คิดเรื่องงาน (1) : เหมือนชีวิตถูกขังในห้องประชุม ..เนิ่นนาน แต่ว่างเปล่า
วันนี้..เหมือนกับชีวิตถูกขังไว้ในห้องประชุมทั้งวันเลยทีเดียว เริ่มตั้งแต่ 4 โมงเช้ายัน 6 โมงเย็น...
วันนี้, เป็นอีกวันที่ผมใช้สมองมากอย่างที่ไม่เคยเป็นมาก่อน อ่อนล้าและโรยแรงราวกับเมื่อสมัยที่เป็นนักเรียนที่เดินออกจากห้องสอบและตรงดิ่งกลับบ้านอย่างอิดโรย
เป็นธรรมดาแหละครับ, การทำงานไม่ว่าองค์กรใด หรือแม้แต่เราอยู่ในสถานะใดก็ย่อมหลีกไม่พ้นการ "ประชุม" ไปได้...
ผมไม่ชอบงานบริหาร เพราะเหตุผลหนึ่งก็คือการเบื่อหน่ายต่อการประชุม รวมถึงเหน็ดเหนื่อยต่อระบบอันซ้ำซากของการประชุมนั่นเอง
ผมไม่ปฏิเสธหรอกครับว่า, การประชุม คือ กระบวนการสร้างสรรค์งานขององค์กร , มติที่ประชุม คือแนวทาง หรือกรอบแนวคิดของการทำงาน แต่บางครั้ง หรือแม้แต่บ่อยครั้ง เรากลับสูญเสียเวลาไปกับการประชุมโดยไม่ได้อะไรมากดังที่ควรจะเป็น ซ้ำร้ายเวลาที่ควรจะต้องทำงานก็อันตธานหายไปกับห้องประชุมอย่างน่าเวทนา
ภาคเช้า...ผมมีประชุมร่วมกับรองคณบดีทุกคณะและผู้นำองค์กรนิสิตอีกไม่น้อยกว่า 20 องค์กร โดยเรื่องหลัก ๆ ก็คือ การนำเสนอรูปแบบและแนวคิดเกี่ยวกับการจัดกิจกรรมประชุมเชียร์
ภาคบ่าย ... ผมร่วมประชุมกับผู้นำองค์กรนิสิตในหลายเรื่องหลายประเด็น ซึ่งอันที่จริงก็ล้วนแล้วแต่ควรต้องเป็นเวทีของพวกเขาเองทั้งนั้น แต่เวลาที่ล่วงมานานและไม่มีความคืบหน้า ผมและทีมงานก็เลยต้องลงไปดูแลแบบถึงลูกถึงคน...
เย็น... ผมเข้าประชุมประเมินพนักงาน และพ่วงด้วยการเข้าเยี่ยมชมและสังเกตการณ์การจัดกิจกรรมสานสัมพันธ์นิสิตโครงการเรียนล่วงหน้า ครั้งที่ 3 ที่กว่าจะเลิกก็ล่วงเข้าเกือบ 2 ทุ่มทีเดียว
ผมพยายามนั่งทบทวนว่าการประชุมวันนี้ทำไมถึงเนิ่นนาน - เนิ่นช้า และชวนให้น่าเบื่อ หรือแม้แต่ไม่บรรลุซึ่งความมุ่งหวังดังที่ควรจะเป็น
ผมพยายามที่จะขบคิดและพิเคราะห์มูลเหตุแห่งการประชุมนั้น เพื่อที่จะนำไปสรุปกับน้อง ๆ ในที่ทำงานในวันรุ่งขึ้น ซึ่งพอที่จะจัดเป็นประเด็นสำคัญ ๆ ได้บ้างว่า เพราะเหตุใดการประชุมวันนี้ จึงดูเกือบจะสูญเปล่าไปเกือบทั้งหมด นั่นคือ
- การล่าช้าของผู้เข้าร่วมประชุมที่ขาดวินัยต่อการตรงต่อเวลา
- การขาดเตรียมความพร้อมในด้านเนื้อหาและสื่อที่จะนำเสนอ
- การขาดการบริหารเรื่องเวลาในแต่ละประเด็น
- การขาดการจับประเด็นและสรุปความที่ชัดเจนของแต่ละเรื่อง
- การขาดความแม่นยำในเรื่องระเบียบของการประชุม
- การขาดความเอาใส่ใจของผู้เข้าร่วมประชุมอย่างจริงใจต่อเรื่องที่นำเสนอ
- การขาดความเคารพในทางความคิดที่แตกต่างของกันและกัน
- ......
