My Office สำหรับ สพม.39
เมื่อวันที่ 24 กันยายน 2558 ที่ผ่านมา สพม.39 ได้รับความช่วยเหลือจาก นายทวีรัตน์ เทพนะ ครูช่วยราชการ สพป.สงขลา เขต 2 ผู้พัฒนาโปรแกรม My Office ซึ่งขณะนี้พัฒนาเป็น version 5 แล้ว มาเป็นวิทยากรในการให้ความรู้คณะครูผู้รับผิดชอบงานธุรการของโรงเรียนต่าง ๆ ในสังกัด สพม.39 จำนวน 57 โรงเรียน และวันที่ 25 - 26 กันยายน 2558 ได้ให้ความรู้แก่ข้าราชการ เจ้าหน้าที่ ที่ปฏิบัติหน้าที่ใน สพม.39 กำหนดใช้งานจริงสำหรับโปรแกรมนี้ คือตั้งแต่วันที่ 1 ตุลาคม 2558 เป็นต้นไป ครับ
การเปลี่ยนแปลงนี้ เป็นเพราะ ดร.กิตติพงศ์ พิพัฒน์ศิวพงศ์ ผอ.สพม.39 ต้องการให้พัฒนางานเกี่ยวกับระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ของ สพม.39 และโรงเรียนในสังกัดจำนวน 57 โรงเรียน ให้ใช้งานได้สะดวก ง่าย และสามารถใช้งานผ่านอุปกรณ์สื่อสารประเภทต่างๆ โดยใช้เครือข่ายอินเทอร์เน็ต จากทุกมุมใด ๆ บนโลกนี้ซึ่งโปรแกรมนี้ตอบโจกย์ดังกล่าวค่อนข้างได้ครบถ้วน และสามารถบริหารจัดการได้ง่าย เพราะโปรแกรมวางไว้ที่ server ของ สพม.39 โดยทั่วไปสำหรับทุก ๆ คน นอกจากจัดการเกี่ยวกับระบบงานเอกสาร อาทิ การจัดทำบันทึกข้อความ การจัดทำหนังสือราชการภายใน ภายนอก ที่เป็นไปตามแบบแผนราชการแล้ว ยังสามารถให้โปรแกรมออกเลขทะเบียนหนังสือรับ - ส่ง ,เลขคำสั่ง แจ้งข้อมูลเวียนแบบไม่เป็นทางการให้บุคลากรบน สพม.39 และโรงเรียนในสังกัดทุกโรงเรียน นอกจากนี้การปฏิบัติงานของ สพม.39 สามารถใช้โปรแกรมในการขออนุมัติไปราชการ ,การลาประเภทต่าง ๆ และออกเลขลำดับที่เอกสาร ตามไฟล์ภาพที่แสดงให้เห็นต่อไปนี้ ครับ (และสำหรับผู้เกี่ยวข้องบางคน มีระบบจัดการเพิ่มเติมมากกว่าบุคลากรทั่วไป เช่น คำรับรองการปฏิบัติราชการ , ระบบการลา)
บอกเล่ากันคร่าว ๆ เพื่อเป็นข้อมูลเบื้องต้นในการใช้งาน ครับ โปรแกรมนี้เป็นโปรแกรมที่มีลิขสิทธิ์ ที่ผู้พัฒนาโปรแกรมสงวนสิทธิ์ในการใช้ โดยไม่มีเจตนาที่จะพัฒนาโปรแกรมในเชิงธุรกิจ เพราะจุดเริ่มต้นมาจากความจำเป็นภายในของหน่วยงานของตน เมื่อใช้งานได้ดีขึ้นจึงส่งมอบให้หน่วยงานอื่น ๆ ใช้ด้วย (ถ้าต้องการ โดยมีค่าดำเนินการจำนวนหนึ่ง) และหากได้พัฒนาโปรแกรมเพิ่มขึ้น จะจัดการปรับปรุงโปรแกรมของหน่วยงานที่ใช้ไปแล้วตามเงื่อนไขที่เพิ่มขึ้น โดยไม่เรียกเก็บค่าธรรมเนียมในการดำเนินการ
ก่อนเริ่มใช้โปรแกรมนี้ จำเป็นที่ผู้ใช้จะต้องมีโปรแกรมแปลงไฟล์ *.doc หรือ *.docx ให้เป็นไฟล์ *.pdf ไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้งานด้วย ทั้งนี้เพื่อจัดการแปลงไฟล์ *.doc หรือ *.docx ที่มีลายมือชื่อของผู้มีอำนาจลงนามหนังสือราชการ ที่ได้รับความเห็นชอบ พร้อมพิมพ์เลขทะเบียนหนังสือส่ง วันเดือนปีของหนังสือราชการให้เป็นไฟล์ *.pdf เพื่อใช้เป็นหนังสือราชการหลักที่จะประสานระหว่าง สพม.39 และโรงเรียนในสังกัดทุกโรงเรียน ถ้ายังไม่มีโปรแกรมนี้ ทีมพัฒนาโปรแกรมได้วางโปรแกรม cute to pdf ให้ติดตั้งได้ทันที โดยคลิกที่ตัวหย่อนมุมล่างซ้ายมือของหน้าเวบตามรูป
