ไม่ต้องรู้เขา – รู้เรานี่แหละชนะทุกเรื่อง (2)
เมื่อรู้(จุดอ่อน)ของเราตรงไหน ก็ไปเสริมเติมพลัง ปรับปรุงแก้ไขงานทั้งหลายก็สำเร็จด้วยมือของเราเอง
ไม่ต้องรู้เขา – รู้เรานี่แหละชนะทุกเรื่อง (2)
ในตอนแรกได้เล่าปัจจัยที่ส่งผลต่อการทำงานของดิฉันที่ทำให้งานล่าช้า จำนวน 4 ประการ ไปแล้ว เมื่อรู้อะไรคือปัญหา ก็ไม่ยากที่จะแก้ไขปัญหานั้น ๆ เริ่มจาก
1) การจัดระบบการทำงานของตนเอง ดิฉันจะทำแบบเช็ครายการ ง่าย ๆ เช่น การจัดการประชุมเชิงปฏิบัติการ ผู้บริหารโรงเรียนในสังกัด การดำเนินงานประกอบไปด้วยอะไร ลำดับรายงานที่ต้องการจะทำให้ครบทุกกระบวนการ นับแต่การยืมเงินทดรองราชการ ไปจนถึงดำเนินการประชุมเสร็จแล้วคอย เช็คที่ละรายการที่ได้ทำไปแล้ว ทำให้เราไม่หลงลืมรายการใด ๆ ให้ต้องมานั่งเสียเวลาพิมพ์งานใหม่
2) ความไม่รอบคอบของตนเอง ทำให้ต้องเสียเวลาแก้งานบ่อย ๆ ดิฉันเริ่มค้นพบตัวเองว่า งานบางอย่างไม่ต้องรีบเร่งจนทำให้ขาดการตรวจตราก่อนสั่งพิมพ์ เพราะฉะนั้น จึงควรเพิ่มความระมัดระวัง ทั้งขณะพิมพ์งาน และก่อนจบการทำงาน ควรตรวจตราอีกครั้ง โดยเฉพาะตัวอักษร ให้ทำการเปลี่ยนตัวอักษรเป็นแบบเดียวกันก่อนสั่งพิมพ์งานทุกครั้ง เพื่อเสนอผู้มีอำนาจลงรายมือชื่อ ต่อไป
3) การรับและพูดคุยทางโทรศัพท์ ดิฉันเริ่มมองเหตุที่โรงเรียนต้องโทรฯมาพูดคุยเรื่องงานหลังจากที่ได้รับหนังสือสั่งการไป นั่น...ดูเหมือนจะเป็นการส่งสัญญานบอกเหตุอะไรสักอย่าง เหมือนจะบอกให้เรารู้ว่า การเขียนหนังสือราชการของเรายังไม่ครอบคลุม ชัดเจน กระจ่าง ทำให้โรงเรียนอ่านแล้วไม่เข้าใจ จึงต้อง
กลับมาฝึกฝนตนเอง เมื่อจำเป็นต้องส่งหนังสือถึงโรงเรียนในคราวต่อไป เราต้องแต่งความให้กระชับ ชัดเจน และเมื่อถึงตอนพูดโทรศัพท์ ก็จะจับประเด็นสำคัญ ๆ มาพูดคุย ทำให้การรับโทรศัพท์ และการพูดคุยเริ่มลดจำนวนเวลาลงไปได้ค่ะ
4) การบริหารจัดการงานที่มีความซ้ำซ้อนกัน และความสำคัญไม่มากนัก เป็นงานที่แจ้งเพื่อทราบ เนื่องจากดิฉันรับหน้าที่เกี่ยวกับระบบ e-office จึงได้สรุปเป็นแบบ เอกสารหน้าเดียว สรุปในหลายเรื่องเข้าด้วยกัน การสำเนาหนังสือราชการฯ ทำเพียงนำส่ง 1 ฉบับ สิ่งที่ส่งมาด้วย ใช้เสาะหาใน googel แล้ว copy มา ซึ่ง กว่า 90 % มีงานหนังสือราชการฉบับนั้น ๆ โดยที่ดิฉันไม่ต้องมาเสียเวลา scan แล้วเก็บไฟล์ เรื่องสำคัญมากก็ทำหนังสือนำส่ง ให้ผู้มีอำนาจลงนาม เรื่องประชาสัมพันธ์ เบ็ดเตล็ดทั่วไป ก็ สรุปเข้า ระบบe-office เป็นภาพรวม แจ้งผ่านทางระบบ เช่น การสั่งจองสินค้า /ทำบุญ /การของความอนุเคราะห์ต่าง ๆ
ขณะนี้ พบตัวเองว่ามีเวลาว่าง พอจะได้ดู “เงินปากผี” บ้างแล้วค่ะ
หมายเหตุ : เพื่อเป็นกำลังใจในการเขียน blog ท่านที่ได้อ่านแล้ว ดิฉันอยากได้รับการแสดงความคิดเห็นจากทุกท่านที่เข้ามาอ่าน blog นี้
ในตอนแรกได้เล่าปัจจัยที่ส่งผลต่อการทำงานของดิฉันที่ทำให้งานล่าช้า จำนวน 4 ประการ ไปแล้ว เมื่อรู้อะไรคือปัญหา ก็ไม่ยากที่จะแก้ไขปัญหานั้น ๆ เริ่มจาก
