ระบบฐานข้อมูลประวัติข้าราชการ (ก.พ.7) กรณีศึกษา สถาบันวิจัยและพัฒนา มหาวิทยาลัยราชภัฏสงขลา


1. บทสรุป :

           การพัฒนา “ทะเบียน ก.พ. 7 อิเล็กทรอนิกส์” ช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถบันทึกประวัติข้าราชการอิเล็กทรอนิกส์ (ก.พ. 7) ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลประวัติส่วนตัว, ประวัติการศึกษา, ประวัติการฝึกอบรม และใบประกอบวิชาชีพ ฯลฯ ได้ผ่านทางเว็บไซต์ ที่มีความสะดวก รวดเร็ว และสามารถดูรายงานได้ออนไลน์

            ขั้นตอนในการดำเนินงานประยุกต์ใช้ ก.พ.ร. โมเดล ได้แก่ การบ่งชี้ความรู้, การสร้างและแสวงหาความรู้, การจัดความรู้ให้เป็นระบบ, การแบ่งปันและแลกเปลี่ยนความรู้, จัดเก็บและการเผยแพร่องค์ความรู้ และการเรียนรู้

2. คำสำคัญ :

  ประวัติข้าราชการ, ก.พ.7, ระบบสารสนเทศ, ฐานข้อมูล, งานบริหารทรัพยากรมนุษย์

3. บทนำ (ที่มาและความสำคัญ) :

           การบริหารจัดการทรัพยากรบุคคล เป็นงานที่มีความสำคัญต่อทุก ๆ องค์กร ซึ่งมีหน้าที่หลักในการควบคุมการมาปฏิบัติงานและจะต้องจัดทำรายงานสรุป เพื่อนำไปสู่การประเมินภาระงานของพนักงานในองค์กรต่อไป (วิลาวรรณ รพีพิศาล, 2554)

          งานการเจ้าหน้าที่ เป็นหน่วยงานภายในกองกลาง สำนักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัยราชภัฏสงขลา มีหน้าที่ในการบริการและบริหารทรัพยากรบุคคล เพื่อให้เป็นไปตามกฎหมาย กฎ ข้อบังคับ ระเบียบต่าง ๆ ของทางราชการ นับตั้งแต่การสรรหาบุคคล การบรรจุและแต่งตั้ง การกำหนดตำแหน่ง การเลื่อนขั้นเงินเดือน การโอน การย้าย การพัฒนาและฝึกอบรม ดูงาน การรักษาวินัย สวัสดิการ การลาออกจากราชการ ระบบการจัดเก็บและส่งเอกสารโดยระบบเครือข่าย การจัดเก็บประวัติ ข้อมูลบุคลากร ข้อมูลทางวินัย และการขอพระราชทานเครื่องราชอิสริยาภรณ์ ตลอดจนมีหน้าที่จัดทำแผนพัฒนากำลังคนและแผนพัฒนาบุคลากรของมหาวิทยาลัย (งานการเจ้าหน้าที่ มหาวิทยาลัยราชภัฏสงขลา, 2562)

  แต่ด้วยปัญหาและอุปสรรค ในการบันทึกประวัติข้าราชการอิเล็กทรอนิกส์ (ก.พ. 7) ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลประวัติส่วนตัว, ประวัติการศึกษา, ประวัติการฝึกอบรม และใบประกอบวิชาชีพ ฯลฯ ในรูปแบบของกระดาษ ทำให้สิ้นเปลือง และไม่สะดวกในการค้นหาเอกสาร

          ในการนี้ เพื่อให้ตอบสนองความต้องการของบุคลากรทุกคน ในการบันทึกประวัติข้าราชการอิเล็กทรอนิกส์ (ก.พ. 7) ที่มีความสะดวก รวดเร็ว และสามารถดูรายงานได้ออนไลน์ จึงจำเป็นต้องมีการจัดการความรู้ และพัฒนา“ทะเบียน ก.พ. 7 อิเล็กทรอนิกส์” ขึ้น ในรูปแบบของเว็บแอปพลิเคชัน

