วันนี้มีเรื่องเล่าจากการทำกิจกรรมคุณภาพ ด้วยการพัฒนาคุณภาพงานประจำ เรื่อง การค้นหาหนังสือราชการภายนอก โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อลดระยะเวลาในการสืบค้น โดยใช้กระบวนการเชื่อมโยงกับการลงรับหนังสือราชการภายนอก อีกทั้งยังสามารถตอบสนองต่อความต้องการของผู้รับบริการได้ทันท่วงที หลังจากที่ได้ทบทวนการปฏิบัติงานประจำวัน ทำให้ได้ทราบถึงสภาพปัญหา สิ่งที่พบคือ การค้นหาหนังสือใช้ระยะเวลานาน ไม่สามารถค้นหาได้ทันที อีกทั้งยังต้องค้นหาต้นฉบับอ้างอิงทุกครั้งในการเสนอหนังสือที่มีความเกี่ยวเนื่องกัน การค้นหาก็มีความถี่มากขึ้น การซ้ำซ้อนของหนังสือมีเพิ่มขึ้น บางครั้งผู้ต้องการค้นหาไม่สามารถบอกรายละเอียดของหนังสือได้ เช่น อยากรู้ว่าวันที่ .....มีประชุมอะไรบ้าง ทำให้การสืบค้นทำได้ยาก
เมื่อทราบปัญหาก็เดินหน้าต่อด้วยการวางแนวทางแก้ไข
1.ทบทวนการปฏิบัติงานประจำจากปัญหาที่เกิดขึ้นเพื่อวางแนวทางแก้ไข จากการวิเคราะห์ปัญหาจึงได้ตั้งข้อสันนิษฐานในเบื้องต้นว่าน่าจะมีความเชื่อมโยงจากการลงรับหนังสือราชการ
2. หาวิธีแก้ไขปัญหา โดยการทบทวนการลงรับหนังสือราชการและสร้างคุณค่าให้กับทะเบียนรับหนังสือราชการเพราะการลงรับหนังสือราชการอย่างมีประสิทธิภาพจะส่งผลให้การค้นหาหนังสือราชการมีความรวดเร็วและแม่นยำขึ้น
2.1เปลี่ยนจากการลงรับในสมุดมาลงรับในโปรแกรม Excel ที่ดูธรรมดาแต่ไม่ธรรมดา
2.2เพิ่มเติมรายละเอียดที่สำคัญในหัวข้อการลงรับหนังสือราชการภายนอก เช่น หนังสือเชิญประชุม ให้ลงวันที่และเวลา เพิ่มเติม หนังสือเชิญวิทยากร ให้ระบุชื่ออาจารย์ผู้ถูกเชิญ หนังสือขอส่งเงินให้ระบุจำนวนเงิน โอนหรือว่าเช็ค เรื่องส่งมอบงานก็ให้ระบุวันที่และเวลา เลขที่สัญญา เป็นต้น ส่วนหนังสือประทับตรา ก็ระบุใจความสำคัญของเรื่อง
2.3 เพิ่มบันทึกการสั่งการจากผู้บริหาร ในส่วนของหนังสือที่ธุรการต้องนำเสนอหลังผู้บริหารสั่งการแล้ว บันทึกคำสั่งการลงท้ายเรื่อง นั้น ๆ
2.4 เพิ่มบันทึกการแยกเรื่องโดยใช้รหัสแยกประเภทเรื่อง เพื่อความสะดวกในการเรียกดูข้อมูลได้จากกลุ่มเรื่อง โดยกำหนดรหัสแฟ้มและชื่อแฟ้ม เช่น รหัส 1 แฟ้มประชุม
3.ทดลองทำตามแนวทางแก้ไขปัญหาที่กำหนด
4.เก็บข้อมูล ต้องเก็บทั้งก่อนทำการพัฒนาคุณภาพ และหลังทำการพัฒนาคุณภาพ
5.การแปรผล โดยการเปรียบเทียบกับตัวชี้วัดที่ตั้งไว้โดยตัวชี้วัดที่นำมาใช้ในครั้งนี้คือ
-อัตราการค้นหา/เรื่อง ภายใน 5 นาที ในกรณีที่ต้องการต้นฉบับอ้างอิง
-อัตราการค้นหา/เรื่อง ภายใน 3 นาที ในกรณีที่ไม่ต้องการต้นฉบับอ้างอิง
-ความแม่นยำการยืนยันการค้นหา 100%
โดยสรุปการทำกิจกรรมในครั้งนี้ส่งผลดีต่องานประจำและสามารถปฏิบัติได้ตามตัวชี้วัดที่ตั้งไว้ และยังช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายให้กับองค์กรไม่ต้องโทร.ซ้ำเพื่อแจ้งข้อมูลการค้นหา ผู้รับบริการก็พึงพอใจ งานประจำอื่น ๆ ได้ถูกพัฒนาไปพร้อม ๆ กัน และที่สำคัญเมื่อปัญหาจากการทำงานน้อยลงทำให้มีความสุขในการทำงานเพิ่มขึ้น เกิดความภาคภูมิในในงานที่ทำ และยังสามารถนำความรู้ที่เกิดจากการพัฒนางานเขียนเป็นคลังความร้ให้ผู้ปฏิบัติงานธุรการในหน่วยงานได้เรียนรู้ร่วมกัน
แวะมาอ่านยามเช้า
สวัสดีครับ
ลองใช้โปรแกรม MS Access ดูซิครับ เป็นการสร้างฐานข้อมูลเล็ก ๆ ได้ดีครับ
ยินดีกับรางวัลการพัฒนาคุณภาพนะจ๊ะ
ขอบคุณทุก ๆ ความคิดเห็นค่ะ
ขอบคุณมากๆ ครับ