วันพบปะ CKO กรมอนามัย (2) CKO ผู้นำหน่วยงานด้าน KM
เราประชุมกันในห้องเล็กๆ แต่อบอุ่นค่ะ ที่ KU Home ... คุณหมอสมศักดิ์ ชุณหรัศมิ์ ประธาน KM กรมอนามัย และ ผอ.สำนักสนับสนุนจัดการความรู้กรมอนามัยค่ะ ท่านมาอยู่ร่วมกับพวกเราทั้งวัน ... แบบอบอุ่น ...
คุณหมอสมศักดิ์ได้คุยเป็นการเริ่มกิจกรรมของเราว่า
"... ถ้าผมจะเท้าความยาวๆ ก็คือ ผ่านมาแล้ว 2 ปีกว่า ถามว่าปีนี้ 2550 ในฐานะของคนที่ดูแลงาน KM ของกรมฯ ก็จะตอบว่า คงจะถึงเวลาแล้วมั๊ง ก็ต้องมีสิ่งที่เรียกว่า ผู้เชี่ยวชาญของ KM กรมอนามัย เพราะที่เป็นมาในอดีต ผู้เชี่ยวชาญในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ของกรมอนามัย ไปเผยแพร่ให้มากไปกว่านี้ ... ซึ่งพวกเราหลายคนก็ทำกันอยู่ และก็ทำได้ดีด้วย แต่หลายคนรอๆ รีๆ กันอยู่
ปี 2550 ผมฝันอยากเห็นในกรมอนามัย อย่างน้อยๆ 50 คน ที่กล้าหาญชาญชัยเป็นวิทยากร เล่าเรื่อง KM ที่ไหนก็ได้ พูดให้ใครฟังก็ได้ ครับ ... แต่ความสามารถที่จะไปเล่าให้ใครฟังได้ ก็เป็น indicator หนึ่งเท่านั้นเอง เพราะถ้าพวกเราจำได้ ก็จะมี indicator ตัวหนึ่งที่ว่า เกิดการใช้ KM ของหน่วยงานย่อย ทุกศูนย์ ทุกกองฯ ที่แบ่งเป็นแผนก กล่มงาน หรือฝ่ายต่างๆ มีการใช้ KM ไปอย่างทั่วถึง นี่เป็นประเด็นที่ 1
ประเด็นที่ 2 ที่ผมคิดว่าไม่น่าจะต้องพูด แต่เมื่อ CKO มาพบกัน ก็ถือโอกาสที่จะพูดว่า ... ผมในฐานะที่เป็นประธาน KM ก็จะบอกทุกคนว่า ผมมาทำหน้าที่ KM เพราะผมเชื่อว่า KM เป็นเรื่องสำคัญที่จะทำให้พวกเราเปลี่ยนวิธีทำงานในบางแง่บางมุม เพื่อเอื้ออำนวยให้เราได้มีโอกาสเรียนรู้ได้มากขึ้น พูดง่ายๆ คือ ทำงานแบบเรียนรู้ ทำยังไง ... ทำไปเรื่อยๆ ทำยังไง ก็ตอบว่า ต้องรู้จักใช้ KM
ผมพยายามที่จะทำให้ KM เป็นส่วนหนึ่งของการทำงานของพวกเรา เพราะว่า พวกเรามีกระบวนการทำงานอยู่ 2-3 อย่าง หนึ่งคือ ทำงานตรงไปตรงมา ทำงานโดยตรง ใครก็ตามที่สามารถทำงานไปแล้ว ในขณะทำงานสามารถสรุปบทเรียนไปได้เรื่อยๆ นั่นคือวิธีที่ 1 พวกเราในฐานะคนส่งเสริม KM ทำอะไรไม่ค่อยได้ ก็ขึ้นอยู่กับความสามารถของพวกเราอยู่พอสมควร ถ้าใครบอกว่า ทีม KM ช่วยทำตรงนี้ ก็ต้องบอกว่า ขอคิดดูก่อน
แต่สิ่งที่ทีม KM ทำได้ คือ อันที่ 2 คือ ทำให้กระบวนการทำงานเป็นกลุ่มของพวกเรา เกิดการ ลปรร. ขึ้น เวลาประชุมกันก็ประชุมกันแบบ ลปรร. อย่าประชุมแบบสั่งงาน หรือที่เคยทำกันมา อันนี้เป็นตัวอย่างรูปธรรมอันหนึ่ง การประชุม การทำ Group activity การทำแผน การสั่งงานกันมา ควรจะเป็นกระบวนการการทำงานซึ่งส่งเสริมการ ลปรร.
