Group and Teamwork (1)

รายงานวิชา Work Motivation เรื่องเกี่ยวกับ Group and Teamwork

GROUP AND TEAMWORK

GROUP

The Meaning of Group

ตามความหมายของ Robert Kreitner เกิดจากบุคคลตั้งแต่ 2 คนขึ้นไป มารวมตัวกันโดยที่บุคคลเหล่านั้นสามารถที่จะปฏิสัมพันธ์กันได้โดยอิสระ และบุคคลที่มารวมกันนี้จะร่วมกันกำหนดเป้าหมายและลักษณะร่วมกันของกลุ่ม

องค์ประกอบเฉพาะของกลุ่ม 4 ประการ

1. ประกอบด้วยบุคคลตั้งแต่ 2 คนขึ้นไป

2. สามารถที่จะมีปฎิสัมพันธ์ระหว่างกันได้โดยอิสระ

3. มีลักษณะเฉพาะอย่างใดอย่างหนึ่ง

4. มีความมุ่งหมายร่วมกัน

ความสำคัญของกลุ่ม มีอยู่ 2 ส่วน คือ

ความสำคัญของกลุ่มที่มีต่อพนักงาน

- ทำให้เกิดความรู้สึกปลอดภัย (security)

- ก่อให้เกิดฐานะทางสังคม (status) ต้องการการยอมรับ -> เข้ากลุ่ม -> ฐานะทางสังคม ทำให้เกิดความรู้สึกว่าตนเองมีคุณค่า ได้รับการยอมรับนับถือ (self-esteem)

- ต้องการที่จะผูกพันกับผู้อื่น

- ต้องการอำนาจ (power) ผู้มีอำนาจย่อมจะมีอิทธิพลเหนือบุคคลอื่นได้

- ทำเป้าหมายบรรลุผลสำเร็จ (goal achievement)

ความสำคัญของกลุ่มที่มีต่อองค์การ

- กลุ่มจะช่วยเพิ่มทรัพยากรสำหรับการแก้ไขปัญหา

- กลุ่มจะสนับสนุนให้เกิดความคิดสร้างสรรค์และนวัตกรรม

- กลุ่มจะช่วยปรับปรุงคุณภาพในการตัดสินใจ

- กลุ่มจะช่วยส่งเสริมให้ข้อผูกมัดที่สมาชิกมีต่องานเพิ่มมากขึ้น

- ช่วยควบคุมและสร้างวินัยให้เกิดขึ้นแก่สมาชิก

- ช่วยให้บุคคลเกิดความพึงพอใจจากการที่กลุ่มตอบสนองความต้องการของสมาชิก

ชนิดของกลุ่ม

กลุ่มที่เป็นทางการ คือกลุ่มบุคคลในองค์การหรือหน่วยงานที่ได้รับมอบหมายให้ทำงานที่มอบหมาย คนในองค์การต่างๆอาจมีกลุ่มทำงานดังกล่าวได้หลายรูปแบบ

กลุ่มที่ไม่เป็นทางการ รวมตัวกันตามความสมัครใจ เกิดจากการที่บุคคลติดต่อปฏิสัมพันธ์กัน

กลุ่มผลประโยชน์ มีผลประโยชน์อย่างใดอย่างหนึ่งรวมกัน

เหตุผลที่ทำให้บุคคลเข้าร่วมกลุ่มที่ไม่เป็นทางการ ได้แก่

1. แต่ละคนมีส่วนได้ส่วนเสียในเรื่องใดเรื่องหนึ่งร่วมกัน (mutual interest)

2. มิตรภาพที่มีต่อกัน (friendship)

3. ความต้องการที่จะได้รับการตอบสนองทางด้านสังคม (fulfill social needs)