4. วิธีการดำเนินงาน :

4.1 กระบวนการ ขั้นตอนและเครื่องมือ             

1) ก.พ.ร. โมเดล

2) Storytelling

2) BAR (Before Action Review)

3) AAR (After Action Review)

4) Addie Model

4.2 การบ่งชี้หรือค้นหาความรู้

          สถาบันวิจัยและพัฒนา มรภ.สงขลา ได้จัดตั้งคณะทำงาน และทำเป็นเอกสารคำสั่งแต่งตั้ง “คณะกรรมการการจัดการความรู้ ประจำปีการศึกษา 2562” ขึ้น และได้ร่วมกันคิดประเด็นการจัดการความรู้ คือ “ทะเบียน ก.พ.7 อิเล็กทรอนิกส์” ซึ่งสอดคล้องกับแผนกลยุทธ์ ประเด็นยุทธศาสตร์ที่ 3พัฒนาระบบเทคโนโลยีสารสนเทศเป็นแหล่งบริการข้อมูลตามพันธกิจของสถาบันวิจัยและพัฒนา

4.3 การสร้างและแสวงหาความรู้

1) ค้นคว้าและรวบรวมความรู้ที่เกี่ยวข้องกับประเด็นการจัดการความรู้จากแหล่ง ข้อมูลภายในและภายนอก ซึ่งจำแนกองค์ความรู้ได้ดังนี้

ความรู้จากภายใน

          - การเขียนโปรแกรมบนเว็บ โดย คุณธนภัทร เจิมขวัญ นักวิชาการคอมพิวเตอร์

          - การออกแบบฐานข้อมูล โดย คุณธนภัทร เจิมขวัญ นักวิชาการคอมพิวเตอร์

          - การเขียนประวัติทะเบียน ก.พ. 7 โดย อาจารย์พุฒิธร ตุกเตียน ผู้อำนวยการฯ และนางจารุวรรณ เพชรรักษ์ หัวหน้าสำนักงาน

ความรู้จากภายนอก

          - แบบรายงานประวัติข้าราชการ ก.พ. 7 จากเว็บไซต์ (กองการเจ้าหน้าที่ กรมส่งเสริมการเกษตร., 2563)

          - ทะเบียนประวัติ ก.พ. 7 อิเล็กทรอนิกส์ จากเว็บไซต์ (กองการเจ้าหน้าที่ กรมส่งเสริมการเกษตร., 2563)

2) จัดประชุมให้ความรู้จากผู้มี Tacit Knowledge และแลกเปลี่ยนเรียนรู้ประสบการณ์จากคณะกรรมการการจัดการความรู้ในรูปแบบของ Storytelling

4.4 การจัดความรู้ให้เป็นระบบ

1) ทำกิจกรรม BAR (Before Action Review) โดยจะให้บุคลากรทุกคนในสถาบันวิจัยฯ ได้ใส่ข้อเสนอแนะ และความต้องการในระบบสารสนเทศที่จะพัฒนาขึ้น ลงในแบบฟอร์ม BAR

2) ถอดบทเรียนจากกิจกรรมในข้อ 1) มาสรุปเป็น “ความต้องการของระบบสารสนเทศใหม่ (Requirements)”

3) ออกแบบระบบสารสนเทศใหม่ที่จะพัฒนา ได้แก่ ออกแบบ User Interface, ER-Diagram และ DFD เป็นต้น

4) ลงมือพัฒนาระบบ ขั้นตอนและวิธีการใช้ตัวแบบ ADDIE Model ซึ่งมีขั้นตอนสำคัญ 5 ขั้น ดังนี้ (มนต์ชัย เทียนทอง, 2548) Analysis, Design, Develop, Implement และ Evaluation

