ความรู้จะมีประสิทธิผลก็ต่อเมื่อมันถูกจัดเก็บในแบบที่บุคลากรและองค์กรสามารถเข้าใจและนำไปใช้ประโยชน์ได้ แต่หลายๆ องค์กรก็มีข้อมูลมากเกินกว่าจะทำอะไรกับข้อมูลเหล่านั้นได้ ดังนั้น องค์กรจึงต้องวิเคราะห์แยกแยะความรู้ที่เป็นประโยชน์ต่อองค์กร โดยการประเมินคุณค่าให้ถ่องแท้ จากนั้นจึงจัดเก็บไปตามความต้องการในการเรียนรู้และตามการดำเนินงานขององค์กร

ทั้งนี้ ทุกหน่วยงานควรจะเข้าถึงความรู้ที่ถูกจัดเก็บนั้นได้โดยง่ายและไม่มีข้อจำกัด อีกทั้งข้อมูลดังกล่าวก็ควรจะถูกแบ่งเป็นหมวดหมู่ ตามหัวข้อ และตามความต้องการในการเรียนรู้ของพนักงานและตามจุดประสงค์การนำไปใช้เฉพาะเรื่อง เพื่อให้พนักงานสามารถปรับปรุงและพัฒนาได้อย่างต่อเนื่อง