เรื่องไม่ง่ายกับการประชุม

  ติดต่อ

Confrontationการประชุม คือการพยายามหาประโยชน์จาก collective brain power เพื่อก้าวไปสู่คำตอบที่ดีกว่า การประชุมเป็นการลงทุนขององค์กร เมื่อลงทุนด้วยเวลา และความเหนื่อยยากของบุคลากร ทั้งการจัดเตรียมวาระ-เอกสารต่างๆแล้ว องค์กรก็น่าที่จะได้ข้อสรุปที่ดี นำไปใช้ได้

ในการประชุมนั้น เราต้องการความแตกต่างทางความคิด -- หากว่าคิดเหมือนกันหมด ก็ไม่รู้จะประชุมกันไปทำไม ของทุกอย่างในโลก (ยกเว้นทรงกลม) เมื่อมองจากมุมที่แตกต่างกัน จะเห็นเป็นภาพที่แตกต่างกันเสมอ แม้บางทีรูปร่างเหมือนกัน แสง-เงาก็ต่างกัน ดังนั้นหากเรากำลังเสนอสิ่งที่คิดว่าดีที่สุด จะแน่ใจได้อย่างไรว่าความคิดของเราถูกต้องเสมอจนไม่ต้องฟังใคร หรือว่าการที่ผู้อื่นเห็นด้วยนั้น เป็นการเห็นด้วยจากการยอมรับในเหตุผล ไม่ใช่ความเกรงใจ หรือแรงกดดันอื่นๆ

ในด้านที่ไม่เกี่ยวกับการเมืองนั้น ข้อสรุปจากการประชุม คือความเห็นร่วมกันถึงทางออกที่ดีที่สุดสำหรับประเด็นต่างๆ จึงเป็นเรื่องผิดมารยาทที่จะมีลักษณะของเสียงข้างน้อย ความเห็นที่แตกต่างจากข้อสรุปของการประชุมนั้น สามารถขอให้บันทึกไว้ในรายงานการประชุมได้ (มีผลคุ้มครองทางกฏหมายด้วย)

การลงมติ มักจะให้ความรู้สึกว่าเป็นประชาธิปไตย เรื่องนี้ก็จริงครับ แต่เป็นเพียงรูปแบบ-กระบวนการ ไม่ใช่เนื้อหาซึ่งคือความรับผิดชอบต่อส่วนรวม; การลงมติ ไม่ได้เป็นการรับประกันว่าจะได้ข้อสรุปที่ดีที่สุด เราประชุมกันเพื่อแก้ปัญหาหรือหาข้อสรุปอะไรบางอย่าง ไม่ได้ประชุมกันเพื่อให้ใครมาชื่นชมว่าใช้กระบวนการลงมติในการสรุป สำหรับผม ข้อสรุปจากการประชุมไม่น่าจะเกิดจากการลงมติ คณะกรรมการต่างๆประชุมเพื่อหาทางออกที่ดีที่สุดสำหรับปัญหาต่างๆ ข้อสรุปก็ไม่ใช่การทำข้อสอบปรนัย ไม่จำเป็นต้องเลือกจากข้อเสนอต่างๆที่เกิดขึ้น

ข้อเสนอต่างๆนั้น ผู้เสนอล้วนคิดแล้วว่าเป็นสิ่งที่ดีที่สุด ไม่ได้เสนอมาเพียงเพราะเหงาต้องการพูดคุย เมื่อมีหลายข้อเสนอ ก็แปลว่ามีผู้คิดว่ามีสิ่งที่ดีที่สุดหลายอย่าง จะเป็นการดีกว่าหรือไม่ หากจะเลือกเอาเฉพาะจุดดีของข้อเสนอแต่ละอัน มาสังเคราะห์เป็นคำตอบที่ดียิ่งขึ้นไปอีกสำหรับปัญหาที่พยายามจะแก้ไข -- ต้องยอมรับว่าบางทีเรื่องนี้ก็ยากที่จะทำเหมือนกัน ดังนั้นจะทำหรือไม่ทำ ก็อยู่ที่ว่ากรรมการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งประธานในที่ประชุม คิดอย่างไรกับการประชุมนั้น