- ฯลฯ
นั่นคือ ข้อสังเกตและภาวะอันรู้สึกที่เกิดขึ้นกับผม ณ ห้องประชุมอันยาวนานและเนิ่นช้า....
ท่านล่ะครับ...พานพบห้วงเช่นนี้บ่อยเหมือนผม หรือไม่...
หรือมีกลวิธีอันใดบ้าง ที่จะช่วยให้การประชุมไม่น่าเบื่อ...กระชับ และเลิกตรงเวลา เพื่อให้มีเวลาเหลือพอที่จะไปทำงานต่อไป โดยไม่ต้องนั่งโต๊ะเซ้นแฟ้มจนค่ำมืด หรือไม่ก็หอบงานกลับมาทำที่บ้าน และตื่นแต่เช้า - เข้าห้องทำงานอย่างรีบเร่ง... !
ความเห็น (22)
สวัสดีค่ะ
พบปัญหาแบบนี้บ่อย สมัยทำงานอยู่ที่รัฐวิสาหกิจแห่งหนึ่ง จริงๆแล้ว การประชุมเป็นต้นทุนอย่างหนึ่งนะคะ สูงด้วย
พอประชุมบ่อยๆ เราก็ไม่ได้เตรียมอะไรนัก ไปถกกันในห้องนั่นแหละ ทำให้ไม่มีกรอบเวลาและเป้าหมายเท่าที่ควร ว่ากันไปเรื่อย บางครั้งไม่คุ้มค่าเลยค่ะ
การประชุมดี แต่ต้องมีการเตรียมการ มี agenda ชัดเจน มีการสรุปประเด็น ไม่ใช่ postpone ไปคราวหน้าเรื่อยๆ และตรงเวลา สำคัญคือ ไม่ควรบ่อยนักด้วย
- คณะแพทย์ มข มีคำขวัญว่า ตรงเวลา สามัคคี มีวินัย
- ก่อนที่เจ้าหน้าที่เสียงตามสายจะประกาศ จะต้องพูดประโยคนี้ก่อนเสมอ
- ผู้บริหารจะบอกบุคลากรและให้เน้นคำขวัญนี้
- ช่วยได้มากเหมือนกันค่ะ
เป็นบ่อยครับ จนมีการพูดกันเล่น ๆ ว่า ผลการประชุมสรุปว่า พรุ่งนี้จะประชุมกันต่อ...ฮา
ครับผมก็เป็นอย่างที่คุณแผ่นดินว่ามากทั้งหมด ตรงเวลาสำคัญมากที่สุด ส่วนการเคารพความคิดผู้อื่นสำคัญเช่นกัน
แต่เหนือสิ่งอื่นใดครับ ประธานในที่ประชุมและเลขาต้องทำหน้าที่ได้เต็มความสามารถ ควบคุมการประชุมให้อยู่และ เลขาก็ต้องจับประเด็นให้ไว รวมทั้งระเบียบต่าง ๆ ต้องแม่นด้วย ส่วนผู้มาประชุมถ้ามาครบองค์ประชุมแล้ว ประชุมเลยครับ ไม่รอ ใครทั้งนั้น กำหนดเวลาเลิกชัดเจนหมดเวลาก็หยุดประชุม การกำหนดเวลาไว้ จะทำให้ผู้ประชุมไม่อภิปรายถกเถียงกันมาก
คุณแผ่นดินคะ
ตอนนี้ที่คณะกำลังระดมความคิดเห็นเรื่องค่านิยม เรื่องวัฒนธรรมองค์กร หัวข้อหนึ่งที่เราค้นพบคือการไม่ตรงต่อเวลาในการประชุม ดังนั้น จึงเป็นสิ่งที่เราต้องร่วมกันสร้าง ให้เกิดเป็นวัฒนธรรมที่ดีงามร่วมกันค่ะ
เรือ่งการจัดวาระการประชุม ต้องสร้างรูปแบบ และผุ้ที่ได้รับมอบหมายหรือเป็นผู้รับผิดชอบนั้นต้องศึกษาและนำเสนอ เพื่อให้การประชุมไม่เยิ่นเย้อค่ะ เช่น
สรุปเรื่อง
1......