เพื่อคลิกเลือก โปรแกรม cute to pdf ซึ่ง zip มาแล้ว เมื่อเปิดไฟล์ zip นี้แล้ว
ให้ติดตั้ง CuteWriter.exe ก่อนเป็นอันดับแรก หลังจากนั้นตามด้วยการติดตั้ง converter.exe (ตามรูปตัวอย่าง) นอกจากนี้ผู้พัฒนาโปรแกรมยังทำ link ไปยังโปรแกรม E Office ของ สพฐ. และวางคู่มือการใช้งาน (เขต) , คู่มือการใช้งาน (ร.ร.) ไว้ในช่องนี้ด้วย เพื่ออำนวยความสะดวกในการใช้งาน
ขั้นดำเนินการจริง ผู้รับผิดชอบงานนี้ของ สพม.39 ได้เก็บลายมือชื่อพร้อมชื่อและตำแหน่งของทุกคนไว้ในระบบ เมื่อแต่ละคน log in เข้าไปใช้งานใด ๆ เมื่อจัดการแต่ละเรื่องเรียบร้อย จะปรากฎลายมือชื่อ พร้อมชื่อ สกุลและตำแหน่ง (คล้ายๆ ตรายางสำเร็จที่จัดทำขึ้น) ในงานเรื่องนั้น ๆ ทันที (ขั้นตอนที่จะแสดงหรือแนบไฟล์เอกสารใด ๆ เพิ่ม จำเป็นต้อง scan เอกสารให้เป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ก่อน ข้อกำหนดของการใช้งานให้แนบไฟล์โดยใช้ไฟล์เฉพาะนามสกุล *.doc ,*.docx ,*.xls ,*.xlsx ไฟล์นอกเหนือจากนี้ให้รวมไฟล์เป็น *.rar หรือ *.zip โดยแต่ละครั้งจะแนบไฟล์ต่อเรื่องหนึ่งเรื่องได้ไม่เกิน 30 mb) ซึ่งบทสรุปสำหรับโปรแกรมนี้คือ จำลองการทำงานที่เป็นเอกสาร ซึ่งเดิมต้องเสนอไว้ในแฟ้มให้ผู้บังคับบัญชาตามสายงานอ่าน ให้ความเห็นชอบและหรือแก้ไข ก่อนลงนามในท้ายที่สุด ให้เป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ทุกคนจัดการบนโปรแกรมโดยมีข้อยกเว้นสำหรับข้อราชการที่จำเป็นจะต้องใช้เอกสาร เช่น งานเกี่ยวกับการเบิกจ่ายเงินราชการต่างๆ งานบริหารบุคคลบางเรื่อง งานวินัยและนิติการ และหรืองานอื่นๆ ที่จำเป็นต้องใช้เป็นเอกสาร ตามที่ผู้บังคับบัญชาของหน่วยงานจะสั่งการไว้การใช้งานโปรแกรมนี้จะทำให้หน่วยงานกลายเป็นหน่วยงานที่ไร้กระดาษ (paperless office) ได้ในที่สุด แต่ต้องตามต่อไปว่า จะมีวิธีนำเรื่องต่าง ๆ ที่เก็บไว้ในระบบมากกว่า 1 ปี หรือตามเงื่อนไขที่กำหนด ให้นำมาใช้ได้อีกอย่างไร (เรื่องราชการบางเรื่องจำเป็นต้องอาศัยเรื่องที่ดำเนินการมาแล้วในปีเก่า ๆ เช่น 2 - 5 ปีก่อนนี้ หากจำเป็นต้องอ้างอิงการทำงานครั้งนั้น ๆ มาประกอบการดำเนินงานในปัจจุบัน)
มีข้อมูลเพื่อให้ผู้สนใจได้ประสานเพิ่มเติม ครับ อ.ทวีรัตน เทพนะ และ ว่าที่ร้อยโท พลากร ประสงค์
ความเห็น (1)
หลังจากที่ใช้งานมาร่วม ๆ 20 วัน (นับถึงวันที่ 20 ตุลาคม 2558) หาคำตอบได้แล้วครับ กับข้อสงสัยท้ายบทความด้านบน ต้องใช้วิธีสั่งพิมพ์เอกสารที่ผ่านการสั่งการของผู้บังคับบัญชา และเอกสารแนบที่จำเป็นอื่น ๆ แล้วนำมาจัดการเก็บอย่างมีระบบ ไว้ในแฟ้มเอกสารของแต่ละบุคคล เพราะถึงที่สุดแล้วการปฏิบัติราชการยังเป็นเรื่องจำเป็นที่ต้องจัดเก็บข้อราชการต่าง ๆ เป็นเอกสาร เพื่อใช้อ้างอิงในอนาคตครับ