จาก  ตอนที่1

ผู้เขียน ได้เล่าให้ฟังแล้วว่า ท่านรองคณบดีฝ่ายวางแผนและพัฒนา และท่านผู้ช่วยคณบดีฝ่ายเทคโนโลยีและสารเทศ คณะวิทยาศาสตร์ ได้ชี้แจงให้ทีมบริหาร ทราบถึงความเป็นมา ความคืบหน้าในสิ่งที่ได้ดำเนินการไปแล้ว และสิ่งที่คาดหวังให้เกิดในอนาคต  ของระบบสารสนเทศคณะวิทยาศาสตร์ ซึ่งในครั้งนั้น ผู้เขียนได้สรุปให้เห็นแล้วว่า

 ระบบสารสนเทศของคณะวิทยาศาสตร์จะแปรเปลี่ยนเป็นสารสนเทศที่มีจิตวิญญาณ ซึ่งสามารถตอบสนองความต้องการของหน่วยงานได้ทุกด้าน ที่สำคัญ ผู้บริหารสามารถนำสารสนเทศดังกล่าวนี้ ไปใช้เพื่อวางแผนและบริหารงานในอนาคตได้


ระบบนี้
จะสำเร็จได้ผู้ที่มีบทบาทสำคัญที่สุด ไม่ใช่โปรแกรมเมอร์  ไม่ใช่ผู้พัฒนาระบบ แต่คือคนหน้างานทุกคน  ที่จะต้องเข้าใจเนื้องานที่รับผิดชอบ  และที่สำคัญต้องบอกความต้องการ (requirement) ของตัวเองได้ 

 วันนี้ (12 มกราคม 2550) นับเป็นอีกก้าวของความคืบหน้า  โดยท่านรองคณบดีฝ่ายวางแผนและพัฒนา และท่านผู้ช่วยคณบดีฝ่ายเทคโนโลยีและสารสนเทศคณะวิทยาศาสตร์ ได้นัดผู้ที่ถือว่ามีบทบาทสำคัญที่สุดของการเกิดระบบนี้ นั่นคือ เจ้าหน้าที่ผู้เกี่ยวข้องกับข้อมูลทั้งหมด มาประชุมชี้แจงเพื่อให้ห็นถึงความสำคัญของระบบนี้   พร้อมทั้งได้เล่าให้ฟังที่มา ที่ไป และหากระบบนี้สำเร็จ จะเกิดผลอย่างไรบ้างต่อคณะฯ  โดยท่านได้สรุปให้ที่ประชุมเพื่อให้มองเห็นภาพชัดเจนว่า หากจะเปรียบระบบสารสนเทศนี้ เสมือนต้นไม้ใหญ่ที่แผ่กิ่งก้านสาขา ขณะนี้ ทางคณะทำงาน ได้วางลำต้นไว้ให้แล้ว รอเพียงแต่ทางหน่วยงานไปเพิ่มเติมกิ่งก้านสาขา และดอกผล เพื่อให้ลำต้นนี้ กลายเป็นต้นไม้ใหญ่ที่สมบูรณ์เท่านั้น

 ซึ่งประเด็นที่สำคัญที่สุดในวันนี้คือ ประธานในที่ประชุมฯ ได้ฝากให้หน่วยงานกลับไปคิดคำถาม ว่าหน่วยงานต้องการรู้อะไรบ้าง แล้วนำคำถามเหล่านั้น มาแสดงเป็นตารางหาคำตอบ  ทั้งนี้หากมีเงื่อนไข สูตรคำนวณ หรือคำอธิบายอื่น ๆ ในข้อมูลที่เก็บ ก็ให้ระบุมาด้วยเพื่อสะดวกในการวิเคราะห์ข้อมูล ตัวอย่างเช่น