อันที่ 3 พวกเราทุกคนคงฟังกันมาเยอะแยะแล้ว คือ เวลาไปทำงานกับ partner สสจ. หรือ อบต. โรงเรียน หรือใครก็แล้วแต่ที่เราไปทำงานด้วย เพื่อที่จะทำให้เขามาทำงานตามเป้าหมายของเรา ซึ่งสอดคล้องกับเป้าหมายของการทำงานของเขา รู้จักใช้ KM ก็จะทำให้งานของเราสำเร็จได้ดียิ่งขึ้น ซึ่งเราได้มี success story มาเล่าให้ฟังบ้างแล้ว ในช่วงปีแรกที่เราทำ KM (ในปีที่ผ่านมา) ที่เราบอกว่า มีตัวชี้วัดตัวหนึ่งนะ ที่ทำให้ภาคีเครือข่ายของเรารู้จักใช้ KM ได้
ผมหวังเป็นอย่างยิ่งว่า สิ่งที่เรียกว่า การจัดการความรู้ถูกเอาไปใช้ในทั้ง 3 บริบทนี้เป็นอย่างน้อย
บอกความลับนิดหนึ่ง คือ ถ้าพวกเรา ลปรร. กันบ่อยๆ พวกเราจะฟังเป็น จะจับประเด็นเป็น พวกเราต้องพยายามมาเรียนจากสิ่งที่คนเขาเล่าให้เราฟัง สิ่งที่พวกเราชอบที่จะเรียน คือ ฟังข้อสรุป แต่พวกเราสกัดความรู้จากของจริงไม่ค่อยเป็น แต่ถ้าพวกเรา ลปรร. จากการที่ฟังจากของจริง และฟังแล้วได้ประโยชน์ขึ้นมาเรื่อยๆ แสดงว่า พวกเราเรียนเป็น อันที่หนึ่งนี่ ก็จะเกิดขึ้นโดยอัตโนมัติ
ผมได้ยินคำบ่นอยู่บ่อยๆ ว่า ประชุมกับทีม KM น่าเบื่อ มีแต่เล่าเรื่อง ไม่เห็นได้อะไรเลย ถ้าพวกเราฟังที่ผมเล่าอันที่ 2 เมื่อสักครู่ ว่า พวกเราจะเก่งขึ้นเรื่อยๆ อย่างฉับพลัน ถ้าพวกเราเข้ากลุ่ม ลปรร. ได้ ถ้าพวกเราเชื่ออย่างที่ผมเชื่อ พวกเราจะไม่เบื่อ แต่จะชอบวิธีการ ลปรร. มากกว่า Brainstrom
เรื่อง Brainstrom เมื่อมาเทียบกับการ ลปรร. จะหมายความว่า ... เวลาทำอะไร ที่ใช้ Brainstrom คือ ประชุม พูดคนเดียว ฟังกัน 10 คน ผ่านไปอีก 10 คนก็ไม่ได้พูดอะไรเลย ... เพราะว่าเวลาที่เรา Brainstrom เรามักจะถามหาไอเดีย ไอเดียก็มักจะมาจากข้อสรุป คนสรุปอาจจะสรุปผิดก็ได้ ก็เลยเสนอไอเดียผิด
แต่ถ้าเขาเล่าเรื่อง เขาไม่ได้เล่าไอเดีย แต่เขาเล่าของจริงที่เกิดขึ้น แน่นอน ขณะที่เล่าของจริง คนเล่าก็จะเล่าเก่งบ้าง ไม่เก่งบ้าง เติมแต่งบ้าง มันก็จะมีของจริงที่เกิดขึ้นอยู่ไม่มากก็น้อย เราก็จะสามารถฟังได้ และคิดตามได้ เราจะฝึกทั้งฟังอะไรที่มีเหตุมีผล อะไรใช่หรือไม่ใช่ แต่แน่นอนนะครับ ในระหว่างฟังก็อย่าเพิ่งไปตัดสินใจเขานะ ว่า คนนี้ฝอย ไม่งั้นก็จะฟังไม่เป็น เพราะฉะนั้นมันต่างกัน การ Brainstrom
