ภารกิจของสำนักงานอธิการบดียุคใหม่ มหาวิทยาลัยขอนแก่น

New Mission of Office of President KKU

การให้บริการสาธารณะต่างๆ โดยเฉพาะด้านพื้นฐานการพัฒนาประเทศ เช่น การศึกษา การสาธารณสุข แก่ประชาชนเป็นหน้าที่ของรัฐ รัฐจึงจัดให้มีหน่วยงานต่างๆขึ้นตามวัตถุประสงค์ดังกล่าว เมื่อมีหน่วยงานก็ต้องมีคนทำงานตามวัตถุประสงค์ของหน่วยงานและตามเป้าหมายที่รัฐกำหนด เมื่อมีคนทำงานก็ต้องแบ่งงานกันทำ จัดคนลงใน“งาน” ใช้ชื่องานตามความรับผิดชอบ มีการควบคุมผลงานให้ได้คุณภาพ เมื่อมีหลายๆ “งาน” ก็ต้องจัดระบบงาน จัดโครงสร้าง เพื่อให้มีการสั่งการตามลำดับขั้น(Hierarchy) การจัดโครงสร้างและระบบงานแบบนี้เป็นรูปแบบการทำงานในอดีตและปัจจุบัน ในยุคใหม่นี้การแบ่งงานกันทำเป็นชั้นๆ ตามลำดับขั้นไม่สนับสนุนให้เกิดผลงานที่มีคุณภาพได้ การทำงานไม่ราบรื่นหรืออาจจะไม่ประสบความสำเร็จ เพราะงานในยุคใหม่ต้องใช้ข้อมูลสารสนเทศที่ถูกต้อง ต้องการการตัดสินใจที่แม่นยำ มองเห็นภาพอนาคต มองการณ์ไกล การทำงานยุคใหม่จึงต้องมีการทำงานร่วมกัน เป็นกลุ่มงาน เป็นทีมงาน ทุกคนช่วยกันพินิจพิจารณา ร่วมกันทำ ใช้ความรู้ความคิด ประสบการณ์ ผลงานที่ได้เป็นผลงานของกลุ่มงานและเป็นผลงานที่ดี ซึ่งโครงสร้างและระบบงานแบบเดิมจะไม่สนับสนุนให้คนมาคิด มาใช้ความรู้ด้วยกัน หน่วยงานจึงต้องคิดกันใหม่ว่า โครงสร้างและระบบงานต้องเป็นแบบใด จึงจะสนับสนุนการทำงานยุคใหม่ได้ และยังช่วยกันคิดว่าโครงสร้างต้องมีคุณสมบัติที่ยืดหยุ่นและปรับตัวได้ง่าย ตามความเหมาะสมของงานที่ทำทั้งในปัจจุบันและอนาคต  ผู้เขียนขอเล่าเรื่องการปรับปรุงโครงสร้างและระบบงานของสำนักงานอธิการบดีมหาวิทยาลัยขอนแก่น โดยเริ่มจากภารกิจหลัก 4 ด้าน คือ สอน วิจัย บริการวิชาการ/บริการสุขภาพ และทำนุบำรุงศิลปะและวัฒนธรรม โดยมีคณะเป็นหน่วยงานปฏิบัติ และภารกิจด้านสนับสนุน โดยมีศูนย์ สำนัก สถาบัน เป็นหน่วยงานปฏิบัติ ภารกิจหลักและสนับสนุนจะต้องทำไปด้วยกัน เพื่อให้มหาวิทยาลัยบรรลุเป้าหมายและวิสัยทัศน์ คือ การเป็นมหาวิทยาลัยวิจัย และมหาวิทยาลัยชั้นนำแห่งอาเซียน จากภารกิจสนับสนุน ซึ่งแบ่งออกเป็น 2 ด้าน คือ บริหารและวิชาการ รวบรวมกิจกรรมหรืองานที่ทำในปัจจุบันและต้องทำในอนาคตทั้งหมด ได้กิจกรรมดังนี้ ภารกิจสนับสนุนการบริหาร ประกอบด้วย การบริหารทรัพยากรต่างๆ คือ ทรัพยากรมนุษย์(man) เงิน(money) วัสดุ ทรัพย์สิน(material) การจัดการด้านต่างๆ(management) เช่น สารบรรณ เลขานุการ การประชุมต่างๆ รักษาความปลอดภัย การจราจร สื่อสารภายในและภายนอก การหารายได้ เช่น อาคารที่พักสำหรับบุคคลภายนอก โรงพิมพ์ ศูนย์หนังสือ สถานีวิทยุ การประชาสัมพันธ์และการตลาด การวางแผนยุทธศาสตร์ การติดตามประเมินผล การประกันคุณภาพ การตรวจสอบภายใน(Post Audit) สำนักพิมพ์ และกฎหมาย ภารกิจสนับสนุนวิชาการประกอบด้วย สนับสนุนการเรียนการสอนและนักศึกษา เช่น พัฒนาหลักสูตร พัฒนานักศึกษาและกิจกรรมนักศึกษา พัฒนาวิธีการสอน คอมพิวเตอร์และเครือข่าย ตำรา/หนังสือ/ห้องสมุด/สื่อต่างๆ จัดการศึกษาทั่วไป สหศึกษา สื่อและนวัตกรรมการเรียนการสอน ทะเบียนนักศึกษาและประมวลผล ภาษาต่างประเทศ ความสัมพันธ์กับต่างประเทศ บริการนักศึกษานานาชาติ กีฬาและส่งเสริมสุขภาพ สนับสนุนการวิจัย การบริการวิชาการและศิลปะและวัฒนธรรม  เป็นต้น ในการปรับปรุงโครงสร้างและระบบงานของสำนักงานอธิการบดี จะดำเนินการเฉพาะภารกิจสนับสนุนการบริหารเท่านั้น หลังจากรวบรวมกิจกรรมหรืองานทั้งหมดแล้ว จะทำอย่างไรต่อไปให้เกิดการปรับปรุงระบบงานและโครงสร้าง ตามหลักการบริหารยุคใหม่ เพื่อให้มีการปรับอย่างจริงจัง จึงใช้หลักการคิดใหม่ทำใหม่(rethink) โดยนำกิจกรรมหรืองานที่รวบรวมได้ทั้งหมดมารวมกัน แล้วจัดใหม่ โดยกิจกรรมหรืองานที่ทำซ้ำซ้อนกัน ที่ทำด้วยกัน มาจัดรวมกันเป็นกลุ่มงาน หรือ กลุ่มภารกิจเดียวกัน สำนักเดียวกัน ให้มีการทำงานเป็นทีม หรือทำในรูปของคณะกรรมการหรือคณะทำงาน ลดการทำงานเพียง”คน”เดียวหรือ ทำงานเพียง “งาน” เดียว ใช้องค์ความรู้ ประสบการณ์ ที่สะสมกันไว้ในตัวบุคคล มาถ่ายทอดเรียนรู้ร่วมกัน บูรณาการความรู้เข้าด้วยกัน ปรับเป็นความรู้ของกลุ่มงาน การจัดการความรู้ในกลุ่มงาน การทำงานแบบเบ็ดเสร็จในตัวเอง ลดชั้นการสั่งการ ปรับปรุงกระบวนการทำงานอยู่เสมอ แสวงหาความรู้ใหม่ ปรับตัวให้ทันยุค ทันเหตุการณ์ ตามโลกกว้างให้ได้ เพื่อให้ได้ผลงานที่ดีขึ้น หรือเกิดผลงานใหม่ ให้ผู้ใช้บริการมีความสุข พอใจที่มาเลือกใช้บริการจากหน่วยงานเรา แล้วทำไมไม่ใช้ชื่อเดิม ทำไมต้องเปลี่ยนชื่อใหม่ ชื่อใหม่ที่นำใช้ คือ “สำนัก”  “กลุ่มภารกิจ” “กลุ่มงาน” “สำนักงาน” สาเหตุสำคัญที่ต้องใช้ชื่อใหม่ คือ ต้องการสื่อให้เห็นหน่วยงานที่มีลักษณะการทำงานแบบใหม่ หรือปรับปรุง พัฒนา ระบบงานและโครงสร้างแล้ว เป็นการสร้างสัญลักษณ์ใหม่ และทำให้คนทำงานมีความรู้สึกของการปรับปรุง เปลี่ยนแปลง พัฒนาระบบงาน เป็นการทำงานในยุคใหม่แล้ว ชั้นของการทำงานจะแบ่งเป็น“สำนัก” และ “กลุ่มภารกิจ” หากมีกิจกรรมมาก ก็จะแบ่งเป็น “กลุ่มงาน” ภายใต้ “กลุ่มภารกิจ”   โดยให้ความหมายของคำว่า “สำนัก” หมายถึง หน่วยงานของสำนักงานอธิการบดีที่รับผิดชอบภารกิจหลักเฉพาะด้าน โดยมีการทำงานที่บูรณาการและเบ็ดเสร็จสมบูรณ์ “กลุ่มภารกิจ” หมายถึง หน่วยงานย่อยภายใต้สำนักที่ได้รับมอบหมายในการปฏิบัติภารกิจภายในสำนักโดยในแต่ละกลุ่มภารกิจจะมีกลุ่มงานที่สอดคล้อง สัมพันธ์กัน และเสร็จสิ้นภายในกลุ่มภารกิจมากที่สุด “กลุ่มงาน” หมายถึง