4 กลยุทธ์เพื่อขับเคลื่อนกิจกรรม 5ส. ในองค์กร

เกร็ดความรู้ กิจกรรม  5ส.  เป็น หัวใจหลักในการทำงาน ซึ่งเป็นการสร้างบรรยากาศในการทำงานและทำให้สิ่งแวดล้อมภายในสำนักงานดูดียิ่งขึ้น ซึ่ง มีกลยุทธ์ที่หน่วยงานแต่ละสถานที่  ซึ่งขอยกตัวอย่าง

4   กลยุทธ์เพื่อขับเคลื่อนกิจกรรม  5ส  ในองค์กร

****Clean   ความสะอาด****

      "ความสะอาด"  เป็นหัวใจสำคัญในการทำงาน ไม่ว่าจะเป็น

หน่วยงานภาครัฐบาล หรือเอกชน ล้วนต้องมีความสะอาดในสถานที่ทำงาน ซึ่งจะทำให้การทำงานได้อย่างมีความสุข ทำให้งานเกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลดียิ่งขี้น

                        "Cleanliness"  is  The  Heart of Our  Business

  ****Clear ความเรียบร้อย****

       "ความเรียบร้อย"  นอกจากพื้นที่การทำงานส่วนบุคคลแล้ว  พื้นที่ส่วนรวม  เช่น ห้องประชุม  สถานที่พักผ่อน และโรงอาหาร ต้องมีความสะอาดเรียบร้อยพร้อมใช้งานเสมอ  โดยเมื่อใช้งานเสร็จ  จะมีการทำความสะอาดและจัดเก็บอุปกรณ์ต่าง ๆ ให้เข้าที่ โดยสภาพต้องเรียบร้อยพร้อมใช้งนเสมอ  โดยเมื่อใช้งานเสร็จ  จะมีการทำความสะอาดและจัดเก็บอุปกรณ์ต่าง ๆ  ให้เข้าที่โดยสภาพต้องเรียบร้อยเหมือนก่อนที่จะเริ่มเข้ามาใช้งาน 

                             "Always  Keep  Clean  and  Ready  to  Use"

 ****Small  Group  Activity  กิจกรรมกลุ่มย่อย****

         "กิจกรรมกลุ่มย่อย"  หรือที่เรียกกันสั้น ๆ ว่า  SGA (Small  Group  Activity)   เป็นกิจกรรมที่พัฒนา  ขึ้นมาจากรูปแบบของคณะกรรมการกิจกรรมพัฒนาต่าง ๆ  เช่น  Safety,  TPM,  5ส,  อนุรักษ์พลังงาน  ฯลฯ  ซึ่งในอดีตการเรียนรู้จะกระจุกตัวอยู่ที่คณะทำงาน หรือคณะกรรมการกของกิจกรรมนั้น ๆ แต่สำหรับพนักงานในระดับปฏิบัติการแล้ว กลับไม่มีความรู้  ความเข้าใจ  หรือตระหนักให้ความสำคัญ กับกิจกรรมที่ทางคณะกรรมการจัดขึ้น  ปัญหาคือ  จะทำอย่างไรให้เกิดการเรียนรู้ลงลึกถึงระดับพนักงานระดับปฏิบัติการ 

         ด้วยเหตุนี้  จึงทำให้เกิดกิจกรรม  SGA  ขึ้นเพื่อให้เป็นกลุ่มที่เรียนรู้ทุก ๆ กิจกรรมในองค์กร  โดยพนักงานทั้งหมดจะต้องแบ่งกลุ่ม 8-12  คนต่อพื้นที่โครงสร้างกลุ่มจะประกอบไปด้วย  หัวหน้ากลุ่ม, สมาชิก และที่ปรึกษา  ซึ่งที่ปรึกษาส่วนใหญ่นั้น  อยู่ในระดับผู้บริหาร และวิศวกร  รวมทั้งผู้เชี่ยวชาญที่มาจากแผนกอื่น  ทุกคนในองค์กร  ไม่เว้นแม้แต่ผู้บริหารจะต้องสังกัดกลุ่ม SGA   ซึ่งในปัจจุบันมีอยู่จำนวน 67  กลุ่ม  ทั้งนี้  SGA เป็นกุศโลบายที่ทำให้พนักงาน  ได้แลกเปลี่ยนเรียนรู้

ซึ่งกันและกันอย่างสม่ำเสมอ และพัฒนาให้เกิดมาตรฐานขึ้นในทุก ๆ พื้นที่  โดยในโรงงานจะมีการจัดพื้นที่เป็นมุมประชุมเล็ก ๆ เพื่อเตรียมไว้ให้กลุ่มได้ใช้ประชุมกัน  ซึ่งแต่ละวันทุกกลุ่มจะมีโอกาสประชุมกัน  10-15  นาที ต่อวันในช่วงเวลาพัก หรือเบรก 

       ซึ่งการทำ  SGA  นอกจากนี้แต่ละพื้นที่ก็ยังได้เรียนรู้เทคนิคการทำมาตรฐานพื้นที่จากกลุ่มอื่น ๆ  เพื่อหา Best  Pracitice  ผ่านการดูพื้นที่จริง และการเข้าไปค้นคว้าจริง  และการเข้าไปค้นคว้าเทคนิคในเว็บไซด์ของบริษัทฯ  ได้อีกด้วย

                                                   "One  for  All & All  for  One"

****Smart  System ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ****

            ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ  การใช้ระบบ  IT  หรือระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ  เข้ามาช่วยในการจัดการข้อมุลได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล   โดยข้อมูลของฝ่ายต่าง ๆ รวมถึงกิจกรรมของหน่วยงาน การลากิจ  ลาป่วย  การเบิกจ่ายเครื่องเขียน และเครื่องใช้ในสำนักงาน  รายงนานผู้บริหาร  (Corporate  Report )การจองห้องประชุม  การบันทึกการประชุม และอื่น ๆ   ข้อมูลเหล่านี้จะถูกเก็บและเรียกใช้งานได้ผ่านระบบ  IT  ซึ่งถูกพัฒนาให้ง่ายต่อการใช้งานด้วยข้อมุลที่มีมากมาย  ผู้ดูแลระบบจึงต้องมีการทำ  5ส  ให้กับระบบ  IT   ด้วยเช่นกัน  โดยจะมีการสะสางข้อมุลครั้งใหญ่ปีละ  2 ครั้ง  และมีการสำรองข้อมูลเทปไว้ด้วย  เพื่อป้องกันข้อมุลสูญหาย ด้วยระบบ  Smart  System  นี้  นอกจากข้อดีในเรื่องของความสะดวกและช่วยลดขั้นตอนการทำงานแล้ว  ยังสามารถช่วยลดปริมาณขยะและลดการใช้กระดาษและแฟ้มเอกสารอีกด้วย  เพราะข้อมูลที่ทันสมัยที่สุดนั้น  ได้ถูกปรับปรุงไว้ในระบบเรียบร้อยแล้ว

               "Easy  &  Friendly  to  Select,  Shar,  Show, Search"