ลักษณะที่สำคัญของ e-Office  

                หากพิจารณาการดำเนินงานตามสภาพความเป็นจริงในหน่วยงานของมหาวิทยาลัยพบว่า  ภายในมหาวิทยาลัยในแต่ละวันมีการใช้เอกสารกันเป็นจำนวนมาก  ส่วนหนึ่งของเอกสารมาจากนอกมหาวิทยาลัย  ซึ่งเป็นการติดต่อมาจากหน่วยงานต่าง ๆ  ภายนอกมหาวิทยาลัย เอกสารที่มาจากภายนอกจะได้รับการลงรับที่หน่วยงานกลาง  เช่น กองกลาง  ของสำนักงานอธิการบดี  จากนั้นจะแยกแยะจะนำและส่งต่อ โดยเฉพาะการส่งกระจายเพื่อการรับรู้หรือแจ้งเพื่อทราบ

                กองกลางหรือหน่วยงานกลางของมหาวิทยาลัย  จะต้องส่งหนังสือหรือเอกสารไปยังหน่วยงานต่าง ๆ  โดยเฉพาะหน่วยงานต่าง ๆที่อยู่กระจาย  หรืออยู่ที่ห่างไกลย่อมต้องใช้เวลาในการขอส่งข้อมูล

                ขณะเดียวกัน เอกสารจำนวนมากมีลักษณะการเดินทางแบบทางเดียว โดยส่งทางเดียวและมีลักษณะแจ้งให้ทราบนอกจากนี้ยังมีเอกสารที่กระจายแบบหนึ่งต่อหนึ่ง  หรือหนึ่งไปหลาย ๆ หน่วยงาน

                หน่วยงานในมหาวิทยาลัยมีจำนวนมากก็เป็นแหล่งที่สร้างกำเนิดเอกสารต่าง ๆเช่นกัน  เอกสารเหล่านี้อาจจะเป็นหนังสือราชการ  ติดต่อสื่อสาร หรือการดำเนินกิจกรรมต่าง ๆ การดำเนินกิจกรรมใช้เอกสารเป็นตัวนำ  ดังนั้นหน่วยงานทุกแห่งในมหาวิทยาลัย จะทำงานในลักษณะที่เป็นผู้รับข่าวสารและเป็นผู้สร้างสารเพื่อการกระจายต่อออกไป การดำเนินการจึงเป็นการกระทำที่เชื่อมโยงกันอย่างทั่วถึง

 กลไกลที่เปลี่ยนจากอนาล็อกมาเป็นดิจิตอล

                เห็นได้ชัดว่า  เอกสารที่เป็นกระดาษเดิมที่เข้ามาจากภายนอกจะได้รับการปรับเปลี่ยนให้เป็นเอกสารดิจิตอล แล้วนำมาเก็บไว้ที่เซิร์ฟเวอร์  กลไกที่สำคัญที่จะต้องกระทำคือ  การแปลงเอกสารกระดาษให้เป็นเอกสารดิจิตอล

                โดยปกติเอกสารที่สร้างมักจะสร้างด้วยเวิร์ดโปรเซสซิ่ง  ซึ่งก็เก็บเป็นไฟล์อยู่แล้ว  ดังนั้นเอกสารภายในที่ใช้ในมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ที่เป็นเอกสารเวิร์ดโปรเซสซิ่ง จึงสามารถปรับปรุงให้เป็นดิจิตอลได้ทันที  แต่สำหรับเอกสารที่เป็นกระดาษก็สามารถแปลงให้เป็นดิจิตอล  ได้ไม่ยากด้วยการใช้เครื่องแสกนเนอร์ แปลงเป็นรูปภาพและเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์ได้เช่นกัน

                สิ่งที่สำคัญคือ  หากเอกสารเกิดที่ใด หรือเข้าที่ใดหรือหน่วยงานที่รับผิดขอบเอกสารหน่วยแรกได้ดำเนินการแปลงเอกสารให้เป็นดิจิตอลได้แล้ว  ขบวนการทำงานในขั้นต่อมาจะกระทำได้ง่ายทั้งการจัดเก็บ  การประมวลผล  การส่งต่อ หรือการนำไปใช้ให้เกิดประโยชน์ 