ถ้ามาเทียบกับ KM ก็จะบอกว่า มันเป็นการเรียนรู้ผ่านกระบวนการการเสพเยอะ คือ เขาพูดอะไรมาเราเชื่อหมด แต่ถ้าเป็นการเล่าเรื่อง ต้องสร้างไปในตัว รู้จักสังเคราะห์ เปรียบเทียบ ก็จะเกิดการได้ประโยชน์
ผมจะไม่พูดมากไปกว่านี้ เพราะว่า อย่างที่ อ.วิจารณ์ชอบพูดคือ ถ้าไม่ทำไม่รู้ ทำแล้วก็จะรู้เองแต่เอ ทำไมน่าเบื่อ เวลาที่เราจัด KM และจัดให้มีการ ลปรร. ทำไมน่าเบื่อ ผมก็ตอบว่า ก็เพราะว่า ตอนมา ลปรร. นั้นไม่ได้ทำจริง ก็เล่าไม่ออก คนฟังก็เซ็ง บางทีก็เป็น made up story อีกต่างหาก อันนี้ก็เป็นเหตุผลที่น่าเบื่อ
อันที่ 2 คือ เล่าไม่เป็น อันนี้ไม่ใช่เรื่องใหญ่ เพราะว่าคนทำงาน แรกๆ ก็ตะกุกตะกัก แต่ถ้ามีของจริงแล้วก็เล่าไม่ยาก ... เพราะมันไม่มีทฤษฎีว่าด้วยการเล่า อาจจะมีนิดหน่อย เช่น ถ้าจะเล่าให้จับใจ ก็ต้องเริ่มเล่าในเรื่องที่ประสบความสำเร็จ คือ อะไร คนทุกคนจะได้ตั้งใจฟัง ว่า เขาจะเล่าว่าด้วยเรื่องนี้นะ พูดง่ายๆ คือ เอาตัว success ที่เกิดขึ้นเป็นตัวเริ่มต้น ... นี่ก็เป็นตัวอย่างเล็กๆ ก็เพื่อที่จะเชียร์พวกเราว่า การเล่าเรื่อง ความจริงต้องถือว่าเป็นสุดยอดของการประชุม ถ้าออกมาไม่ดี ก็คือ คนวางแผนทำได้ไม่ดี คนจัดการไม่ดี คนมาไม่ใช่ตัวจริง อันนี้ก็เป็นอันหนึ่ง
ผมเองได้บอก ทีม KM ว่า ต่อไปนี้ การประชุมแบบนี้ ที่จัดโดย KM Team กลาง ที่ใช้การ ลปรร. นี้ เราจะพยายามอย่างดีที่สุด ที่จะทำอย่างมีคุณภาพ ตั้งแต่กระบวนการแรกที่ไปถามว่า ... ตกลงท่านจะมาไหมคะ ... ตัวจริงนะคะ ... ก็จะพยายามที่จะ ensure คนที่จะมา ลปรร. เราบังคับข้อความจริงของระบบราชการไม่ได้ ว่า ถ้าจะเชิญ CKO CKO ก็จะเปลี่ยนตัวไปเรื่อยๆ เราทำอะไรไม่ได้ตรงนั้น แต่เราก็ยินดีครับที่จะเอา CKO ใหม่เข้ามา เพราะถ้าคุณเป็น CKO คุณก็เป็นตัวจริง เพราะว่า เขารับผิดชอบแล้วก็ต้องนั่งคิดแล้ว ถ้าเป็นตัวจริง ... พวกนี้เราก็จะยอมยืดหยุ่น เพราะว่า ถ้าท่านอยากรู้ ก็มา เพราะเราอยากได้คนที่มีประสบการณ์จริงๆ มาก
