ก้าวใหม่ระบบสารสนเทศคณะวิทยาศาสตร์ (2) นัดชี้แจงผู้ที่มีบทบาทสำคัญ
จาก ตอนที่1
ผู้เขียน ได้เล่าให้ฟังแล้วว่า ท่านรองคณบดีฝ่ายวางแผนและพัฒนา และท่านผู้ช่วยคณบดีฝ่ายเทคโนโลยีและสารเทศ คณะวิทยาศาสตร์ ได้ชี้แจงให้ทีมบริหาร ทราบถึงความเป็นมา ความคืบหน้าในสิ่งที่ได้ดำเนินการไปแล้ว และสิ่งที่คาดหวังให้เกิดในอนาคต ของระบบสารสนเทศคณะวิทยาศาสตร์ ซึ่งในครั้งนั้น ผู้เขียนได้สรุปให้เห็นแล้วว่า
ระบบสารสนเทศของคณะวิทยาศาสตร์จะแปรเปลี่ยนเป็นสารสนเทศที่มีจิตวิญญาณ ซึ่งสามารถตอบสนองความต้องการของหน่วยงานได้ทุกด้าน ที่สำคัญ ผู้บริหารสามารถนำสารสนเทศดังกล่าวนี้ ไปใช้เพื่อวางแผนและบริหารงานในอนาคตได้
ระบบนี้ จะสำเร็จได้ผู้ที่มีบทบาทสำคัญที่สุด ไม่ใช่โปรแกรมเมอร์ ไม่ใช่ผู้พัฒนาระบบ แต่คือคนหน้างานทุกคน ที่จะต้องเข้าใจเนื้องานที่รับผิดชอบ และที่สำคัญต้องบอกความต้องการ (requirement) ของตัวเองได้
วันนี้ (12 มกราคม 2550) นับเป็นอีกก้าวของความคืบหน้า โดยท่านรองคณบดีฝ่ายวางแผนและพัฒนา และท่านผู้ช่วยคณบดีฝ่ายเทคโนโลยีและสารสนเทศคณะวิทยาศาสตร์ ได้นัดผู้ที่ถือว่ามีบทบาทสำคัญที่สุดของการเกิดระบบนี้ นั่นคือ เจ้าหน้าที่ผู้เกี่ยวข้องกับข้อมูลทั้งหมด มาประชุมชี้แจงเพื่อให้ห็นถึงความสำคัญของระบบนี้ พร้อมทั้งได้เล่าให้ฟังที่มา ที่ไป และหากระบบนี้สำเร็จ จะเกิดผลอย่างไรบ้างต่อคณะฯ โดยท่านได้สรุปให้ที่ประชุมเพื่อให้มองเห็นภาพชัดเจนว่า หากจะเปรียบระบบสารสนเทศนี้ เสมือนต้นไม้ใหญ่ที่แผ่กิ่งก้านสาขา ขณะนี้ ทางคณะทำงาน ได้วางลำต้นไว้ให้แล้ว รอเพียงแต่ทางหน่วยงานไปเพิ่มเติมกิ่งก้านสาขา และดอกผล เพื่อให้ลำต้นนี้ กลายเป็นต้นไม้ใหญ่ที่สมบูรณ์เท่านั้น
ซึ่งประเด็นที่สำคัญที่สุดในวันนี้คือ ประธานในที่ประชุมฯ ได้ฝากให้หน่วยงานกลับไปคิดคำถาม ว่าหน่วยงานต้องการรู้อะไรบ้าง แล้วนำคำถามเหล่านั้น มาแสดงเป็นตารางหาคำตอบ ทั้งนี้หากมีเงื่อนไข สูตรคำนวณ หรือคำอธิบายอื่น ๆ ในข้อมูลที่เก็บ ก็ให้ระบุมาด้วยเพื่อสะดวกในการวิเคราะห์ข้อมูล ตัวอย่างเช่น
ตัวอย่างคำถามที่ต้องการถาม เช่น
จำนวนนักศึกษาระดับปริญญาโท ณ ปีการศึกษาล่าสุด
จากคำถามเอามาแสดงเป็นหัวตารางที่ต้องการเก็บข้อมูล อาจมีหัวข้อดังนี้
ระดับการศึกษา, ภาควิชา, แผนการศึกษา ,จำนวน (คน)
ตัวอย่าง คำอธิบายเพิ่มเติม
จำนวนที่นับดูจากสถานภาพดังต่อไปนี้ กำลังศึกษาอยู่, กำลังทำวิทยานิพนธ์, อยู่ระหว่างดำเนินการ เป็นต้น
แผนการศึกษามีดังนี้ เช่น แผน ก1, แผน ก2, แผน ข
