KM การจัดการความรู้ คืออะไร

KM  คืออะไร
                KM เป็นตัวย่อมาจากคำเต็มว่าKnowledge Management แปลเป็นภาษาไทย ตรงๆ ว่า“การจัดการความรู้” เรื่องการจัดการความรู้ในองค์กรเป็นเรื่อง ที่สำนักงาน ก.พ.ร. กำหนดให้ทุก ส่วนราชการต้องดำเนินการซึ่งเป็นไปตามพระราชกฤษฎีกาว่าด้วยหลักเกณฑ์และวิธีการบริหาร กิจการบ้านเมืองที่ดี พ.ศ.2546 มาตรา 11 โดยกำหนดให้เป็นตัวชี้วัดในการทำคำรับรองการปฏิบัติ ิราชการประจำปีมาเป็นเวลา 3 ปี แล้ว คือ ตั้งแต่ปี 2547 – 2549 แม้จะดำเนินการกันมาอย่าง ต่อเนื่อง 3 ปี แต่ส่วนราชการทั้งหลายก็ยังขาดองค์ความรู้ ในการจัดการความรู้ให้เป็นระบบตามหลัก วิชาการ เพราะเป้าหมายหลักของการจัดการความรู้ก็คือ ต้องทำให้คนในองค์กรสามารถเข้าถึงความรู้ ที่มีอยู่ได้อย่างทั่วถึงและมากที่สุด เพื่อนำความรู้นั้นไปใช้ ้ในการมาการจัดการความรู้ในองค์กรของส่วนราชการต่างๆ ยังไม่เป็นรูปธรรมที่ชัดเจน เนื่องจากยังขาดองค์ความรู้ตามหลักวิชาการที่จะดำเนินการตามขั้นตอนให้เป็นระบบ ทำให้ ส่วนราชการทั้งหลาย ให้ความสำคัญกับรูปแบบของการจัดการความรู้โดยการฝึกอบรม (Training) เป็นส่วนใหญ่ซึ่งรูปแบบดังกล่าวต้องใช้งบประมาณสูง จึงเป็นปัญหาในทางปฏิบัติของทุกส่วนราชการ
               ต่อมา ในปี 2549 สำนักงาน ก.พ.ร. จึงไปจัดจ้าง สถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติให้จัดวางระบบใน เรื่องของการจัดการความรู้ และกำหนดเป็นตัวชี้วัดในมิติที่ 4 ของการจัดทำคำรับรองการปฏิบัติ ราชการประจำปี 2549 ทำให้ในปีนี้ทุกส่วนราชการมีทิศทาง ในการจะดำเนินการจัดการความรู้ให้เป็นระบบได้ชัดเจนยิ่งขึ้น ก่อนจะเล่าให้ท่านผู้อ่านทราบว่าวิธีการจัดการความรู้ในองค์กรมีขั้นตอนอย่างไร ถ้าเราจะทำเราจะเริ่มต้นตรงไหน อย่างไรนั้น ขอนำความหมายของคำว่า “ความรู้” ตามพจนานุกรม ฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ.2542 มาบอก กล่าวให้ทราบเพื่อความเข้าใจชัดเจนยิ่งขึ้น พจนานุกรมฯให้นิยามว่า “ความรู้” คือ สิ่งสั่งสมมาจาก การศึกษาเล่าเรียน การค้นคว้า หรือ ประสบการณ์ รวมทั้งความสามารถเชิงปฏิบัต ิและทักษะ ความเข้าใจหรือสารสนเทศที่ได้รับมาจากประสบการณ์ สิ่งที่ได้รับจากการ ได้ยิน ได้ฟัง การคิด หรือ การ ปฏิบัติองค์วิชาในแต่ละสาขา

 

               ความรู้จำแนกเป็น 2 ประเภทใหญ่ ๆคือความรู้ที่ฝังอยู่ในคน ( Tacit Knowledge) และความรู้ที่ชัดแจ้ง ( Explicit Knowledge )ความรู้ที่ฝังอยู่ในคนคือ ประสบการณ์ ทักษะ พรสวรรค์ เทคนิคการทำงานที่สั่งสมมาจนชำนาญไม่มีในตำราส่วนความรู้ที่ชัดแจ้งคือ ความรู้ที่สามารถจับต้องได้ เช่น หนังสือเอกสาร รายงาน ซีดี เทป เป็นต้นเมื่อเทียบความรู้ 2 ประเภทแล้ว พบว่าอัตราความรู้ที่ฝังอยู่ในคนมากกว่าความรู้ที่ชัดแจ้งเป็นอัตราส่วน 80 : 20 คงพอทราบคร่าวๆแล้วว่า ความรู้คืออะไร มีกี่ประเภทตอนนี้จะขอเล่าถึงวิธีการจัดการความรู้ให้เป็นระบบ ให้บุคลากรสามารถนำความรู้นั้นมาใช้ ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพได้ ในปี 2549 เมื่อสถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติ มาวางระบบเรื่องนี้ ีให้สำนักงาน ก.พ.ร.ทำให้ส่วนราชการมีการจัดการความรู้ตามขั้นตอนที่เป็นระบบ โดยเริ่มจาก :-