กิจกรรมที่มีลักษณะเชื่อมโยงและเสร็จสิ้นในกระบวนงานโดยแต่ละกลุ่มงานจะเชื่อมโยงภารกิจและส่งมอบผลผลิตผลลัพธ์ที่ต่อเนื่องกัน (value chain) “สำนักงาน” หมายถึง หน่วยงานของสำนักงานอธิการบดีที่รับผิดชอบภารกิจรอง หรือ งานที่ทำอยู่แล้ว ถ้าเป็นงานที่จัดเข้ากลุ่มงานใหม่ไม่ได้ หรือเป็นภารกิจรอง หรือไม่ให้ค่าของงานที่เป็น value chain ภายในสำนัก เมื่อมีปริมาณและคุณภาพผลงานมากขึ้น จึงจะปรับเป็นสำนัก ทั้งนี้กระบวนการทำงานต้องบูรณาการและเบ็ดเสร็จสมบูรณ์ภายในสำนักงานมากที่สุด และระหว่างสำนัก กลุ่มภารกิจ กลุ่มงาน สำนักงาน ต้องมีการทำงานเป็นเครือข่าย(Network)ตัวอย่างสำนักที่จะเกิดขึ้นในสำนักงานอธิการบดี เช่น สำนักยุทธศาสตร์ เป็นหน่วยงานที่ปรับปรุงพัฒนาจากงานด้านการจัดทำแผน การจัดทำงบประมาณ การติดตาม ประเมินผล การวิจัยสถาบัน ข้อมูลสารสนเทศ เนื่องจากในยุคใหม่ มหาวิทยาลัยมีภารกิจเพิ่มมากขึ้น มีความหลากหลายและซับซ้อนมากขึ้น ทั้งการแสวงหาปัจจัย กระบวนการทำงานและการตัดสินใจในเรื่องสำคัญจะสิ้นสุดที่สภามหาวิทยาลัย เช่น หลักสูตรการศึกษา การจัดสรรและบริหารทรัพยากร เช่น คน งบประมาณ ทำให้งานด้านการจัดทำแผน การกำหนดเกณฑ์ต่างๆ การวิเคราะห์ เป็นงานที่สำคัญ และต้องใช้การวางภาพอนาคตหรือแผนเป็นแนวทางการตัดสินใจ หน่วยงานที่รับผิดชอบด้านแผนจึงต้องเป็นหน่วยงานที่มีองค์ความรู้ มองเห็นอนาคตของมหาวิทยาลัย ใช้ข้อมูลในการทำงานและเสนอเพื่อการตัดสินใจ เป็นหน่วยงานที่ทำแผนกลยุทธ์ที่ครอบคลุมและนำไปสู่การปฏิบัติได้จริง มีหน้าที่การประเมินผลและรายงานผลอย่างจริงจังและต่อเนื่อง ดังนั้น ภารกิจที่สำคัญๆของสำนักยุทธศาสตร์ เช่น การพัฒนายุทธศาสตร์ การแปลงยุทธศาสตร์สู่การปฏิบัติ การจัดทำแผนกิจกรรม คน เงิน ครุภัณฑ์ สิ่งก่อสร้าง การพัฒนาระบบงาน การติดตาม ประเมินผล ประกันคุณภาพ วิจัยสถาบันและจัดการข้อมูลสารสนเทศ การใช้เทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อการวางแผนและบริหารทรัพยากร (e-Planning & Administration) เป็นต้น อย่างไรก็ตาม การสร้างทัศนคติที่ดีของคนทำงาน โดยให้เป็นคนที่มองโลกในแง่ดี มุ่งทำงานและสร้างผลงานเพื่อมหาวิทยาลัย  มีความเป็นผู้นำและผู้ตามที่ดี เป็นปัจจัยสำคัญที่ทำให้การปรับโครงสร้างประสบความสำเร็จได้ ต้องทำควบคู่กันกับการพัฒนา ปรับปรุงระบบงานและโครงสร้าง ซึ่งเป็นเรื่องที่ยากและใช้เวลาพอสมควร คนในหน่วยงานต้องมีการยอมรับซึ่งกันและกัน เอื้อเฟื้อกัน ช่วยเหลือกัน ดังพระบรมราโชวาทของในหลวงของเรา “สังคมใดก็ตาม ถ้ามีความเอื้อเฟื้อเกื้อกูลกัน ด้วยความมุ่งดี มุ่งเจริญต่อกัน สังคมนั้นก็ย่อมเต็มไปด้วยไมตรีจิตมิตรภาพ มีความร่มเย็นเป็นสุขน่าอยู่”

[KKU]

แสดงวิสัยทัสน์ได้เยี่ยมน่าจะสมัครเป็นอธิการบดีสมัยหน้านะคะเนี่ย