6.กระบวนทัศน์ใหม่ในการบริหารโครงการ

กระบวนทัศน์ใหม่ (New Paradiam)

เสน่ห์การทำงานของบุคลากรในองค์กรต่าง ๆ อยู่ที่ความรับผิดชอบ และความถูกต้อง ตลอดจนความเรียบร้อยของงาน ถ้าหากการดำเนินงานเป็นไปด้วยความราบรื่น ไม่มีปัญหาและอุปสรรค หรือถ้ามีก็สามารถแก้ไขได้ ผู้บริหารตลอดจนเพื่อนร่วมงานจะพลอยชื่นชมยินดีไปด้วย  ตรงกันข้ามถ้าหากการดำเนินงานไม่เป็นที่เรียบร้อย ผู้บริหารตลอดจนเพื่อนร่วมงานคงไม่มีความสุขมากนัก ดังนั้นในการดำเนินงานตามแผนงานหรือโครงการต่าง ๆ ที่ได้รับการอนุมัติแล้ว สิ่งที่หัวหน้างานหรือผู้รับผิดชอบควรคำนึงเป็นอย่างยิ่งคือการวางแผนการทำงาน การเตรียมงาน และการดำเนินงาน เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพ (Efficiency) และเกิดประสิทธิผล (Effectiveness) สูงสุด   โดยมุ่งผลสัมฤทธิ์ (Result) ของงานทั้งทางด้านผลผลิต (Output) ผลลัพธ์ (Outcome)  ดังนั้นจึงมีความจำเป็นอย่างยิ่งที่ผู้รับผิดชอบงานดังกล่าว จะต้องมีกระบวนทัศน์ใหม่ (New Paradigm) ในการบริหารจัดการโครงการที่ดี ซึ่งพอสรุปได้ดังนี้

1.  การร่างคำสั่งต้องให้ครอบคลุมกับภาระงาน   ทั้งนี้ในสาระของคำสั่งนั้นให้ระบุว่า  ใคร ทำอะไรที่ไหน เมื่อไหร่ อย่างไร ซึ่งอาจจะขอความเห็นชอบจากผู้บังคับบัญชาเบื้องต้น ก็สามารถกระทำได้

2.  ถ้าหากมีความจำเป็นจะต้องขอยืมเงินทดรองจ่าย ต้องรีบส่งเรื่องให้กับงานการเงินอย่างน้อย ก่อนสองสัปดาห์ในการดำเนินงาน เพื่องานการเงินดำเนินการตั้งเบิกให้ทันเวลา

3.  ควรมีการเวียนหนังสือให้ผู้ปฏิบัติได้รับทราบคำสั่ง  ก่อนที่จะดำเนินงานอย่างน้อยสองสัปดาห์ โดยมอบหมายให้เจ้าหน้าที่เป็นผู้แจ้ง หรืออาจประสานด้วยตนเองได้ยิ่งดี ทั้งนี้ให้ผู้รับผิดชอบในภาระงานนั้น ๆ ลงนามรับทราบด้วย

4.  ให้จัดมีการประชุมคณะกรรมการดำเนินงาน  และหัวหน้างานทุกงานในคำสั่งขององค์กร ตามแผนงานหรือโครงการนั้น ๆ โดยมีหนังสือขอเชิญประชุม ระบุวัน เวลา และสถานที่ ทั้งนี้ให้ผู้รับผิดชอบในภาระงานนั้น ๆ ลงนามรับทราบในคำสั่งด้วย เมื่อดำเนินการประชุมให้มีการบันทึกผลของการประชุม แล้วสรุปรายงานให้ผู้บังคับบัญชาทราบทุกครั้ง เพราะบางครั้งอาจจะพบปัญหาหรืออุปสรรคในการดำเนินงานซึ่งผู้บังคับบัญชาอาจจะหาทางช่วยปรับปรุงหรือแก้ไขได้

5.  หากสามารถกระทำได้ควรมีการนัดหมาย เชิญประชุมเพื่อตรวจสอบความพร้อมของงานก่อนการปฏิบัติสองวัน เพราะถ้าหากพบปัญหาหรืออุปสรรค ก็จะสามารถแก้ไขได้ทัน ถ้าหากไม่สามารถกระทำได้ก็ควรสำรวจงานเป็นรายบุคคลตามภาระงานที่สำคัญ ๆ

