ดูงานระบบประกันคุณภาพหลักสูตรจุฬาฯ CU-CQA

30  ตุลาคม  51  ไปดูงานระบบประกันฯหลักสูตรของจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย  ได้ความรู้ที่สามารถนำมาปรับใ้ช้ได้แน่กับบริบท ของ  มมส.

วันนี้ใช้เวลาครึ่งวันในการถอดการสนทนา ลปรร.  จาก  MP3 ที่บันทึกไว้  รวม  141  นาที

ผู้ช่วยศาสตราจารย์ประเสริฐ  อัครประถมพงศ์  ผู้ช่วยอธิการบดี  (ภาพรวมระบบคุณภาพ  จุฬาฯ)

 

        ระบบ  CU-CQA  ได้จากการไปแลกเปลี่ยนเรียนรู้ที่ประเทศอังกฤษ แล้วนำมาปรับใช้ตามบริบทของจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย  ซึ่งถือได้ว่าอาจจะไม่ใช่ระบบที่ดีที่สุด  สำหรับเอกสารที่แจกให้ผู้เข้าศึกษาดูงานในวันนี้มีอยู่  2  เล่ม  คือ  เล่มแรกเล่มสีชมพู  “ระบบการประกันคุณภาพหลักสูตร  จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย  CU-CQA”  และอีกเล่มสีฟ้าเป็นนวัตกรรมที่ส่วนประกันเราพัฒนาขึ้น  คือ  “คู่มือการบริหารจัดการความเสี่ยงและการวางระบบการควบคุมภายใน  จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย”  ซึ่งใช้การประกันคุณภาพ  และ  การจัดการความรู้  และ  การบริหารความเสี่ยง     เป็น  3  เครื่องมือ  ที่อยู่ในระบบประกันคุณภาพ 

ความหมายคือถ้า สกอ.  ถามว่าเราปรับปรุงนวัตกรรมใดบ้าง?  ก็ใช้เล่มสีฟ้านี้เป็นตัวตอบ  คือ  พยายามทำให้มันเป็นเรื่องง่ายที่สุด  ถือเป็นการบูรณาการใน  3  เรื่องเข้าด้วยกัน  1.การประกันคุณภาพ  2.การจัดการความรู้  3.การบริหารความเสี่ยง  ซึ่งการบริหารการประกันคุณภาพของ                    แต่ละคณะนั้น  มีความแตกต่างกัน  และนำความโดดเด่นของแต่และที่มา  share  กัน  เพื่อลดงาน  ลดความจำเป็น

        สำหรับการเตรียมเอกสารสำหรับผู้มาศึกษาดูงานในครั้งนี้ทางจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย  จะเน้นไปที่การเผยแพร่ในเว็บไซต์  สำหรับครึ่งชั่วโมงแรกนี้ขอให้เป็นการแลกเปลี่ยนเรียนรู้  ก่อนที่คณบดีบัณฑิตวิทยาลัย รองศาสตราจารย์  ดร.พรพจน์  เปี่ยมสมบูรณ์  จะมานำเสนอระบบการประกันคุณภาพหลักสูตร  CU-CQA  ครับ

        รศ.ดร.ปราโมทย์  ทองกระจาย  ส่วนหนึ่งที่มาวันนี้  อยากจะเรียนรู้เพิ่มเติมจากจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย  คือ  กพร.  ทำยังงัยจะให้  4  เรื่องระบบคุณภาพเป็นเรื่องเดียวกัน  ซึ่งก็ทราบดีว่าเป็นเรื่องที่ยากพอสมควร

