รวบรวมบันทึกข้อร้องเรียน...ได้ง่ายจัง!

รับข้อร้องเรียนผ่านทางอีเมล์ เมื่อดำเนินการแก้ไขแล้วก็ตอบกลับผ่านทางเมล์
สัปดาห์ที่ผ่านมานี้ มีเรื่องราวที่เป็นปัญหาให้แก้ไขในหน่วยงาน เนื่องจากแพทย์ท่านหนึ่งได้ส่งอีเมล์มาปรึกษา(ร้องเรียน)กับหัวหน้าหน่วย เพราะสงสัยผลการทดสอบที่รายงานออกไป รายละเอียดของปัญหาคงจะไม่นำมาเล่าในที่นี้นะคะ
แต่ที่น่าสนใจก็คือ มีการส่งอีเมล์ตอบกลับ มีคำถามต่อ ตอบกลับอีก หลายรอบค่ะ พี่เม่ยก็มีส่วนร่วมในการค้นข้อมูล ชี้แจง ส่งไปส่งมาด้วย จนในที่สุดก็สามารถเคลียร์ข้อร้องเรียนได้เรียบร้อย....
เมื่อพี่เม่ยได้รับเมล์ฉบับสุดท้ายที่เคลียร์ได้แล้ว ก็พบว่ามีข้อมูลตั้งแต่ข้อร้องเรียน วิธีการแก้ไข ผู้ดำเนินการ วันเวลาครบถ้วนบรรจุอยู่ในเมล์นี้
ได้การ! เราก็ print จดหมายฉบับนี้ออกมา จัดเก็บเป็นบันทึกข้อร้องเรียนและการดำเนินการแก้ไข ที่ระบุชื่อ วัน เวลา ไว้ชัดเจนทุกขั้นตอน สมบูรณ์แบบที่สุด
อดใจไม่ไหวแล้วค่ะ จึงต้องรีบนำมาเล่าต่อ เพื่อชักชวนให้ผู้เกี่ยวข้องกับการรวบรวมข้อมูลบันทึกข้อร้องเรียน (ปัจจุบันเราต้องกรอกข้อมูลลงในแบบฟอร์มช่องเล็กช่องน้อย และมักจะไม่ค่อยได้รายละเอียดผลการดำเนินการแก้ไขไว้ด้วย.....)....ว่า
ใช้อีเมล์เป็นช่องทางในการรับข้อร้องเรียน  เมื่อดำเนินการแก้ไขแล้วก็ส่งคำตอบผ่านเมล์เป็นระยะ  เมื่อการแก้ไขเสร็จสิ้น ก็สามารถ print จดหมายออกมาเก็บไว้เป็นหลักฐานได้เลยค่ะ

อย่างนี้ดีไหมคะ.......เนาะ!

บันทึกนี้เขียนที่ GotoKnow โดย  ใน Hemato หรรษา



ความเห็น (12)