               ขั้นตอนที่ 1การบ่งชี้ความรู้
หน่วยงานต้องสำรวจความรู้ที่บุคลากรจำเป็นต้องใช้เพื่อให้การทำงานบรรลุเป้าหมายโดยสำรวจว่า เราต้องการความรู้อะไร และที่มีอยู่เพียงพอหรือไม่
               ขั้นตอนที่ 2การสร้างและแสวงหาความรู้
เมื่อสำรวจแล้วเห็นว่าความรู้ที่มีอยู่ไม่เพียงพอก็ต้องไปแสวงหามาเพิ่มเติมให้ได้ครบถ้วนสมบูรณ์ มากที่สุด
              ขั้นตอนที่ 3การจัดการความรู้ให้เป็นระบบ
เมื่อได้ความรู้มาเพียงพอแล้วก็นำมาจัดหมวดหมู่ให้ชัดเจนและจัดเก็บไว้ในรูปแบบต่างๆ ทั้งเอกสาร หนังสือ เทป วีซีดี เป็นต้น
              ขั้นตอนที่4 การประมวลและกลั่นกรองความรู้
ต้องนำความรู้ที่จัดเก็บเป็นหมวดหมู่ไว้แล้วมาทบทวน กลั่นกรองให้มีความทันสมัย
              ขั้นตอนที่ 5การเข้าถึงความรู้
ต้องมีการจัดช่องทางเผยแพร่ความรู้ทางช่องทางต่างๆ ที่หลากหลายเพื่อให้บุคลากรสามารถเข้าถึง ความรู้ได้สะดวก รวดเร็ว และทั่วถึง
              ขั้นตอนที่ 6การแบ่งปันแลกเปลี่ยนความรู้
จัดกิจกรรมให้บุคลากรมีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ เช่นกิจกรรมชุมชนนักปฏิบัติ ( Community of Practice หรือ Cop.), การสอนงาน ( Coaching ) และระบบพี่เลี้ยง (Mentoring) เป็นต้น
              ขั้นตอนที่ 7 การเรียนรู้
กำหนดให้บุคลากรในองค์กรต้องใช้ KM เข้ามาช่วยในการทำงานเพื่อผลงานที่มีประสิทธิภาพ โดย อาจกำหนดเป็นนโยบายจากผู้บริหารขององค์กรก็ได้
               ขั้นตอนต่าง ๆ ทั้ง 7 ขั้นตอนนี้เมื่อลงมือปฏิบัติจริงๆ ต้องใช้เวลาพอสมควรโดยเฉพาะในขั้นตอนที่ 7 เป็นขั้นตอนที่ต้องการให้เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่องจริงจังนั่นก็คือ บุคลากรทุกคนต้องทำงานโดยมี KM อยู่ในสายเลือดโดยการทำงานที่ต้องใช้องค์ความรู้ที่ถูกต้อง ทันสมัย ครบถ้วน มาประกอบการปฏิบัติราชการในความรับผิดชอบทุกเรื่องแล้วงานที่ออกมาก็จะเกิดความผิดพลาดน้อยที่สุด หรือไม่เกิดความผิดพลาดเลย

 

    

การจัดการความรู้ หรือ Knowledge Management คือ การรวบรวมความรู้ที่มีอยู่กระจัดกระจายในองค์กรมาจัดระบบ และ พัฒนาให้มีความทันสมัยอยู่เสมอ โดยจัดช่องทางการเข้าถึงความรู้ให้สะดวก รวดเร็ว และทั่วถึงเพื่อให้บุคลากรนำความรู้ ไปพัฒนาการ ปฏิบัติราชการให้มีประสิทธิภาพสูงสุด
เรื่องของการจัดการความรู้ที่สำคัญอีกประการหนึ่ง คือ ถ้าผู้บริหารสูงสุดขององค์กรให้ความสำคัญก็สามารถรับประกัน ความสำเร็จได้ 100%

ที่มา :- เรื่องดีที่น่ารู้ วารสารกรมประชาสัมพันธ์ ปีที่ 11 ฉบับที่ 127 ประจำเดือนกรกฎาคม 2549 หน้า 52 – 53.