        ตอบ  ประเด็นแรกมหาวิทยาลัยต้องตั้งหลัก  เลือกที่จะทำระบบคุณภาพให้น้อยที่สุดเท่าที่จำเป็น  ส่วนประเด็นของ  กพร.  นั้น  เป้าประสงค์จริงๆ  คือ  ดูประสิทธิภาพของการบริหารจัดการ  ส่วนเป้าของ  สกอ.  จริงๆแล้วต้องพูดถึงเรื่องหลักสูตรเป็นสำคัญ  แต่ก็ไม่พูด  กลายเป็นไปเอาเรื่องของ  สมศ.  มาเป็นแนวทาง  ซึ่งถามว่าระบบของ  สกอ.  ดีหรือไม่  ตอบว่ายังไม่ดี  และปีนี้ก็จะมีการเปลี่ยนแปลงอีก  ซึ่งผมก็เป็นอนุกรรมการในชุดนี้  และยังมีปัญหาอีกเยอะแยะ  ต้องไปปรับอะไรอีกเยอะมากทั้งวิธีการ  กระบวนการคิดต่างๆ 

        ประเด็น  คือ  มหาวิทยาลัยต้องนิ่ง  อย่างของจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัยก็พัฒนาระบบประกันคุณภาพขึ้นมาด้วยตัวเอง  เมื่อแปดเก้าปีที่แล้ว  ที่สำคัญคือข้อมูลต่างๆจากแต่ละระบบคุณภาพนั้น  ต้องนำมาเป็นประโยชน์ในการตัดสินใจ  คือ  ตอนนี้ตัวชี้วัดของ  สกอ.  ไม่สามารถนำมาใช้ประโยชน์ในการตัดสินใจเท่าที่ควร  สิ้นปีก็รายงานครั้งว่าได้คะแนนเท่าไหร่  ซึ่งไม่ถูกต้องเป็นระบบคุณภาพในภาพใหญ่  แต่ถ้ามองระยะ  4  ปี  นั้นอาจใช้ได้  แต่ถ้าเป็นรอบของการปรับปรุงแบบสม่ำเสมอ  ถือว่า  “เป็นวิธีคิดที่ผิด”  ดังนั้นแต่ละมหาวิทยาลัยควรจะมีระบบการติดตามเป็นของตัวเอง

        สิ่งที่แนะนำ  คือ  ควรทำ  Common  Data  Set  ให้เยอะ  ให้ครอบคลุมทุกอย่าง  ไม่ว่า                   สมศ.  กพร.  จะเปลี่ยนยังงัย  ก็สามารถนำไปรายงานได้  ซึ่งตัวชี้วัดเป็นเรื่องรอง  เรื่องสำคัญคือ Common  Data  Set  ควรใช้ข้อมูลเหล่านี้มาตัดสินใจ  ทุกๆภาคการศึกษา  ซึ่งน่าจะเป็นกลไกที่เหมาะสมกว่า  สิ่งที่จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัยยังทำไม่ได้  แต่กำลังจะดำเนินการคือ  ฐานข้อมูลที่สามารถรองรับทั้งระบบของ  สกอ.  สมศ.  กพร.  สรุปคืออยากจะให้ความสำคัญไปในเรื่องของ  “การนำข้อมูลไปบริหารจัดการ”  ไม่ให้ความสำคัญของตัวชี้วัดมากเกินไป  และอย่าไปสนใจเรื่องของคะแนนให้มาก  ซึ่งถ้าข้อมูลดี  เรื่องคะแนนก็จะตามมาเอง

        การนำข้อมูลตัวชี้วัดบางตัวที่สำคัญ  แสดงในที่ประชุมคณบดี  ก็เป็นอีกวิธีการหนึ่งที่ช่วยกระตุ้นคณะต่างๆ  อย่างต่อเนื่อง  ไม่งั้นก็กลายเป็นว่า  ปีหนึ่งมาทำกันครั้งหนึ่ง  ซึ่งเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นในหลายที่ธรรมชาติของQA

        รศ.ดร.ปราโมทย์  ทองกระจาย  นอกจากระบบฐานข้อมูลของจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัยใช้  ยังมีฐานข้อมูลอื่นๆอีกหรือไม่  เพราะระบบ  MIS  ไม่ได้ครอบคลุมทุกเรื่อง?

