เล่าเรื่องเส้นทาง KM ในสถานที่ทำงานของฉัน

     เมื่อถูกทวงรายงานสรุปการไปประชุม/สัมมนา/ฝึกอบรม ทำให้ลมความรู้พัดหวลหวนในวันนี้ ไม่พ้นเรื่องราว KM การจัดการความรู้ ในช่วงลองผิดลองถูก คราวนี้ลองกันในระดับมหาวิทยาลัยเลยนะคะ

     KM ในรัศมีการมองของฉัน เห็นอยู่สองเส้นทางค่ะ ทางเส้นแรกหนักเรื่องหลักการ ทฤษฎี มีกระบวนการต้องนับ 1 2 3 ตามลำดับ แต่ถนนเหมือนจะก่อคอนกรีตสำเร็จ ส่วนอีกเส้นทางหนึ่งนั้น จะเป็นทางลัดทางเบี่ยง หรือทางพิศวงที่มีทิวทัศน์ธรรมชาติ ครบทั้งโขดหินตะปุ่มตะป่ำ น้ำป่าไหลหลากบางเวลา แต่แสนจะรื่นรมย์

     ฉันเข้าสู่วงการ KM รับทฤษฎีไปเต็มๆ รู้เรื่องบ้าง ไม่รู้เรื่องบ้าง เข้าหูซ้ายหลุดทะลุไปหูขวาก็มากตามประสาคนมีผลงานเรียบ ๆ  แน่นอน หนัก บังคับ เครียด และ อารมณ์ไม่จอยก็บ่อยที่อะไรๆ ก็เป็นเรา หงุดหงิดตรงที่ เมื่อหัวผงก แต่ตัวรับ รู้บ้าง ไม่รู้บ้าง แสร้งเป็นไม่รู้บ้าง แล้วหางอย่างฉันจะมีน้ำยาอะไรไปกระดิก...

     เห็นชัดเจนว่ามีแรงคัดง้าง ต้อต้าน แต่ฉันก็ได้แค่มอง เพราะอยู่นอกพื้นที่ที่อยู่ช่วยเหลือดูแล น่าเสียใจ แล้วเราจะพาหน่วยงานของเราไปสู่ "องค์กรแห่งการเรียนรู้" ได้เมื่อไร?

     วันที่ 8 กุมภาพันธ์ 2551 ฉันได้รับคำสั่งให้ต้องไปร่วมการสัมมนา เรื่อง "โครงการแบ่งปันความรู้สู่ CKO ของหน่วยงาน" จัดโดย กองการเจ้าหน้าที่ สำนักงานอธิการบดี มช. ที่โรงแรมฮอลิเดย์ การ์เดน เชียงใหม่ ร่วมกับคุณนายสะอาด หนึ่งใน KM Team โดยการติดสอยห้อยตาม CKO ของหน่วยงานไป
     การสัมมนาจัด 1 วัน โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อที่มหาวิทยาลัยจะได้ติดตามความก้าวหน้าการดำเนินงานการจัดการความรู้ของหน่วยงานต่างๆ ในสังกัด ซึ่งกำหนดการเริ่มต้นจากการเชิญหน่วยงานที่มีการจัดการนำ KM มาสู่หน่วยงานแล้ว (ความเห็นของฉันคิดเองว่า มาสู่ ต่างกันนะคะกับ การประยุกต์ใช้) การแบ่งกลุ่มเพื่อหาแนวทางพัฒนาการดำเนินการ KM ในหน่วยงานเพื่อให้มีความก้าวหน้าต่อไป และการนำเสนอพร้อมทั้งอภิปรายและข้อเสนอแนะ

     การสัมมนาครั้งนี้ มีวิทยากรสามท่านจากวิทยาลัยสื่อ ศิลปะ และเทคโนโลยี มช. คือ อ.ดร. จิตรลดา บุรพรัตน์ (อาจารย์น่ารักค่ะแอบมองเพลินไม่รู้เบื่อ) ดร. ธีรพจน์ จันทรศุภแสง และ อ.อาวุธ พุทธราช การเข้าสัมมนาครั้งนี้ ฉันได้รับความรู้จากวิทยากร ซึ่งบรรยายเรื่องต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง ตามนี้ค่ะ

