสนใจ

- ระบุความรู้ที่อยากเล่าให้ชัดเจน  ได้มาจากไหน  ทำอย่างไรจึงสำเร็จ

- มีการนำไปบอกต่อ  ทดลองใช้ไหม

- ได้ความรู้ใหม่หรือไม่

- ผู้นำเสนอประจำบูธ  ต้องสรุปประเด็นสำคัญให้ได้ภายในเวลา 3 – 5 นาที เพราะนานกว่านี้ผู้ซื้ออาจเบื่อ  ยกเว้นถ้าสนใจจริงเขาจะกลับมาพิจารณาสินค้าใหม่

4. การจัดเก็บข้อมูลจากการถอดบทเรียน    ของคนที่ทำหน้าที่เป็น Note taker  ของแต่ละห้องย่อย   ต้องสรุปให้ได้ว่า...

- ได้ความรู้อะไร

-  แล้วเขาทำกันอย่างไร

-  ปัจจัยแห่งความสำเร็จอยู่ตรงไหน

-  ปัญหา อุปสรรค  คืออะไร

 

        เท่าที่พรรณนามา  ผู้เขียนเริ่มเห็นเค้าร่างของกาดนัดแล้วว่า  น่าจะออกมาในรูปใด  แต่ยังไงๆก็คงชะล่าใจไม่ได้  เพราะในยุคเศรษฐกิจปัจจุบัน  ที่มีการแข่งขันสูง  อะไรๆที่ว่าแน่นอน  บางทีอาจไม่ใช่ก็ได้  ดูอย่างเวียตนามอยู่ดีๆยังลดค่าเงินดอง ซะงั้น  ทำให้ไทยเราต้องปรับกลยุทธ์กันแทบไม่ทัน  อิอิ  หรือท่านผู้อ่านมีความเห็นว่าไงคะ ???

                                                        ขอบคุณค่ะ