5) ทดสอบและแก้ไขเบื้องต้นโดยผู้พัฒนาระบบ

4.5 การประมวลและกลั่นกรองความรู้

1) ทำกิจกรรม AAR (After Action Review) โดยจะนำเสนอผลการพัฒนาระบบ และให้บุคลากร ทดลองใช้งาน พร้อมทั้งทำการประเมินและให้ข้อเสนอแนะในแบบสอบถาม

 2) แก้ไข ปรับปรุง ตามข้อเสนอในข้อ 1)

4.6 การเข้าถึงความรู้

1) จัดทำ Account (Username และ Password) ในการเข้าใช้งานระบบ เพื่อให้บุคลากรทุกคนของสถาบันวิจัยฯ เข้าใช้งานจริง

2) จัดทำคู่มือการใช้งานระบบในรูปแบบของวิดีโอซึ่งแขวนลิงค์ที่เว็บไซต์ Youtube

4.7 การแบ่งปันแลกเปลี่ยนความรู้

1) ประสานงานกับฝ่ายบุคลากรของคณะครุศาสตร์ เพื่อให้คณาจารย์ และเจ้าหน้าที่ในคณะ เข้าใช้งาน พร้อมทั้งซักถามถึงปัญหาและข้อเสนอแนะ

2) แก้ไข ปรับปรุง ระบบเพิ่มเติม จากข้อเสนอในข้อ 1)

4.8 การเรียนรู้

          ขอความร่วมมือบุคลากรสถาบันวิจัยฯ ทุกคน เข้าไปใช้งาน “ทะเบียน ก.พ. 7 อิเล็กทรอนิกส์” เพื่อบันทึกข้อมูลประวัติส่วนตัว, ประวัติการศึกษา, ประวัติการฝึกอบรม และใบประกอบวิชาชีพ ฯลฯ

5. สรุปและอภิปรายผลการดำเนินงาน :

5.1 สรุปผลการดำเนินงาน

1) มีระบบสารสนเทศเพื่อบริหารจัดการงานทรัพยากรบุคคลในส่วนของทะเบียนประวัติข้าราชการ (ก.พ.7) ที่สามารถใช้งานได้ผ่านระบบเครือข่ายอินเตอร์เน็ตแบบ Real Time ตามสิทธิ์การเข้าถึง (ผู้ดูแลระบบ, เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล, และบุคลากร) ตามที่อยู่ http://hrmis.skru.ac.th/leave_... (มหาวิทยาลัยราชภัฏสงขลา, 2563)

 2) มีการใช้งานระบบสารสนเทศที่ได้พัฒนาขึ้นแบบออนไลน์

 3) คุณภาพของระบบ จากการประเมินประสิทธิภาพของระบบ ในกิจกรรม AAR (After Action Review) จากผู้ใช้งานจำนวน 12 คน (เจ้าหน้าที่สถาบันวิจัยฯ และคณะครุศาสตร์) และการเปรียบเทียบปริมาณการใช้กระดาษ ดังตารางที่ 1

ตารางที่ 1 การเปรียบเทียบปริมาณการใช้กระดาษ

ปริมาณกระดาษก่อนพัฒนาระบบ ปริมาณกระดาษหลังพัฒนาระบบ
จำนวนกระดาษที่ลดลง
เอกสาร ก.พ.7 ของบุคลากรสถาบันวิจัย จำนวน 9 คน (คนละ อย่างน้อย 5 แผ่น/คน) 45 แผ่น 0 แผ่น 45 แผ่น
เอกสาร ก.พ.7 ของบุคลากรทั้งมหาวิทยาลัย จำนวน 887 คน (คนละ อย่างน้อย 5 แผ่น/คน)
4,435 แผ่น 0 แผ่น 4,435 แผ่น

6. ข้อเสนอแนะและการนำองค์ความรู้ไปใช้ประโยชน์ :