ภายในองค์กรจะประกอบไปด้วยกลุ่มที่แตกต่างกันหลายกลุ่ม ที่สามารถแยกประเภทได้โดยคุณลักษณะร่วม เช่น กลุ่มถูกสร้างขึ้นได้อย่างไร กลุ่มทำอะไร และ ใครเป็นสมาชิกของกลุ่ม ซึ่งบุคคลในองค์กรจะเป็นสมาชิกของกลุ่มที่แตกต่างกันหลายกลุ่ม และ กลุ่มเหล่านี้จะแตกต่างกันในช่วงชีวิต และ ความเป็นทางการ

ประเภทของกลุ่ม

แบ่งออกเป็น Primary group , Coalitions และกลุ่มประเภทอื่นที่ประกอบไปด้วย Membership groups vs. Reference groups ,In-groups vs. Out-groups ,Formal groups vs. Informal groups.

Primary group

Small group

เป็นกลุ่มที่มีขนาดเล็กพอที่สามารถมีปฏิสัมพันธ์และสนทนาโต้ตอบแบบต่อหน้ากันได้

Primary group

เป็นกลุ่มขนาดเล็ก แต่มีสิ่งที่พิเศษกว่าคือ มีความเป็นเพื่อน มีความจริงใจ และมีค่านิยมที่เหมือนกัน มักจะพบในกลุ่มของเพื่อน และ ครอบครัว

สรุป Primary group เป็น Small group แต่ไม่ใช่ Small group ทุกกลุ่มที่จะเป็น Primary group

Coalitions

การร่วมมือ เป็นปัจจัยสำคัญของพลวัตรของกลุ่ม ที่จะใช้เพื่อลดความขัดแย้ง และการจัดการที่ไม่มีประสิทธิภาพ เพื่อสามารถให้งานดำเนินต่อไปได้ ซึ่งบทบาทของ Coalitions ก็เหมือนกับกลุ่มประเภทอื่น แต่ว่ามีประสิทธิภาพในแก่นแท้ขององค์กร

นิยามของ Coalitions ใช้แตกต่างกันหลายทางซึ่งกำหนดโดยนักทฤษฎีหลายคนด้วยกัน

บทบาทของ Coalitions

1. กลุ่มของบุคคลที่มีปฏิสัมพันธ์กัน

2. ถูกสร้างขึ้นอย่างไตร่ตรอง เพื่อจุดประสงค์ที่เฉพาะเจาะจงของสมาชิก

3. ไม่เกี่ยวข้องกับโครงสร้างที่เป็นทางการขององค์กร

4. เป็นความสัมพันธ์ที่เหมือนเป็นเพื่อนกันคือไม่มีการระบุหน้าที่ หรือ บทบาทในการทำงาน

5. มุ่งความสนใจในประเด็นที่จะทำให้จุดประสงค์ของสมาชิกก้าวหน้าขึ้น ดีขึ้น

6. มีการรับรู้ร่วมกันว่าใครเป็นสมาชิก

7. เป็นรูปแบบที่คนภายนอกมองเข้ามาแล้วรู้ว่าเป็น Coalitions

8. มีกิจกรรมอันใด ก็มักจะทำร่วมกันเป็นกลุ่ม

กลุ่มประเภทอื่น

Membership groups : เป็นกลุ่มที่สมาชิกมีสถานภาพที่แน่นอน และค่อนข้างเป็นทางการ เช่น กลุ่มสหภาพแรงงาน

Reference groups : เป็นกลุ่มที่บุคคลมีความรู้สึกว่าอยากเป็นส่วนหนึ่งของกลุ่ม หรือ แสดงตัวว่าตนเป็นส่วนหนึ่งของกลุ่มนั้น

In-groups : สมาชิกที่มีค่านิยมร่วมกัน

Out-groups : คนภายนอกมองเข้ามารู้ว่าเป็นกลุ่มเดียวกัน

Formal groups

กลุ่มที่เป็นทางการ คือ กลุ่มที่ถูกสร้างขึ้นมาอย่างเป็นทางการโดยองค์กร เพื่อความมุ่งหมายที่เจาะจง ซึ่งกลุ่มนี้จะเป็นส่วนหนึ่งของโครงสร้างองค์กร และจะปรากฏอยู่บนแผนภูมิองค์กร แบ่งเป็น Functional groups (กลุ่มตามหน้าที่) และ Task groups (กลุ่มงาน)