ประเด็นที่ 4 เนื่องจาก เราตั้งเป้าไว้ว่า การทำงาน KM กรมอนามัยสามารถแทรกซึมแพร่กระจาย เกิดผลไปทั่ว ... คำตอบที่เราบอกตัวเองก็คือว่า ทีม KM กลางของกรมไม่ได้มีหน้าที่ทำให้มันเกิดขึ้น มันต้องเกิดขึ้นเองในหน่วยงาน ในหน่วนงานหนึ่งก็ต้องมีคนหนึ่ง คือ CKO ... ที่ยังไงเราก็ต้องทำงานผ่าน CKO เพราะเราทำเองโดยตรงไม่ไหว และเราก็ไม่คิดที่จะสร้างทีม KM กลาง ให้ไปทำ KM ให้กับทุกหน่วยงานย่อย ... มันเป็นไปไม่ได้ 1 ... มันไม่ควรทำ 2 ... ถ้าทำอย่างนั้นจะไม่ยั่งยืน
... CKO เป็นบุคคลที่มีความสำคัญมากต่อความสำเร็จเพื่อบรรลุเป้าหมาย ให้ KM แทรกไปทั่วทั้งองค์กร และ CKO ก็เป็นกำลังสำคัญที่จะทำให้งาน KM สำเร็จได้
เราคุยกันว่า ปี 2550 เป็นต้นไป ทีม KM กลาง จะพยายามทำงาน KM โดยเชื่อมโยงเข้าสู่โครงสร้างการบริหารให้มากที่สุดเท่าที่จะมากได้ ส่วนหนึ่งก็คือ KM เป็นส่วนหนึ่งของการบริหารจัดการที่ดี Manager ที่ดีขององค์กรจะต้องรู้จักการนำ KM มาใช้ ใน Management Process เพราะจะทำให้การบริหารองค์กรออกมาอีกสไตล์หนึ่ง เป็นสไตล์ที่จะทำให้เกิดองค์กรแห่งการเรียนรู้ได้ ถ้าใช้ KM ไม่เป็น ก็จะไม่เกิด ... ถ้าผู้จัดการ หรือผู้บริหารเข้าใจ KM ก็จะสามารถนำมาใช้ในกระบวนการการสั่งงาน การทำงาน การสร้างสิ่งแวดล้อมให้คนทำงาน สามารถทำงานได้
ในทางปฏิบัติ ส่วนกลางจะรายงานท่านอธิบดี รองอธิบดีทุกคน เกี่ยวกับความเป็นไปของงาน KM ในหน่วยงานย่อย ... ทีม KM กลางจะไปเยี่ยมพวกเรา เพื่อที่จะได้ฟังปัญหา ให้คำแนะนำ และดูผลงาน และจะสรุปหน่วยงานที่เราไปเยี่ยมเยียนให้รองฯ ทราบ เพื่อท่านได้นำข้อมูลนี้ไปช่วยงานในกำกับของท่าน เพราะท่านรองฯ ทั้ง 3 ก็สนใจที่จะทำให้หน่วยงานในกำกับของท่านเอา KM ไปใช้อย่างเป็นรูปธรรม เป็นระบบ ถ้าใช้ภาษา อ.วิจารณ์ก็ว่า ใช้ KM ให้เนียนไปกับเนื้องาน