  • Introduction to KM (เอกสาร ดร. ณพศิษฐ์ จักรพิทักษ์)
  • การเปลี่ยนแปลงในองค์กร โดย อ.ดร.จิตรลดา บุรพรัตน์
  • ประสบการณ์การจัดการความรู้ในหน่วยงานอื่น โดย ดร. ธีรพจน์ จันทรศุภแสง
  • สรุปอธิบายขั้นตอนการจัดการความรู้และตัวอย่าง โดย อ.อาวุธ พุทธราช

     เริ่มต้นการสัมมนาจากการชี้อแจงที่มาของการสัมมนาครั้งนี้ พาดพิงถึงการลงนามคำรับรอง การกำหนดยุทธศาสตร์ ตัวชี้วัดสำคัญที่เกี่ยวข้อง
     ฉากต่างๆ ของการสัมมนาครั้งนี้ มหาวิทยาลัยเชิญ CKO จากคณะและหน่วยงาน 3 แห่ง นำเสนอการดำเนินการจัดการความรู้ KM ได้แก่ คณะแพทยศาสตร์ คณะเภสัชศาสตร์ และสำนักหอสมุด หลังจากนั้นมีการแบ่งกลุ่มเพื่อการหาแนวทางการพัฒนาการดำเนินการ KM ในหน่วยงานของมหาวิทยาลัย 3 กลุ่ม โดยให้ผู้มาสัมมนาจาก คณะ/หน่วยงาน ถามและตอบตัวเองว่า ดำเนินการไปแล้ว หรือ กำลังดำเนินการ หรือ ยังไม่ได้ดำเนินการ จากนั้นวงล้อมการจับกลุ่มคุยกัน มีตั้งแต่วงเล็กนิดเดียว คือสามหน่วยงาน วงขนาดพอดี ๆ และวงใหญ่บึ้ม ซึ่งไม่ต้องบอกก็พอเดากันได้ว่า งาน KM ในองค์กร ณ ปี พ.ศ. 2551 มีความสับสนมากมายแค่ไหน...

     ในฉากที่สองของการระดมสมองเพื่อหาแนวทางที่น่าจะเดินต่อไป สำหรับกลุ่มแรก คือ กลุ่มที่บอกตัวเองว่า เราทำ KM ไปแล้ว ไปถูกทิศทางไหม เราไม่รู้หรอกค่ะ เพราะ ไม่มีไกด์นำทาง สามหน่วยงานคือ คณะเภสัชศาสตร์ สำนักหอสมุด และศูนย์วิจัยเพื่อเพิ่มผลผลิตทางเกษตร มารวมกลุ่มคุยกัน ความจริงแล้ว คณะแพทยศาสตร์ก็เป็นอีกหน่วยงานหนึ่งที่ดำเนินการจัดการความรู้ ก้าวหน้าไปมากมาย แต่บังเอิญว่าเป็นช่วงรอยต่อการเปลี่ยนแปลงทางการเมืองในคณะ จึงไม่มีผู้แทนของคณะมาร่วมการสัมมนาด้วย แต่มีการนำเสนอการดำเนินงาน KM ของคณะแพทยศาสตร์ โดย คุณหมอชเนนทร์ วนาภิรักษ์ ซึ่งเคยเป็นผู้คลุกคลีดูแลการดำเนินงานด้านนี้ก่อนปรับเปลี่ยนผู้บริหาร และมีเวลาให้นำเสนอ 20 นาที ค่ะ

     กลุ่มแรกนี้คุยกันเพื่อหาประเด็นเสนอแนะได้ไปหลายเรื่องตั้งแต่กิจกรรมที่อยากให้มีในระยะยาว เช่น การจัดตั้งศูนย์ข้อมูล KM ของมหาวิทยาลัย การจัดเวทีแลกเปลี่ยนเรียนรู้เป็นรายเดือน หรือหลายเดือน โดยหมุนเวียนเจ้าภาพ และกิจกรรมที่น่าสนใจประจำปี

