หัวหน้าควรเรียนรู้เรื่องอะไรบ้าง?

จากที่ได้ไปบรรยายและมีโอกาสได้พูดคุยกับผู้บริหารของหน่วยงานทรัพยากรมนุษย์ และฝ่ายพัฒนาบุคลากร หรือฝ่ายฝึกอบรมแล้ว มีคำถามถึงว่า หัวหน้าควรได้รับการฝึกอบรม หรือเรียนรู้เรื่องใดบ้าง

จากประสบการณ์ และการได้รับทราบข้อมูลจากผู้รู้ต่างๆ มาประมวลเข้าด้วยกันแล้ว ขอเสนอ 9 เรื่องหลักที่หัวหน้าควรรู้เพื่อการทำงานที่ดี และเป็นหัวหน้าที่ดีในอุตสาหกรรมต่างๆ ดังนี้คือ

1. ภาวะผู้นำตามสถานการณ์ (Situational Leadership)

เป็นหลักสูตรพื้นฐานด้านการพัฒนาภาวะผู้นำที่อยากให้หัวหน้าทุกคนได้เรียน เพราะเน้นให้ผู้นำมีความยืดหยุ่นในสไตล์การบริหาร ให้เหมาะสมกับระดับความพร้อมในการทำงานของลูกน้อง เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของการทำงาน และเสริมสร้างความรู้สึกผูกพัน (Engagement) ให้มากขึ้น เหมือนเป็นการยิงปืนนัดเดียวได้นกสองตัว คือได้ทั้งผลงาน และได้ทั้งความรู้สึก

อีกทั้งยังเป็นการแนะนำให้ผู้นำได้รู้จักตนเองและรู้จักลูกน้อง รู้จักว่าตนเองนั้นมีจุดแข็งด้านใด และจุดอ่อนด้านใดเพื่อการพัฒนาและคงไว้ ส่วนการรู้จักลูกน้อง คือการรู้ถึงความถนัดความโดดเด่นของลูกน้องเพื่อการมอบหมายงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและพัฒนาลูกน้องได้ถูกจุด

นอกจากนั้น หลักสูตรนี้ยังสอนถึงความแตกต่างของพระเดช (Position Power) กับพระคุณ (Personal Power) รวมทั้งแนวทางในการทำให้อำนาจเหล่านั้นเพิ่มขึ้นอีกด้วย

2.การบริหารจัดการและการพัฒนาด้านอารมณ์ (Emotional Quotient)

ความสำเร็จของการบริหารจัดการที่ดี ไม่ใช่แค่หัวหน้าต้องมี IQ ในระดับที่เหมาะสมเท่านั้น หากแต่จำเป็นต้องมี EQ ที่ดีด้วย เรื่องนี้มักอธิบาย 4 ขั้นตอนในการบริหารจัดการอารมณ์ให้มีประสิทธิภาพ ได้แก่ การรู้จักตนเองว่าเป็นคนเจ้าอารมณ์หรือไม่ (Self Awareness) ความสามารถในการควบคุมอารมณ์ของตนเอง (Self Management) ความสามารถในการรับรู้อารมณ์ของผู้อื่น (Social Awareness) และความสามารถในการรับมือกับอารมณ์ของผู้อื่น (Social Management) และเทคนิคกับ ทักษะต่าง ๆ ที่จะช่วยให้รับมือกับขั้นตอนทั้ง 4 ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

3. ทักษะการสื่อสาร(Effective Commu nication)

