ปฏิวัติประชุม!!!
เมื่อกล่าวถึงการประชุม ผมเชื่อว่าทุกองค์การต้องเกิดปัญหาบ้าง
แตกต่างกันออกไป โดยเฉพาะเรื่องของเวลา
ที่อาจเนื้อหาการประชุมนั้น ต้องเกินเวลาทุกครั้ง
โดยที่จริงแล้วมักจะกำหนดเวลาในการประชุม
ไม่ควรเกิน 1 ชั่วโมง
เพราะจะเป็นการลดศักยภาพของการทำงาน
โดยเฉพาะอย่างยิ่งบุคลากรที่ต้องทำหน้าที่
เกี่ยวกับการต้อนรับหรืองานบริการในแบบต่างๆ
หากการประชุมนาน ก็จะทำให้เสียบุคลากรหน้างานโดยอัตโนมัติ
เราจะทำอย่างไร เพื่อให้การประชุมเกิดประสิทธิภาพอย่างเต็มที่
โดยที่ไม่ให้การประชุมนั้น เป็นการประชุมเพื่อถกแถลงเรื่องเดิมๆ
หรือเป็นการประชุมเพื่อสืบสาวราวเรื่องว่า
เรื่องราวที่เกิดขึ้นมานั้น “ใครเป็นตัวการ?”
แต่การประชุมที่แท้จริงนั้น คือ การประชุมเพื่อเพิ่มศักยภาพ
และแนวทางการพัฒนาองค์การในอนาคต
หรือแนวทางแก้ไขเรื่องที่เกิดขึ้นแล้ว
ผมได้อ่านหนังสือเล่มหนึ่ง จำไม่ได้ว่าชื่ออะไร
ได้ยกตัวอย่างการประชุมของบริษัทแห่งหนึ่งในญี่ปุ่น
เวลาประชุมจะใช้เวลาไม่เกิน 30 นาที
แต่ Highlight สำคัญ กลับอยู่ที่ว่า...
ภายในห้องประชุม ไม่มีเก้าอี้ให้นั่งเลย
แม้กระทั่งประธานการประชุมเอง
แม้กระทั่งน้ำดื่มก็ไม่มีเข้ามาให้เห็นสักแก้ว!!!
แน่นอนครับ!! ยืนประชุม ไม่มีเครื่องดื่มด้วย
ใครจะมาเสียเวลานานๆ กับห้องสี่เหลี่ยมว่างๆ
สู้พูดๆ ในเรื่องที่เป็นเรื่องให้จบๆ อย่างรวดเร็วดีกว่า
จะได้ไปนั่งทำงาน
ซึ่งนับว่าเป็นแนวคิดที่เข้าท่าทีเดียวครับ!!
การยืนประชุม ใครจะพูด ก็ต้องเตรียมหัวข้อมาพูด
แล้วก็ต้องพูดให้สั้นเข้าไว้ เอาเนื้อๆ เน้นๆ ได้ใจความ
เพราะคงไม่มีใครอยากยืนฟังนานๆ
สำคัญกว่านั้น คือ ประหยัดงบประมาณ และเวลา ในการจัดประชุม
เพราะไม่ต้องจัดเก้าอี้ให้เสียเวลา
มีอีกที่ที่ญี่ปุ่นเช่นกันครับ
ในหนังสือบออกว่า บริษัทนี้ใช้วิธีการบังคับ
บังคับให้นำเสนองานในที่ประชุมด้วยรูปภาพหรือ Model
แรกๆ ผู้เข้าประชุมก็เครียด เพราะเวลาจะนำเสนองาน
ต้องวาดรูป หรือใช้ภาพประกอบ ห้ามเป็น Text เด็ดขาด
ทุกอย่างครับ เมื่อเริ่มต้นจะยาก แต่เมื่อนานๆ เข้า ก็เกิดความสนุก
สนุกที่จะถ่ายทอดงานออกมาด้วยภาพ
และการถ่ายทอดด้วยภาพ ก็ทำให้ผู้เข้าร่วมประชุม
สามารถจดจำรายละเอียดได้มากขึ้นกว่าการอ่านตัวหนังสือ
เพราะแท้จริงแล้ว สมองของเรา
ถูกสั่งการให้จดจำภาพดีกว่าตัวอักษร
ประสิทธิภาพในการประชุม
กลายเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน โดยอัตโนมัติครับ
ที่เกริ่นมาทั้งหมด ผมกำลังจะบอกว่า
หากเราเบื่อหน่ายการประชุมแบบเดิมๆ
ลองค้นหากรรมวิธีหรือนวัตกรรมในการประชุมใหม่ๆ
ให้เกิดความรู้สึกว่าน่าสนใจ และต้องรวบรัดเวลา
ไม่จำเป็นหรอกครับว่า พอเอ่ยคำว่า “ประชุม”
ต้องเป็นทางการตลอดเวลา
เดี๋ยวนี้การทำงานที่ดีจะมีประสิทธิภาพได้นั้น
ต้องเป็นการทำงานที่มีอิสระ อย่ายึดติดกับรูปแบบให้มากเกินไป
เพราะปัจจุบันมนุษย์ต้องการค้นหาสิ่งใหม่ๆ เข้าสู่ตัวเอง
การปฏิวัติการประชุม ให้เป็นแบบสบายๆ
จะทำให้จิตใจผ่อนคลายมากขึ้นเสียด้วยซ้ำ
แต่สิ่งที่การประชุมต้องการคือ เมื่อประชุมไปแล้ว
องค์การเกิดการพัฒนาขึ้น
อาจจะช้าหรือเร็วก็ขึ้นกับแนวทางการดำเนินงานภายในองค์การ
ความละเอียดของงานนั้นๆ
พวกเราลองนึกสิครับว่า ในหน่วยงานของเรา
ประชุมแบบเดิมอยู่หรือไม่?
ลองปฏิวัติการประชุม!!!
เพื่อการรับรู้ที่ดีขึ้น
อย่าเพิ่งล้มเลิก หากถูกปฏิเสธ
เพราะนิสัยของคนไทย คือ
ไม่ชอบการเปลี่ยนแปลงครับ
ใครได้แนวทางการประชุมแปลก ก็เล่าสู่กันฟังบ้าง
เพื่อเป็นการแลเปลี่ยนเรียนรู้ครับ
ความเห็น (2)
สวัสดีค่ะ
- เห็นด้วยกับการประชุมแบบเดิม ๆ ค่ะ เราน่าจะปฏิวัติกันดูบ้างค่ะ แต่คนไทยกลัวการเปลี่ยนแปลงค่ะ
สวัสดีครับคุณ พัฒนะ
ประชุมแบบเดิมๆ
" ประชุม ประชุม ประชุม
วนกันอยู่อย่างนี้ทุกหน่วยงานทั้งปีทั้งชาติ เห็นด้วยกับการประชุมไร้รูปแบบครับ
ประชุมแล้วก็กาแฟ
กาแฟ กาแฟ กาแฟ
กาแฟแล้วก็ประชุม"