     ส่วนอีกสองกลุ่มที่อ่านใจตัวเองว่า กำลังดำเนินการ และกลุ่มที่ประกาศชัดเจนว่ายังไม่รู้ว่าจะเริ่มต้นตรงไหน แต่ก็ต้องทำเสียที เพราะ มช. ลงนามในคำรับรองเพื่อรับการประเมิน ก.พ.ร. เรียก กลุ่มท้าทาย (ดูเอกสาร) การกำหนดยุทธศาสตร์และตัวชี้วัดระดับความสำเร็จชัดเจน สองกลุ่มนี้ได้โจทย์ให้ถกและเถียงสียงดังฟังชัด (เพราะกลุ่มใหญ่ไงคะ) ประเด็นคือ อุปสรรค ปัญหาอะไรที่ทำให้KM ไม่เกิดขึ้นในหน่วยงานสักที จะผลักดันอย่างไรให้ KM ประสบความสำเร็จ หรือกลุ่มที่ยังไม่ได้เริ่ม ก็ขอให้ช่วยกันคิดว่าแล้วจะเริ่มต้นกันได้เมื่อไร อย่างไร

     ได้ยินเสียงแว่วมาไกลๆ ค่ะ เกี่ยวกับ "การที่คนเรามีพื้นที่ส่วนตัวมากเกินไป"

     อ้าว เลยไม่คุยกันสินะคะ...แต่โดยสรุป วิทยากรชี้ว่านี่ล่ะ วิกฤตละนะ...เห็นปัญหาแล้วก็มาตามหาทางออกกัน...

     จากนั้นวิทยากรก็พาพวกเราตัดฉากกลับไปที่การบรรยายเรื่องเกี่ยวกับ การเปลี่ยนแปลงในองค์กร การจัดการความรู้คืออะไร มีองค์ประกอบอะไรบ้าง และรายละเอียดต่าง ๆ แต่ละองค์ประกอบ (ดูเอกสารวิทยากรที่นี่ค่ะ) วิทยากรอีกสองท่านหนึ่งบรรยายสรุปเรื่อง KM-การบริหารแบบบูรณาการ Output-Outcome จุดเน้นของการจัดการความรู้ กระบวนการในการจัดทำ KMS (Resulting Hub of Data Information and Knowledge) องค์ประกอบของเทคโนโลยีสารสนเทศที่สนับสนุนการจัดการความรู้ตารางตรวจสอบความรู้ ความแตกต่างระหว่างระบบจัดการความรู้ กับระบบบริหารหรือระบบสารสนเทศอื่นๆ (เอกสาร ที่นี่ ค่ะ) นอกจากนั้นมีตัวอย่างการจัดการความรู้ในหน่วยงานอื่น ซึ่งชี้ภาพกระบวนการการเลือกภารกิจที่จะทำ เครื่องมือ Microsoft Share Point ฯลฯ (เสียดายไม่ได้เอกสารมาค่ะ) เหมือนจะเดินในเส้นทางแรกที่ปูด้วยทฤษฎี วิชาการไปกันไกล

     สำหรับดิฉัน...คงไม่สามารถฝันได้ไกลในเวลานี้ ถ้าหน่วยงานจะไปเส้นทางนี้ คิดว่าหลายกิโลเมตรน่าดูค่ะกว่าจะถึงจุดหมาย

     ขอกลับมาในฉากแรกโดยส่วนตัวของดิฉันที่ติดใจตรงนี้มากกว่าค่ะ เส้นทางอีกสายหนึ่ง ที่มองเห็นนก ท้องฟ้า ป่าไม้เขียวๆ และน้ำใจใสๆไหลริน ^^ ระยะทางสั้น-ยาวกว่าคงไม่สำคัญ จะไปถึงจุดหมายเร็วหรือช้า ก็ไม่สำคัญ อยู่ที่คนเลือกเส้นทางจะแวะพัก รับความรู้ที่มีทั่วไปตามรายทางแค่ไหน ดิฉันฟังคุณหมอชเนนทร์ เก็บสาระมาได้พอสมควร คิดอยู่ว่าควรต้องเก็บไปค้นข้อมูลเพื่อต่อยอด มาดูที่สรุปย่อๆ จากอาจารย์ชเนนทร์ (คณะแพทยศาสตร์) ผ่านการนำเสนอ 20 นาที กันค่ะ