ทั้งนี้ ในการค้นหาคำถาม หากหน่วยงานไหนมีผู้เกี่ยวข้องที่จะต้องร่วมกันใช้ข้อมูลเดียวกันนี้ ก็ให้นำมาร่วมพิจารณาด้วยกัน เช่น ในส่วนของข้อมูลวิจัย ผู้เกี่ยวข้อง อาจจะเป็นนักวิจัย หรือ คณะกรรมการชุดต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานวิจัยของคณะฯ ก็จะทำให้ข้อคำถามนี้สมบูรณ์ครบถ้วนยิ่งขึ้น
ท่านผู้ช่วยคณบดีฝ่ายประกันคุณภาพ ได้อธิบายเพิ่มเพื่อให้ที่ประชุมเข้าใจได้ง่ายขึ้นว่า
"ไม่อยากให้กังวล สิ่งที่ต้องการคืออยากให้หน่วยงานกลับไปวิเคราะห์ว่า สิ่งที่หน่วยงานถูกถามบ่อย ๆ ทั้งจากผู้บริหาร และจากหน่วยงานทั้งภายในและภายนอกคณะฯ วิเคราะห์จากผังของการ Flow ข้อมูลของหน่วยงานนั้น ๆ
สิ่งที่สำคัญที่สุดคือ หากทำให้ข้อมูลนี้ครอบคลุมการตอบคำถามได้ทั้งจากหน่วยงานผู้ขอ จากผู้บริหาร และตอบสนองการทำงานของหน่วยงาน ก็จะเป็นประโยชน์สูงสุด
ทั้งนี้ในส่วนของการ input ข้อมูล ทีมบริหารมองว่า เราจะให้เจ้าภาพที่เป็นต้นทางของข้อมูลเป็นผู้ป้อนข้อมูล หน่วยงานกลาง เป็นเพียงคน monitor ว่าทำอย่างไรจึงจะทำให้ข้อมูลเป็นปัจจุบันที่สุดเท่านั้น ขณะนี้ สิ่งที่สำคัญคือ เราทุกคนต้องช่วยกันวิเคราะห์ข้อมูล เพราะถือว่าเป็นขั้นตอนที่สำคัญมาก หากเราวิเคราะห์ข้อคำถามตรงนี้ได้มากที่สุด ก็จะส่งผลทำให้ระบบสารสนเทศของเรามีข้อมูลที่ครอบคลุมได้มากที่สุด
ทั้งนี้ ทางคณะทำงานย่อย จะแขวนข้อมูลที่ได้มีการคิดคำถาม และหาแสดงตารางคำตอบไว้แล้ว ให้หน่วยงานต่าง ๆ ได้นำเอาไปพิจารณาเป็นข้อมูลประกอบ เพื่อเติมแต่งกิ่งก้านสาขา ทั้งนี้ เพื่อที่จะทำให้ข้อมูลที่ได้ครอบคลุมข้อคำถามให้มากที่สุด และเพื่อลดความซ้ำซ้อนลง
ความคืบหน้าในเรื่องนี้ เป็นอย่างไรต่อ จะมารายงานให้ทราบหลังจากการประชุมคราวต่อไปค่ะ
ความเห็น (5)
- ความยากของระบบ ไม่ได้อยู่ที่การทำให้เกิดขึ้นครับ แต่อยู่ที่การ update ข้อมูลให้เป็นปัจจุบัน
- ขอชื่นชมผู้บริหารคณะวิทย์ครับ ที่เห็นความสำคัญของการใช้ข้อมูล เพื่อประกอบการตัดสินใจ และตั้งใจหาทางในการได้มาซึ่งข้อมูลที่เป็นประโยชน์ต่อการตัดสินใจ ซึ่งในอดีตเคยมีผู้บริหารหลายคนจากหลายองค์กรใช้วิธีการนั่งเทียน จินตนาการเองว่า มีข้อมูลเหล่านั้นอยู่ในมือ และวางแผนจากข้อมูลที่อยู่ในจินตนาการ จนบางครั้งทำให้เราไม่รู้ว่า ทิศทางที่ก้าวไปนั้น เป็นทางที่เหมาะสมสำหรับคนหมู่มากจริง
- พี่รัตติยาเป็นผู้เขียนที่เก่งมากครับ
- เก็บรายละเอียดมาได้หมด
- ขอบคุณมากครับ
- มาทักทายอีกรอบ
- กำลังดู TV งานที่สงขลา มหกรรมงานแห่งการเรียนรู้ครับผม
- มาขอบคุณครับกำลังยุ่งกับงานอยู่ครับผม
- มารอดูรูปงานพบ blogger
- อย่าให้น้องรอเก้อนะครับ
- กอดใคร แล้วรู้สึกอบอุ่นมากที่สุดครับ