เราหวังว่า ต่อไปนี้น่าจะมีเสียงบ่นน้อยมาก ว่า ผอ.ไม่เห็นสนับสนุนงาน KM เลย นะครับ แต่ผมก็ยังอยากพูดดตามสไตล์ผมนิดหนึ่งว่า ถึงจะเป็นความจริง ก็อย่าบ่นเลย เพราะความสำเร็จเกิดจากเรา
อันสุดท้าย ส่วนกลางได้ตั้งสำนัก KM ขึ้น ... แต่สำนัก KM ไม่ได้ตั้งขึ้นมาเพื่อทำ KM แต่ตั้งขึ้นมาเพื่อสนับสนุนให้ท่านแข็งแกร่ง ในการทำ KM และเนื่องจากตั้งเป็นสำนักฯ เราก็มีแผนการทำงานหลักๆ อยู่ 3-4 อย่าง
- หนึ่ง คือ ประชุม CKO ... การประชุมคนทำงาน คือ คุณกิจ คุณอำนวย คุณลิขิต จะพยายามให้เกิดขึ้นที่ภาค
- เราสนับสนุนให้เกิดการประชุมระดับภาค เขต ก็จะมีสักกี่ครั้งก็ว่ากันอีกที ส่วนกลางก็จะพยายามทำตลาดนัดเขต ไม่ใช่ตลาดนัดส่วนกลางเท่านั้น
- และอันที่สามคือ เราจะส่งทีมลงไปเยี่ยมอย่างเป็นระบบมากขึ้น มีโปรแกรมชัดเจน และทีมกลางก็จะชวนคนที่มาจากศูนย์ฯ ร่วมเป็นสมาชิกทีมกลางด้วย เพื่อการไปเยี่ยมเยียนร่วมกัน
นี่ก็คือ วิธีการทำงานของ KM Team กลาง ... ที่ทำไปท่ามกลาง การพัฒนาก้าวหน้าของหน่วยงานต่างๆ ... ทำให้รู้สึกว่า เรื่อง KM ของกรมอนามัยคึกคักกันมาก เอาแนวคิด KM ไปใช้อย่างกว้างขวาง และมีแนวคิด KM ใหม่ๆ มากขึ้น
ในฐานะของ CKO ที่เป็นผู้บริหารการให้ความรู้
- เคล็ดลับของผู้บริหารที่ดี คือ รู้จักเลือกใช้คน เพราะผู้บริหารต้องทำงานมาก ทำเองไม่ได้ รู้ไม่หมดหรอก ใครคิดว่า ตัวเองรู้หมด คนนั้นจะเป็นผู้บริหารที่แย่มาก จู้จี้จุกจิก เพราะไม่ถูกใจไปซะหมด และจะเหนื่อยมาก เพราะฉะนั้น ถ้าผู้บริหารเลือกใช้คนไม่ถูก และปล่อยให้ทำงานไปตามยถากรรม เราก็ถือเป็น Non action ก็เป็นเรื่องที่ท่านต้องตัดสินใจเหมือนกัน
- จริงๆ ก็เป็นกระบวนการเลือกใช้คน ซึ่งเป็นจุดเริ่มต้น และการสนับสนุนให้เขาทำงานได้ก็จะเป็นอีกส่วนหนึ่ง
- เพราะฉะนั้น การเป็น CKO ก็คือ การมาเล่าแลกเปลี่ยนประสบการณ์กัน ว่า ท่านตัดสินใจอย่างไรในแต่ละขั้นตอนที่ทำให้เกิดผลขึ้นมา อ.เสม พริ้งพวงแก้ว เคยเล่าให้พวกผม เวลาไปอบรมหมอ รพอ. อาจารย์บอกว่า “หน้าที่ของผู้บริหารที่สำคัญมากอันหนึ่ง คือ Monitoring” คุณมีชัยบอกว่า “ผู้จัดการที่ดี คือ ผู้บริหารที่ Management by Walking Around” Walking Around ก็เป็นการจี้กลายๆ น่ะเอง
