GotoKnow
  • เข้าระบบ
  • สมัครสมาชิก
  • แผงจัดการ
  • ออกจากระบบ
GotoKnow

รวบรวมบันทึกข้อร้องเรียน...ได้ง่ายจัง!

รับข้อร้องเรียนผ่านทางอีเมล์ เมื่อดำเนินการแก้ไขแล้วก็ตอบกลับผ่านทางเมล์
สัปดาห์ที่ผ่านมานี้ มีเรื่องราวที่เป็นปัญหาให้แก้ไขในหน่วยงาน เนื่องจากแพทย์ท่านหนึ่งได้ส่งอีเมล์มาปรึกษา(ร้องเรียน)กับหัวหน้าหน่วย เพราะสงสัยผลการทดสอบที่รายงานออกไป รายละเอียดของปัญหาคงจะไม่นำมาเล่าในที่นี้นะคะ
แต่ที่น่าสนใจก็คือ มีการส่งอีเมล์ตอบกลับ มีคำถามต่อ ตอบกลับอีก หลายรอบค่ะ พี่เม่ยก็มีส่วนร่วมในการค้นข้อมูล ชี้แจง ส่งไปส่งมาด้วย จนในที่สุดก็สามารถเคลียร์ข้อร้องเรียนได้เรียบร้อย....
เมื่อพี่เม่ยได้รับเมล์ฉบับสุดท้ายที่เคลียร์ได้แล้ว ก็พบว่ามีข้อมูลตั้งแต่ข้อร้องเรียน วิธีการแก้ไข ผู้ดำเนินการ วันเวลาครบถ้วนบรรจุอยู่ในเมล์นี้
ได้การ! เราก็ print จดหมายฉบับนี้ออกมา จัดเก็บเป็นบันทึกข้อร้องเรียนและการดำเนินการแก้ไข ที่ระบุชื่อ วัน เวลา ไว้ชัดเจนทุกขั้นตอน สมบูรณ์แบบที่สุด
อดใจไม่ไหวแล้วค่ะ จึงต้องรีบนำมาเล่าต่อ เพื่อชักชวนให้ผู้เกี่ยวข้องกับการรวบรวมข้อมูลบันทึกข้อร้องเรียน (ปัจจุบันเราต้องกรอกข้อมูลลงในแบบฟอร์มช่องเล็กช่องน้อย และมักจะไม่ค่อยได้รายละเอียดผลการดำเนินการแก้ไขไว้ด้วย.....)....ว่า
ใช้อีเมล์เป็นช่องทางในการรับข้อร้องเรียน  เมื่อดำเนินการแก้ไขแล้วก็ส่งคำตอบผ่านเมล์เป็นระยะ  เมื่อการแก้ไขเสร็จสิ้น ก็สามารถ print จดหมายออกมาเก็บไว้เป็นหลักฐานได้เลยค่ะ

อย่างนี้ดีไหมคะ.......เนาะ!

บันทึกนี้เขียนที่ GotoKnow โดย 

หมายเลขบันทึก: 37831
เขียน:
แก้ไข:
ความเห็น: 12
อ่าน:
สัญญาอนุญาต: สงวนสิทธิ์ทุกประการ

ความเห็น (12)

