ศิลปะการพูดในที่ประชุม
ศิลปะการพูดในที่ประชุม
โดย...ดร.สุทธิชัย ปัญญโรจน์
การพูดในที่ประชุม มีความสำคัญและมีความจำเป็นอย่างมากในการอยู่ร่วมกันในสังคม ยิ่งท่านใดที่มีตำแหน่งผู้บริหาร เป็นผู้นำ ก็ยิ่งจะต้องเข้าร่วมประชุมมากกว่าลูกน้องหรือผู้ตาม มารยาทการประชุมรวมทั้งการพูดในที่ประชุมจึงเป็นสิ่งที่ต้องเรียนรู้ ฝึกฝน สำหรับมารยาทและการพูดในที่ประชุมที่ดีมีดังนี้
1.เราควรจะเข้าร่วมประชุมให้ตรงเวลา อีกทั้งประธานการประชุมก็ควรเปิดการประชุมในตรงเวลาด้วย สำหรับสังคมไทยมีปัญหามาก เพราะหลายแห่งเปิดประชุมช้ากว่ากำหนดการที่ได้ตั้งเอาไว้ เนื่องจากคนไทยเป็นจำนวนมากไม่ค่อยรักษาเวลา อีกทั้งยังเข้าร่วมประชุมช้า จึงทำให้เลิกประชุมช้ากว่ากำหนดการที่วางเอาไว้ ทำให้การประชุมในครั้งนั้นมีปัญหามากคือ เปิดประชุมช้า ปิดประชุมช้า
2.ก่อนแสดงความคิดเห็นแต่ละครั้ง ควรขออนุญาตประธานในที่ประชุม อาจยกมือก่อนแล้วจึงพูด แสดงความคิดเห็น อีกทั้งประธานในที่ประชุมควรบอกกฎกติกาก่อนเข้าร่วมประชุม เช่น ท่านสมาชิกท่านใด ต้องการแสดงความคิดเห็นกรุณายกมือก่อนนะครับ
3.ใช้ภาษา คำพูด น้ำเสียงที่สุภาพ ให้เกียรติต่อที่ประชุม ไม่ควรพูดจาก้าวร้าว ไม่ควรพูดเล่นจนเกินไป แต่อาจพูดสร้างบรรยากาศให้ผ่อนคลายได้บ้าง
4.ควรพูดให้สั้น กระชับ ไม่เยิ่นเย้อ หลายท่านเวลาแสดงความคิดเห็นในที่ประชุม มักพูดจายาวจนเกินไป อีกทั้งยังพูดจาไม่รู้เรื่องจนผู้ฟังจับประเด็นไม่ได้ การพูดจายาวจนเกินไปอาจทำให้เสียเวลาและสมาชิกในที่ประชุมเกินการเบื่อหน่าย อีกทั้งการประชุมหลายแห่ง มักมีผู้ที่เสนอความคิดเห็นซ้ำๆ กัน บางคนยกมือพูดแสดงความคิดเห็นตั้ง 3-4 ครั้ง ดังนั้น ประธานในที่ประชุม ควรเปิดโอกาสให้สมาชิกท่านอื่นที่ยังไม่ได้แสดงความคิดเห็นได้มีโอกาสได้พูดบ้าง
5.ควรตั้งใจฟังการประชุม หลายๆคนมักเข้าใจผิดคิดว่า คนที่พูดในที่ประชุม เก่ง ไม่มีความจำเป็นจะต้องฟังการประชุมก็ได้ แต่ความจริงแล้ว คนที่แสดงความคิดเห็นหรือพูดจาในที่ประชุมเก่ง โดนใจผู้ฟัง มักเป็นนักฟังที่ดี เขาจะฟังการประชุม แล้วหัดจับประเด็นต่างๆ อีกทั้งการแสดงความคิดเห็นเพิ่มเติมมักไม่พูดจาหรือแสดงความคิดเห็นซ้ำกับคนที่ได้พูดไปแล้ว เพราะถ้าหากเขาไม่ฟังการประชุม เขาอาจจะต้องแสดงความคิดเห็นหรือตั้งคำถามเหมือนกับคนที่พูดไปแล้วก็จะทำให้ผู้ฟังส่วนใหญ่ไม่ศรัทธา อีกทั้งอาจถูกดูถูกเอาได้ง่ายๆ
6.ต้องทำการบ้านมาก่อนประชุม คนที่แสดงความคิดเห็นในที่ประชุมได้เก่ง มักเป็นคนที่มีข้อมูลมากกว่าคนอื่น อีกทั้งยังทำการบ้านมาเป็นอย่างดี เช่น การเอาข้อมูลการประชุมเก่าๆ มาดู , อีกทั้งการประชุมบางแห่งได้ส่งจดหมายและกำหนดการต่างๆไปให้อ่านก่อน เขาก็จะทำการบ้านในประเด็นต่างๆ วาระการประชุม
7.เวลาลุกขึ้นออกไปทำธุระหรือกลับเข้ามานั่งประชุมต่อ ควรทำความเคารพประธานหรือที่ประชุม อาจจะยืนโค้งสักเล็กน้อย
สำหรับการพูดในที่ประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ ผู้พูดควรทำการศึกษารูปแบบของการประชุมแบบต่างๆด้วย เช่น การสัมมนา การอภิปราย การบรรยาย การสมัชชา สุนทรพจน์ เป็นต้น
อีกทั้งการพูดจาในที่ประชุมที่ดี เราควรต้องทราบบทบาทของเราก่อนว่าเรามีบทบาทหรือทำหน้าที่อะไร เช่น เป็นประธาน เป็นสมาชิก เพราะหากท่านเป็นประธานการพูดจาในที่ประชุมของท่านจะต้องมีลักษณะ การพูดที่เป็นการกำหนดแนวทางการประชุม กล่าวเปิด กล่าวปิดประชุม สร้างบรรยากาศที่ดี กระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมประชุมแสดงความคิดเห็น หรือ หากท่านเป็นสมาชิกหรือผู้เข้าร่วมประชุม ท่านจะต้องแสดงบทบาทให้สอดคล้องกับระเบียบวาระ อีกทั้งแสดงความคิดเห็นที่เป็นประโยชน์แก่ที่ประชุม เป็นต้น
ความเห็น (0)
ไม่มีความเห็น