การลงมติในสังคมการเมืองนั้น เป็นตัวอย่างให้เห็นอยู่แล้ว ว่าทำให้เมืองไทยขาดความต่อเนื่องในการบริหารมากว่าครึ่งศตวรรษ ต่างฝ่ายต่างยึดอัตตาของตน เมื่อตนถูกและดี-อีกฝ่ายหนึ่งจะผิดและเลวเสมอ แต่จำนวน ส.ส. เปลี่ยนไปเปลี่ยนมา พรรคการเมืองควบรวม-เป็นพันธมิตรกัน-อาการงูเห่า-ย้ายพรรค-ย้ายวัง การเมืองเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา เมื่อฝ่ายเสียงข้างน้อยเข้ามาบริหาร ก็ล้มความคิดเดิม ทำให้การพัฒนาประเทศกลับไป-กลับมา ไม่ไปไหนเสียที ข้าราชการคงมึนตึ้บ

กลับมาเรื่องการประชุมเป็นการพยายามหาประโยชน์จาก collective brain power มีหลายเรื่องที่น่าจะทำสำหรับการประชุม

  1. ส่งวาระการประชุมออกไปก่อน เพื่อให้ผู้ร่วมประชุมได้เตรียมตัว; เครื่องยนต์จรวด ไม่ได้ทำให้จรวดไปถึง escape velocity ในทันที หรือเครื่องบิน ก็ไม่ได้บินในทันทีที่ติดเครื่องยนต์ แต่ค่อยๆเร่งขึ้น ดังนั้นกว่าที่แต่ละคนจะได้ความคิดที่ดี ก็ต้องใช้เวลาไตร่ตรองกันมาบ้าง; ถึงจะเป็นการประชุมด่วน ก็จำเป็นที่จะต้องแจ้งผู้ร่วมประชุมได้เตรียมตัว หาข้อมูล คิดล่วงหน้าเพื่อเตรียมข้อเสนอ แม้โทรตาม ก็ต้องบอกว่าเรื่องอะไร
  2. เกียรติยศของที่ประชุม อยู่ที่คุณภาพของการแลกเปลี่ยนความคิดเห็น ไม่ได้อยู่ที่ว่ามีใครมาประชุม หากใครไม่เกี่ยวข้อง ให้เขาได้ทำงานของเขาไปดีกว่าจะมานั่งเบื่อในที่ประชุมไหมครับ; ผลงานของที่ประชุม อยู่ที่ข้อสรุปนำไปปฏิบัติให้ได้ผลดี ไม่ใช่ว่าหน่วยงานไหน-ระดับไหนมาประชุมบ้าง; อย่าปล่อยให้ใครเข้าไปนั่งเฉยๆตลอดการประชุม
  3. เอาอคติทิ้งไว้นอกห้องประชุม เรื่องในอดีตไม่ว่าที่เราชอบหรือไม่ชอบก็ผ่านไปแล้ว ไม่เกี่ยวกับเรื่องที่กำลังจะตัดสินใจร่วมกันในการประชุม (ชอบก็เป็นอคติได้)
  4. พูดกันทีละคน ให้โอกาสผู้อื่นได้เสนอความคิดเห็นอย่างอิสระบ้าง ในตอนคนอื่นพูด-เราฟังอย่างตั้งใจ
  5. รักษาเวลา ตกลงกติกากันก่อน ควบคุมให้อยู่ในประเด็น
  6. ยอมรับในความแตกต่าง ผู้ที่คิดแตกต่างจากเรา ไม่ได้แปลว่าเป็นศัตรูกับเราเสมอไป ความแตกต่างอาจเกิดจากข้อจำกัดซึ่งไม่เหมือนกัน เขาจึงเห็นสิ่งที่ไม่เหมือนกับเรา; หากมีการแบ่งเป็นพรรคเป็นพวก ขีดวงให้ใหญ่หน่อย มีแต่พวกเราที่มีเป้าหมายร่วมกัน-ประโยชน์ร่วมกัน การประชุมไม่ได้ใช้เพื่อแก้ปัญหาส่วนตัว-เป็นเรื่องของส่วนรวมทั้งนั้น
  7. อย่าเรียกร้องหาความสมานฉันท์โดยไม่ไว้ใจผู้อื่น การรวมพลังก็ไม่เกิดขึ้นหากมีเป้าหมายที่แตกต่างกัน ดอกไม้ในแจกัน แม้ไม่ได้พุ่งออกใน vector เดียวกัน แต่ก็พุ่งขึ้นทั้งหมด และดอกอยู่นอกแจกันด้วยกันทั้งนั้น
  8. เตรียมตัว เตรียมตัว เตรียมตัว: หากข้อเสนอของเราไม่ได้รับการพิจารณา อย่าไปคิดว่าคนอื่นโง่เง่าที่ไม่เข้าใจ เป็นตัวเรานำเสนอไม่รู้เรื่องเองหรือเปล่า ตรรกะ-เหตุผลสนับสนุน-ข้อมูลดีพอหรือเปล่า; บางทีการที่ผู้อื่นไม่เห็น อาจเป็นเพราะมันยังไม่ดีพอ ยังไม่มีนัยสำคัญต่อประเด็นที่กำลังพิจารณากัน หรือว่ามันยังดีได้กว่านี้อีก
  9. การประชุม ไม่ใช่การประกวดความคิด ไม่มีชนะหรือแพ้ ไม่มีตกรอบ ไม่มีการเสียหน้า มีแต่ร่วมกันหาทางออกสำหรับประเด็นที่ประชุมหรือไม่; แล้วตั้งประเด็นได้ถูกต้องหรือไม่ ตัดสินสิ่งต่างๆบนความเป็นจริง-เที่ยงธรรมหรือไม่
  10. แม้ว่าการไม่ตัดสินใจ จะเป็นการตัดสินใจชนิดหนึ่ง แต่ก็ต้องแน่ใจว่ามีเหตุผลที่ดีที่จะไม่ตัดสินใจ