     อาจารย์หมอถามพวกเราว่า

  • อยากฟังความจริง หรือความจริงจริง
  • เรื่องของ KM ทำไปบ่นไปยังดีกว่าไม่ทำแล้วยังบ่น
  • วิธีการ KM คือ ที่ยังไม่รู้คือ ต้องไปค้นหา จับปัญหาให้ได้ ทำเป็นกลุ่มน้อยๆ ก่อน เช่น ทำกันสามคน ทำให้เนี๊ยบ
  • 2T สมดุล 2P คือ Tool + Technology และ Process + People และเรื่องของปัจเจก (เปิดให้กว้าง) รู้/ไม่รู้ รู้ว่า/รู้อะไร...

(ขอตัวช่วยค่ะ...น้าอึ่งอ๊อบ!)
(จดย่อ จนลืมแน่ะค่ะ)  (แต่จะไม่ลืมตามหาความหมายและความสำคัญกันต่อไป)

     ผู้เข้าสัมมนาในครั้งนั้นจากทุกหน่วยงานในสังกัด ต่างได้รับความรู้โดยเท่าเทียมกัน หมดเวลาสัมมนาก็จากกันไป คำตอบในความต่อเนื่องก็เงียบหายไปกับสายลม (และถ้าอ่านเรื่องนี้ต่อไป ก็พอจะทราบว่า KM ที่นี่ ยังอยู่ในระยะฟักตัวความสับสน)

     เว้นแต่สัมพันธภาพที่ดีของคณะเภสัชศาสตร์และสำนักหอสมุด ที่พัฒนาต่อเนื่องมาจนวันนี้ เพราะมีกิจกรรมด้าน KM ร่วมกันในเวลาต่อมา...

     ดิฉันยังพอได้กลับมาค้นเจอความรู้เพิ่มเติมที่ได้ เป็นความรู้ที่อยู่ไม่ไกล

ได้จากใน gotoknow.org แห่งนี้...

ขอบคุณสายลมวูบใหม่ที่พัดพากลับมาให้ต้องทำรายงาน...

อ้าว! ไม่ได้บอกคุณที่มาอ่านเลยค่ะว่า เส้นทางไหนที่ดิฉันเลือกเดิน

     (วันนี้ที่หยิบเรื่องนี้ขึ้นมาฟื้นฟู บรรจุใน บันทึกรู้เพิ่มเติมที่ได้ เพราะว่ามีเหตุให้ทำรายงานสรุปการไปประชุม สัมมนาฯ ความจริงเป็นเรื่องดี ถึงเราใช้เวลาเพียง 5-6 ชั่วโมง หรือ หลายๆ วัน ไปรับความรู้ใหม่ๆ หรือไปทบทวนความรู้เดิมๆ หากฟังแล้วผ่านเลย ก็คือความสูญเปล่าทั้งงบประมาณ เวลาและการพัฒนาองค์กร หอสมุด มช. จึงมีนโยบายให้บุคลากรที่ได้รับโอกาสไปเข้าประชุม สัมมนา ฝึกอบรมความรู้เพิ่มเติม เมื่อกลับมาแล้ว ขอให้ถ่ายทอดสู่เพื่อนร่วมงาน และเสนอแนะแนวทางเพื่อการต่อยอด แต่นาน ๆ ไปการปฏิบัติตามนโยบายนี้ก็อ่อนแอลง จะขยับตัวอีกครั้งเมื่อถึงกำหนดการประเมินผลสัมฤทธิ์การทำงานของหน่วยงานที่เป็นผู้ดูแลข้อมูลสถิติการพัฒนาบุคลากร (Data Owner) จะโทษเขาฝ่ายเดียวก็ใช่ที่ ตัวเราเองก็กลับจากไปประชุมมา มีงานรอสะสางเสียจนเป็นดินพอกหางหมู... ใช่ค่ะ กำลังแก้ตัวให้ตัวเองค่ะ!..)