รากฐานดี มีชัย ไปกว่าครึ่ง

สร้างทีมงาน อย่างชาญฉลาด

โลกแห่งการทำงานในปัจจุบัน คงไม่มีใครปฏิเสธการทำงานแบบ"เป็นทีม"เพราะการทำงานแบบนี้จะนำเอาทักษะการทำงานของแต่ละบุคคลที่แตกต่างกัน มาเสริมซึ่งกันและกันดังนั้นทีมงานจึงหมายถึงกลุ่มของผู้ซึ่งทำงานร่วมกันรับผลกระทบของงานที่ทำร่วมกันมีวัตถุประสงค์ร่วมกัน และพึ่งพากันในการทำงานทีมงานจะประสบความสำเร็จได้ ต้องขึ้นอยู่กับการวางรากฐานหรือการสร้างทีมนั่นเอง บวกกับการใช้เทคนิคบางประการเพื่อบริหารทีมให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

เมื่อรากฐานดี… ก็มีชัยไปกว่าครึ่ง

บ้านที่มั่นคงแข็งแรงเป็นเพราะการลงเสาที่ดีและทีมงานที่แข็งแกร่งนั้น ก็ขึ้นกับการวางรากฐานเช่นกันแล้วการปูรากฐานเพื่อสร้างทีมงานที่ดีควรทำอย่างไร ?


1. เริ่มต้นจากการวางแผนทีมงานการวางแผนทีมงานที่ดีจะต้องกำหนดจุดมุ่งหมาย และแนวทางสู่จุดมุ่งหมายนั้นๆโดยหาคำตอบให้กับตัวเองว่า เราต้องการอะไร ต้องการมากน้อยเพียงใด ต้องการเมื่อใดจะได้มาอย่างไร และใครเป็นผู้ดำเนินการ ดังนั้นการวางแผนที่ดีจึงต้องศึกษาถึงสภาพการณ์ภายในองค์กร อันได้แก่ โครงสร้างองค์กรปริมาณและคุณภาพของบุคลากร กระบวนการทำงาน ฯลฯ รวมถึงสภาพภายนอกองค์กร เช่นเหตุการณ์บ้านเมือง เศรษฐกิจ สภาพสังคม การพัฒนาเทคโนโลยี เป็นต้นสิ่งเหล่านี้จะเป็นแนวทางให้ผู้บริหารสามารถกำหนดกลยุทธ์การทำงานของทีมงานได้ชัดเจนยิ่งขึ้น

2. การจัดโครงสร้างของทีมงานโดยระบุกิจกรรมที่จำเป็นต่อการดำเนินการตามวัตถุ ประสงค์ที่ตั้งไว้กำหนดขอบเขตหน้าที่ความรับผิดชอบของงาน รวมถึงการแบ่งหน้าที่และประสานงานภายในอย่างมีประสิทธิภาพ

3. เลือกบุคลากรเข้าร่วมทีมทั้งนี้ ผู้บริหารควรคำนึงถึงคุณสมบัติที่มีความเหมาะสมของบุคลากรโดยพิจารณาจากลักษณะงาน หน้าที่ความรับผิดชอบต่องานนั้นๆและถ้าผู้บริหารต้องการให้ทีมมีความแข็งแกร่ง ก็ต้องดึงเอาคนที่มีความแตกต่างกันมีจุดแข็งเฉพาะตัวที่ต่างกัน เพราะคนแต่ละคนมีความรู้ความสามารถความถนัดและพรสวรรค์ที่ต่างกันไป หากผู้บริหารสามารถนำคนเหล่านี้มาทำงานร่วมกันเท่ากับเป็นการสกัดเอาสิ่งที่ดีที่สุดของแต่ละคน มาใช้เพื่อเสริมซึ่งกันและกัน เช่นการจัดทีมเฉพาะกิจ เพื่อศึกษาความเป็นไปได้ของสินค้าชนิดใหม่โดยบุคลากรที่เข้าร่วมนั้น ควรจะเลือกตัวแทนจากทุกฝ่ายงานที่เกี่ยวข้อง อาทิฝ่ายการผลิตสินค้ามีความโดดเด่นด้านสร้างสรรค์คิดค้นผลิตภัณฑ์ฝ่ายการตลาดมีความเชี่ยวชาญทางด้านวิจัยผู้บริโภคฝ่ายกระจายสินค้าเองก็รู้ซึ้งถึงช่องทางการจัดจำหน่ายรวมถึงฝ่ายการเงินจะสามารถวิเคราะห์ผลกำไรขาดทุน