Functional groups

กลุ่มตามหน้าที่ คือกลุ่มที่เป็นทางการที่ประกอบด้วย ผู้บริหาร และ ผู้อยู่ใต้บังคับบัญชาทุกคนที่รายงานต่อผู้บริหาร หน่วยงานแต่ละหน่วย ภายในองค์กรจะถูกพิจารณาว่าเป็นกลุ่มตามหน้าที่ ผู้บริหารจะเป็นสมาชิกของกลุ่มหลายกลุ่ม และ เขาจะต้องเรียนรู้เพื่อที่จะทำหน้าที่ภายในกลุ่มแต่ละกลุ่มนั้น นอกจากนี้ผู้บริหารยังได้เชื่อมโยงกลุ่มที่แตกต่างเข้าไว้ด้วยกัน กลุ่มตามหน้าที่เหล่านี้มักจะถูกเรียกว่า แผนกงาน เช่นแผนกการตลาด ,ทีมงาน เช่นทีมงานประกอบผลิตภัณฑ์

กลุ่มตามหน้าที่จะถูกสร้างขึ้นมาและเพื่อที่จะบรรลุเป้าหมายโดยองค์กรภายในช่วงเวลาที่ไม่กำหนด คือ จะไม่ถูกกำหนดให้สลายตัวไป ณ ช่วงเวลาหนึ่งภายในอนาคต

Task groups

กลุ่มงาน คือกลุ่มที่เป็นทางการที่สร้างขึ้นมาเพื่อความมุ่งหมายที่เจาะจงที่สนับสนุน หรือแทนที่การทำงานโดยปกติจะทำโดยกลุ่มตามหน้าที่ กลุ่มงานจะค่อนข้างถาวร หรือ ชั่วคราวได้ Permanent groups (กลุ่มงานถาวร) มักถูกเรียกว่าคณะกรรมการถาวรหรือทีม Temporary groups (กลุ่มงานชั่วคราว) มักถูกเรียกว่าคณะกรรมการชั่วคราว กลุ่มงานเฉพาะกิจ และกลุ่มโครงการ ชื่อของกลุ่มงานจะแตกต่างกัน

เมื่อกลุ่มงานชั่วคราวได้บรรลุจุดประสงค์ของการทำงานเรียบร้อยแล้ว ก็จะสลายตัวออกไป เช่น Norman p. Blake ได้รับตำแหน่งเป็นประธานกรรมการของบริษัทประกันภัย USF & G เขาได้ตั้งกลุ่มงาน 5 กลุ่มในเวลา 4 เดือนที่จะศึกษาการดำเนินงานของบริษัทที่มีวิสัยทัศน์ในการลดต้นทุน และดึงดูดกลุ่มลูกค้าใหม่ ภายหลังที่กลุ่มงานเหล่านี้ได้นำข้อเสนอแนะแก่ Blake แล้ว พวกเขาก็สลายตัวไป

กลุ่มงานที่ถาวร เช่น คณะกรรมการประจำจะดำเนินงานที่มีอยู่เรื่อยไป สมาชิกจะประชุมกันเป็นประจำเพื่อที่จะตรวจสอบการดำเนินงานของบริษัท

กลุ่มงานจะถูกสร้างขึ้นมาโดยองค์กรเพื่อที่จะบรรลุเป้าหมายบางอย่างภายใต้ช่วงเวลาที่กำหนดไว้ เช่น Hallmark ได้สร้างทีมขึ้นมาเพื่อพัฒนาการ์ดแสดงความยินดีรุ่นใหม่ ภายหลังที่การ์ดได้พัฒนาและผ่านความเห็นชอบแล้ว กลุ่มดังกล่าวนื้ก็จะสลายตัวไป