        ตอบ  ในส่วนงานประกันที่รับผิดชอบอยู่นั้น  ครอบคลุมเฉพาะตัวชี้วัดของ  สกอ.  เท่านั้น  ไม่ครอบคลุมไปทุกอย่าง  เช่น  เรื่องของเงินเดือน  ก็ไม่มี  ซึ่งปีนี้กำลังจะทำการเชื่อมต่อฐานข้อมูลต่างๆเข้าด้วยกัน  ตอนนี้ก็มีฐานข้อมูล  CHE  QA  ของ  สกอ.  มาให้ใช้  ซึ่งจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัยก็มีฐานข้อมูลของตัวเองอยู่แล้วซึ่งคล้ายๆกัน  และกำลังจะเทข้อมูลเข้าหากัน  โดยหน้าที่ส่วนประกันเป็นเพียงผู้เชื่อมฐานข้อมูลเท่านั้น  ไม่ได้เป็นเจ้าของในฐานข้อมูลหลัก  ต่อไปการรายงานทุก  3  เดือน  หรือ  6  เดือนก็จะเป็นไปได้  วิธีการที่ดีที่สุดคือ  ทำยังงัยจะทำ  1  สามารถตอบ  3  ระบบได้พร้อมๆกัน  ที่จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัยเริ่มพัฒนาแล้ว  ตามหน้า  5  เล่มสีฟ้า  พยายามลดงานให้น้อยที่สุด  สิ่งที่เป็นเป้าหมายหลักคือ  “ยุทธศาสตร์ของมหาวิทยาลัย”  “คุณภาพของงาน”  ไม่ใช่เรื่องที่มาให้แต้ม  ให้คะแนนกัน  จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัยไม่ทำเอกสาร  ไม่ทำเรื่องใหม่  เพื่อที่จะไม่ตอบเอาคะแนน  เขาไม่ให้เราก็ไม่เอาคะแนน  เราทำสิ่งที่มีอยู่แล้วมาบูรณาการ 

เอามาตอบ  จริงแล้วบางที่เอาประกันไว้อีกที่หนึ่ง  เอาเรื่องการจัดการความรู้ไว้อีกที่หนึ่ง  เอาเรื่องการบริหารจัดการความเสี่ยงไว้อีกที่หนึ่ง  ซึ่งมันไม่ใช่  จะเอามารวมกันก็ไม่ใช่เรื่องที่ผิด

แน่นอนว่าQAต้องเหนื่อยขึ้น  แต่สามารถลดภาระของมหาวิทยาลัยได้ทั้งระบบ

        ผู้ช่วยศาสตราจารย์  ดร.สมเกียรติ  ภู่พัฒน์วิบูลย์  สิ่งที่มหาวิทยาลัยของเรากำลังประสบตอนนี้คือ  QA  ก็อยู่ส่วนกลาง  แต่ยังไม่กระจายลงสู่บุคคล  บุคคลก็ทำงานไปโดยไม่ได้นึกถึงQA  อยากเรียนถามทางจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัยมีวิธีการ  กลยุทธ์ที่เป็นแนวปฏิบัติที่ดี  ที่ทำให้ทั้งคณาจารย์  บุคลากรสายสนับสนุนให้ความสำคัญQA

        ตอบ  ผมรับตำแหน่งเมื่อปี  47  เป้าหมายคือ  ทำให้QAเป็นเรื่องของทุกคน  ใช้กลยุทธ์ให้ระบบประกันลงไปสู่เนื้องาน  ตัวอย่าง  เรื่องของหลักสูตรลงไปหาประธานหลักสูตร  อาจารย์ผู้สอน  ลงไปคุยกัน  เรื่องของงานวิจัยก็มีระบบการประกันคุณภาพงานวิจัย  พยายามลงไปที่ชุดวิจัยโครงการวิจัย  เรื่องของการบริการวิชาการก็มีระบบการประกันคุณภาพเราลงไปทุกศูนย์ที่ทำการบริการวิชาการ  เรื่องของงานสนับสนุนบริการก็มีเป้าหมายคือการลดรอบระยะเวลา  ความพึงพอใจจากผู้ใช้บริการ  ทุกเรื่องพยายามลงไปถึงหัวหน้างาน  ตัวคน  และมีโครงการสนับสนุนช่วย                  “มีรางวัลคุณภาพแห่งจุฬาฯ”  ให้ทั้ง  4  มิติ  เราไม่ให้ความสำคัญเรื่องคะแนน  พยายามเปลี่ยนแนวคิด  ใครมีอะไรเด่นเราขอมา  share  จากรางวัลคุณภาพแห่งจุฬาฯ  เราก็ไปจัดทำเป็น  good  practice  guiline  และนำไป  share  ในประชาคมจุฬาฯต่อ  รวมทั้งไปลงในเว็บไซต์  เช่น  มี  learning  &  sharing  มี  knowledge  base  สามารถค้นหาได้  เปิดกว้างให้ทุกๆที่และรับจากหลายๆที่  ตอนนี้กำลังจะขอจาก  ม.นครพนม  เช่น  เรื่องการเขียนแผนงบประมาณอย่างไรจะให้ได้งบประมาณจากภายนอกให้มาก  ซึ่งเป็น  KM  อีกแบบหนึ่ง

