เกร็ดเล็กน้อย ลักษณะสำคัญของ e-Office ในงานธุรการ
หากพิจารณาการดำเนินงานตามสภาพความเป็นจริงในหน่วยงานของมหาวิทยาลัยพบว่า ภายในมหาวิทยาลัยในแต่ละวันมีการใช้เอกสารกันเป็นจำนวนมาก ส่วนหนึ่งของเอกสารมาจากนอกมหาวิทยาลัย ซึ่งเป็นการติดต่อมาจากหน่วยงานต่าง ๆ ภายนอกมหาวิทยาลัย เอกสารที่มาจากภายนอกจะได้รับการลงรับที่หน่วยงานกลาง เช่น กองกลาง ของสำนักงานอธิการบดี จากนั้นจะแยกแยะจะนำและส่งต่อ โดยเฉพาะการส่งกระจายเพื่อการรับรู้หรือแจ้งเพื่อทราบ
กองกลางหรือหน่วยงานกลางของมหาวิทยาลัย จะต้องส่งหนังสือหรือเอกสารไปยังหน่วยงานต่าง ๆ โดยเฉพาะหน่วยงานต่าง ๆที่อยู่กระจาย หรืออยู่ที่ห่างไกลย่อมต้องใช้เวลาในการขอส่งข้อมูล
ขณะเดียวกัน เอกสารจำนวนมากมีลักษณะการเดินทางแบบทางเดียว โดยส่งทางเดียวและมีลักษณะแจ้งให้ทราบนอกจากนี้ยังมีเอกสารที่กระจายแบบหนึ่งต่อหนึ่ง หรือหนึ่งไปหลาย ๆ หน่วยงาน
หน่วยงานในมหาวิทยาลัยมีจำนวนมากก็เป็นแหล่งที่สร้างกำเนิดเอกสารต่าง ๆเช่นกัน เอกสารเหล่านี้อาจจะเป็นหนังสือราชการ ติดต่อสื่อสาร หรือการดำเนินกิจกรรมต่าง ๆ การดำเนินกิจกรรมใช้เอกสารเป็นตัวนำ ดังนั้นหน่วยงานทุกแห่งในมหาวิทยาลัย จะทำงานในลักษณะที่เป็นผู้รับข่าวสารและเป็นผู้สร้างสารเพื่อการกระจายต่อออกไป การดำเนินการจึงเป็นการกระทำที่เชื่อมโยงกันอย่างทั่วถึง
กลไกลที่เปลี่ยนจากอนาล็อกมาเป็นดิจิตอลเห็นได้ชัดว่า เอกสารที่เป็นกระดาษเดิมที่เข้ามาจากภายนอกจะได้รับการปรับเปลี่ยนให้เป็นเอกสารดิจิตอล แล้วนำมาเก็บไว้ที่เซิร์ฟเวอร์ กลไกที่สำคัญที่จะต้องกระทำคือ การแปลงเอกสารกระดาษให้เป็นเอกสารดิจิตอล
โดยปกติเอกสารที่สร้างมักจะสร้างด้วยเวิร์ดโปรเซสซิ่ง ซึ่งก็เก็บเป็นไฟล์อยู่แล้ว ดังนั้นเอกสารภายในที่ใช้ในมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ที่เป็นเอกสารเวิร์ดโปรเซสซิ่ง จึงสามารถปรับปรุงให้เป็นดิจิตอลได้ทันที แต่สำหรับเอกสารที่เป็นกระดาษก็สามารถแปลงให้เป็นดิจิตอล ได้ไม่ยากด้วยการใช้เครื่องแสกนเนอร์ แปลงเป็นรูปภาพและเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์ได้เช่นกัน
สิ่งที่สำคัญคือ หากเอกสารเกิดที่ใด หรือเข้าที่ใดหรือหน่วยงานที่รับผิดขอบเอกสารหน่วยแรกได้ดำเนินการแปลงเอกสารให้เป็นดิจิตอลได้แล้ว ขบวนการทำงานในขั้นต่อมาจะกระทำได้ง่ายทั้งการจัดเก็บ การประมวลผล การส่งต่อ หรือการนำไปใช้ให้เกิดประโยชน์เอกสารทุกชิ้นที่เป็นดิจิตอลสามารถส่งไปบนเครือข่ายด้วยความเร็วเท่ากับแสง โดยเฉพาะการทำงานบนเครือข่ายย่อมทำให้ลดระยะเวลาของการดำเนินการลงได้มาก ผู้ใช้ส่งข้อมูล หรือรับข้อมูลได้ทันทีทันใด
