KM คือการเตรียมความรู้ที่มีอยู่ทั้งในและนอกองค์กรให้พร้อมใช้งานในเวลาที่ต้องการ เพื่อให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิผล และส่งผลให้องค์กรประสบความสำเร็จตามเป้าหมาย

เมื่อวันที่ ๗ กันยายน ๒๕๕๔ มหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ได้จัดโครงการสัมมนาเชิงปฏิบัติการเสริมสร้างสมรรถนะผู้บริหาร ช่วงที่ ๓ ใน ๒ เรื่องคือการนำ IT มาใช้ในการจัดการความรู้ และพลังเครื่องมือ AAR ในการพัฒนาปรับปรุงระบบการทำงาน โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อแนะนำเครื่องมือ KM ที่ใช้ในการพัฒนางาน และเพื่อกระตุ้นให้ผู้นำเล็งเห็นถึงความสำคัญของการมีส่วนร่วมในการพัฒนางานและการติดตามประเมินผลการพัฒนา

เวลา ๐๙.๐๕ น.อาจารย์ ดร.กีร์รัตน์ สงวนไทร รักษาการแทนอธิการบดีมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ กล่าวเปิดการสัมมนาว่ามหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ (มวล.) ได้รู้จัก KM และเอาไปใช้พัฒนาคนพัฒนางานมาไม่น้อยกว่า ๕ ปี แต่ผลอาจจะยังไม่เป็นที่ประจักษ์ชัด บางหน่วยงานมีการใช้อย่างเข้มข้น บางหน่วยงานก็ใช้อย่างประปราย ในวัฒนธรรมการทำงานมีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้อยู่ ยืนยันว่า KM ไม่หายไปจาก มวล. การเอา KM มาใช้อยู่บนรากฐานของ positive thinking อยู่เสมอ

งานวิจัยพบว่า Key success factors ของการใช้ KM ได้แก่
- Leadership ความหมายคือต้องเอาจริง วางเป้าหมายชัด เห็นคุณค่าของ KM champion
- Organization การจัดองค์กรต้องเอื้อ มีการสื่อสาร
- Technology ที่สนับสนุน
- Learning spirit มีจิตวิญญาณของการเรียนรู้
และยกพระราชดำรัสของในหลวงเกี่ยวกับเศรษฐกิจพอเพียง “….เศรษฐกิจพอเพียงพูดกันเยอะ แต่ทำกันเล่นๆ ที่ทำจริงคือชาวบ้าน...พอเพียงคือทำอะไรต้องไม่ฟุ่มเฟือย ไม่ฟุ้งซ่าน ทำให้ได้ผล...”  KM ต้องไม่พูดเล่น ทำจริงจังและต่อเนื่อง

การนำ IT มาใช้ในการจัดการความรู้
วิทยากรในเรื่องนี้คือคุณพรเทพ จรัสศรี บริษัทปูนซิเมนต์ไทย จำกัด (มหาชน) คุณพรเทพบอกหัวข้อในการสนทนาว่าประกอบด้วย ความหมาย/แนวคิด KM กิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับ KM (แต่จะเน้น IT) การจัดการความรู้ส่วนบุคคล เครื่องมือที่ช่วยใน KM และการนำระบบ IT มาใช้ใน KM เป็นการพูดถึง KM ทั้ง 3 Levels

คุณพรเทพกล่าวถึงความหมายของ KM ของ Prof.Nonaka คือ KM คือ Not “Managing Knowledge” But “Management by Knowledge” KM คือการเตรียมความรู้ที่มีอยู่ทั้งในและนอกองค์กรให้พร้อมใช้งานในเวลาที่ต้องการ เพื่อให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิผล และส่งผลให้องค์กรประสบความสำเร็จตามเป้าหมาย


ยุคนี้มี “คนมีความรู้” อย่างเดียวไม่พอแล้ว ต้อง “ฉลาด” ในการนำความรู้ไปแปลงเป็นทรัพย์สินได้ด้วย นิยามของ “คนฉลาด” คือ “คนที่รู้ว่าตนเองไม่รู้อะไร แล้วพยายามพัฒนาตนเองเพื่อให้รู้ในสิ่งนั้นและสามารถนำเอาความรู้นั้นมาสร้างประโยชน์ได้ด้วย” ผู้นำองค์กรต้องตั้งโจทย์ที่ท้าทายความรู้ของพนักงาน องค์กรที่มีคนที่มีความรู้มากๆ แต่ไม่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ ต้องเปลี่ยนผู้นำองค์กร

คุณพรเทพโชว์วิสัยทัศน์ของ SCG ซึ่งเป็นการตั้งโจทย์ที่ท้าทายความรู้ความสามารถของพนักงาน “เราจะเป็นผู้นำทางธุรกิจอย่างยั่งยืนในอาเซียน” คนแปลโจทย์คือพนักงานระดับต่างๆ เช่น เครือฯ จะดำเนินงานตามกลยุทธ์การขยายงานไปในภูมิภาคอาเซียนและการพัฒนาสู่สินค้าและบริการที่เป็น high-value ให้สำเร็จได้