Informal Groups

กลุ่มที่ไม่เป็นทางการ จะเกิดขึ้นมาโดยธรรมชาติ และ อาจจะไม่สนับสนุนเป้าหมายขององค์กรสมาชิกจะดึงดูดกันจากความสนใจร่วมกัน เหตุผลทางสังคม และความเป็นเพื่อน ซึ่งกลุ่มที่ไม่เป็นทางการจะถูกแบ่ง 2 ประเภทคือ กลุ่มความสนใจร่วม และกลุ่มมิตรภาพ

กลุ่มมิตรภาพ คือกลุ่มที่ไม่เป็นทางการที่ก่อตั้งขึ้นมาในองค์กร เนื่องจากสมาชิกมีความผูกพันส่วนบุคคลที่มีต่อกัน ปัจจัยส่วนบุคคล เช่น ความสนใจ เพศ เชื้อชาติ และศาสนา จะเป็นรากฐานของกลุ่มมิตรภาพ ซึ่งจะเกิดขึ้นเมื่อมีความสัมพันธ์ที่เป็นมิตรท่ามกลางสมาชิก

กลุ่มความสนใจร่วม คือกลุ่มที่ถูกจัดขึ้นมาตามกิจกรรมที่มีความสนใจร่วมกัน แม้ว่าความเป็นเพื่อนจะพัฒนาขึ้นมาท่ามกลางสมาชิก กลุ่มความสนใจร่วมกันจะถูกสร้างขึ้นมาโดยสมาชิกที่มีความมุ่งหมาย ข้อต่อรอง หรือ ความสนใจ เหล่านี้จะเกี่ยวพันหรือไม่กับเป้าหมายขององค์กร เช่น ผู้บริหารหญิง T&T New Jersey ได้รวมกันเป็นกลุ่มความสนใจร่วมเพื่อที่จะร่วมความคิดเห็นต่อข้อปัญหา และโอกาสที่พวกเขาได้เผชิญอยู่ในฐานะของผู้หญิงในการบริหาร

พลวัตรในการรวมกลุ่ม

Propinquity theory

ในทฤษฎีของจิตวิทยาสังคม ได้กล่าวถึงสิ่งที่น่าสนใจว่า การที่คนมีความสัมพันธ์กัน (Affiliation) เป็นเพราะมีความใกล้ชิดกัน (proximity) เช่นในทางทฤษฎีจะทำนายว่า นักเรียนที่นั่งใกล้กันก็มักจะรวมกลุ่มกันมากกว่านักเรียนที่นั่งไกลกันออกไป

ในทฤษฎีนี้มีข้อดีคือ สามารถอธิบายการรวมกลุ่มได้ดี ส่วนข้อเสียคือ มันไม่สามารถวิเคราะห์และ ไม่สามารถอธิบายการรวมกลุ่มที่มีความซับซ้อนในปัจจุบันที่โลกาภิวัฒน์ได้มีการพัฒนาได้อย่างทันสมัย เช่น การใช้ electronic, online network, telecommunication ได้ ซึ่งในทางทฤษฎี และทางปฏิบัติ ยังคงต้องศึกษากันต่อไป

ทฤษฎีในการรวมกลุ่ม

Theory of George Homans

เป็นทฤษฎีที่กว้างกว่า Propinquity theory เช่น virtual teams เพราะ Propinquity theory ได้กล่าวว่า คนจะมารวมกลุ่มกันได้จะต้องเกิดจากความใกล้ชิดกัน แต่ virtual teams เป็นกลุ่มที่ไม่ได้ใกล้ชิดกัน แต่สามารถติดต่อสื่อสารทั้งที่ห่างไกล และก็เป็นกลุ่มประเภทหนึ่งด้วย ซึงทฤษฎีนี้สามารถครอบคลุมการอธิบายเนื้อหาเรื่องการสร้างกลุ่มได้ดี