เมื่อตำแหน่งและหน้าที่ความรับผิดชอบสูงขึ้น ความสามารถในการสื่อสารก็ยิ่งมีความสำคัญ และจำเป็นมากขึ้น หัวหน้าหลายคนเก่งในเรื่องการทำงาน แต่สื่อสารไม่เป็น ทำให้ขาดความน่าเชื่อถือไปอย่างน่าเสียดาย หลักสูตรการสื่อสารส่วนใหญ่สอนให้คน "พูด" เป็น และเข้าใจส่วนที่เกี่ยวข้องกับการสื่อสารที่ดีซึ่งต้องรวมถึงอวัจนะภาษา อย่างเช่น สีหน้าท่าทาง บุคลิกการแต่งตัว รวมถึงเสื้อผ้าหน้าผมด้วย หัวหน้าหลายคนมีภาพลักษณ์ดูไม่สมฐานะ จริงอยู่แม้ดูเหมือนเป็นเรื่องเล็กน้อย แต่อย่าลืมว่าคนอื่นตัดสินเราภายใน 7 วินาทีที่แรกเห็น นอกจากนั้น การสื่อสารที่ดียังหมายรวมถึงการฟังอย่างมีประสิทธิภาพและการตั้งคำถามที่เฉียบคมแต่นุ่มนวลด้วย

4. ความรู้เกี่ยวกับบัญชีการเงินสำหรับหัวหน้าที่ไม่ได้ทำงานด้านนี้โดยตรง (Finance and Accounting for Non-Financial Manager)

เมื่อตำแหน่งสูงขึ้น งานที่ต้องรับผิดชอบย่อมมีความหลากหลายมากขึ้นตามไปด้วย ดังนั้น หัวหน้าต้องเข้าใจโครงสร้างของผลกำไร การบริหารงบประมาณ การคำนวณต้นทุน และสัดส่วนตัวเลขทางการเงินที่สำคัญ ๆ อย่างเช่น ROI, EBITDA, Profit Margin เป็นต้น

แม้ไม่ได้ทำงานที่เกี่ยวข้องกับตัวเลขโดยตรงก็ตาม แต่อย่าลืมว่าท่านอยู่ในโลกของธุรกิจ การลงทุนต้องมีกำไร

5. การบริหารผลการทำงาน (Performance Management)

เนื้อหาส่วนใหญ่พูดถึงขั้นตอนการบริหาร 3 สเต็ป คือ

1. การกำหนดเป้าหมาย และแนวทางการทำงาน (Performance Planning)

2. การติดตามผลระหว่างทาง และการพัฒนาปรับปรุง (Performance Calibration & Coaching) และ

3. การประเมินผลงานปลายปี (Performance Evalaution)

โดยทักษะที่เกี่ยวข้อง ได้แก่ ทักษะด้านการตั้งเป้าหมาย (Goal Setting) ทักษะในการให้ข้อมูลป้อนกลับ (Feedback) ทักษะในการสื่อสาร (Communication) และทักษะการแก้ไขความขัดแย้ง (Conflict Resolution) เป็นต้น

6. การคิดและวางแผนเชิงกลยุทธ์(Strategic Thinking & Planning)

หัวหน้าส่วนใหญ่เติบโตมาจากพนักงานที่ทำงานเก่งและมีผลงานดี ซึ่งส่วนมากมักมีทักษะในการทำงานระดับปฏิบัติการ (Operational Level) แต่ขาดความสามารถในการคิดวิเคราะห์ และลงมือทำอย่างเป็นระบบ จึงทำให้มักมีคนกล่าวถึงหัวหน้าในภาพที่ไม่ค่อยดีว่า หัวหน้าหลายคนเป็น "ผู้จัดการสันดานเสมียน" เพราะคิดในระดับที่สูงขึ้นไม่เป็น
อันที่จริง เรื่องทำนองนี้ "Dr.Laurence J. Peter" เคยเขียนไว้ในหนังสือชื่อ The Peter Principle ว่า คนจำนวนไม่น้อยในองค์กรถูกเลื่อนขั้นปรับตำแหน่งไปอยู่ในจุดที่ตนเองมีความสามารถไม่ถึง (Level of Incom-petence) หรือมีคุณสมบัติไม่ครบถ้วนตามตำแหน่งงานนั่นเอง