2.......
3........
กฏ/ระเบียบ/แนวปฏิบัติที่เกี่ยวข้อง
1....
2...
3.......
ข้อเสนอเพื่อพิจารณา
1.......
2.......
3........
ต้องสรุปให้ชัดเจน แล้วที่ประชุมจะเห็นชอบหรือไม่อย่างไรหรือมีข้อเพิ่มเติมอะไรไปว่ากันในที่ประชุม เพื่อไม่ให้ล่าช้า ต้องฝึกค่ะ ทำเป็นรูปแบบที่ตายตัวไปเลย จได้เป็นแนวปฏิบัติร่วมกันค่ะ....อาจจะช่วยได้
และที่สำคัญคือต้องกำหนดเวลาประชุม และเลิกให้ตรงกับเวลาที่ได้ตกลงกันไว้ ถ้าไม่เสร็จก็ต้องเป็ฯครั้งต่อไป ประธานต้องควบคุมให้ได้ ถ้าไม่อยากมีประชุมครั้งต่อไปก็ต้องพยายามควบคุมการประชุมให้ได้ค่ะ
 |
วันนี้กว่าจะเริ่มประชุมได้รอนานแสนนานร่วมชั่วโมง...ผมก็ตัวเล็กเกินไปที่จะเปิดประชุมเองได้ เลยต้องรอและรออย่างอดทน
กระนั้นก็ยังไม่สิ้นศรัทธาหรอกนะครับว่า การประชุมเป็นต้นทุนอย่างหนึ่ง ...
ขอบพระคุณครับ
 |
- น่าชื่นชมคณะแพทย์ มข. จังเลยนะครับ
- ตรงเวลา สามัคคี มีวินัย
- น่าจะเป็นหัวใจอันสำคัญของการพัฒนาองค์กรที่ดียิ่ง
- เพราะล้วนเป็นจริยธรรมที่จะช่วยให้องค์กรเข้มแข็งและมีศักยภาพ
- ขอบพระคุณครับ
 |
เห็นใจมากๆค่ะ ประชุมเมื่อวานเนิ่นนาน...แต่ว่างเปล่า...
วันนี้ทานข้าวด้วยนะคะ เพราะเมื่อเห็นบอกว่าไม่ได้ทานข้าวทั้งวัน ทานกล้วยรองท้องนิดหน่อยเอง อิอิอิ
- เช่นเดียวกันเลย ถูกขังทั้งวัน
- เลิก 5 โมงเย็น ลากขากลับบ้านค่ะ
- ใกล้เปิดเทอม งานรัดตัวมาก เตรียมงานปฐมนิเทศนักศึกษาจัด 4 วัน เป็นประธานฝ่ายประเมินโครงการฯมีบุคลากรและสต๊าฟนักศึกษา 24 คน
- งานเตรียมตัวเปิดหอพักเพื่อให้นักศึกษาปี 1เตรียมพร้อม
- งานอบรมกรรมการหอพักเรื่องนานาโอสถ (ยาสามัญประจำบ้านและปฐมพยาบาลฟื้นคืนชีพเบื้องต้นจำนวน 91 คน วันที่ 18 นี้
 |
เมื่อวานเหนื่อยจริง ๆ ครับ...เหนื่อยกาย เหนื่อยสมอง เดินจะไปซื้อผลไม้ ยังงงว่าจะซื้ออะไร ที่สุดก็ไม่ได้ซื้อเดินเข้าห้องประชุมเฉยเลย...
