บริหารงานฝึกอบรม:ลดความสูญเสีย
ทุกปลายปีงบประมาณจะมีตัวเลขข้อมูลชุดหนึ่งที่ทำให้หงุดหงิดหัวใจ
ปีละ หนึ่งหมื่น สองหมื่น สามหมื่นมีแนวโน้มไปในทางเพิ่มขึ้น...
ล่าสุดปีงบ 48 วิ่งไปถึง 38,640.- ทุกปลายปีเราก็ได้แต่รายงานเป็นความสูญเสียที่เกิดจากการไม่เข้าฝึกอบรมอาจดูไม่มากหากเราแยกรายงานทีละโครงการปีละ 56โครงการ มีจำนวนคนมาเข้ารับการอบรมในโครงการที่เราจัด3,000กว่าคน...เฉลี่ยแล้วสูญเสียโครงการละ 690.-ต้องมีช่องทางลดความสูญเสียได้ซิ..มีการนำประเด็นนี้เข้าพูดคุยกับผู้เกี่ยวข้องจึงคลอดมาตรการออกมา"เรียกเก็บค่าใช้จ่ายจากหน่วยงานที่ส่งคนเข้าอบรมแล้วไม่มาเข้าอบรม" ใช้มา 13 เดือน ตัวเลขเป็นไปในทางที่ดียอดคนที่ไม่มาเข้าอบรมต่ำลง...แต่ก็ยังคงมีให้เรียกเก็บประปราย
เราเริ่มมาตรการนี้เมื่อ 5 เมษายน 2549 โดยตัดเงินที่ต้นทาง กองคลังตัดเงินคณะหน่วยงาน..จากนั้นสุดแล้วแต่ว่าคณะจะไปกำหนดว่า...กรณีไหนคณะจ่าย...กรณีไหนเจ้าตัวจ่าย...แต่ทั้งนี้เรามีกติกา...สามารถแจ้งยกเลิกการเข้าร่วมโครงการ โดยแจ้งให้ทราบล่วงหน้า...3 วันก่อนวันจัดกรณีจัดในสถานที่ และ 5 วันก่อนจัดกรณีจัดนอกสถานที่ แจ้งยกเลิกได้ทั้งทางอีเมลหรือโทรศัพท์
แน่หล่ะเราได้รับการตัดพ้อ..การบ่น..ว่าเราบริหารจัดการบนความไม่ยืดหยุ่นไม่ดูแลใจพนักงาน อย่างนี้ใครจะกล้าสมัครมาเข้าอบรมหล่ะเพราะความเสี่ยงเกิดขึ้นได้ นอกจากเขาต้องทำงานชดเชยเวลาที่มาเข้าอบรมแล้ว หากมีงานด่วนขึ้นมาจัดสรรเวลาไม่ได้ต้องเสียเงินอีก...สู้ไม่ต้องสมัครเข้าร่วมโครงการอะไรเลยจะดีกว่า..."ว่าไม่เห็นใจใครจะห้ามเหตุการณ์สุดวิสัยได้ ติดงานด่วน มีอุบัติเหตุ เจ็บป่วยไม่สบายกระทันหัน ล้วนเป็นเหตุผลที่ฟังกัน...และดูจะฟังขึ้น
...อุ๊ย!ลืมไปสนิทเลย.ขอโทษทีตายหล่ะงานเต็มโต๊ะเลยทำไงดี..ขอยกเลิกแล้วกันนะ...
ผลพวงจากมาตรการนี้ทางงานของเราต้องปรับปรุงกระบวนการผู้รับผิดชอบโครงการจะยุ่งยากกว่าเดิม..ต้องทำงานระบบยิ่งขึ้นมีระบบการตอบรับการเข้าร่วมจะทำแบบหลงๆลืมๆไม่ได้..มีการจัดการความเสี่ยงโดยผู้ดูแลโครงการเอง..เช่นในการสั่งอาหารให้น้อยลง ยึดหลัก..เพิ่มจำนวนหัวจะ..ต่อรองง่ายกว่าลดจำนวน..เรียนรู้ที่จะ...แก้ปัญหา..และอุดรอยรั่ว..และปรับปรุงความสัมพันธ์ระหว่างผู้จัดกับบุคลากรต่อรอง อธิบายให้เข้าใจ...เราได้ใช้...gotoknow.orgในการแจ้งตอบรับการเข้าอบรมเดิมวางแผนไว้ว่าหากมีระบบการใช้ภายใน(share.psu.ac.th) จะกำหนดให้ผู้ปฏิบัติในงานทุกคน ใช้ระบบนี้เพื่อเป็นการนำงานประจำใช้ในวงนั้น...
ทั้งนี้มีหลายมุมมองนี่เป็นส่วนราชการเขาดูแลให้คุณพัฒนาศักยภาพในการทำงานฟรีแล้วยังไม่มา..หากเป็นเอกชนที่ต้องขวนขวายไปหาสิ่งเหล่านี้มาเพิ่มพูนสมรรถนะในการทำงาน..ไม่งั้นก็ถูกเชิญออกจากงานไปหากไม่มีสมรรถนะเพียงพอ
ความเห็น (10)
สวัสดีค่ะ
อืมม์..... เข้าใจความเครียดค่ะ
สวัสดีค่ะน้องจิ๊บที่คิดถึง
- เก่งจังค่ะน้องของพี่อ้อย
- อย่าเครียดกับงานมากนะคะ....อะไรมันมีสูตรลงตัวแล้วค่ะน้อง
ครูอ้อยส่งกำลังใจไปช่วยค่ะ
- ใช่ค่ะ ขนาดหนิงไม่ใช่หน่วยงานที่ทำหน้าที่ฝึกอบรม หรือพัฒนาบุคคลากรนะคะ แต่หนิงก็เคยจัดอบรมแล้ว ผู้เข้าร่วมมาไม่ครบ อาหารและเบรคที่สั่งมา เหลือเยอะมาก เคยคิดเล่นๆเหมือนกันค่ะ ว่าเราสูญเสียเงินไปมากโขอยู่
- เข้าใจความรู้สึก ที่ว่า เลยค่ะ
- แวะมาทักทายครับ
- เห็นการปรับกระบวนท่าอยู่ตลอดเวลาแล้ว..นับถือๆ ครับ
- ขอบพระคุณมากครับที่นำมา ลปรร.
คุณจิ๊บคะ
การบริหารบางครั้งก็ยากและทำให้เครียด
แต่เข้าใจในสภาวการณ์ที่เจอ
บันทึกของคุณจิ๊บทำให้คิดถึงความสูญเสียที่เกิดขึ้นจากการฝึกอบรม ประชุม สัมมนา (ภายในคณะ) ได้ข้อคิดนำไปต่อยอด คงต้องเริ่มทำจากคณะฯ ตัวเองก่อน สร้างวัฒนธรรมใหม่ให้เกิดขึ้น ลดความสูญเสีย เพิ่มความรับผิดชอบ (ส่วนบุคคล) ให้มากขึ้น เช่น ให้ตอบรับ ถ้าใครไม่ตอบรับไม่จัดอาหารให้ (ฮา..) ถ้าใครตอบรับแล้วไม่มี มีแจ้งเพื่อทราบด้วย ได้เรื่องอย่างไรจะเล่าสู่กันฟังค่ะ (แต่ทั้งหมดต้องเข้าสู่ที่ประชุมเพื่อตกลงกันค่ะ)