ตกผลึกจากเรื่องเล่าชาว Office

Idea for U

ในคราวเสวนา Office KM ครั้งที่ 3 เมื่อ วันอังคารที่ 14  มิถุนายน 2548  เวลา 09.00 - 12.00 น.  ณ ห้อง HU 1307 อาคารมนุษยศาสตร์ มหาวิทยาลัยนเรศวร ชาว Office ได้จับเข่าเล่าเรื่องกันอย่างสนุกสนาน เพราะต่างมีของดีๆ ที่ยังไม่เคยมีเวทีเปิดให้ได้เล่า ได้ถ่ายทอดกัน  idea ดีๆ จึงพรั่งพรู ออกมามากมาย เสียดายที่เวลามีแสนจำกัด แล้วเราค่อยหาเวลาใหม่นะค่ะ  วันนี้ขอ " ตกผลึก คุณภาพ "  ไว้ใน Blog ก่อน จะได้ไม่หายไปไหน

ประเด็นเรื่องเล่า	เรื่องเล่า	ผู้เล่า
คิดนอกกรอบแต่อยู่ในกติกา	แบบสอบถามติดตามแผนปฏิบัติการของกองแผน (1 โครงการ ต่อ 1 ชุด) มีรายละเอียดต้องกรอกหลายหน้า แต่คณะฯมีจำนวนโครงการที่ต้องติดตามในแผนหลายโครงการ  ทำให้สิ้นเปลืองเอกสารมาก  จึงคิดแบบฟอร์มเอง โดยผ่านความเห็นชอบจากคณะฯ และนำมาใช้สรุปข้อมูลส่งกองแผน ผลที่ได้ช่วยลดปริมาณเอกสาร แต่ข้อมูลครบถ้วนเหมือนเดิม	น.ส.วาสนา ป้อมยุคล คณะนิติศาสตร์
แม้แต่การตรวจประเมินก็ใช้ เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ เข้ามาช่วยได้	เดิมการตรวจหลักฐาน (SAR) จะมีเอกสารหลักฐานจากแฟ้มเอกสาร ให้คณะกรรมการตรวจเพียงชุดเดียว แต่มีผู้ประเมินหลายท่าน ทำให้การตรวจสอบไม่สะดวก  จึงได้ SCAN หลักฐาน/เอกสาร ที่ในการตรวจสอบ และlink ไปยังเวบไซต์งานประกันคุณภาพของคณะ ทำเป็น ระบบตรวจประเมิน SAR online  ทำให้ผู้ประเมินสามารถตรวจสอบหลักฐานได้จากระบบ internet สะดวกรวดเร็วขึ้น	น.ส.วาสนา ป้อมยุคล คณะนิติศาสตร์
งานพัฒนาก็ต้องมีเจ้าภาพเหมือนกัน	การพัฒนางานแผนปฏิบัติงาน ที่ผ่านมาไม่ค่อยได้รับความร่วมมือจากเพื่อนร่วมงาน และงานไม่พัฒนา / ไม่มีประสิทธิภาพ จึงแต่งตั้งคณะกรรมการ 2 ชุด คือ 1. ชุดจัดทำแผน 2. กรรมการติดตามและประเมินแผน (รองคณบดี, กรรมการ) เป็นแนวทางที่กำลังจะดำเนินการ คาดว่าจะทำให้มีการพัฒนาระบบการติดตามให้เกิดประสิทธิภาพยิ่งขึ้น	นางพนารัตน์ น้อยด้วง กองกิจการนิสิต
ถ้าระบบใหญ่ดีระบบย่อยๆจะดีตาม	งานการเบิกจ่ายเงิน (งปม.)แต่เดิมใช้วิธีเบิกจ่ายจากคลังจังหวัด โดย 1.   ตรวจสอบเอกสารและวางฎีกาส่งที่กองคลัง 2.   กองคลังตรวจสอบและจัดทำฎีกาวางที่คลังจังหวัด 3.   คลังจังหวัดโอนเงินเข้าบัญชีมหาวิทยาลัย 4.   มหาวิทยาลัยจ่ายเช็คให้กับร้านค้าโดยกองคลังหรือเจ้าหน้าที่การเงินของหน่วยงานย่อย	นางกัณทิมา มานกคล้อง  กองกิจการนิสิต