หากเราเข้าใจการประชุมและทำได้ตามนั้น ผมกลัวจริงๆเลย....กลัวเมืองไทยกลายเป็นมหาอำนาจ! ฮ่า ฮ่า ฮ่า

บันทึกนี้เขียนที่ GotoKnow โดย  ใน คนเป็นนาย

หมายเลขบันทึก: 77885, เขียน: , แก้ไข, 2012-02-11 17:22:26+07:00 +07 Asia/Bangkok, สัญญาอนุญาต: สงวนสิทธิ์ทุกประการ, ความเห็น: 10, อ่าน: คลิก

คำสำคัญ (Tags) #ข้อคิด#การบริหาร

บันทึกล่าสุด 

ความเห็น (10)

  • บทความนี้อ่านแล้วดีมาก
  • หากผู้ที่เกี่ยวข้องกับการประชุมได้รู้ถึงหน้าที่และบทบาทของตนเอง การประชุมจะเกิดประโยชน์  คุ้มค่ากับการลงทุน โดยเฉพาะเวลา
  • ขอบคุณ Conductor ที่มีบทความดี ๆ ให้อ่าน
  • รออ่านอีกนะค่ะ

คุณ Conductor ค่ะ

ได้อ่านบทความนี้แล้วนึกถึงบรรยากาศในห้องประชุมเลยค่ะ  ส่วนใหญ่ในการประชุมที่หนูเคยเจอมา ด้วยความที่มีฝ่ายงานต่าง ๆ  เข้าร่วมด้วย จึงทำให้เห็นมุมมองที่แตกต่างกัน ซึ่งน่าจะเป็นสิ่งที่ดีจะได้ให้ได้รู้มุมมองที่หลากหลายด้วยค่ะ