        สำหรับ  TQA  นั้นที่เราทำเราทำเพื่อเป็นรางวัล  แต่เราไม่ได้พูดถึง  TQA  ก่อน  ไม่เช่นนั้นเราจะเหนื่อยแรกมากในช่วงแรก  เราไม่เน้นรางวัล  แต่เรานำเอาวิธีการคิดที่ดีของเขามาปรับใช้  และพยายามนำมาสร้างเป็น  “รางวัลแห่งจุฬาฯ”  ไม่ทำทั้งระบบ  แต่ทำเป็นคณะ  เป็นหน่วยงานย่อยไป  ทำเป็นเกณฑ์รางวัลเป็นเรื่องๆไป 

ผู้ช่วยศาสตราจารย์  ดร.สมเกียรติ  ภู่พัฒนิบูลย์  ถามเพิ่มเติม  เมื่อวันศุกร์ที่ผ่านมาทาง  มมส.  ได้ไปร่วม  Mini_UKM  ที่จังหวัดอุบลฯมา  ซึ่งมีความคิดร่วมกันคือจัดทำเป็น  good  practice  guiline  แต่ยังหาวิธีการไม่ได้  อยากเรียนถามทางจุฬาฯว่ามีขั้นตอนการทำอย่างไร?

        ตอบ  ตัวอย่างฐานข้อมูล  จะให้เขียน  “ชื่องาน  ที่มา  วัตถุประสงค์  ลักษณะของงาน  แนวปฏิบัติที่ดี  ปัจจัยแห่งความสำเร็จ  ผลลัพธ์  ความโดดเด่น  กระบวนงานอะไรที่มีความแตกต่างจากที่อื่น”  ไม่ใช่อะไรที่ทำตามทฤษฏีแล้วได้ผล  แต่ต้องมีนวัตกรรม  ความคิดใหม่ๆ

        กระบวนการของจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย  คือ  จัดประกวด  ให้หน่วยงานส่งมา  แสดงให้เห็นถึงว่ามีผลงานที่โดดเด่นอย่างไร  เช่น  MK  สุกี้  ตอนนี้สั่งอาหารแล้วไม่ต้องเดินไปหลังร้านอีกเสียเวลา  ใช้การสั่งการทางออนไลน์   สั่งหน้าร้านข้อมูลก็ส่งไปถึงหลังร้านแล้ว  เป็นการลดระยะเวลา  เป็นต้น  หน่วยงานไหนจะได้รับต้องมีความโดดเด่นของกระบวนงาน

        ปัญหาอย่างหนึ่งเขามีดีแต่ไม่มีเวลาเขียนส่งมา  แก้โดยเมื่อรู้ว่าใครมีอะไรดี  เราก็ส่งคนลงไป  ส่งนักวิจัยไปคุย  ไปสัมภาษณ์  แล้วนำข้อมูลไปลงฐาน  และกล่าวขอบคุณหน่วยงานนั้น

        รศ.ดร.อรรณพ  วราอัศวปติ  อยากเรียนถามว่า  การบูรการการประกันคุณภาพ  การจัดการความรู้  และการบริหารความเสี่ยง  เข้าด้วยกัน  มี  How  to?  กลยุทธ์อย่างไรบ้าง?