                เอกสารทุกชิ้นที่เป็นดิจิตอลสามารถส่งไปบนเครือข่ายด้วยความเร็วเท่ากับแสง  โดยเฉพาะการทำงานบนเครือข่ายย่อมทำให้ลดระยะเวลาของการดำเนินการลงได้มาก  ผู้ใช้ส่งข้อมูล หรือรับข้อมูลได้ทันทีทันใด

 พฤติกรรมการทำงานต้องเปลี่ยนแปลง

                งานระบบสำนักงานอัตโนมัติจะประสบผลสำเร็จได้ต้องอาศัยการดำเนินการร่วมกันทั้งระบบตั้งแต่จุดเกิดของเอกสารหนังสือ จุดรับเอกสารหนังสือต้องแปลงเอกสารให้เป็นดิจิตอล  และจัดเข้าสู่ระบบ สำหรับผู้ใช้เอกสารจะเป็นผู้ขอรับเอกสารแบบเดิมที่มีคนนำเอกสารมาส่งไม่ได้แล้ว  จะต้องเป็นผู้เรียกเข้าไปในเซิร์ฟเวอร์เพื่อรับเอกสารมาเอง

                การทำงานภายในองค์กรจึงต้องเปลี่ยนมาเป็นแบบเชิงรุก คือ  วิ่งเข้าหาข้อมูลข่าวสาร คือ การเรียกเข้าไปในเซิร์ฟเวอร์ เพื่ออ่าน นำเอกสารมาใช้ หรือคัดลอกมาดำเนินการต่อ

 การทำงาน e-Office  ต้องเป็นขั้นตอน

                เมื่อหน่วยงานต่าง ๆ ของมหาวิทยาลัยเรียนรู้และเข้าใจการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ดีแล้ว  การใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะแพร่หลาย  โดยเฉพาะผู้สร้างจะสร้างเพียงครั้งเดียว  จากนั้นกระจายร่วมกันใช้ได้ทุกหน่วยงาน

                เมื่อเอกสารภายในมหาวิทยาลัยเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์  การดำเนินกิจกรรมต่าง ๆ แบบอิเล็กทรอนิกส์ ก็เกิดตามมาได้อีกหลายอย่าง  เช่น วาระการประชุม  และเอกสารประชุมเป็นอิเล็กทรอนิกส์ เราก็จะทำ Meeting  หรือ การประชุมแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้  การมีนัดหมายหรือส่งหนังสือเชิญแบบอิเล็กทรอนิกส์ มีการดำเนินการภายในอีกหลายเรื่องที่เกี่ยวกับข้อมูลข่าวสารที่ทำงานร่วมกันระหว่างหน่วยงาน งาน  e-Office  จึงสร้างคุณค่าการทำงานได้มาก

 มหาวิทยาลัยจะได้อะไรถ้าหันมาใช้  e-Office

                สิ่งที่เด่นชัดของการดำเนินการ e-Office  คือ  การเพิ่มคุณค่า  หรือมูลค่าเพิ่มจากสิ่งที่มีอยู่แล้ว  ทุกวันนี้มีเครือข่ายนนทรีเป็นเครือข่ายที่สมบูรณ์  เป็นเครือข่ายที่เข้าถึงได้ง่าย  เป็นเครือข่ายที่ใช้ประโยชน์และแสดงความก้าวหน้าของมหาวิทยาลัย การเพิ่มงาน

e-Office  จึงเป็นการเพิ่มโดยไม่ต้องลงทุนเพิ่มมากนัก

                การทำงานภายในของมหาวิทยาลัยจะรวดเร็วขึ้น  การส่งเอกสารระหว่างกันจะรวดเร็ว  แม้การส่งข้ามวิทยาเขตก็จะไปได้ทันที  ส่งผลในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยรวมของมหาวิทยาลัย  การเน้นในเรื่องความเร็ว และเวลาเป็นสิ่งที่ได้ประโยชน์อย่างชัดเจน

                การจัดการเอกสารของมหาวิทยาลัยจะดีขึ้น  จะมีการจัดหมวดหมู่และเรียกใช้เอกสารย้อนหลังได้ง่ายขึ้น  ระบบการค้นหาเอกสารจะทำให้เข้าถึงเอกสารในรายละเอียดได้มากขึ้น 

                สิ่งสำคัญอย่างมากคือ  การลดกระดาษ การลดพื้นที่การเก็บเอกสาร  หากลดการใช้กระดาษ ย่อมหมายถึงการลดค่าใช้จ่ายของมหาวิทยาลัยลงไปได้มาก