1) การจัดระบบการทำงานของตนเอง ดิฉันจะทำแบบเช็ครายการ ง่าย ๆ เช่น การจัดการประชุมเชิงปฏิบัติการ ผู้บริหารโรงเรียนในสังกัด การดำเนินงานประกอบไปด้วยอะไร ลำดับรายงานที่ต้องการจะทำให้ครบทุกกระบวนการ นับแต่การยืมเงินทดรองราชการ ไปจนถึงดำเนินการประชุมเสร็จแล้วคอย เช็คที่ละรายการที่ได้ทำไปแล้ว ทำให้เราไม่หลงลืมรายการใด ๆ ให้ต้องมานั่งเสียเวลาพิมพ์งานใหม่
2) ความไม่รอบคอบของตนเอง ทำให้ต้องเสียเวลาแก้งานบ่อย ๆ ดิฉันเริ่มค้นพบตัวเองว่า งานบางอย่างไม่ต้องรีบเร่งจนทำให้ขาดการตรวจตราก่อนสั่งพิมพ์ เพราะฉะนั้น จึงควรเพิ่มความระมัดระวัง ทั้งขณะพิมพ์งาน และก่อนจบการทำงาน ควรตรวจตราอีกครั้ง โดยเฉพาะตัวอักษร ให้ทำการเปลี่ยนตัวอักษรเป็นแบบเดียวกันก่อนสั่งพิมพ์งานทุกครั้ง เพื่อเสนอผู้มีอำนาจลงรายมือชื่อ ต่อไป
3) การรับและพูดคุยทางโทรศัพท์ ดิฉันเริ่มมองเหตุที่โรงเรียนต้องโทรฯมาพูดคุยเรื่องงานหลังจากที่ได้รับหนังสือสั่งการไป นั่น...ดูเหมือนจะเป็นการส่งสัญญานบอกเหตุอะไรสักอย่าง เหมือนจะบอกให้เรารู้ว่า การเขียนหนังสือราชการของเรายังไม่ครอบคลุม ชัดเจน กระจ่าง ทำให้โรงเรียนอ่านแล้วไม่เข้าใจ จึงต้อง
กลับมาฝึกฝนตนเอง เมื่อจำเป็นต้องส่งหนังสือถึงโรงเรียนในคราวต่อไป เราต้องแต่งความให้กระชับ ชัดเจน และเมื่อถึงตอนพูดโทรศัพท์ ก็จะจับประเด็นสำคัญ ๆ มาพูดคุย ทำให้การรับโทรศัพท์ และการพูดคุยเริ่มลดจำนวนเวลาลงไปได้ค่ะ
4) การบริหารจัดการงานที่มีความซ้ำซ้อนกัน และความสำคัญไม่มากนัก เป็นงานที่แจ้งเพื่อทราบ เนื่องจากดิฉันรับหน้าที่เกี่ยวกับระบบ e-office จึงได้สรุปเป็นแบบ เอกสารหน้าเดียว สรุปในหลายเรื่องเข้าด้วยกัน การสำเนาหนังสือราชการฯ ทำเพียงนำส่ง 1 ฉบับ สิ่งที่ส่งมาด้วย ใช้เสาะหาใน googel แล้ว copy มา ซึ่ง กว่า 90 % มีงานหนังสือราชการฉบับนั้น ๆ โดยที่ดิฉันไม่ต้องมาเสียเวลา scan แล้วเก็บไฟล์ เรื่องสำคัญมากก็ทำหนังสือนำส่ง ให้ผู้มีอำนาจลงนาม เรื่องประชาสัมพันธ์ เบ็ดเตล็ดทั่วไป ก็ สรุปเข้า ระบบe-office เป็นภาพรวม แจ้งผ่านทางระบบ เช่น การสั่งจองสินค้า /ทำบุญ /การของความอนุเคราะห์ต่าง ๆ
ขณะนี้ พบตัวเองว่ามีเวลาว่าง พอจะได้ดู “เงินปากผี” บ้างแล้วค่ะ
หมายเหตุ : เพื่อเป็นกำลังใจในการเขียน blog ท่านที่ได้อ่านแล้ว ดิฉันอยากได้รับการแสดงความคิดเห็นจากทุกท่านที่เข้ามาอ่าน blog นี้
-ใน blog หน้า ดิฉันจะนำเรื่องเกี่ยวกับผู้บริหารฯ ในฐานะที่เป็นประธานฯ การประชุม ซึ่งในการทำงานในตำแหน่งเลขานุการการประชุม ในหลายคณะทำงาน ได้พบประธานฯ การประชุมที่แตกต่าง กันไป ท่านที่เป็นผู้บริหารฯ อ่านแล้วจะทราบแนวทางปฏิบัติอย่างง่าย ๆ และทำให้การประชุมในคราวนั้น ๆ จบอย่างประทับใจ
คำสำคัญ (Tags): #การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
หมายเลขบันทึก: 50799เขียนเมื่อ 19 กันยายน 2006 10:58 น. ()ความเห็น (3)
รอบคอบ
ไม่ใช่รอบครอบ
ขอขอบพระคุณท่าน "ไร้นาม" ที่ได้แจ้งคำผิด และดิฉันได้ดำเนินการแก้ไขแล้วค่ะ
สนใจเรื่องการทำหน้าที่ประธานในที่ประชุมจังเลยครับ จะมารออ่านนะครับ
ตัดสินใจ Add เข้า for Get to Apply and Action ไปด้วยเลยครับ เพื่อจะได้รออ่านเรื่องดี ๆ ต่อไป
ตัดสินใจ Add เข้า for Get to Apply and Action ไปด้วยเลยครับ เพื่อจะได้รออ่านเรื่องดี ๆ ต่อไป