ปล.ตัวหนังสือ ตัวเอียง อ่านยากจังเลยค่ะ เพราะตัวเล็กนะค่ะ

ตัวหนังสือเล็กเกินไป-อ่านยาก ก็ขยายเลยซิครับ กด ด้านบนของจอ ใช้ได้ทุกบล๊อก ของทุกคน

ขยายแล้ว ตัวเท่าหม้อแกง อ่านได้สบายแน่ๆึครับ -- เท่าที่สังเกต เรื่องขนาดตัวอักษร เป็นปัญหามากกับ Windows 2000 หรือ Windows XP ที่อัพเกรดมาจาก Windows 2000

มะปรางค่ะ เราจะไม่แนะนำให้ผู้ใช้เปลี่ยนขนาดตัวอักษรใหญ่เกินกว่าที่ระบบกำหนดไว้ให้นะค่ะ เพราะจะทำให้บล็อกดูไม่สวยค่ะ

ทำอย่างที่คุณ Conductor บอกนั้นถูกต้องแล้วค่ะ หรือ zoom  เอาก็ได้นะค่ะ บน Firefox กด Ctrl และ + ค่ะ

 

คุณ Conductor ค่ะ

บันทึกนี้เป็นบันทึกที่เป็นแนวทางในการประชุมที่ดีมากค่ะ ดิฉันขอเสริมค่ะว่า บุคคลที่สำคัญอย่างมาก คือ ผู้ดำเนินการประชุม ค่ะ

ที่ต้องพยายามค้นหาเทคนิคในการกระตุ้นให้เกิดการแลกเปลี่ยนเรียนรู้อย่างเปิดใจและสร้างบรรยากาศให้พร้อมสำหรับการต้อนรับความคิดเห็นที่แตกต่างกันค่ะ

แต่ประเด็นที่คงควบคุมยากมากสำหรับทุกคน คือ deep listening ค่ะ การฝึกจิตให้ตั้งใจฟังความคิดของผู้อื่นและไม่แปลความตามความคิดของตนเป็นที่ตั้งค่ะ

ขอบคุณค่ะ

อาจารย์จันทวรรณ: เห็นด้วยเป็นอย่างยิ่งเรื่องผู้ดำเนินการประชุมครับ จึงได้มาบันทึกในบล๊อกคนเป็นนายนี้

ส่วนเรื่อง DeepListening อาจจะต้องมีเวอร์ชั่นของ Conductor ในบริบทของคนเป็นนาย ซึ่งยังไม่รู้จะพิสดารฟุ้งซ่านขนาดไหนครับ จะพยายามถ่ายทอดความคิด-ประสบการณ์ออกมา แต่ตอนนี้่ขอติดไว้ก่อนนะครับ

คุณ Conductor ค่ะ

หนูผิดเองค่ะ ลืมไปว่าขยายขนาดตัวอักษรได้ พอดีไม่ค่อยได้ใช้งาน นะค่ะ

ขอบคุณมากค่ะ

การลืมจะเป็นความผิดได้อย่างไรครับ ถ้าจำได้ก็ไม่ลืม ถ้าลืมจะจำได้อย่างไร

ขออนุญาตเชื่อมโยงความรู้ค่ะ ครูใหม่เขียนไว้น่าสนใจมากค่ะ http://gotoknow.org/blog/krumaimai/79197

ขอบคุณครับ

สำหรับการเร่งเร้าพลังความคิด หากจะช่วยให้เกิดผล นอกจากจะต้องใช้บรรยากาศของการประชุม-การระดมสมองช่วยแล้ว ผู้ที่เข้าร่วมน่าจะต้องมีทักษะทางภาษาที่ดีพอ

เคยคุยกับอเมริกันหลายคนที่มีความคิดว่าทักษะภาษาอังกฤษของคนอเมริกันส่วนใหญ่นั้นแย่มาก ผมคิดคล้ายๆกันสำหรับคนไทย ทั้งการพูด การฟัง การนำเสนอความคิด

อย่างไรก็ตาม อ่านเรื่องนี้แล้วผมประทับใจครับ