7. การนำและการบริหารการเปลี่ยนแปลง (Leading & Managing Change)

สองคำนี้มีความแตกต่างกัน หัวหน้าที่มีทักษะในการนำการเปลี่ยนแปลง (Leading Change) ได้ดี คือคนที่สามารถมองเห็นโอกาสในการปรับและลุกขึ้นเปลี่ยนโดยไม่ต้องรอให้สั่งหรือสถานการณ์บังคับ
ส่วนหัวหน้าที่มีทักษะในการบริหารการเปลี่ยนแปลง (Managing Chang) คือผู้ที่สามารถนำพากลุ่มก้าวข้ามการเปลี่ยนแปลง และรับมือกับการต่อต้านและผลกระทบที่เกิดขึ้นระหว่างทางได้อย่างมีประสิทธิภาพ การเปลี่ยนแปลงแบบลองผิดลองถูกล้าสมัยเสียแล้ว ดังนั้น หัวหน้ายุคนี้จึงต้องมีทักษะทั้ง 2 อย่างเป็นอาวุธประจำกายอีกชิ้นหนึ่งด้วย

8. ความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ (Creativity)

เป็นเรื่องที่ถกเถียงกันมานานว่า สิ่งนี้เป็นทักษะที่สร้างได้ หรือเป็นที่ระลึกที่ติดมาตั้งแต่เกิดก็ตาม ด้วยความก้าวหน้าทางวิทยาการกับการศึกษาลงลึกของผู้เชี่ยวชาญหลายคน ทำให้ระยะหลัง ๆ มีหลักสูตรที่เกี่ยวข้องกับความคิดสร้างสรรค์เกิดขึ้นมากมาย ด้วย เป็นต้น แต่อย่าลืมว่าการเป็นเหมือนกบในกะลา ก็ไม่อาจนำพาซึ่งความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ที่ดีให้เกิดขึ้นได้

9. การบริหารโครงการ (Project Management)

ทุกวันนี้งานที่ทำทุกอย่างมีลักษณะเป็นโครงการทั้งสิ้น กล่าวคือมีเวลาเริ่ม และเวลาสิ้นสุดที่ชัดเจน ในอดีตการบริหารจัดการโครงการเหมาะกับวิศวกรหรือผู้ที่ทำงานเป็นผู้จัดการโครงการ (Project Manager) เท่านั้น แต่ปัจจุบันทักษะนี้กลายเป็นสิ่งจำเป็นของหัวหน้างานและผู้จัดการทุกคน หลักสูตรเกี่ยวกับการบริหารโครงการสำหรับหัวหน้างานควรเรียนเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการบริหารจัดการทรัพยากรที่มีอยู่อย่างจำกัดให้สามารถบรรลุผลสำเร็จตามงบประมาณและเวลาที่มีได้รวมทั้งเรียนเรื่องการแตกงานใหญ่ออกเป็นงานย่อยและกำหนดแผนผังการทำงานที่มีประสิทธิภาพเพื่อให้รู้ว่างานใดหากล่าช้าจะส่งผลให้งานทั้งหมดเสร็จไม่ทันเวลาไป ซึ่งในหลักสูตรนี้ก็มีเครื่องมือที่เกี่ยวข้องอยู่หลายตัวที่หัวหน้าสามารถเลือกนำมาใช้ได้ตามความเหมาะสม

การเรียนรู้ทั้ง 9 หลักสูตรนี้ก็คงพอเหมาะในระดับหนึ่งแล้ว เพราะเมื่อหัวหน้าได้เรียนรู้และ ทำความเข้าใจ อย่างถ่องแท้ และนำมาใช้อย่างจริงจังก็จะสามารถเป็นหัวหน้าได้ดี เพราะมีคุณสมบัติครบถ้วนแบบที่ว่า "เป็นหัวหน้าได้ทั้งในงานและนอกงาน" เลยทีเดียว