        ตอบ  ตัวอย่างตามเล่มสีฟ้า  หน้าที่  5  จะเป็นตาราง  10  คอลัมน์  ที่ครอบคลุมคำถามทั้ง  3  ระบบ  ซึ่งเป็นนวัตกรรมที่จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัยสร้างขึ้นมา  เริ่มใช้ตั้งแต่ปี  49  และพัฒนาปรับปรุงมาเรื่อยๆ  เป็นสิ่งที่เราภาคภูมิใจ  ใครถามอะไร  ก็เอาข้อมูลจากตารางนี้มาตอบทั้งหมด  ทุกคณะหน่วยงานจะมีแบบฟอร์มนี้กรอก  ทำการส่ง  2  ครั้ง  คือ  ต้นปีงบประมาณให้คณะหน่วยงานนำไปพิจารณากรอกทำแผนบริหารความเสี่ยง  ส่งครั้งแรกครึ่งปีงบฯ  ยังมีความเสี่ยงไหนที่ยังมีผลกระทบสูง  ก็ให้เขาจัดทำมาตรการ  และครั้งที่  2  หลังหมดปีงบประมาณ  และนำไปวางแผนความเสี่ยงรอบต่อไป

        รศ.จิตเจริญ  ไชยาคำ  เรื่องของตรวจสอบภายในที่ดูแลเรื่องการเงิน  พัสดุ  อยู่ในส่วนงานของจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัยหรือไม่?

        ตอบ  จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัยบริหารโดยระบบธรรมาภิบาล  หมายถึง  สามารถตรวจสอบได้  คือ  คนหนึ่งคิดระบบ  คนหนึ่งมาตรวจสอบ  ห้ามทั้งคิดระบบและตรวจสอบในคนๆเดียวกันทำไม่ได้  ในหลักการขอ  GG  เช่นเดียวกับคนที่ไปตรวจสอบห้ามไปคิดระบบ  แต่สามารถให้คำปรึกษาได้หลังจากที่ตรวจสอบมาแล้ว  ดังนั้นส่วนตรวจสอบเลยไม่ได้อยู่ในส่วนงานประกันฯ  ซึ่งถือว่าเป็นการทาน  และตรวจสอบกันและกัน

        อ.ดร.สุบรรณ  เอี่ยมวิจารณ์  การเก็บรวบรวมข้อมูลความเสี่ยงจากคณะหน่วยงาน 

        ตอบ  ผมขอยกตัวอย่างสไลด์ที่จะเอาไปเสนอช่วงบ่ายให้กับมหาวิทยาลัยเอกชน  เราเก็บข้อมูลความเสี่ยงจากคณะหน่วยงานมาแล้วสองสามปี  ในหลายๆมิติ  ยกตัวอย่างความเสี่ยงในด้านการวิจัย  ในฐานะที่เราอยากเป็นมหาวิทยาลัยวิจัย  เช่น  ถ้าเราต้องการให้หลักสูตรเป็นแบบ  “ทำวิทยานิพนธ์อย่างเดียว”  มากขึ้น  ดังนั้นเราก็ต้องหางาน  หาเงินเข้ามามาก  มีงานตีพิมพ์เยอะๆ 

        ถ้าเปิดเล่มสีฟ้า  หน้า  5  ในตารางคอลัมน์ที่  1  และ  2  จะเป็นวัตถุประสงค์  ความเสี่ยง  ปัจจัย/เสี่ยง  คอลัมน์ที่  3  ก็ดูว่ามีอะไรบ้างที่เราทำอยู่ปัจจุบัน  เช่น  มีบางคณะกำหนดไว้ใน  job  description  ให้อาจารย์ทุกคนต้องเป็นหัวหน้าโครงการวิจัย,  มีการประชุมติดตามความก้าวหน้านักวิจัยทุก  3  เดือน 

