เมื่อวันศุกร์ที่ 24 มีนาคม 2549 เป็นวันแลกเปลี่ยนเรียนรู้ของชุมชนสำนักงานเลขานุการ มีการแบ่งวงสนทนาออกเป็น 5 วง ตามลักษณะงานของสำนักงานเลขานุการ คือ
- วงงานธุรการ
- วงงานการเงินและพัสดุ
- วงงานนโยบายและแผน
- วงงานบริการการศึกษา
- วงงานประกันคุณภาพ
บันทึกนี้ขอนำวงสนทนาของงานธุรการ มาเล่าสู่กันฟังก่อนครับ วงนี้มีคุณมุกดา ทองนุ้ย (เลขานุการคณะศึกษาศาสตร์) ทำหน้าที่เป็นคุณอำนวย บันทึกนี้ผมนำมาจากคุณลิขิตของวงซึ่งบันทึกความรู้ที่ได้รับจากการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในงานธุรการ
 |
|
|
วงงานธุรการ |
ตัวแทนงานธุรการเล่าเรื่องเด่นในวง |
-
สนง.คณะสถาปัตยกรรมศาสตร์
- เริ่มนำระบบอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ในการปฏิบัติงาน และกำลังจัดทำคู่มือการปฏิบ้ติงานธุรการ -
สนง.คณะวิศวกรรมศาสตร์
- ธุรการดีระดับหนึ่ง ใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์ในการลงรับหนังสือเข้า-ออก เริ่มพอที่จะลงตัว ใช้สแกนเอกสารเวียนไปยังคณาจารย์และผู้บริหารโดย print ทุกวัน และให้เซ็นรับ ส่งเอกสารทาง mail ทำให้ประหยัดกระดาษ โดยภาควิชารับจากสำนักงานไปก็จะเวียนทาง mail ให้คณาจารย์ทราบ สำหรับการประเมินผลการปฏิบัติงานธุรการ เริ่มมีการออกแบบสอบถามเพื่อทำการประเมินความพึงพอใจของผู้รับบริการ -
สนง.คณะเกษตรศาสตร์
- มีการจัดทำคู่มือการปฏิบ้ติงานของงานธุรการ นำระบบอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ในการปฏิบัติงาน โดยส่งให้อาจารย์ทางอิเล็กทรอนิกส์ มีการศึกษาดูงานระบบ e-office / ระบบ MIS ที่ม.เชียงใหม่ และจะเริ่มใช้ระบบ e-office ในวันที่ 1 พฤษภาคมนี้ -
สนง.คณะพยาบาลศาสตร์
- ใช้ระบบอีเล็กทรอนิกส์ในการลงรับหนังสือ ในปีนี้ มีการส่งเอกสารทาง mail และแจ้งทางโทรศัพท์ ขอให้เปิดดูว่ามีเรื่องถึงอาจารย์ มีการประเมินผลการปฏิบัติงานของงานธุรการ -
สนง.คณะวิทยาศาสตร์การแพทย์
- มีการจัดทำคู่มือการปฏิบัติงานธุรการ กำลังพัฒนาระบบสารบรรณออนไลน์ การลงรับหนังสือจะมีการลงรับแยกตามองค์ประกอบการประกันคุณภาพ และการเสนอแฟ้มจะเสนอผู้บริหารที่รับผิดชอบตามองค์ประกอบการประกันคุณภาพ เช่น รองคณบดีฝ่ายบริหาร จะดูองค์ 1,7,8 เป็นต้น และเมื่อผู้บริหารผ่านเรื่องแล้วจะส่งมาที่เลขานุการคณะ สำหรับห้องปฏิบัติการจะมีผู้ประสานงานของภาควิชา -
สนง.คณะทันตแพทยศาสตร์
- มีการจัดทำคู่มือการปฏิบัติงาน การลงรับหนังสือ งานธุรการจะลงรับเรื่องและแจกงานต่าง ๆ เพื่อทำการเสนอผู้บริหาร แล้วก็จะกลับมาที่งานธุรการอีกรอบเพื่อลงระบบคอมพิวเตอร์ว่า ผู้บริหารมอบหมายใคร และส่งเรื่องดังกล่าวให้ใคร ก็จะสามารถตามงานได้ มีการประเมินความพึงพอใจ โดยเจ้าหน้าที่ประเมินผู้บริหาร และผู้บริหารประเมินเจ้าหน้าที่แต่ละงานว่าควรปรับปรุงพัฒนาด้านใด -
สนง.คณะเภสัชศาสตร์
- มีการลงรับหนังสือทางอิเล็กทรอนิกส์ และแยกตามสายงาน โดยให้แต่ละงานเป็นผู้สรุปเรื่อง -
สนง.คณะศึกษาศาสตร์
-มีการลงรับหนังสือทางอิเล็กทรอนิกส์ทุกงาน โดยใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์ มาตั้งแต่ปี 2546
ทุกงาน มีคู่มือการปฏิบัติงานของงานธุรการ ส่งจดหมายทาง mail กำลังทำประเมินความพึงพอใจในภาพรวมของคณะฯ
ผมสังเกตจากเรื่องเล่าของแต่ละคณะฯ วงนี้มีการนำเรื่องเกณฑ์การประเมินการประกันคุณภาพของงานธุรการมาเป็นตัวกำหนดในการพัฒนาคุณภาพงาน เกณฑ์คุณภาพงานธุรการจากกิจกรรม Office KM มีดังนี้ -
มีคู่มือการปฏิบัติงานและเผยแพร่ให้ผู้เกี่ยวข้องรับทราบ (*) ระดับคุณภาพ 1 ดาว
-
มีการปฏิบัติงานตามคู่มือการปฏิบัติงาน (**) ระดับคุณภาพ 2 ดาว
-
มีการนำระบบอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ในการปฏิบัติงาน (***) ระดับคุณภาพ 3 ดาว
-
มีการประเมินความพึงพอใจในการปฏิบัติงาน (****) ระดับคุณภาพ 4 ดาว
-
มีการผลการประเมินมาปรับปรุงและพัฒนา (*****) ระดับคุณภาพ 5 ดาว
จากวงสนทนาในวงนี้ทำให้แต่ละหน่วยงาน ได้ทราบถึงการดำเนินงานด้านประกันคูณภาพ
ของงานธุรการแต่ละหน่วยงาน ว่าได้ดำเนินการไปถึงไหนแล้ว ส่วนใหญ่งานธุรการทุกหน่วยงานจะมีการนำระบบอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ในการปฏิบัติงาน ทำให้ได้รับความสะดวกรวดเร็ว ประหยัดกระดาษ ส่วนด้านการประเมินความพึงพอใจในการปฏิบัติงานธุรการ ส่วนใหญ่ อยู่ในระหว่างการดำเนินงาน กลุ่มนี้สรุปกันว่าเรื่องที่เด่นของวงนี้คือ คณะศึกษาศาสตร์ คณะเกษตรฯ และคณะวิทยาศาสตร์การแพทย์ ประเด็นเรื่องเด่นของวงนี้จะนำมาเขียนในบันทึกต่อไปครับ
บอย
ชุมชนสำนักงานเลขานุการ
