การจัดโครงการแต่ละครั้งภารกิจการรับวิทยากรเป็นภารกิจหนึ่งที่ต้องใส่ใจ....มีความหมายอะไรเกี่ยวกับการจัดใครไปรับวิทยากร วิทยากรคาดหวังอะไรจากคนมารับอาจแตกต่างกันแต่คร่าวๆเลยคือ 
มาตรฐานขั้นต่ำคือคนที่ไปรับจะ
ต้องเล่าเรื่องราวเกี่ยวกับรายละเอียดของการจัดโครงการได้  
สิ่งที่ต้องเอาติดมือไปด้วยคือรายละเอียดคนเข้ารายละเอียดโครงการ
สิ่งที่ต้องบอกให้ทราบโดยไม่ต้องปล่อยให้ถามคือ จำนวนคนเข้า เป็นใครบ้างมีพิธีเปิดหรือเปล่า....ใครมาเปิด....ท่านจะได้พบผู้ใหญ่ของมหาวิทยาลัยท่านใดบ้าง(วิทยากรบางท่านชอบที่จะพบผู้ใหญ่บางท่านไม่ชอบ)  วัตถุประสงค์หลักที่ทางผู้จัดอยากได้ บรรยากาศวันนี้เป็นอย่างไร(กรณีที่ท่านรับหัวข้อต่อจากวิทยากรท่านอื่นๆ)กระบวนการทั้งวันหรือตลอดหลักสูตร เป็นอย่างไร กรณีที่มีวิทยากรหลายคนต้องคุยกันให้ชัดว่า...ท่านมีเวลาบรรยายเท่าไร(อันที่จริงก็จะนัดหมายกันล่วงหน้าแล้วแต่ต้องบอกอีกครั้ง)พักเบรคช่วงไหนเราจะใช้สัญญลักษณ์อะไรในการเตือนหมดเวลา
คนไปรับต้องชวนคุยเป็นขอให้เล่าสังเขปเกี่ยวกับมหาวิทยาลัยเรา
ใช้เป็นโอกาสในการประชาสัมพันธ์มหาวิทยาลัยไปด้วยในตัว....เช่นพื้นที่ของมหาวิทยาลัยจำนวนนักศึกษา คณะวิชาที่เราเด่น ดอกไม้ประจำมหาวิทยาลัยคือชวนคุยระหว่างทาง ชวนคุยไปเรื่อยๆ มีอะไรบ้างที่ควรระวัง...เช่นห้องนี้ไฟชอบดับ....ตึกนี้มีทางหนีไฟที่ตรงไหน ห้องน้ำอยู่ตรงไหนหนูจะเสริฟน้ำอุ่นนะคะระหว่างท่านบรรยาย(ซึ่งหากท่านชอบน้ำเย็นท่านก็จะ บอกว่าขอน้ำเย็น)เป็นต้น
ก็ต้องสังเกตดูเอานะคะว่าจะคุยอะไร.....ไม่ใช่ว่าขึ้นต้นประโยคทื่อๆ ว่า ทางหนีไฟอยู่ตรงนี้นะคะ เพราะอาจทำให้วิทยากรใจไม่ดี เอ๊ะ! ไฟไหม้บ่อยหรืออย่างไรเจ้าหน้าที่จึงรีบชี้ทางหนีไฟให้รู้ก่อนอย่างอื่น....(จะไปบรรยายให้ดีมั๊ยเนี่ย....อาจเกิดการคิดใหม่ได้...อิ...อิ...)
หลีกเลี่ยงการกล่าวถึงผู้อื่นเช่นหากได้รับคำถามว่าคนนั้น คนนี้เป็นอย่างไร..พยายามหลีกเลี่ยงการตอบที่ไมเกี่ยวข้อง เช่น ที่นี่มีการเมืองในมหาวิทยาลัยมั๊ย ผู้บริหารคนสมัยนี้เป็นไง อาจารย์คนนั้นเป็นไง คนนี้เป็นไง แต่งกายให้สุภาพ((ไม่สวมรองเท้าเปิดส้น (เด็ดขาด))
คำถามเพิ่มเติมที่ควรถามที่จะนำมาซึ่งความประทับใจในมหาวิทยาลัยภูธรเช่นเรา (ในบางโครงการที่วิทยากรมาอยู่ติดต่อกันหลายวัน)
ท่านอยากจะพบใครในระหว่างอยู่ที่นี่มั๊ยคะ...
ท่านอยากทานอาหารร้านไหนเป็นพิเศษหรือเปล่าในการมาหาดใหญ่ครั้งนี้ 
สรุปคือการดูแลให้แขกมีความสุขที่มาเป็นวิทยากรให้เราเพื่อจะได้เป็นความประทับใจในการบริการในการช่วยเหลือกันในโอกาส อื่นๆต่อไป