 KM  สู่การปฏิบัติที่เป็นรูปธรรม

 

 

                สิ่งสำคัญที่เราจะนำ  KM  ไปประยุกต์ใช้ในชีวิตประจำวัน  ในการทำงานได้อย่างไร  เป็นข้อเสนอที่สามารถทำได้คือ  ทดลองทำตาม  7  ขั้นตอนที่ เขียนไว้ข้างบน
                1. ขั้นบ่งชี้ความรู้   โดยการรวบรวมองค์ความรู้ของตัวเอง  ลองถ่ายทอดออกมาเป็นงานเขียนไว้เป็นเรื่อง ๆ  เช่นวิธีการทำงานให้ประสบความสำเร็จ  การเป็นพี่เลี้ยงสอนงาน  การทำงานเป็นทีมในสำนักงาน  การทำงานเป็นระบบ  การจัดการความคิดอย่างเป็นระบบ เหล่านี้เป็นต้น  หากเขียนไว้ในกระดาษแล้วกลัวลืม  ก็สามารถเขียนไว้ใน บล็อกได้
                2. การสร้างและแสวงหาความรู้   ขั้นตอนนี้สำคัญมาก  ต้องแสวงหาความรู้ตลอดเวลา  วิธีการคือแสวงหาความรู้คือ  หมั่นพูดคุยกับผู้ที่มีความรู้มาก ๆ  เรื่องใดที่เราไม่รู้ต้องรีบหาคำตอบ  เทคนิคการจำก็สำคัญมาก ทำอย่างไรจะจดจำเรื่องต่าง ๆ ได้  ขอแนะนำให้ใช้ แผนผังความคิด  หรือที่เรียกว่า  Mind Map  
                3. การจัดการความรู้ให้เป็นระบบ  เมื่อได้รับความรู้มาแล้ว  ควรจัดเก็บให้เป็นระบบ  อาจรวบรวมเป็นหนังสือของเราเอง ไว้ซักเล่ม    ปัจจุบันมีโปรแกรมสำเร็จรูปมากมายที่จะทำหนังสือ เช่น e-book  ทำเสร็จแล้วก็รวบรวมเป็นซีดี  เก็บไว้ หรือแจกให้เพื่อน ๆ ก่อนก็ได้  แล้วปรับปรุงไปเรื่อย ๆ
                4.  การประมวลและกลั่นกรองความรู้   นำความรู้ที่เราได้รวบรวมไว้แล้ว  นำมาอ่านอีกครั้งหนึ่ง  เสาะหาความรู้ที่ทันสมัยมากขึ้น  ให้คนอื่นอ่านและติชม  แล้วจึงปรับปรุง
                5. การเข้าถึงความรู้  รวบรวมความรู้ที่พัฒนาแล้ว  เผยแพร่  ช่องทางสำคัญคือ เว็ปบล็อก เพราะสามารถจัดหมวดหมู่ของเรื่องได้  แก้ไขปรับปรุงได้  มีผู้รู้มาร่วมแสดงความคิดเห็นได้  สามารถแนะนำให้คนอื่น ๆ เข้ามาหาความรู้ได้
                 6. การแบ่งปันแลกเปลี่ยนความรู้  อาจใช้ระบบพี่เลี้ยง  พี่สอนน้อง  หรือหาพี่เลี้ยงจากการเข้าไปตีสนิทกับคนที่มีความรู้มาก ๆ จากเว็บบล็อก  ในที่ทำงานของเราเอง  จากเพื่อนสนิท
                7.  การเรียนรู้   ต้องตั้งใจ  ทำจริง  ต่อเนื่อง ไม่ย่อท้อ  บางครั้งอาจไม่มีเวลาแต่อย่าทิ้งไป  เมื่อใดที่คิดจะเขียนหรือทำก็ให้กลับมาเขียนใหม่ได้  ใช้เวลาวันละเล็กน้อยสำหรับหาความรู้   ต้องตัดใจละทิ้งละครน้ำเน่าไปซะบ้าง  เมื่อใดที่คิดได้ว่า การทำงานคือความสุข  เมื่อนั้น เราจะประสบความสำเร็จในการจัดการความรู้กับตัวเราเอง

นักวิชาการมือใหม่