วิสัยทัศน์ ๒๐๑๕... จะเป็นผู้นำตลาดในภูมิภาคที่มุ่งดำเนินธุรกิจควบคู่กับการเสริมสร้างความเจริญก้าวหน้าอย่างยั่งยืนให้แก่อาเซียนและชุมชนที่เข้าไปดำเนินงาน... แสดงการตั้งโจทย์ย่อยๆ ไม่ใช่ตั้งโจทย์อย่างเดียว มีการตั้งเป้าด้วย เช่น ๒๕% ของคนต้องทำงานนอกประเทศ ๕๐% ของ revenue มาจาก high value added products and services (HVA)… เป็นการตั้งโจทย์ท้าทายให้พนักงานกลั่นความรู้ออกมา

ตัวอย่าง HVA เช่น บ้าน knock down “บ้านเย็นตราช้าง” ที่เอา products จากธุรกิจต่างๆ มารวมกันเป็น solutions ที่ขายได้แพงกว่าเดิม

 

ซ้าย หนังสือ SCG vision ใช้สื่อสารภายใน ขวา คุณพรเทพ จรัสศรี

คุณพรเทพบอกถึง concept ของ KM แบบการบริหารโดยใช้ความรู้ งาน/กิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับ KM มีอะไรบ้าง ๑๕ อย่าง เช่น การกำหนด vision และกลยุทธ์ขององค์กร การวางแผนปฏิบัติงานและการกำหนดตัวผู้ปฏิบัติงาน การกำหนดนโยบายให้องค์กรเป็นองค์กรเรียนรู้ recruitment…

ที่น่าสนใจคือในตาราง action plan เปลี่ยนจากการกำหนด “ผู้รับผิดชอบ” มาเป็น “ความรู้ที่ต้องการ” แล้วจึงกำหนดคน (เอาความรู้เป็นที่ตั้ง) การจะรู้ว่าควรเป็นใคร ต้องมี competency

การจัดการความรู้ส่วนบุคคล มีการสำรวจตัวเองว่ารู้อะไร ไม่รู้อะไร รู้หรือไม่รู้ว่าตัวรู้อะไร ไม่รู้อะไร คนฉลาดคือคนที่รู้ว่าตนไม่รู้อะไร แล้วพัฒนาตัวเองให้รู้สิ่งนั้นขึ้นมา ส่วนที่ไม่รู้ว่าตัวรู้อะไรเป็น hidden area ต้องพยายามขุดออกมาให้รู้ว่ารู้อะไร เอาความรู้ฝังลึกออกมา การสำรวจตัวเองไม่ได้ทำวันเดียวจบ

สำหรับ blind area หรือพื้นที่จุดบอด เป็นพื้นที่อันตรายสำหรับเรา ที่เราไม่สนใจโลกภายนอก อยู่อย่างปิดหูปิดตา ไม่รู้ว่าสังคมรอบกายเราเขารู้อะไรหรือทำอะไรกัน ทางแก้คือต้อง open mind กล้าที่จะเปิดใจรับฟังคนอื่น มองสิ่งรอบตัว เมื่อรู้แล้วให้เขียนลงในช่องที่ว่าเราไม่รู้อะไร แล้วหาทางพัฒนาไปสู่ช่องเรารู้อะไร การพัฒนาตนเองในปัจจุบันทำได้หลายช่องทาง

เครื่องมือที่ช่วยในการจัดการความรู้ ได้แก่ CoP (OTOP ก็เป็นตัวอย่างของ CoP), AAR, Lesson learned หรือ Best practice, Knowledge mapping, หน้าต่างความรู้ ประตูสัญญา (สำรวจตัวเอง) Procedure Manual หรือ Work Instruction (ISO ก็เป็น KM เพราะเอาความรู้การปฏิบัติมาทำเป็น manual) การนำระบบ IT มาใช้

การจัดบันทึกที่มีประสิทธิภาพคือ Mind map ความรู้ที่ควรจัดเก็บและแบ่งปัน (ควรมีบรรณาธิการกลั่นกรอง แต่แรกๆ ไม่ควรปิดกั้น)
- ความรู้ที่ตอบสนองกลยุทธ์ต่างๆ ขององค์กร
- Core competency ขององค์กร
- ความรู้ที่สร้างความแตกต่างจากคู่แข่งขัน
- สามารถสร้างให้ลูกค้าเกิดความพึงพอใจ
- ความรู้ที่สามารถนำมาใช้แก้ปัญหาต่างๆ ได้
- นวัตกรรมต่างๆ

วัลลา ตันตโยทัย