ประกันเวลาค้นหาหนังสือราชการ


ประกันเวลา

วันนี้มีเรื่องเล่าจากการทำกิจกรรมคุณภาพ ด้วยการพัฒนาคุณภาพงานประจำ เรื่อง การค้นหาหนังสือราชการภายนอก  โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อลดระยะเวลาในการสืบค้น โดยใช้กระบวนการเชื่อมโยงกับการลงรับหนังสือราชการภายนอก อีกทั้งยังสามารถตอบสนองต่อความต้องการของผู้รับบริการได้ทันท่วงที หลังจากที่ได้ทบทวนการปฏิบัติงานประจำวัน ทำให้ได้ทราบถึงสภาพปัญหา สิ่งที่พบคือ การค้นหาหนังสือใช้ระยะเวลานาน ไม่สามารถค้นหาได้ทันที  อีกทั้งยังต้องค้นหาต้นฉบับอ้างอิงทุกครั้งในการเสนอหนังสือที่มีความเกี่ยวเนื่องกัน การค้นหาก็มีความถี่มากขึ้น การซ้ำซ้อนของหนังสือมีเพิ่มขึ้น บางครั้งผู้ต้องการค้นหาไม่สามารถบอกรายละเอียดของหนังสือได้ เช่น อยากรู้ว่าวันที่ .....มีประชุมอะไรบ้าง ทำให้การสืบค้นทำได้ยาก

เมื่อทราบปัญหาก็เดินหน้าต่อด้วยการวางแนวทางแก้ไข

1.ทบทวนการปฏิบัติงานประจำจากปัญหาที่เกิดขึ้นเพื่อวางแนวทางแก้ไข   จากการวิเคราะห์ปัญหาจึงได้ตั้งข้อสันนิษฐานในเบื้องต้นว่าน่าจะมีความเชื่อมโยงจากการลงรับหนังสือราชการ

2. หาวิธีแก้ไขปัญหา  โดยการทบทวนการลงรับหนังสือราชการและสร้างคุณค่าให้กับทะเบียนรับหนังสือราชการเพราะการลงรับหนังสือราชการอย่างมีประสิทธิภาพจะส่งผลให้การค้นหาหนังสือราชการมีความรวดเร็วและแม่นยำขึ้น

      2.1เปลี่ยนจากการลงรับในสมุดมาลงรับในโปรแกรม Excel ที่ดูธรรมดาแต่ไม่ธรรมดา

      2.2เพิ่มเติมรายละเอียดที่สำคัญในหัวข้อการลงรับหนังสือราชการภายนอก เช่น หนังสือเชิญประชุม ให้ลงวันที่และเวลา เพิ่มเติม  หนังสือเชิญวิทยากร ให้ระบุชื่ออาจารย์ผู้ถูกเชิญ  หนังสือขอส่งเงินให้ระบุจำนวนเงิน โอนหรือว่าเช็ค เรื่องส่งมอบงานก็ให้ระบุวันที่และเวลา เลขที่สัญญา เป็นต้น ส่วนหนังสือประทับตรา ก็ระบุใจความสำคัญของเรื่อง

      2.3 เพิ่มบันทึกการสั่งการจากผู้บริหาร ในส่วนของหนังสือที่ธุรการต้องนำเสนอหลังผู้บริหารสั่งการแล้ว บันทึกคำสั่งการลงท้ายเรื่อง นั้น ๆ

      2.4 เพิ่มบันทึกการแยกเรื่องโดยใช้รหัสแยกประเภทเรื่อง เพื่อความสะดวกในการเรียกดูข้อมูลได้จากกลุ่มเรื่อง   โดยกำหนดรหัสแฟ้มและชื่อแฟ้ม เช่น รหัส 1 แฟ้มประชุม 

 3.ทดลองทำตามแนวทางแก้ไขปัญหาที่กำหนด

4.เก็บข้อมูล   ต้องเก็บทั้งก่อนทำการพัฒนาคุณภาพ และหลังทำการพัฒนาคุณภาพ

5.การแปรผล โดยการเปรียบเทียบกับตัวชี้วัดที่ตั้งไว้โดยตัวชี้วัดที่นำมาใช้ในครั้งนี้คือ 

       -อัตราการค้นหา/เรื่อง ภายใน 5 นาที ในกรณีที่ต้องการต้นฉบับอ้างอิง

       -อัตราการค้นหา/เรื่อง ภายใน 3 นาที ในกรณีที่ไม่ต้องการต้นฉบับอ้างอิง

       -ความแม่นยำการยืนยันการค้นหา 100%

             โดยสรุปการทำกิจกรรมในครั้งนี้ส่งผลดีต่องานประจำและสามารถปฏิบัติได้ตามตัวชี้วัดที่ตั้งไว้ และยังช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายให้กับองค์กรไม่ต้องโทร.ซ้ำเพื่อแจ้งข้อมูลการค้นหา ผู้รับบริการก็พึงพอใจ งานประจำอื่น ๆ ได้ถูกพัฒนาไปพร้อม ๆ กัน และที่สำคัญเมื่อปัญหาจากการทำงานน้อยลงทำให้มีความสุขในการทำงานเพิ่มขึ้น เกิดความภาคภูมิในในงานที่ทำ และยังสามารถนำความรู้ที่เกิดจากการพัฒนางานเขียนเป็นคลังความร้ให้ผู้ปฏิบัติงานธุรการในหน่วยงานได้เรียนรู้ร่วมกัน

 

หมายเลขบันทึก: 179635เขียนเมื่อ 30 เมษายน 2008 09:19 น. ()แก้ไขเมื่อ 24 พฤษภาคม 2012 10:39 น. ()สัญญาอนุญาต: จำนวนที่อ่านจำนวนที่อ่าน:


ความเห็น (6)
  • เยี่ยมมากเลยคุณ Cherry ถ้าทุกส่วนงานมีการวิเคราะห์ระบบบริการ  กำหนดตัวชี้วัดและเกณฑ์คุณภาพการปฏิบัติงานในแต่ละตัวชี้วัดอย่างชัดเจนเช่นนี้ จะช่วยให้งานบริการรวดเร็วและมีประสิทธิภาพอย่างแน่นอน
  • ลองให้ใครพัฒนาเป็นฐานข้อมูลสำหรับฝ่าย/หน่วยงานเราก็น่าจะดี

สวัสดีครับ

ลองใช้โปรแกรม MS Access ดูซิครับ เป็นการสร้างฐานข้อมูลเล็ก ๆ ได้ดีครับ

ยินดีกับรางวัลการพัฒนาคุณภาพนะจ๊ะ

ขอบคุณทุก ๆ ความคิดเห็นค่ะ

พบปัญหาการใช้งานกรุณาแจ้ง LINE ID @gotoknow
ClassStart
ระบบจัดการการเรียนการสอนผ่านอินเทอร์เน็ต
ทั้งเว็บทั้งแอปใช้งานฟรี
ClassStart Books
โครงการหนังสือจากคลาสสตาร์ท