แต่เสียงหัวเราะและรอยยิ้มของเด็ก ๆ ที่ลานสะเดาก็ชุบชีวิตขึ้นมาได้มากโข...
ขอบคุณในกำลังใจที่ดูแลกันและกัน นะครับ
- สวัสดีครับ พี่อึ่งอ๊อบ
- เมื่อวานผมเตรียมเอกสารให้ครบถ้วนตามที่แนะนำเลยทีเดียว...รวมทั้งประเด็นต่าง ๆ ก็ระบุให้ชัดแจ้ง ขาดก็แต่ระเบียบ - แนวปฏิบัติที่เกี่ยวข้องเท่านั้นแหละครับ
- ที่นี่...ระยะหลังไม่ให้บทบาทกับฝ่ายเลขาฯ ในที่ประชุมนัก บางที่ประธานก็ไม่รู้รายละเอียดเท่าฝ่ายเลขาฯ ยิ่งถ้าประธานและฝ่ายเลขาฯ ไม่มีเวลาแชร์งานกันก่อน ก็ดูจะไม่เวิร์ก นัก
- แต่บทเรียนที่เกิดขึ้นเมื่อวาน ผมเชื่อว่า จะเกิดการเรียนรู้ที่ดีขึ้นแน่
- เราให้โอกาสต่อเวทีประชุมอีกครั้งในวันศุกร์นี้...ผมเชื่อว่าประวัติศาสตร์จะไม่ซ้ำรอย..
- ขอบคุณพี่สาวแสนดี..ของผม ครับ
สวัสดีครับ เจ้..
 |
เช่นกันนะครับ ..ถึงแม้ไม่พบหน้ากันบ้าง แต่ก็เป็นกำลังใจให้ นะครับ
สวัสดีครับ พี่อัมพร
 |
เป็นคนหัวอกเดียวกัน...ตกอยู่ในภาวะเดียวกัน...รู้สึกเหนื่อย แต่ไม่ท้อ ใช่ไหมครับ
ผมกำลังให้น้องตัดต่อวิดีทัศน์ใหม่ ... เลยไม่ได้ส่งไปให้ โดยนำข้อมูลใหม่ที่ไปกิ่วเคียนเพิ่มเติมลงไป เสร็จแล้วจะส่งไปให้โดยด่วนนะครับนะครับ...
ที่กองกิจฯ ไม่มีช่างเทคนิคในเรื่องเหล่านี้ ใช้ความสนใจและความสามารถเท่าที่มีอยู่ทำงานด้านนี้อย่างบ้าบิ่น...
ผมเป็นกำลังใจให้เสมอนะครับ...พี่อัมพร
- สวัสดีครับคุณแผ่นดิน
- เห็นด้วยครับว่าการประชุมบางครั้งแทนที่จะได้ผลสรุปอะไรออกมาบ้างกลับกลายเป็นว่าเป็นการเสียเวลาไปเปล่า ๆ โดยที่ไม่ได้บทสรุปอะไรเลย (โดยเฉพาะประชุมกับคณาจารย์)
- บทบาทผู้นำการประชุมค่อนข้างสำคัญ ต้องกระชับในแต่ละประเด็นและตัดบทเป็นโดยที่ผู้แสดงความคิดเห็นไม่รู้สึกครับ
- ขอบคุณที่มาแลกเปลี่ยนครับ ประเด็นนี้คงแทงใจดำหลาย ๆ คนใน blog :>
 |
ขอบคุณครับ..ที่มาช่วยย้ำให้หนักแน่นต่อการพึงตระหนักเพื่อการพัฒนาขององค์กร..
