เป็นหนังสือที่ใช้ติดต่อสื่อสารงานราชการที่เป็นแบบพิธี

            สวัสดีครับ ห่างหายไปนานพอสมควรสำหรับบล็อกนี้ และบันทึกนี้ก็จะต่อเนื่องจากบันทึก (1) (2) การพิมพ์หนังสือราชการไม่ยากอย่างที่คิด

           

            ลองติดตามดูนะครับ

           หนังสือราชการภายนอก คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีโดยใช้กระดาษตราครุฑ เป็นหนังสือติดต่อระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่น ซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือที่มีถึงบุคคลภายนอก โดยมีรายละเอียดดังนี้

1.        ที่  ให้ลงเลขรหัสด้วยพยัญชนะและเลขประจำของเจ้าของเรื่อง

2.   ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ  ให้ลงชื่อส่วนราชการ  สถานที่ราชการ  หรือคณะกรรมการซึ่งเป็นเจ้าของหนังสือนั้น  และโดยปกติให้ลงที่ตั้งไว้ด้วย

3.   วัน  เดือน  ปี  ให้ลงเลขของวันที่  ชื่อเต็มของเดือน  และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกหนังสือ

4.   เรื่อง  ให้ลงเรื่องย่อที่เป็นใจความสั้นที่สุดของหนังสือฉบับนั้นในกรณีที่เป็นหนังสือต่อเนื่อง  โดยปกติให้ลงเรื่องของหนังสือฉบับเดิม

5.   คำขึ้นต้น  ให้ใช้คำขึ้นต้นตามฐานะของผู้รับหนังสือ สรรพนาม  และคำลงท้าย  แล้วลงตำแหน่งของผู้ที่มีหนังสือนั้นมีถึง  หรือชื่อบุคคลในกรณีที่มีถึงตัวบุคคลไม่เกี่ยวกับตำแหน่งหน้าที่

6.   อ้างถึง  (ถ้ามี) ให้อ้างถึงหนังสือที่เคยมีต่อกันเฉพาะหนังสือที่ส่วนราชการผู้รับหนังสือได้รับมาก่อนแล้ว การอ้างถึง ให้อ้างถึงหนังสือฉบับสุดท้ายที่ติดต่อกันเพียงฉบับเดียวเว้นแต่มีเรื่องอื่นที่เป็นสาระสำคัญต้องนำมาพิจารณา  จึงอ้างหนังสือฉบับอื่น ๆ ที่เกี่ยวกับเรื่องนั้นโดยเฉพาะให้ทราบด้วย

7.   สิ่งที่ส่งมาด้วย  (ถ้ามี)  ให้ลงชื่อสิ่งของ  เอกสาร  หรือบรรณสารที่ส่งไปพร้อมกับหนังสือนั้น  ในกรณีที่ไม่สามารถส่งไปในซองเดียวกันได้ให้แจ้งด้วยว่าส่งไปโดยทางใด

8.   ข้อความ  ให้ลงสาระสำคัญของเรื่องให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย หากมีความประสงค์หลายประการให้แยกเป็นข้อ ๆ

9.        คำลงท้าย  ให้ใช้คำลงท้ายตามฐานะของผู้รับหนังสือ

10. ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อเจ้าของหนังสือ และให้พิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือชื่อ

11.   ตำแหน่ง  ให้ลงตำแหน่งของเจ้าของหนังสือ

12. ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง  ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง  หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ ถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับกระทรวงหรือทบวง ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องทั้งระดับกรมและกอง ถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับกรมลงมาให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องเพียงระดับกองหรือหน่วยงานที่รับผิดชอบ

13. โทร ให้ลงหมายเลขโทรศัพท์ของส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือและหมายเลขภายในตู้สาขา  (ถ้ามี)  ไว้ด้วย

14. สำเนาส่ง (ถ้ามี) ในกรณีที่ผู้ส่งจัดทำสำเนาส่งไปให้ส่วนราชการหรือบุคคลอื่นทราบและประสงค์จะให้ผู้รับทราบว่าได้มีสำเนาส่งไปให้ผู้ใดแล้ว ให้พิมพ์ชื่อเต็มหรือชื่อย่อของส่วนราชการหรือชื่อบุคคลที่ส่งสำเนาไปให้  เพื่อให้เป็นที่เข้าใจระหว่างผู้ส่งและผู้รับ  ถ้าหากมีรายชื่อที่ส่งมากให้พิมพ์ว่าส่งไปตามรายชื่อที่แนบและแนบรายชื่อไปด้วย

ตัวอย่างหนังสือราชการภายนอก

      ส่วนขนาดของครุฑในการพิมพ์หนังสือราชการภายนอก คือ ขนาด 3 ซม.

     เป็นอย่างไรบ้างครับ พอจะทำได้หรือเปล่าครับ ขอความคิดเห็นด้วยครับ ขอบคุณครับ