ความเสี่ยงนั้นถือเป็นการมองโอกาส  มิได้มองปัญหา  มองถึงมาตรการ  แผนการบริหารจัดการความเสี่ยง  เช่น  สร้างระบบนักวิจัยร่วม 

คณะใดมีอะไรดี  ก็นำเอามาเป็นตัวอย่าง  เป็น  KM  ในตัว

       

รองศาสตราจารย์  ดร.พรพจน์  เปี่ยมสมบูรณ์  คณบดีบัณฑิตวิทยาลัย  (ระบบ  CU-CQA)

 

        เรียนท่านผู้บริหาร  และขอบคุณมากที่แวะเข้ามาเยี่ยมQAจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย  ผมได้ช่วยมหาวิทยาลัยในเรื่องระบบการประกันคุณภาพหลักสูตร  ตั้งแต่ปี  47  ในตอนแรกก็ถือว่าเป็นไม้เบื่อไม้เมาของอาจารย์  ซึ่งคิดว่าทุกๆที่ก็คงเช่นกัน  แต่อย่างไรต้องเป็นเรื่องของพัฒนาการของโลกต่อไป  และมหาวิทยาลัยให้ความสำคัญในเรื่องนี้มาก  เพราะหัวใจของมหาวิทยาลัย  คือ  “หลักสูตร”  ถ้าหลักสูตรดี  เราก็จะได้อะไรดีๆตามมา  ไม่ว่า  นิสิต  ผลงานวิจัย  องค์เองก็จะดี

        สไลด์นี้เป็นสไลด์เดียวกันที่ใช้ในการสัมมนาผู้บริหารเมื่อวันเสาร์ที่ผ่านมา  เพราะผู้บริหารชุดใหม่นี้  เพิ่งเข้ามาเมื่อตอนเมษา  47  เลยเอาไปนำเสนอให้ผู้บริหารทราบ  เพราะตอนนี้มีหลายเรื่องที่มีการเปลี่ยนแปลงไป  สไลด์นี้จะเป็น  summary  ซึ่งจะแตกต่างจากการนำเสนอให้ผู้ที่ศึกษาดูงานคณะต่างๆที่ผ่านมา  และอีกส่วนหนึ่งที่จะนำเสนอ  คือ  พัฒนาการของระบบการประกันคุณภาพรายหลักสูตรจนถึงปัจจุบัน

        ปัจจุบันสิ่งที่เราต้องการ  คือ  อยากให้ลูกศิษย์สามารถไปทำงานที่ไหนก็ได้ในโลกนี้  โดยเฉพาะสายวิชาชีพ  ดังนั้นเรื่องของหลักสูตรต้องได้รับการรับรองจากสถาบันระดับนานาชาติที่เป็นที่ยอมรับ  เช่น  วิศวกรในกลุ่ม  APEC  ถ้าได้รับการรับรองจากกลุ่ม  APEC  แล้ว  ก็สามารถไปทำงานที่ไหนก็ได้  ดังนั้นตลาดงานไม่ได้ขึ้นอยู่ในเฉพาะประเทศไทยเท่านั้น

        ดังนั้น  การประกันคุณภาพหลักสูตร  ถือเป็นการเตรียมเพื่อเช็คระบบกลไก  ยังไม่ถึงขั้นของการรับรอง  เราใช้วิธีการเทียบมาตรฐานของเรากับที่อื่นๆในต่างประเทศ  ดูข้อกำหนดอะไรที่มีความสอดคล้องกัน

        ระบบ  CU-CQA  ต้องยกเครดิต  ให้หมอสุทธิพร  สมัยที่ท่านเป็นรองคณบดีบัณฑิตวิทยาลัย  ซึ่งเป็นคนริเริ่ม  ทำร่วมกับ  ทคปร.  ที่ประชุมคณบดีมหาวิทยาวิทยาลัยของรัฐ  เป็นระบบประกันคุณภาพระดับบัณฑิตศึกษา  และทดลองใช้กับครบทั้ง  27  หลักสูตรบัณฑิตศึกษาของจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย  ได้รับผลสะท้อนกับพอสมควรและได้นำมาปรับพัฒนาในเฟสต่อมา