งานฝึกอบรม:รับวิทยากร(1)

การจัดโครงการแต่ละครั้งภารกิจการรับวิทยากรเป็นภารกิจหนึ่งที่ต้องใส่ใจ....มีความหมายอะไรเกี่ยวกับการจัดใครไปรับวิทยากร วิทยากรคาดหวังอะไรจากคนมารับอาจแตกต่างกันแต่คร่าวๆเลยคือ 
มาตรฐานขั้นต่ำคือคนที่ไปรับจะ
ต้องเล่าเรื่องราวเกี่ยวกับรายละเอียดของการจัดโครงการได้  
สิ่งที่ต้องเอาติดมือไปด้วยคือรายละเอียดคนเข้ารายละเอียดโครงการ
สิ่งที่ต้องบอกให้ทราบโดยไม่ต้องปล่อยให้ถามคือ จำนวนคนเข้า เป็นใครบ้างมีพิธีเปิดหรือเปล่า....ใครมาเปิด....ท่านจะได้พบผู้ใหญ่ของมหาวิทยาลัยท่านใดบ้าง(วิทยากรบางท่านชอบที่จะพบผู้ใหญ่บางท่านไม่ชอบ)  วัตถุประสงค์หลักที่ทางผู้จัดอยากได้ บรรยากาศวันนี้เป็นอย่างไร(กรณีที่ท่านรับหัวข้อต่อจากวิทยากรท่านอื่นๆ)กระบวนการทั้งวันหรือตลอดหลักสูตร เป็นอย่างไร กรณีที่มีวิทยากรหลายคนต้องคุยกันให้ชัดว่า...ท่านมีเวลาบรรยายเท่าไร(อันที่จริงก็จะนัดหมายกันล่วงหน้าแล้วแต่ต้องบอกอีกครั้ง)พักเบรคช่วงไหนเราจะใช้สัญญลักษณ์อะไรในการเตือนหมดเวลา
คนไปรับต้องชวนคุยเป็นขอให้เล่าสังเขปเกี่ยวกับมหาวิทยาลัยเรา
ใช้เป็นโอกาสในการประชาสัมพันธ์มหาวิทยาลัยไปด้วยในตัว....เช่นพื้นที่ของมหาวิทยาลัยจำนวนนักศึกษา คณะวิชาที่เราเด่น ดอกไม้ประจำมหาวิทยาลัยคือชวนคุยระหว่างทาง ชวนคุยไปเรื่อยๆ มีอะไรบ้างที่ควรระวัง...เช่นห้องนี้ไฟชอบดับ....ตึกนี้มีทางหนีไฟที่ตรงไหน ห้องน้ำอยู่ตรงไหนหนูจะเสริฟน้ำอุ่นนะคะระหว่างท่านบรรยาย(ซึ่งหากท่านชอบน้ำเย็นท่านก็จะ บอกว่าขอน้ำเย็น)เป็นต้น
ก็ต้องสังเกตดูเอานะคะว่าจะคุยอะไร.....ไม่ใช่ว่าขึ้นต้นประโยคทื่อๆ ว่า ทางหนีไฟอยู่ตรงนี้นะคะ เพราะอาจทำให้วิทยากรใจไม่ดี เอ๊ะ! ไฟไหม้บ่อยหรืออย่างไรเจ้าหน้าที่จึงรีบชี้ทางหนีไฟให้รู้ก่อนอย่างอื่น....(จะไปบรรยายให้ดีมั๊ยเนี่ย....อาจเกิดการคิดใหม่ได้...อิ...อิ...)
หลีกเลี่ยงการกล่าวถึงผู้อื่นเช่นหากได้รับคำถามว่าคนนั้น คนนี้เป็นอย่างไร..พยายามหลีกเลี่ยงการตอบที่ไมเกี่ยวข้อง เช่น ที่นี่มีการเมืองในมหาวิทยาลัยมั๊ย ผู้บริหารคนสมัยนี้เป็นไง อาจารย์คนนั้นเป็นไง คนนี้เป็นไง แต่งกายให้สุภาพ((ไม่สวมรองเท้าเปิดส้น (เด็ดขาด))
คำถามเพิ่มเติมที่ควรถามที่จะนำมาซึ่งความประทับใจในมหาวิทยาลัยภูธรเช่นเรา (ในบางโครงการที่วิทยากรมาอยู่ติดต่อกันหลายวัน)
ท่านอยากจะพบใครในระหว่างอยู่ที่นี่มั๊ยคะ...
ท่านอยากทานอาหารร้านไหนเป็นพิเศษหรือเปล่าในการมาหาดใหญ่ครั้งนี้ 
สรุปคือการดูแลให้แขกมีความสุขที่มาเป็นวิทยากรให้เราเพื่อจะได้เป็นความประทับใจในการบริการในการช่วยเหลือกันในโอกาส อื่นๆต่อไป

[โอ๋-อโณ]

มาอีกแล้วค่ะ TK(Tacit Knowlege) จากคุณเมตตา อันนี้ก็น่าจะได้ทั้งใช้ประโยชน์และมีคนมาช่วยต่อยอดนะคะ ขอบคุณค่ะที่นำมาเขียนเล่าสู่กันฟัง

[เมตตา]

วันนี้คุณโอ๋มาผิดเวลา...ปกติเห็นมาดึกๆ...แฮ่ะๆ...มาทำหน้าที่แทนใครหรือเปล่าจ๊ะ..ขอบคุณค่ะ

[เรณุวัฒน์ โคตรพัฒน์]

เพิ่มเติมจากคุณเมตตา

 -  ก่อนไปรับวิทยากร ตรวจสอบเที่ยวบิน/รถไฟว่าออกจากกรุงเทพเมื่อไหร่จะถึงปลายทางเวลาใด