บทบาทผู้นำการประชุมค่อนข้างสำคัญ ต้องกระชับในแต่ละประเด็นและตัดบทเป็นโดยที่ผู้แสดงความคิดเห็นไม่รู้สึก
ขอบคุณในทัศนะนี้มากครับ
- ขอบคุณมากน้องแผ่นดิน
- รอรับของฝากค่ะ
- ได้แอบโม้ให้เพื่อนฟังแล้วละ ว่าพี่ได้สร้างมิตรภาพดีๆ กับเพื่อนต่างสถาบันเพื่อ ลปรร.การทำงานกิจการนิสิตนักศึกษากัน
- ขอบคุณมากครับ
- อยู่ที่นี่ - ผมเองก็ได้โม้ให้น้อง ๆ ในสำนักงานฟังเหมือนกันว่าได้รับมิตรภาพดี ๆ จากเพื่อนต่างสถาบันในเวที G2K
- ช่วงนี้วางแผนกิจกรรมล่วงหน้ากันพอสมควรเพื่อรับมือกับการเปิดเรียนในเดือนมิถุนายน
- พรุ่งนี้ผมต้องไปราชการร่วมรับฟังการร่างรัฐธรรมนูญที่ขอนแก่น...
- เชื่อว่าคงเข้มข้นไม่เบา เลยถือโอกาสชวนนิสิตไปด้วย จะได้เรียนรู้ในอีกมิติหนึ่ง
สวัสดีครับ
ได้อ่านแล้วรู้สึกร่วมไปด้วยเลยครับ
เพราะข้าน้อยเองก็ไม่ชอบประชุมเหมือนกัน อิอิ
สาเหตุที่ไม่ชอบคล้ายกับท่านมากเลยมันน่าเบื่อ
แต่ที่สำคัญกว่านั้นคือ ประชุมแล้วได้อะไรน้อยมาก
เหมือนกับว่ามาระบายปัญหาที่ไม่มีข้อสรุปชัดเจน
ยิ่งฟังก็ยิ่งเครียด เครียด...หลับครับ
ผมเองกำลังหาทางให้งานประชุมมันสนุกสนานอยู่ ยังไงจะมาร่วมแชร์ไอเดียกันได้นะครับ กำลังเขียนอยู่เลย
 |
ผมขอบคุณมากเลยที่กรุณาช่วยขานรับเรื่องความสำคัญของที่ประชุม
วันศุกร์ที่ผ่านมาผมก็ประชุม 4 โมงเช้ายัน ทุ่มกว่า ๆ แต่คราวนี้ผมเตรียมการทุกอย่าง เช่น ...ย้ำความตรงต่อเวลา, เตรียมประเด็น, ควบคุมประเด็น, เน้นการสรุป, รวมถึงการเน้นย้ำให้ผู้เสนอได้เตรียมเอกสาร หรือสื่อต่าง ๆ ของตนเองให้เป็นรูปธรรม มิใช่มานั่งประชุมโดยใช้จินตนาการสถานเดียว
ครั้งนี้ ยาวนานแต่ก็ได้ผลกว่าครั้งที่ผ่านมามาก...
ขอบคุณมากครับ
สวัสดีครับ อ.แป๋ว
 |
จำได้ว่าเคยอ่านบันทึกของอาจารย์ในเรื่องเทคนิคการประชุมแล้ว...และถือว่าเป็นกระบวนการที่รัดกุมและนำไปสู่การประชุมที่มีประสิทธิภาพมาก...
ถึงแม้จะพบเจอบรรยากาศประชุมที่น่าเบื่อและจำเจมากมาย แต่ก็ยังมีศรัทธาต่อการประชุมอยู่เหมือนเคย
ขอบพระคุณครับ