สองวันที่ผ่านมานี้ ผมถูกหนังสือเตือนจาก ผู้อำนวยการกองคลัง เรื่องส่งเงินยืมเกินกำหนด เป็นหนังสือเตือนเงินยืม งานพระราชทานปริญญาบัตร เมื่อวันที่ 23 มกราคม 2549 ที่ผ่านมา ซึ่งทางกองคลังได้เตือนว่าเลยกำหนดมา 22 วันแล้ว ตอนที่ผมได้รับหนังสือเตือน ผมรู้สึกว่าเอ๊ะส่งเรื่องไปแล้วแต่ทำไมยังถูกหนังสือเตือนมาอีก เรารู้สึกเหมือนเราผิดมากเลยที่ส่งเงินยืมล่าช้า

           ผมจึงได้บันทึกลงในแบบตอบรับขอให้เจ้าหน้าที่ของภาควิชา ซึ่งเป็นผู้ดำเนินงานเคลียร์เอกสารต่างๆ และเป็นผู้ทำเรื่องให้ ช่วยทำบันทึกชี้แจงถึงผู้อำนวยการกองคลัง ถึงสาเหตุที่ช้า เพราะอะไร

             ซึ่งสาเหตุหลักๆ พอสรุปได้ดังนี้

  1. ครั้งแรกมีการใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์บัญชีสามมิติ ซึ่งเครื่องคอมพิวเตอร์ ไม่เพียงพอ และระบบเน็ตเวิร์ค และตัวโปรแกรมช้า ทำให้การคีย์ต้องรอคิว งานของผมจึงล่าช้าไประดับหนึ่ง
  2. มีการยกเลิกการใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์บัญชีสามมิติ ทำให้เรื่องต้องดำเนินการใหม่
  3. มีการเปลี่ยนแปลงแบบฟอร์มใหม่ เรื่องต้องกลับมาเซ็นต์อีกรอบ
  4. เรื่องที่ส่งไป ถูกตีกลับมาเป็นระยะ ด้วยสาเหตุต่างๆ เช่น ไม่ได้ปั๊มที่หน้าใบเสร็จ และให้ผู้จ่ายเงินเซ็นต์
  5. สาเหตุจากตัวเองไม่ได้อยู่ที่ภาควิชาฯ เพราะตลอนๆ ไปสอนบ้าง อยู่ห้องสมุดบ้าง ไปเป็นวิทยากรบ้าง ทำให้เจ้าหน้าที่ไม่เจอตัว และที่ภาควิชามีการปรับปรุงห้องใหม่ ห้องที่ย้ายไปนั่งชั่วคราว ไม่มีปลั๊กไฟ และอินเทอร์เน็ตให้ใช้

แนวทางแก้ไขปัญหาดังกล่าว

  • ควรมีการดำเนินงานเคลียร์เงินให้เร็วขึ้น
  • เจ้าหน้าที่ที่ดำเนินงานให้ควรมีความชำนาญ และทำงานรอบคอบมากขึ้น ในเรื่องของแบบฟอร์ม การดำเนินงานด้านการเงิน การปั๊มหน้าใบเสร็จ
  • งานการเงินน่าจะได้ชี้แจง ทำความเข้าใจให้กับเจ้าหน้าที่ระดับปฏิบัติของภาควิชา คณะ ให้มีความเข้าใจตรงกันเป็นระยะ
  • การตรวจสอบเอกสารถ้าเป็นการตรวจสอบและแก้ไขรวดเดียว ไม่ต้องแก้ไขหลายๆรอบ