          ระบบสารสนเทศที่พัฒนาขึ้นนี้ สามารถนำไปใช้งานกับหน่วยงานสถาบันอุดมศึกษาได้ทุกที่ เพราะรองรับการบริหารจัดการงานทรัพยากรบุคคลในส่วนของทะเบียนประวัติข้าราชการ (ก.พ.7) ได้แก่ ประวัติส่วนบุคคล, ประวัติการศึกษา, ประวัติการฝึกอบรม, การเป็นวิทยากร เป็นต้น และหากพัฒนาในส่วนของรายงานให้มีความหลากหลายก็จะเป็นประโยชน์ในการใช้งานได้มากยิ่งขึ้น

7. กลยุทธ์หรือปัจจัยที่นำไปสู่ความสำเร็จ

1) ผู้บริหาร (ผู้อำนวยการ, รองผู้อำนวยการ และหัวหน้าสำนักงาน) มีการสนับสนุนให้บุคลากรได้คิดสร้างสรรค์งานเอง และกำหนดเป้าหมายและทิศทางที่ชัดเจนในการจัดการความรู้ของสถาบันวิจัยฯ ซึ่งสอดคล้องกับแผนกลยุทธ์ของหน่วยงาน

2) บุคลากรในสถาบันวิจัยฯ ให้ความร่วมมือในการปรับเปลี่ยนวัฒนธรรมองค์กรที่เอิ้อต่อการเรียนรู้

3) ความพร้อมทางด้านฮาร์ดแวร์ และซอร์ฟแวร์ ซึ่งจะช่วยในการพัฒนาระบบสารสนเทศได้อย่างง่ายและสะดวกขึ้น

8. บรรณานุกรมและการอ้างอิง :

กองการเจ้าหน้าที่ กรมส่งเสริมการเกษตร. (16 กุมภาพันธ์ 2563). การกรอกประวัติ ก.พ.7 สำหรับข้าราชการบรรจุใหม่. สืบค้นจาก  http://www.person.doae.go.th/person2011/node/2512

งานการเจ้าหน้าที่ มหาวิทยาลัยราชภัฏสงขลา. (27 ธันวาคม 2562). เว็บไซต์งานการเจ้าหน้าที่. สืบค้นจาก https://sites.google.com/skru.ac.th/officerskru

มหาวิทยาลัยราชภัฏสงขลา. (15 กุมภาพันธ์ 2563). เว็บไซต์ระบบฐานข้อมูลการลา. สืบค้นจาก http://hrmis.skru.ac.th/leave_service/HRMIS/

มนต์ชัย เทียนทอง. (2548). สถิติและวิธีการวิจัยทางเทคโนโลยีสารสนเทศ. กรุงเทพมหานคร : รวยบุญการพิมพ์จํากัด.

วิลาวรรณ  รพีพิศาล. (2554). การบริหารทรัพยากรมนุษย์. กรุงเทพฯ : โรงพิมพ์ วิจิตรหัตถกร.

คำสำคัญ (Tags): #km#ird#skru
หมายเลขบันทึก: 677570เขียนเมื่อ 21 พฤษภาคม 2020 11:48 น. ()แก้ไขเมื่อ 20 กรกฎาคม 2020 09:12 น. ()สัญญาอนุญาต: ไม่สงวนสิทธิ์ใดๆจำนวนที่อ่าน


ความเห็น (2)

เป็นความคิดที่ดี ครับ สำหรับพัฒนาระบบในรูปแบบอนนไลน์ ช่วยลดกระดาษ เอกสาร และลดเวลาได้เยอะ

ยังขาดในส่วนของ การได้รับรางวัลหรือเชิดชูเกียรติ และเครื่องราชฯ ที่เคยได้รับ

พบปัญหาการใช้งานกรุณาแจ้ง LINE ID @gotoknow
ClassStart
ระบบจัดการการเรียนการสอนผ่านอินเทอร์เน็ต
ทั้งเว็บทั้งแอปใช้งานฟรี
ClassStart Books
โครงการหนังสือจากคลาสสตาร์ท