6.  แผนงาน หรือโครงการที่มีพิธีเปิด - ปิด ควรร่างคำกล่าวของผู้เป็นประธานการดำเนินงาน และประธานในพิธี เมื่อจัดพิมพ์เรียบร้อย (อย่างน้อยขนาดอักษร 18) ถ้าหากจะสามารถมอบให้ได้ก็ควรมอบให้ก่อนจะดำเนินงานอย่างน้อยหนึ่งวัน และก่อนจะประกอบพิธีควรตรวจสอบอุปกรณ์ เครื่องใช้ในพิธีการให้อยู่ในสภาพใช้งานได้ดี แฟ้มคำกล่าวรายงานของประธานดำเนินงาน หรือประธานในพิธี ไม่ต้องมีเจ้าหน้าที่คอยเสิร์ฟ ควรจัดวางไว้ในที่นั้น ๆ และควรสำรวจความถูกต้องของแฟ้มอย่าให้สลับกัน ธูปเทียนที่โต๊ะหมู่บูชาก็สำคัญควรใช้สำลีชุบยาหม่อง เพื่อให้ติดไฟจากเทียนชนวนได้ง่าย เครื่องเสียงก็เช่นกันต้องทดลองใช้และเมื่อใช้ได้เรียบร้อย อย่าให้ใครไปปรับแต่งอีกเป็นอันขาด เพระอาจจะทำให้เกิดความผิดพลาดขึ้นได้

7.  ในการบันทึกภาพของกิจกรรมในแผนงานหรือโครงการนั้น ๆควรบันทึกภาพให้ครบทุกขั้นตอนเพื่อจะได้เก็บไว้เป็นภาพผนวกในการสรุปรายงานผลการดำเนินงาน

8.  ควรจัดเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องทั้งหมดบันทึกไว้ในแผ่นซีดี และในเครื่องคอมพิวเตอร์ตลอดจนเอกสารใส่แฟ้มไว้ทุกเรื่อง เพื่อเป็นตัวอย่างในการปฏิบัติงานในครั้งต่อไป

9.  การจัดทำหนังสือขอบคุณผู้เกี่ยวข้องก็เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง เมื่อดำเนินการทุกอย่างเรียบร้อยแล้วควรที่จะรีบดำเนินการทันที อย่าทิ้งไว้เนิ่นนาน บางครั้งจะลืมได้

10. สุดท้ายเมื่อดำเนินการทุกอย่างเป็นที่เรียบร้อย อย่าลืมเป็นอันขาดในเรื่องของการสรุปรายงานผลของการดำเนินงานให้ผู้บังคับบัญชารับทราบ ผู้รับผิดชอบงานบางคน งานเสร็จหลายเดือนแล้วยังไม่จัดทำรายงานถึงผู้บังคับบัญชาหรือหน่วยเหนือ ซึ่งถือได้ว่าบกพร่องในกระบวนทัศน์ (Paradigm) ของการทำงานแต่ถ้าหากสามารถสรุปเป็นรายงานการประเมินผล 5 บท ได้ยิ่งจะมีความสมบูรณ์

 ทั้งหมดนี้เป็นเพียงเกร็ดเล็กเกร็ดน้อยที่ผู้เขียนนำมาฝากกันลืม ซึ่งมันเป็นเพียงเสี้ยวหนึ่งของการทำงานในองค์กร โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ที่อยู่ในแวดวงของการศึกษา ที่ต้องพบพาหรือปฏิบัติกันเป็นประจำและคิดว่าถ้าหากทุกคนสามารถกระทำได้ทุกกระบวนทัศน์ (Paradigm) ดังกล่าว ก็จะเป็นเสน่ห์ของการทำงานแล้วยังส่งผลให้ผู้บังคับบัญชารัก พรรคพวกก็ชื่นชม

 

               ***************************************                             

[แดง]

สวัสดีค่ะ

ดีใจจังเลยที่มาเขียนบันทึก หวังว่าจะเขียนตลอดไปนะคะ

ที่ชุมพรฝนตกทุกวันไหมคะ

ที่ขอนแก่น อากาศเย็นมากๆๆๆ

 

 

 

 

[แดง]

มาอีกรอบค่ะ

มาแลกเปลี่ยน ที่ทำงานก็เก็บข้อมูลไว้อย่างดี

หางาย แฟ้มต่างๆกำลังจะโละค่ะ

 

[decha_sawangwong]

สวัสดีครับคุณแดง

ขอบคุณที่เข้าอ่าน ก็เขียนไปตามประสบการณ์ทำงาน

มีอะไรแนะนำได้เลยครับ

ครูเด (มือใหม่หัดขับ ยังใส่รูปไม่ได้)

[สุ-มหาวิทยาลัยชีวิต ที่ไม่มีวันปิดทำการ]

โอ้โฮ ท่านคะ เรื่องนี้เยี่ยมมากเลย โดยเฉพาะคนที่ทำงานเป็นองค์กร หากนำไปปฏิบัติจะดีมากเลยคะ  ท่านได้หัดใส่ภาพ ไว้ใน ไฟล์อัลบั้มให้ได้ก่อน มีภาพท่านบรรจุอยู่ 3 ภาพแสดงว่าท่านทำเป็นแล้ว

-สุให้กำลังใจนะคะ แล้วจะเข้ามาเยี่ยมดูบ่อยๆคะ มีปัญหาอะไรไหมคะ