4. การควบคุมและติดตามผลการควบคุมการปฏิบัติงานควรกำหนดในช่วงของการวางแผนงานเพื่อรวบรวมข้อมูลและติดตามความคืบหน้าของการทำงานการติดตามผลงานอาจใช้วิธีกำหนดตารางเวลาการทำงานที่ชัดเจนแล้วตรวจสอบกับผลงานที่ได้ การรายงานผลการปฏิบัติงานเป็นระยะๆ มีข้อดี คือผู้บริหารสามารถช่วยปรับปรุงแก้ไขได้ทันท่วงที หากการดำเนินงานของทีมผิดพลาดไปรวมถึงผู้บริหารสามารถกำหนดระยะเวลาที่จะเสร็จได้อย่างคร่าวๆ

5. การประเมินผลเป็นเกณฑ์มาตรฐานที่ใช้ตัดสินว่าการทำงานประสบความสำเร็จหรือล้มเหลว โดยอาจพิจารณาจากการทำงานของทีมงานในภายหลัง 6 เดือนว่า ทีมงานสามารถทำได้ดีในเรื่องใดบ้าง และสิ่งใดยังเป็นจุดด้อยอยู่ผลการทำงานของแต่ละคนน่าพอใจมากน้อยเพียงใด การประเมินผลที่ดีนั้นควรกระทำอย่างตรงไปตรงมา เพื่อประโยชน์สูงสุดในการวิเคราะห์และหาหนทางปรับปรุงแก้ไขข้อผิดพลาดต่อไป


วิธีบริหารเพื่อสร้างพลัง "ทีมงาน"

•  จัดการประชุมเป็นวิธีที่ผู้บริหารจะได้พูดคุยกับทีมงานและสมาชิกในทีมเองก็ได้ปรึกษาหารือกันด้วยทั้งการประชุมอย่างเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการ การจัดการประชุมมักทำให้ทีมทำงานประสานกันได้ดีเพราะมีการถ่ายทอดข้อมูลระหว่างกัน นั่นคือ ข้อมูลจากหัวหน้าสู่ทีมและข้อมูลจากทีมสู่หัวหน้า (สื่อสารแบบสองทาง)ข้อมูลที่ได้จะถูกกลั่นกรองเพื่อหาข้อสรุปให้กับทีมงานได้ง่ายขึ้น

•  สร้างความท้าทายให้กับงานโดยหลักการแล้ว "คน" มักชอบฝ่าฟันสิ่งที่ยาก เพราะท้าทายความสามารถ ดังนั้น "เป้าหมาย" ของทีมที่ตั้งไว้ต้องน่าสนใจ และสามารถดำเนินการได้จริงเพื่อกระตุ้นให้ทีมเกิดแรงจูงใจในการทำงาน

•  การสื่อความหมายเป็นปัจจัยเบื้องต้นที่ช่วยให้การดำเนินงานราบรื่นหากว่าการสื่อความหมายระหว่างผู้บริหารสู่ทีมหรือจากสมาชิกของทีมไปยังผู้บริหารผิดเพี้ยน ก็จะเป็นอุปสรรคต่อการทำงาน ฉะนั้นทั้งสองฝ่ายควรสื่อสารให้ชัดเจนและตรงไปตรงมาจากนั้นทบทวนเพื่อตรวจสอบความเข้าใจตรงกันของทั้งสองฝ่าย

•  การบริหารความสัมพันธ์ขึ้นกับ "ความไว้วางใจกัน" ในการทำงาน หากผู้บริหารไม่ไว้ใจสมาชิกในทีมหรือสมาชิกไม่ไว้ใจกันเอง ก็อาจก่อให้เกิดความลังเลไม่เชื่อมั่นในความสามารถซึ่งกันและกันความสัมพันธ์ในทีมจะแย่ลงและจะส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพในการทำงานการจะสร้างความไว้วางใจในงานให้เกิดขึ้น เพียงแค่มีความตั้งใจและทุ่มเทกับการทำงานเพื่อแสดงให้ทุกคนรู้ว่าเราสามารถปฎิบัติงานได้ลุล่วงสิ่งนี้จะช่วยสร้างความน่าเชื่อถือ และความมั่นใจแก่ทีมงานเมื่อสมาชิกทีมเชื่อมั่นในความสามารถของกันและกัน มีความสามัคคีแล้วการประสานงานก็จะง่ายขึ้น

 

            ข้อคิดเห็นจากบทความ  ด้านความสามารถ และทักษะที่แตกต่างกันของบุคลากรไม่จัดเป็นอุปสรรคต่อการทำงานเป็นทีมถ้าผู้บริหารสามารถกลั่นกรองเอาจุดแข็งของแต่ละบุคคล ฝ่ายงาน แผนก กรม หรือกองมาร่วมสร้างแนวคิดที่หลากหลาย และร่วมวิเคราะห์หาหนทางกลยุทธ์ที่เหมาะสมที่สุดเพื่อก้าวไปสู่เป้าหมายขององค์กรที่ตั้งไว้

 

ที่มา : http://www.nationejobs.com/content/manage/concept/template.asp?conno=200