- ผมเล่าให้ฟังเพราะจะให้รู้ว่า Management นี่ ไม่ได้ทำเองหรอก เพราะฉะนั้นเวลาพวกเรา ลปรร. เรื่องการทำแผน KM ก็เล่าว่า เราทำยังไงถึงเกิดแผน ถ้า CKO เขียนเอง ก็เล่าได้ว่า ตอนเขียนคิดยังไง ได้เนื้อสาระยังไง ตอนเขียนมีคนเขียนกี่คน ฝันอยู่กี่วัน กี่ ชม. ถึงจะเขียนได้ เป็นแผนที่เขียนคนเดียวหรือหลายคน
นี่ก็เป็นอารัมภบทเล็กๆ ของ อ.หมอสมศักดิ์ ค่ะ แล้วเราก็เข้ากระบวนการ ลปรร. กันต่อไป
ความเห็น (7)
กว่าเป็น KM ตัวจริง...ยากจังเลยนะคะ
- เป็นจุดเริ่มต้นที่ดีของการขับเคลื่อน KM ให้ทั่วทั้งองค์กร ต้องเริ่มต้นที่ CKO ทุกหน่วยงานย่อย ต้องมีความรู้ความเข้าใจ และเป็นคุณเอื้อ อย่างแท้จริงนะคะ
- กรมอนามัย โชคดีมาก ที่มี CKO (ประธานฯ KM ) ที่เข้าใจ ลงมาเล่นด้วย ช่วยผลักดัน และสนับสนุน อย่างเต็มที่ค่ะ
คุณกฤษณา คะ ภายใต้ความยาก ก็มีความง่าย ความเนียนอยู่ในนั้นค่ะ ... เอ๊ะ ยังไงกัน
ดิฉันมองว่า ... ถ้ามองกลุ่มที่เป็นผู้จัดการ ต้องมีความคิดที่กว้าง การทำงานที่ไกล และเข้าถึงผู้ปฏิบัติ ...
แต่ ... ถ้ามองกลุ่มผู้ปฏิบัติ จะไม่มีความยากอะไรเลย เพราะเขาก็ทำตามที่เขาได้ปฏิบัติค่ะ
อ.นันทา คะ ... กรมอนามัย และกรมส่งเสริมการเกษตร ก็มีความโชคดี ในทิศทางเดียวกัน กระมังคะ ... เพียงแต่ว่า บริบทที่ออกมามีความแตกต่าง ซึ่งก็คงเป็นไปตามสภาวะของหน่วยงานนะคะ
ขอบคุณค่ะที่สนับสนุน และให้กำลังใจ
ขอบคุณค่ะหมอนนท์ที่สามารถถ่ายทอดสิ่งดีๆในวันประชุมฯ จนคนที่ไม่ได้ไปในวันนั้นเห็นภาพชัดเจน
- ชอบมากเลยคะที่ CKO บอกเคล็ดลับที่ดีการเลือกใช้คน เพราะแต่ละคนมีดีต่างกัน ถ้าเราเลือกสิ่งดี ๆ แต่ละคนมาร่วมกันทำงาน จะเกิดประโยชน์แน่นอนคะ
- ขอบคุณนะคะที่บันทึกมาแบ่งปัน
อ.ธุวนันท์ คะ ... ต้องฟังเรื่องราวจาก อ.หมอสมศักดิ์ บ่อยๆ ค่ะ ... อาจารย์มีเคล็ด (ไม่) ลับ ในเรื่อง KM เยอะ มาก มาก ก ก ก ... ขอบอก