	ปัญหาก็คือ 1.        รัฐบาลไม่สามารถตรวจสอบได้ถึงหน่วยงานย่อย 2.        มีความล่าช้าในการจ่ายเงินเนื่องจากมีหลายขั้นตอน เมื่อเปลี่ยนระบบเบิกจ่ายเงินเป็นระบบ GFMIS  ซึ่งมีขั้นตอน ดังนี้ 1.        เจ้าหน้าที่ตรวจสอบเอกสารและวางฎีกาที่กองคลัง 2.        กองคลังตรวจสอบเอกสารและนำข้อมูลเข้าสู่ระบบ GFMIS 3.        กรมบัญชีกลางตรวจสอบและโอนเงินเข้าระบบจ่ายร้านค้าโดยตรง วิธีนี้มีข้อดี หลายอย่าง คือ 1.      สามารถตรวจสอบได้ โปร่งใส 2.      ลดขั้นตอนในการทำงาน 3.      รัฐบาลสามารถตรวจสอบสถานะทางการเงินของประเทศได้
แม้ขั้นตอนไม่ลดแต่ลบปัญหาคอรัปชั่น / อาชญากรรมได้	การประกวดราคาของมหาวิทยาลัยแต่เดิม มีหลายขั้นตอน ดังนี้ 1.      จัดทำเอกสารประกวดราคา 2.      รับซองประกวดราคา/ใบเสนอราคา 3.      เปิดซองประกวดราคา 4.      ตรวจสอบเอกสาร 5.      สรุปผล ถ้าเป็นกรณีก่อสร้าง ในการรับซองประกวดราคา เจ้าหน้าที่จะต้องเผชิญกับความเสี่ยงจากอิทธิพลของผู้มีอำนาจ มีการฮั้วซึ่ง ๆ หน้า มีการ Lock spec ปัจจุบัน มหาวิทยาลัย นำระบบ E –Auction มาใช้ ๙งมีขั้นตอน ดังนี้ 1.      จัดทำเอกสารประกวดราคา 2.      รับซองประกวดราคา  ยกเว้น ซองใบเสนอราคา 3.      ตรวจสอบเอกสารทั้งหมด 4.      ประกาศผู้มีสิทธิเข้าประมูล 5.      ประมูลทางอิเล็กทรอนิกส์  จากประสบการณ์จริงพบว่า 1.        มีการแข่งขันกันมากขึ้น 2.        Lock spec ได้ยาก เพราะ Lock spec จะฟ้องได้เลยว่ามีผู้มายื่นฟ้องรายเดียว 3.        เจ้าหน้าที่รับซองไม่ต้องเสี่ยงกับอิทธิพลและการฮั้วซึ่ง ๆ หน้า 4.        ประหยัดงบประมาณของรัฐได้เกือบ 50% (หลายล้านบาท)	นางปทุมพร อโหสิ  งานการเงินและพัสดุ กองคลัง
ทำไป เก็บไป ให้เรียบร้อย หาก็ง่าย ไม่อยู่ก็รู้ ดูได้ทุกที่ ทุกเวลา	การสร้างไฟล์เอกสารงานต่างๆ โดยปกติงานทุกงานในสำนักงานก็จะพิมพ์และ save เอาไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ของแต่ละงานอยู่แล้ว  แต่ในกรณีที่เจ้าของเรื่องไม่อยู่แต่ผู้เกี่ยวข้องต้องการข้อมูล จะไม่สามารถหาข้อมูลตามวัตถุประสงค์ได้ คณะฯ จึงเปิดพื้นที่ใน Sever ของคณะ ให้ทุกงาน มีเนื้อที่เก็บ File ในงานของตน เรียกว่า Data Online โดยให้แต่ละคนนำงานที่ทำไว้ในเครื่องของตนมาไว้บน Sever ด้วย ทำให้ผู้ที่เกี่ยวข้องสามารถเข้าใช้หรือค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว แม้ว่าผู้ที่รับผิดชอบในงานนั้น ๆ จะไม่อยู่ ทำให้งานมีประสิทธิภาพประสิทธิผลมากขึ้น	น.ส.ภาวินี  บุตระ  งานบริการการศึกษา คณะสหเวชศาสตร์
