กุญแจแห่งความสำเร็จของ KAIZEN

   คำว่า "KAI" คือ Continuous คำว่า "ZEN" คือ Improvement  ดังนั้น KAIZEN เท่ากับ Continuous Improvement คือ การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ภายใต้กระบวนการ Plan-Do-Check-Act คือ การดูปัญหา วางแผนหาวิธีแก้ปัญหา ทดลอง แล้วตรวจสอบว่าแก้ปัญหาได้หรือไม่ ถ้าเป็นวิธีที่ดีก็นำไปใช้
   รถยนต์ที่ผลิตออกมาจะมีการทำ Kaizen กันทุกวัน คือปรับปรุงไปเรื่อย ๆ รายละเอียดชิ้นส่วนจะเปลี่ยนอยู่ตลอดเวลา ภายหลังจากมีการทดลอง ทดสอบแล้ว พบว่าอะไรที่ทำให้ดีขึ้น ก็จะปรับปรุง
กุญแจแห่งความสำเร็จของ Kaizen จะประกอบด้วย

  • หลัก 5 ส ได้แก่ สะสาง สะดวก สะอาด สุขลักษณะ และสร้างนิสัย ถือเป็นพื้นฐานของ Kaizen
  • หลัก 5 Why คือ การถามคำถาม 5 ครั้ง จนกว่าจะเข้าใจและสามารถตอบคำถามได้ตรงตามวัตถุประสงค์ที่แท้จริง นั่นคือ ถ้าเราถามว่า “ทำไม” ครบ 5 ครั้ง จะรู้ว่าปัญหาที่แท้จริงคืออะไร
  • หลัก Visualization คือ ทุกอย่างต้องมองเห็น เช่น การมีสัญญาณแสดงความก้าวหน้าของการผลิต หรือการทำงานในแต่ละวัน เพื่อช่วยเตือนสติและควบคุมการทำงานให้เสร็จภายในกำหนด

    การทำ Kaizen เกิดขึ้นอยู่ในชีวิตประจำวันของเราอยู่แล้ว เช่น การตัดสินใจเลือกเส้นทางในการเดินทางไปทำงาน จะมีการลองผิดลองถูกและปรับเปลี่ยนเส้นทางไปเรื่อย ๆ จนพบเส้นทางที่ดีที่สุด ใช้เวลาน้อยที่สุด และใช้เส้นทางนั้นตลอดไป

บทบาทของผู้บริหารต่อ KAIZEN
    ในการนำหลักการ Kaizen มาใช้ในองค์กรให้ประสบผลสำเร็จนั้น ผู้บริหารจะต้องมีบทบาท ดังนี้

       1. เป็นผู้นำและริเริ่มการเปลี่ยนแปลงด้วย Kaizen
       2. เป็นประธานในการนำเสนอผลงานความคิดของพนักงานในองค์กร โดยต้องมีเวทีให้นำเสนอผลงาน เช่น การจัดประกวดความคิด (Idea Contest)
       3. นำเสนอรางวัลและให้คำรับรอง เพื่อให้เกิดการยอมรับ (Recognition)
       4. มีการติดตามการดำเนินการอย่างสม่ำเสมอโดยใช้หลัก Visualization Board เช่น Visual Board ต่าง ๆ

การทำ Kaizen ดีๆ ช่วยลดต้นทุนในการทำงานและยกระดับความรู้

   Key word : 

  1. Kaizen = Continuous Improvement
  2. Standardization = มาตรฐานการทำงาน
  3. Yokoten การถ่ายทอดความรู้

   ลองดูความสัมพันธ์ของ คำทั้ง 3 ดังภาพข้างล่างนี้ (ผมว่าคล้ายๆ วงจรความรู้ หรือว่าคล้ายๆ พลังของการลปรร.นะครับ (เป็น KM ของญี่ปุ่นครับ)

     
   
 

ภาพแสดงความสัมพันธ์ ของ Kaizen, yokoten และ standardization คือเมื่อมี

 
 

Kaizen หรือมีการปรับปรุงพัฒนางานอย่างต่อเนื่องแล้วก็จะต้องมี Yokoten หรือ

 
 

การถ่ายทอดความรู้ (จากคนหนึ่งไปยังอีกคนหนึ่ง) โดยในแต่ละระดับก็ต้องมีตัว

 
 

standardization หรือมาตรฐานในแต่ละระดับครับ แล้วความรู้จากการปฏิบัติก็จะ

 
 

ถูกยกระดับแบบขั้นบรรไดครับ

 
     

         
ข้อควรคำนึงถึงในการนำ KAIZEN มาใช้ในองค์กร

  1. Kaizen ถือเป็นวัฒนธรรมองค์กรอย่างหนึ่ง จะต้องใช้เวลาในการเปลี่ยนแปลง
  2. Kaizen เป็นสิ่งที่เราทุกคนทำอยู่ในชีวิตประจำวันอยู่แล้ว จึงสามารถนำสิ่งที่เคยปฏิบัติมาดำเนินการให้จริงจังและมีหลักการมากขึ้น
  3. Kaizen จะต้องทำให้การทำงานง่ายขึ้นและลดต้นทุน แต่ถ้าทำแล้ว ยิ่งก่อความยุ่งยาก จะไม่ถือว่าเป็น Kaizen

แทรก : ทำ KAIZEN = ทำ KM เป็นประสบการณ์ที่น่าทึ่ง เพราะว่า พนักงานทุกระดับทำงานเหมือนเป็นเจ้าของบริษัท เป็น Toyota way ที่เข้มแข็งมาก ถ้าองค์กรไหนมีค่านิยมคล้ายๆ แบบนี้ องค์กรนั้นก็จะประสบความสำเร็จ

   Kaizen มันเป็นการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ เวลาทำงานต้องมีการเสนอ Idea ในการปรับปรุงงาน ทำให้เกิด Organization Learning ในองค์กร หรือ เป็น Learning Organization

ที่มา : สรุปประเด็นการบรรยาย เรื่อง “KAIZEN และ TOYOTA-WAY”
โดย นายสุรศักดิ์ สุทองวัน
รองผู้อำนวยการฝ่ายพัฒนาธุรกิจ บริษัท โตโยต้า มอเตอร์ ประเทศไทย จำกัด
ในโครงการเสริมสร้างความรู้เพื่อพัฒนาประสิทธิภาพการปฏิบัติราชการ ครั้งที่ 3
วันพุธที่ 14 กันยายน 2548 ณ ห้องประชุม 1 ชั้น 5 อาคารสถาบันดำรงราชานุภาพ