ตัวอย่างคำถามที่ต้องการถาม  เช่น
จำนวนนักศึกษาระดับปริญญาโท ณ ปีการศึกษาล่าสุด
จากคำถามเอามาแสดงเป็นหัวตารางที่ต้องการเก็บข้อมูล อาจมีหัวข้อดังนี้
ระดับการศึกษา, ภาควิชา, แผนการศึกษา ,จำนวน (คน)

ตัวอย่าง คำอธิบายเพิ่มเติม
จำนวนที่นับดูจากสถานภาพดังต่อไปนี้ กำลังศึกษาอยู่, กำลังทำวิทยานิพนธ์, อยู่ระหว่างดำเนินการ เป็นต้น
แผนการศึกษามีดังนี้ เช่น แผน ก1, แผน ก2, แผน ข

 ทั้งนี้ ในการค้นหาคำถาม หากหน่วยงานไหนมีผู้เกี่ยวข้องที่จะต้องร่วมกันใช้ข้อมูลเดียวกันนี้ ก็ให้นำมาร่วมพิจารณาด้วยกัน  เช่น ในส่วนของข้อมูลวิจัย ผู้เกี่ยวข้อง อาจจะเป็นนักวิจัย  หรือ คณะกรรมการชุดต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานวิจัยของคณะฯ ก็จะทำให้ข้อคำถามนี้สมบูรณ์ครบถ้วนยิ่งขึ้น

 ท่านผู้ช่วยคณบดีฝ่ายประกันคุณภาพ ได้อธิบายเพิ่มเพื่อให้ที่ประชุมเข้าใจได้ง่ายขึ้นว่า

 "ไม่อยากให้กังวล  สิ่งที่ต้องการคืออยากให้หน่วยงานกลับไปวิเคราะห์ว่า สิ่งที่หน่วยงานถูกถามบ่อย ๆ ทั้งจากผู้บริหาร และจากหน่วยงานทั้งภายในและภายนอกคณะฯ วิเคราะห์จากผังของการ Flow ข้อมูลของหน่วยงานนั้น ๆ

 สิ่งที่สำคัญที่สุดคือ หากทำให้ข้อมูลนี้ครอบคลุมการตอบคำถามได้ทั้งจากหน่วยงานผู้ขอ  จากผู้บริหาร  และตอบสนองการทำงานของหน่วยงาน ก็จะเป็นประโยชน์สูงสุด

ทั้งนี้ในส่วนของการ input ข้อมูล ทีมบริหารมองว่า เราจะให้เจ้าภาพที่เป็นต้นทางของข้อมูลเป็นผู้ป้อนข้อมูล  หน่วยงานกลาง เป็นเพียงคน monitor ว่าทำอย่างไรจึงจะทำให้ข้อมูลเป็นปัจจุบันที่สุดเท่านั้น  ขณะนี้ สิ่งที่สำคัญคือ เราทุกคนต้องช่วยกันวิเคราะห์ข้อมูล เพราะถือว่าเป็นขั้นตอนที่สำคัญมาก หากเราวิเคราะห์ข้อคำถามตรงนี้ได้มากที่สุด ก็จะส่งผลทำให้ระบบสารสนเทศของเรามีข้อมูลที่ครอบคลุมได้มากที่สุด

 

ทั้งนี้ ทางคณะทำงานย่อย จะแขวนข้อมูลที่ได้มีการคิดคำถาม และหาแสดงตารางคำตอบไว้แล้ว ให้หน่วยงานต่าง ๆ ได้นำเอาไปพิจารณาเป็นข้อมูลประกอบ เพื่อเติมแต่งกิ่งก้านสาขา ทั้งนี้ เพื่อที่จะทำให้ข้อมูลที่ได้ครอบคลุมข้อคำถามให้มากที่สุด และเพื่อลดความซ้ำซ้อนลง
ความคืบหน้าในเรื่องนี้ เป็นอย่างไรต่อ จะมารายงานให้ทราบหลังจากการประชุมคราวต่อไปค่ะ