บริการเชิงรุก ให้ผลดีกว่าบริการเชิงรับ	การเวียนหนังสือของงานธุรการ ในคณะฯ เดิมมีขั้นตอน คือ 1.        งานสารบรรณรับเรื่องเข้ามาในคณะ 2.        นำเสนอผู้บังคับบัญชาตามลำดับขั้น 3.        นำเรื่องแจ้งเวียนผู้เกี่ยวข้อง จุดที่เป็นปัญหา คือ  บุคลากรทราบเรื่องล่าช้า  การค้นหาต้นเรื่อง (เรื่องเดิม) ล่าช้า จึงได้จัดทำประชาสัมพันธ์ลง e-news today แล้วส่งmail แนบ file ให้กับบุคลากรทุกคนในคณะ และลงรับในโปรแกรมคอมพิวเตอร์  ทำให้ บุคลากรรับทราบข้อมูลข่าวสารเร็วขึ้น และสามารถค้นหาเรื่องได้จากโปรแกรมคอมพิวเตอร์	นายอนุวัฒน์ เรืองจันทร์ คณะสหเวชศาสตร์
แจกงานชัด วัดผลงานได้	ปัญหาของสำนักงานเลขาฯการคณะ แต่เดิม คือ 1.  เจ้าหน้าที่ไม่ทราบภารกิจของสำนักงานที่ชัดเจน 2.  ทำงานตามคำสั่งไปวัน ๆ 3.  เจ้าหน้าที่ปฏิบัติงานไม่ทราบขอบข่ายการทำงาน ทำให้ 1.      งานไม่มีประสิทธิภาพ 2.      ขาดความต่อเนื่องของงาน 3.      เจ้าหน้าที่ขาดความกระตือรื้อร้น 4.      ขาดการคิดพัฒนางาน จึงจัดกระบวนการทำงานใหม่ โดย 1.  จัดทำใบแสดงภาระงานเป็นรายบุคคล 2.  จัดทำ JD รวบรวมเป็นงาน 3.  จัดทำคู่มือของสำนัก 4.  จัดทำคู่มือของหน่วยงาน 5.  จัดทำคู่มือการให้บริการ ทำให้งานเป็นระบบ และเกิดประโยชน์ ดังนี้ 1.      เจ้าหน้าที่ทราบขอบข่ายการทำงานของตนเอง 2.      แต่ละหน่วยงานภายในสำนักทราบภารกิจของหน่วยงาน 3.      เกิดความช่วยเหลืองานกัน 4.      เกิดการพัฒนางานและปรับปรุงโดยการคิดรูปแบบที่จะพัฒนางานตามขอบข่ายงานของตน	นางพิชญานนท์ กรึมสูงเนิน คณะมนุษยศาสตร์

[อนุวัทย์ เรืองจันทร์]

อยากเห็นชาว Office ช่วยตกผลึก คุณภาพ เกี่ยวกับการพัฒนางาน 5 ระดับ(งานธุรการ งานการเงินและพัสดุ งานนโยบายและแผน งานบริการการศึกษา)วันนี้มีหลายหน่วยงานที่เป็น Best Practice ในงานต่าง ๆ อาทิเช่น สำนักงานเลขานุการคณะวิทยาศาสตร์การแพทย์ หน่วยงานอื่น ๆ ด้วยนะครับ งานห้องปฏิบัติงานมีเรื่องอะไรที่น่าสนใจการพัฒนางาน มาร่วมเล่าสู่กันฟังบ้างนะครับ