     อาการนี้ผมพบใน Gmail เมื่อคราวขอคำปรึกษาจาก อ.ดร.จันทวรรณ และ อ.ดร.ธวัชชัย เรื่อง login เข้า G2K ไม่ได้ พี่เม่ยพบได้ที่ไหนครับ หรือลืมเล่าครับ บอกหน่อย
คิดว่า น่าจะได้นะพี่เม่ย เพราะในระบบของการทำ ISO 15189 ไม่ได้ยึดติดว่าเราต้องบันทึกข้อร้องเรียนในรูปแบบของฟอร์ม ขอให้มีหลักฐานแสดงได้ชัดเจนว่ามีปัญหาข้อร้องเรียนเกิดขึ้น มีการดำเนินการแก้ไขปัญหาอย่างไร โดยใคร และน่าจะมีข้อเสนอแนะว่าจะป้องกันปัญหานี้ไม่ให้เกิดได้อย่างไร ก็น่าจะเพียงพอนะ พอพี่เม่ยยกตัวอย่าง ผมว่ามองเห็นภาพเลย ว่าการโต้ตอบจดหมายกัน ก็เป็นการแสดงหลักฐานได้ชัดเจนว่ามีการดำเนินการแก้ไขปัญหากันอย่างไร
  • น่าสนใจดีครับพี่เม่ย อยากทราบรายละเอียดเพิ่มเติมครับผม
  • ขอบคุณมากครับ
คุณชายขอบคะ
  • พี่เม่ยใช้เมล์ของมหาวิทยาลัยนี่ล่ะค่ะ
  • แต่กำลังสงสัยว่าพี่เม่ยจะเขียนบันทึกไม่เคลียร์แน่เลย ในความหมายของประโยค "การส่งอีเมล์ตอบกลับ มีคำถามต่อ ตอบกลับอีก หลายรอบค่ะ"  เนี่ย เป็นการส่งถามตอบกันตามปกติในกลุ่มผู้เกี่ยวข้องค่ะ  เพียงแต่หลายรอบเหลือเกินกว่าจะอธิบายกันได้เข้าใจ ไม่ได้เป็นอาการที่เกิดจากระบบของเมล์แต่อย่างใด
  • แต่ถ้าคุณชายขอบพบอาการอย่างที่ว่าใน Gmail เนี่ย คล้ายกับว่ามีใครก็ไม่รู้สามารถมาอ่านเมล์ของเราได้ใช่ไหมคะ? ถ้าเป็นอย่างงั้นจริงก็ "พรื่อโช้" อยู่เหมือนกันเนาะ...ต้องระวัง!
คุณไมโต..คะ
  • เห็นด้วยใช่ไหมคะ....ดีจังเลย คิดว่าถ้ามีโอกาสเสวนาในกลุ่ม "ไอโซ" จะเล่าเรื่องนี้ให้เพื่อนๆฟังด้วย พี่เม่ยว่าสะดวก ชัดเจน และ ครบถ้วนดี
  • ข้อเสียอย่างเดียวคือ "เปลืองกระดาษ"
  • และที่สำคัญคือน่าจะต้องขออนุญาตผู้ที่มีส่วนในการโต้ตอบเมล์ด้วยว่าจะพิมพ์ออกมาเก็บไว้เป็นหลักฐาน เพราะขณะที่เขาโต้ตอบกับเราเป็นระบบปิด แต่เรานำมาทำเป็นระบบเปิด
คุณขจิตค่ะ
  • คือว่าตอนนี้ภาควิชาพยาธิฯของเรากำลังดำเนินการตามมาตรฐานระบบคุณภาพ ISO15189 อยู่ค่ะ ทีนี้เรื่องการเก็บหลักฐานข้อร้องเรียนเพื่อนำมาทบทวนดำเนินการแก้ไขพัฒนาปรับปรุงงาน ในรูปแบบบันทึกลงในแบบฟอร์มที่จัดทำขึ้นของแต่ละหน่วยงานจึงเป็นภาระหนักของคนหน้างานอยู่เหมือนกัน
  • พี่เม่ยได้ไอเดียการโต้ตอบทางเมล์ มาประยุกต์ใช้รับข้อร้องเรียนได้เป็นอย่างดี เพราะมีหลักฐานทั้งผู้รับและผู้ส่ง วันเวลาแน่นอน ครบถ้วน จึงนำมาบันทึกไว้ให้สมาชิกได้อ่านกันค่ะ เผื่อใครนำไปประยุกต์ใช้ในทางอื่นได้ด้วย
  • ขอบคุณที่ให้ความสนใจนะคะ.....(ว่าแต่ คห. ในบันทึกสุดฮอตของคุณขจิต ป่านนี้ทะลุร้อยแล้วมังคะ?)
     อ่อ! เปล่าใครแอบเปิดครับ เพียงแต่ที่พูดถึงคือ การเก็บ Record การโต้ตอบจดหมาย Gmail ทำได้ดีเยี่ยมเลยครับ และไม่ต้องลบทิ้งด้วย เพราะให้ตั้ง 2 GB ครับ ผมยัง Invite ได้อีก 70 กว่าท่าน หากใครต้องการใช้นะครับ
คุณชายขอบคะ
อ๋อ!..........(ลากเสียงยาวมาก)
ตกลงพี่เม่ยงงเองนะคะ (เฮ้อ! พรื่อโช้ แล้วเรา)
ตอนนี้เริ่มมีปัญหาเรื่อง PSU mail ปล่อยให้แค่ครั้งละ 2 MB จึงสนใจ Gmail แล้วค่ะ ช่วย invite พี่เม่ยหน่อยได้ไหมคะ? ต้องทำไงบ้างเนี่ย?

     พี่เม่ยส่งเมล์มาให้ผมที่ Gmail ก่อนนะครับ อะไรก็ได้ แล้วเดี่ยวผมจะส่ง Invite ไปให้ภายใน 2 นาทีครับ

     ส่งให้แล้วนะครับ พี่เม่ย
ตามมาแทบไม่ทัน...เกือบหลุดที่จะได้เรียนรู้...ไอเดียใหม่ๆ...น่าสนใจมากเลยคะ...ขอแอบนำไปใช้ประยุกต์ในส่วนงาน...คนจิตเวช...หน่อยนะคะ...
คุณชายขอบ
     ขอบคุณมากนะคะ 
Dr.Ka-poom ค่ะ
     ด้วยความยินดีค่ะ  หากได้มีการนำไปต่อเติมไอเดียดีๆ อย่าลืมบอกพี่เม่ยด้วยนะคะ