มีหัวข้อ 3 หัวข้อคือ activities (กิจกรรม),interactions (ปฏิสัมพันธ์),

Sentiments (ทัศนคติ) ซึ่งจะมีความสัมพันธ์ที่เกี่ยวเนื่องกัน แต่ทีหัวข้อที่สำคัญคือ interactions คือไม่ใช่แค่ใกล้ชิดกันอย่างเดียว แต่มีการทำให้กลุ่มประสบผลสำเร็จ มีการบรรลุเป้าหมาย โดยการร่วมมือกัน และแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น

Theodore Newcomb’s balance theory of group formation

คนจะดึงดูดกันจากการที่มีทัศนคติ และค่านิยมที่เหมือนกัน เช่น ศาสนา เชื้อชาติ การเมือง ความสนใจ งานอดิเรก

เมื่อมีความสัมพันธ์เกิดขึ้น พวกเขาจะพยายามรักษาความสมดุลของทัศนคติ และค่านิยมเอาไว้ ถ้าเกิดความไม่สมดุลแล้ว ความสัมพันธ์นั้นก็จะยุติลง

Exchange theory

เมื่อ Reward ก็คือสิ่งที่ต้องการ เช่น เงิน อำนาจ ชื่อเสียง นั้นคุ้มค่ากับสิ่งที่ต้องลงทุน นั่นก็คือ cost เช่น เวลา ความวิตกกังวล ความอับอาย

ขั้นตอนในการพัฒนาของกลุ่ม

กลุ่มจะถูกสร้างขึ้นมาโดยองค์กรอยู่เสมอ พวกเขาจะถูกสร้างขึ้นมาเป็นกลุ่มที่เป็นทางการ เช่น หน่วยงานใหม่ คณะกรรมาการ และกลุ่มงานเฉพาะกิจ หรืออาจจะเกิดขึ้นมาเป็นกลุ่มความสนใจร่วม หรือ กลุ่มมิตรภาพอย่างไม่เป็นทางการ แม้แต่กลุ่มที่มีอยู่แล้วมักจะอยู่ภายในสภาวะของการไหลเวียนเมื่อสมาชิกปัจจุบันออกไป และสมาชิกใหม่เพิ่มเข้ามา การเข้ามาและการออกไปนี้จะกระทบต่อการทำงานภายในกลุ่ม

นักวิจัยหลายคนได้ยืนยันว่ากลุ่มมีขั้นตอนของการพัฒนาที่ค่อนข้างจะคาดคะเนได้ การทำความเข้าใจขั้นตอนเหล่านี้สามารถช่วยให้ผู้บริหารมีส่วนร่วมภายในกลุ่ม และช่วยพัฒนากลุ่มที่เขามีความรับผิดชอบทางการบริหารได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น วิธีการรู้จักกันมากที่สุดเพื่อการวิเคราะห์การพัฒนาของกลุ่มได้ถูกเสนอแนะโดย นักวิจัยกลุ่มที่ชื่อ Bruce W Thuckman เขาเชื่อว่าการพัฒนาของกลุ่มมีขั้นตอนที่สำคัญ5ขั้นคือ

1. Forming การสร้าง

เป็นขั้นตอนที่มารวมกลุ่มกัน อาจเพราะถูกมอบหมายให้ทำงานร่วมกัน(กลุ่มที่เป็นทางการ) หรือ มารวมกันด้วยจุดประสงค์ หรือ ผลประโยชน์ร่วมกันอย่างอื่น(กลุ่มที่ไม่เป็นทางการ) ซึ่งยังไม่มีบทบาทของสมาชิกที่แน่นอน หรือ ผู้นำกลุ่มที่แน่นอน