- ยานพาหนะไปรับวิทยากร ควรตรวจสอบให้ดี เจอประจำรถเสียกลางทาง

- หาคนรู้จักวิทยากร ถ้าไม่รู้ถือป้ายตัวโตชัดๆ หรือบอกวิทยากรว่า คนมารับจะใส่เสื้อสีแดง สวมกางเกงแดง

- ควรมีเบอร์โทรศัพท์ติดต่อวิทยากรได้ และเบอร์โทรของผู้มารับให้วิทยากรทราบล่วงหน้า

- มาถึงที่ประชุมสัมมนา เชิญวิทยากรเข้าที่พักให้เรียบร้อยก่อน หรือถ้าเวลากระชั้นกรุณาให้วิทยากรแต่งสวยและหล่อในห้องน้ำก่อน

- แจ้งวิทยากรว่าสื่อที่ประสานกับวิทยากรล่วงหน้านั้นได้เตรียมไว้พร้อมแล้ว เช่น เอกสารประกอบการบรรยาย ไฟล์powerpoint  อยู่บนเดสท้อป มีภาพและเสียงก็ต้องบอกว่าพร้อมแล้วอยู่ในโปรแกรมมิดิเพลเยอร์ ต่อสายเสียงเรียบร้อยเปิดทันทีได้เลย

-ท้ายสุด ใบประวัติวิทยากรเพื่อให้พิธีกรแนะนำต้องพร้อมแล้วเช่นกัน ส่วนใหญ่วิทยากรจะส่งมาก่อนพร้อมเอกสารประกอบการบรรยาย ถ้าขาประจำให้วิทยากรดูก่อนว่าจะเพิ่มเติมอะไรอีกหรือไม่ เช่น ตำแหน่งใหม่

-สุดท้ายพาวิทยากรมานั่งโซฟาที่จัดไว้ให้ แนะนำแขกผู้ใหญ่หรือเจ้าภาพที่จัดประชุมสัมมนา ส่งสัญญานพิธีกรก็โอเคพร้อมขึ้นเวทีเลย

[ใบบุญ]

ขอบคุณค่ะ ถ้าได้ทำเป็นบัญชีหางว่าวเตรียมไว้กันลืม คงช่วยได้ดีนะคะ ขอยืมไปเล่าสู่กันฟังต่อนะคะ ขอบคุณล่วงหน้าค่ะ

[น้าอึ่งอ๊อบ คนสวย แซ่เฮ]

เราว่าเราสุดยอดแล้วนะ

คุณเมตตาและคุณเรณุวัฒน์สุดยอดกว่า

ต้องขออนุญาตนำไป ลปรร. ในทีมปันความรู้สู่ทีมนะคะ (ทีมคงเริ่มอ่อนล้า  ช่างสรรหามาจริง ๆ ๆ....55)

แต่มันก็เป็นประโยชน์จริง ๆ นี่เน๊าะ 

ยิ้ม ยิ้ม

[Ka-Poom]

ขอบคุณค่ะพี่จิ๊บ...

แต่..แหม..วิทยากรที่จะเชิญไปเดือนหน้านี้ "โก๊ะ" จังเลยค่ะ...ไม่ค่อยมีมาดเลยค่ะ...แล้วคนไปรับจะไปรับถูกมั๊ยเนี๊ยะ...อย่าคิดว่าเป็นเด็กนักศึกษา ป.ตรีนะคะ...555....อารมณ์ดีค่ะ...(^_________^)

[ดร.อ้อ สุชานาถ]

• มีประโยชน์มากเลยค่ะพี่
• อ้อขอนำไปใช้ค่ะ

[แผ่นดิน]

• สวัสดีครับ อ.เมตตา 
• ทั้งหมดในบันทึกนี้โดนใจมาก ๆ
• เพราะที่นี่ก็เคยถกกันเกี่ยวกับเรื่อง "คนที่ควรไปรับวิทยากร ควรต้องเป็นอย่างไร และทำอย่างไรบ้าง"
• ส่วนหนึ่งมักไม่กล้าไปรับวิทยากร..อ้างว่าไม่รู้จัก..คุยไม่เก่ง...ไม่รู้ว่าวิทยากรมีภูมิประวัติอย่างไร..ไม่รู้ว่าโครงการเนื้อแท้เป็นอย่างไร....
• ผมไม่มีความสุขที่จะอธิบายซ้ำนักกับเรื่องเหล่านี้ 
• แต่ "เล่าเรื่องราวเกี่ยวกับรายละเอียดของการจัดโครงการได้"  ถือว่าเป็นคุณสมบัติแรก ๆ เลยก็ว่าได้
• ขออนุญาตนำแนวคิดนี้ไปแจกจ่ายต่อบุคลากรนะครับ

[น้าอึ่งอ๊อบ คนสวย แซ่เฮ]

คุณเมตตาคะ

วันนี้ได้มีโอกาสไปรับวิทยากรที่สนามบินเพื่อมาบรรยายที่คณะ

นึกถึงบันทึกนี้ของคุณเมตตาทันที  และสิ่งต่าง ๆ ที่คุณเมตตาได้นำมา ลปรร. กันใน blog นี้  วันนี้ได้ใช้อย่างเต็มศักยภาพจริง ๆ   ขอบคุณนะคะ 

แต่มีหนึ่งคำถามที่ตอบไม่ได้  แล้วจะเล่าให้ฟังแบบ M2M 5555555

[เมตตา]

ยินดีค่ะที่ มีโอกาสได้ใช้บันทึกนี้ให้เป็นประโยชน์....อยากรู้คำถามที่ตอบไม่ได้ค่ะ...อิหยัง! ที่พี่ตอบไม่ได้อยากฮู้จาดนัก..