เขียนเมื่อ 
     อาการนี้ผมพบใน Gmail เมื่อคราวขอคำปรึกษาจาก อ.ดร.จันทวรรณ และ อ.ดร.ธวัชชัย เรื่อง login เข้า G2K ไม่ได้ พี่เม่ยพบได้ที่ไหนครับ หรือลืมเล่าครับ บอกหน่อย
เขียนเมื่อ 
คิดว่า น่าจะได้นะพี่เม่ย เพราะในระบบของการทำ ISO 15189 ไม่ได้ยึดติดว่าเราต้องบันทึกข้อร้องเรียนในรูปแบบของฟอร์ม ขอให้มีหลักฐานแสดงได้ชัดเจนว่ามีปัญหาข้อร้องเรียนเกิดขึ้น มีการดำเนินการแก้ไขปัญหาอย่างไร โดยใคร และน่าจะมีข้อเสนอแนะว่าจะป้องกันปัญหานี้ไม่ให้เกิดได้อย่างไร ก็น่าจะเพียงพอนะ พอพี่เม่ยยกตัวอย่าง ผมว่ามองเห็นภาพเลย ว่าการโต้ตอบจดหมายกัน ก็เป็นการแสดงหลักฐานได้ชัดเจนว่ามีการดำเนินการแก้ไขปัญหากันอย่างไร
เขียนเมื่อ 
  • น่าสนใจดีครับพี่เม่ย อยากทราบรายละเอียดเพิ่มเติมครับผม
  • ขอบคุณมากครับ
เขียนเมื่อ 
คุณชายขอบคะ
  • พี่เม่ยใช้เมล์ของมหาวิทยาลัยนี่ล่ะค่ะ
  • แต่กำลังสงสัยว่าพี่เม่ยจะเขียนบันทึกไม่เคลียร์แน่เลย ในความหมายของประโยค "การส่งอีเมล์ตอบกลับ มีคำถามต่อ ตอบกลับอีก หลายรอบค่ะ"  เนี่ย เป็นการส่งถามตอบกันตามปกติในกลุ่มผู้เกี่ยวข้องค่ะ  เพียงแต่หลายรอบเหลือเกินกว่าจะอธิบายกันได้เข้าใจ ไม่ได้เป็นอาการที่เกิดจากระบบของเมล์แต่อย่างใด
  • แต่ถ้าคุณชายขอบพบอาการอย่างที่ว่าใน Gmail เนี่ย คล้ายกับว่ามีใครก็ไม่รู้สามารถมาอ่านเมล์ของเราได้ใช่ไหมคะ? ถ้าเป็นอย่างงั้นจริงก็ "พรื่อโช้" อยู่เหมือนกันเนาะ...ต้องระวัง!
เขียนเมื่อ 
คุณไมโต..คะ
  • เห็นด้วยใช่ไหมคะ....ดีจังเลย คิดว่าถ้ามีโอกาสเสวนาในกลุ่ม "ไอโซ" จะเล่าเรื่องนี้ให้เพื่อนๆฟังด้วย พี่เม่ยว่าสะดวก ชัดเจน และ ครบถ้วนดี
  • ข้อเสียอย่างเดียวคือ "เปลืองกระดาษ"
  • และที่สำคัญคือน่าจะต้องขออนุญาตผู้ที่มีส่วนในการโต้ตอบเมล์ด้วยว่าจะพิมพ์ออกมาเก็บไว้เป็นหลักฐาน เพราะขณะที่เขาโต้ตอบกับเราเป็นระบบปิด แต่เรานำมาทำเป็นระบบเปิด
เขียนเมื่อ 
คุณขจิตค่ะ
  • คือว่าตอนนี้ภาควิชาพยาธิฯของเรากำลังดำเนินการตามมาตรฐานระบบคุณภาพ ISO15189 อยู่ค่ะ ทีนี้เรื่องการเก็บหลักฐานข้อร้องเรียนเพื่อนำมาทบทวนดำเนินการแก้ไขพัฒนาปรับปรุงงาน ในรูปแบบบันทึกลงในแบบฟอร์มที่จัดทำขึ้นของแต่ละหน่วยงานจึงเป็นภาระหนักของคนหน้างานอยู่เหมือนกัน
  • พี่เม่ยได้ไอเดียการโต้ตอบทางเมล์ มาประยุกต์ใช้รับข้อร้องเรียนได้เป็นอย่างดี เพราะมีหลักฐานทั้งผู้รับและผู้ส่ง วันเวลาแน่นอน ครบถ้วน จึงนำมาบันทึกไว้ให้สมาชิกได้อ่านกันค่ะ เผื่อใครนำไปประยุกต์ใช้ในทางอื่นได้ด้วย
  • ขอบคุณที่ให้ความสนใจนะคะ.....(ว่าแต่ คห. ในบันทึกสุดฮอตของคุณขจิต ป่านนี้ทะลุร้อยแล้วมังคะ?)
เขียนเมื่อ 
     อ่อ! เปล่าใครแอบเปิดครับ เพียงแต่ที่พูดถึงคือ การเก็บ Record การโต้ตอบจดหมาย Gmail ทำได้ดีเยี่ยมเลยครับ และไม่ต้องลบทิ้งด้วย เพราะให้ตั้ง 2 GB ครับ ผมยัง Invite ได้อีก 70 กว่าท่าน หากใครต้องการใช้นะครับ
เขียนเมื่อ 
คุณชายขอบคะ
อ๋อ!..........(ลากเสียงยาวมาก)
ตกลงพี่เม่ยงงเองนะคะ (เฮ้อ! พรื่อโช้ แล้วเรา)
ตอนนี้เริ่มมีปัญหาเรื่อง PSU mail ปล่อยให้แค่ครั้งละ 2 MB จึงสนใจ Gmail แล้วค่ะ ช่วย invite พี่เม่ยหน่อยได้ไหมคะ? ต้องทำไงบ้างเนี่ย?
เขียนเมื่อ 

     พี่เม่ยส่งเมล์มาให้ผมที่ Gmail ก่อนนะครับ อะไรก็ได้ แล้วเดี่ยวผมจะส่ง Invite ไปให้ภายใน 2 นาทีครับ

เขียนเมื่อ 
     ส่งให้แล้วนะครับ พี่เม่ย
เขียนเมื่อ 
ตามมาแทบไม่ทัน...เกือบหลุดที่จะได้เรียนรู้...ไอเดียใหม่ๆ...น่าสนใจมากเลยคะ...ขอแอบนำไปใช้ประยุกต์ในส่วนงาน...คนจิตเวช...หน่อยนะคะ...
เขียนเมื่อ 
คุณชายขอบ
     ขอบคุณมากนะคะ 
Dr.Ka-poom ค่ะ
     ด้วยความยินดีค่ะ  หากได้มีการนำไปต่อเติมไอเดียดีๆ อย่าลืมบอกพี่เม่ยด้วยนะคะ