อาจใช้เวลาที่ใช้ทั้งหมดในโครงการเป็นตัวกำหนด พื้นที่ใช้ห้อง ซึ่งการจัดครั้งนี้ เราใช้เวลา รวม 10 โมง สำหรับแบ่งกลุ่ม 3 ชม. และสำหรับ ที่ต้องการรวมใจ ถึง 7 ชม. (คร่าวๆ) สัดส่วนการจัดห้องจึงต้องดูให้สอดคล้องกัน

ดิฉันตั้งใจจะเขียนบันทึกนี้เพื่อทดสอบวิชาการจัดโครงการ:บรรยากาศข้างเคียงต่อความสำเร็จของกระบวนการ มิมีเจตนาอื่นนอกจากตั้งใจสะท้อนวิชาชีพสู่คนที่ดิฉันรัก (ทีมงานมหาวิทยาลัยนเรศวร)
ความสำเร็จสำคัญของการจัดกระบวนการคือ
ความพร้อมของผู้จัดงาน งานนี้ดิฉันเห็นว่าเต็มร้อยพิธีกรสวยอีกต่างหาก
ความพร้อมของวิทยากร งานนี้วิทยากรล้วนใจสั่งมา
ความพร้อมของผู้เข้าร่วม งานนี้ทุกคนอยากเข้าร่วมเพราะจัดที่สุโขทัยคิดถึงทีม มอ.นะคะลำบ้าก ลำบากในการเดินทาง...จนหลายคนเปลี่ยนใจสลับสับตัวกันแทบไม่ทัน
ความพร้อมของสภาพแวดล้อมประกอบงานนี้ไม่ค่อยสมบูรณ์เนื่องจาก 2-3ประการนอกเหนือการควบคุม   
    1.ห้องที่ใช้ควบคุมบรรยากาศได้ยาก(ห้องกว้างมาก)  คนกระจัดกระจายกันทั่วไปอาจแก้โดย จำกัดพื้นที่ที่ไม่ใช้โดยใช้บอร์ดกั้น 
    2.เวทีสูงมาก....ไม่เสริมความรู้สึกเป็นกันเองระหว่างผู้บรรยายงานนี้มีถึง 2 ช่วง ทางแก้คือย้ายเวที ลงมาข้างล่างจะให้บรรยากาศที่อบอุ่นกว่าและเพราะห้องใหญ่มากจึงทำให้ presentation อาจารย์หมออภิชาติเล็กไปถนัดตา 
    3.การจัดผู้สังเกตการณ์นั่งขั้นเป็นโต๊ะยาวกลางห้อง..ทำให้การแบ่งกลุ่มถูกตัดขาดเหมือนคนละฝ่าย
    4.โต๊ะของ note taker ห่างออกไปมากทำให้คนเล่าเรื่องกังวลว่าจะฟังเรื่องของเราได้หรือเปล่าเสียสมาธิไปนิดหน่อย 

ดิฉันพยามสื่อว่าพื้นที่ห้อง ที่มีพื้นที่เหลือใช้เยอะ  มีการจัดผู้สังเกตการเข้าตรงกลางทำให้รวมจุดได้ลำบากประกอบกับ เวทีที่สูง มันดูแยกไปคนละทิศ หาจุดรวมลำบาก เพราะมัน span ไปทั่วห้อง 
      
       เป็นความจริงว่าหลายๆครั้ง เราไม่สามารถควบคุมอะไรได้เช่น โรงแรมไม่มีห้องให้เลือก ความสมบูรณ์ของระบบเสียงควบคุมไม่ได้ขึ้นอยู่กับประสิทธิภาพของเจ้าหน้าที่โรงแรมทิศทางของไฟ LCD หรือกระทั่งเวทีที่สูงไปก็มันมีอย่างนั้นเราสามารถปิดจุดอ่อนนั้นได้อย่างไร  สำหรับห้องนั้นเราควรบริหารพื้นที่ในห้องประชุมตามเวลาของการใช้ในห้องทำเป็นสองพื้นที่ในห้องสำหรับใช้เป็นวงแลกเปลี่ยนของกลุ่มอยู่ตามมุมห้องและอีกพื้นที่จัดกลางห้องที่ใช้รวมศูนย์กลางใช้เฉพาะเก้าอี้สำหรับฟัง lecture และทำ AAR  โดยใช้เวลาที่ต้องการใช้พื้นที่ในโครงการเป็นตัวกำหนดการจัดห้อง ซึ่งการจัดครั้งนี้ใช้เวลารวม 10 ชม. สำหรับแบ่งกลุ่ม 3 ชม.  และสำหรับที่ต้องการรวมใจ ถึง 7 ชม.(คร่าวๆ) สัดส่วนการจัดห้องจึงต้องดูให้สอดคล้องกันคือแบ่งกลุ่มกระจายตามมุมห้อง 3 ชม.และจัดที่นั่งแบบรวมใจ 7 ชม. 

      อีกนิดค่ะช่วงทำAAR ด้วยอุปสรรคของห้องทำเลที่กระจัดกระจายคนละมุมปัญหาระบบเสียงขาดหายจึงขาดพลังของ AAR ไปเล็กน้อยมีอะไรขวางใจอยู่ เวลากลุ่มโน้นพูดกลุ่มนี้ก็ไม่ฟัง หากจัดเก้าอี้ตามแบบAARจะเสริมพลังใจยิ่งขึ้น (ดิฉันสังเกตว่าเมื่อเราทำงาน UKM มาได้ซักระยะ เราจะรู้สึกว่าช่วง AAR ไม่มีอะไรเราชักจะพิถีพิถันน้อยลง(อันนี้ดิฉันอาจมองผิดว่าพิถีพิถันน้อยลงดิฉันก็เป็น..)ที่จริงแล้วเราไม่ควรเบื่อการทำ AARที่ดูเหมือนจะพูดซ้ำๆ เพราะมันเป็นพลังอย่างดีในการขับเคลื่อนเครือข่ายฯเป็นทั้งแรงเสริมใจและแรงส่งในแง่ของการปรับปรุง)