พฤติกรรมการทำงานต้องเปลี่ยนแปลงงานระบบสำนักงานอัตโนมัติจะประสบผลสำเร็จได้ต้องอาศัยการดำเนินการร่วมกันทั้งระบบตั้งแต่จุดเกิดของเอกสารหนังสือ จุดรับเอกสารหนังสือต้องแปลงเอกสารให้เป็นดิจิตอล และจัดเข้าสู่ระบบ สำหรับผู้ใช้เอกสารจะเป็นผู้ขอรับเอกสารแบบเดิมที่มีคนนำเอกสารมาส่งไม่ได้แล้ว จะต้องเป็นผู้เรียกเข้าไปในเซิร์ฟเวอร์เพื่อรับเอกสารมาเอง
การทำงานภายในองค์กรจึงต้องเปลี่ยนมาเป็นแบบเชิงรุก คือ วิ่งเข้าหาข้อมูลข่าวสาร คือ การเรียกเข้าไปในเซิร์ฟเวอร์ เพื่ออ่าน นำเอกสารมาใช้ หรือคัดลอกมาดำเนินการต่อ
การทำงาน e-Office ต้องเป็นขั้นตอนเมื่อหน่วยงานต่าง ๆ ของมหาวิทยาลัยเรียนรู้และเข้าใจการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ดีแล้ว การใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะแพร่หลาย โดยเฉพาะผู้สร้างจะสร้างเพียงครั้งเดียว จากนั้นกระจายร่วมกันใช้ได้ทุกหน่วยงาน
เมื่อเอกสารภายในมหาวิทยาลัยเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การดำเนินกิจกรรมต่าง ๆ แบบอิเล็กทรอนิกส์ ก็เกิดตามมาได้อีกหลายอย่าง เช่น วาระการประชุม และเอกสารประชุมเป็นอิเล็กทรอนิกส์ เราก็จะทำ Meeting หรือ การประชุมแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ การมีนัดหมายหรือส่งหนังสือเชิญแบบอิเล็กทรอนิกส์ มีการดำเนินการภายในอีกหลายเรื่องที่เกี่ยวกับข้อมูลข่าวสารที่ทำงานร่วมกันระหว่างหน่วยงาน งาน e-Office จึงสร้างคุณค่าการทำงานได้มาก
มหาวิทยาลัยจะได้อะไรถ้าหันมาใช้ e-Officeสิ่งที่เด่นชัดของการดำเนินการ e-Office คือ การเพิ่มคุณค่า หรือมูลค่าเพิ่มจากสิ่งที่มีอยู่แล้ว ทุกวันนี้มีเครือข่ายนนทรีเป็นเครือข่ายที่สมบูรณ์ เป็นเครือข่ายที่เข้าถึงได้ง่าย เป็นเครือข่ายที่ใช้ประโยชน์และแสดงความก้าวหน้าของมหาวิทยาลัย การเพิ่มงาน
e-Office จึงเป็นการเพิ่มโดยไม่ต้องลงทุนเพิ่มมากนัก
การทำงานภายในของมหาวิทยาลัยจะรวดเร็วขึ้น การส่งเอกสารระหว่างกันจะรวดเร็ว แม้การส่งข้ามวิทยาเขตก็จะไปได้ทันที ส่งผลในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยรวมของมหาวิทยาลัย การเน้นในเรื่องความเร็ว และเวลาเป็นสิ่งที่ได้ประโยชน์อย่างชัดเจน
การจัดการเอกสารของมหาวิทยาลัยจะดีขึ้น จะมีการจัดหมวดหมู่และเรียกใช้เอกสารย้อนหลังได้ง่ายขึ้น ระบบการค้นหาเอกสารจะทำให้เข้าถึงเอกสารในรายละเอียดได้มากขึ้นสิ่งสำคัญอย่างมากคือ การลดกระดาษ การลดพื้นที่การเก็บเอกสาร หากลดการใช้กระดาษ ย่อมหมายถึงการลดค่าใช้จ่ายของมหาวิทยาลัยลงไปได้มาก
ความเห็น (2)
ขอบคุณค่ะคุณกัมปนาท
ก็แล้วแต่วัฒนธรรมขององค์กรค่ะ เป็นการ แชร์ความรู้กัน ค่ะ ถ้าองค์กรนั้นทำได้ก็จะดีมากค่ะ