2. Storming ความวุ่นวาย

ภายในขั้นตอนนี้สมาชิกกลุ่มมักจะเผชิญกับความขัดแย้งระหว่างกัน ในบทบาทและการทำงาน เมื่อพวกเขาได้พยายามยุติความแตกต่างของความคิดเห็นต่อเรื่องที่สำคัญ ข้อปัญหาภายในการโต้เถียงจะยุติลงได้ด้วยข้อกำหนดของงาน ความขัดแย้งอีกอย่างหนึ่งจะอยู่ที่ความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล ณ ขั้นตอนนี้บ่อยครั้งที่จะมีการต่อสู้ท่ามกลางสมาชิกเพื่อแย่งความเป็นผู้นำกลุ่ม หากว่าผู้นำยังไม่ได้ถูกแต่งตั้ง การรับฟังและการพยายามหาข้อยุติของเรื่องที่สำคัญที่ยอมนับร่วมกันจะเป็นวิธีการที่สำคัญในช่วงนี้ มิฉะนั้นแล้ว กลุ่มจะไม่สามารถดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งอาจจะไม่ก้าวหน้าไปเลย หรือ อาจจะแตกกลุ่มไปเลยก็ได้ ขั้นตอนนี้จะเป็นช่วงที่มีอารมณ์รุนแรง กลุ่มย่อยอาจจะเกิดขึ้นมา และมักจะตามมาด้วยความเครียด

3. Norming การสร้างบรรทัดฐาน

สมาชิกเริ่มผูกพันกับกลุ่ม มีความสามัคคี และร่วมมือกัน มีมิตรภาพที่ดีต่อกัน มีเอกลักษณ์ของกลุ่ม

4. Performing การดำเนินงาน

กลุ่มสามารถทำงานเป็นทีม มีการทำงานอย่างเต็มประสิทธิภาพ และดำเนินงานตามบรรทัดฐานที่ได้สร้างไว้แล้ว เพื่อให้บรรลุเป้าหมายของกลุ่ม กลุ่มจะมีประสิทธิภาพได้ตราบที่ยังทุ่มเทพลังให้กับงาน และรักษาสัมพันธภาพของกลุ่มที่ดีเอาไว้

5. Adjourning การสลายตัว

เป็นขั้นตอนที่กลุ่มได้บรรลุเป้าหมายแล้ว ก็จะสลายตัว หรือมีตำแหน่งใหม่ และขั้นตอนก็จะถูกเริ่มต้นใหม่อีกครั้ง

เป็นขั้นสุดท้ายของกลุ่มชั่วคราว(temporary groups) ซึ่งการสลายกลุ่มจะเกิดน้อยครั้งกับกลุ่มถาวร(permanent groups) ซึ่งเกิดจากการปรับปรุงองค์กร และ การซื้อหรือการรวมบริษัท

เหตุผลในเชิงปฏิบัติในการสร้างกลุ่ม

Economic reasons

เหตุผลในทางเศรษฐกิจ คือ กลุ่มคนที่มารวมตัวกันเพื่อให้มีผลประโยชน์ทางดานเศรษฐกิจร่วมกัน โดยมีอำนาจต่อรองมากขึ้น

Security reasons

กลุ่มคนเล็กๆจะมาร่วมกลุ่มกัน เพื่อให้ถูกปฏิบัติอย่างเท่าเทียมกัน ไม่มีการแบ่งชนชั้น หรือลำเอียง

Social needs

เป็นความต้องการทางด้านสังคม ในการยอมรับ และต้องการแป็นส่วนหนึ่งของกลุ่ม เป็นเหตุผลที่สำคัญที่สุด

Punctuated Equilibrium Model

1^st phase เป้าหมายถูกตั้งขึ้นมา และไม่ได้ถูกเปลี่ยนแปลงโดยง่าย เพราะสมาชิกลังเลที่จะเปลี่ยนมัน

2^nd phase สมาชิกในกลุ่มตระหนักว่า ถ้าไม่เปลี่ยนกลยุทธ์ แล้วเป้าหมาย หรือ วัตถุประสงค์ของกลุ่มก็จะไม่บรรลุความสำเร็จ ซึงสมาชิกจะทำงานอย่างเต็มประสิทธิภาพเพื่อให้กลุ่มเกิดการเปลี่ยนแปลง บรรลุความสำเร็จ และอยู่รอดต่อไป

อ่านต่อเนื่องได้ที่ Group and Teamwork (2)