GotoKnow
  • เข้าระบบ
  • สมัครสมาชิก
  • แผงจัดการ
  • ออกจากระบบ
GotoKnow

เอกสารมีชีวิต (6): ไม่ซ้ำซ้อน ไม่ลักลั่น

การซ้ำซ้อน การลักลั่น เป็นปัญหาใหญ่ในปัจจุบัน เพราะเราคัดลอกสำเนาในคอมพิวเตอร์ได้ง่ายเพียงกระดิกนิ้วมือ

ผมเคยอธิบายนักศึกษา แล้วใช้คำว่า "ลักลั่น" ปรากฎว่ามีการทำหน้าเหรอหรา เพราะนึกว่าผมใช้ศัพท์ใหม่แบบร้อนควันกรุ่น !

การซ้ำซ้อน การลักลั่น เป็นปัญหาใหญ่ในปัจจุบัน เพราะเราคัดลอกสำเนาในคอมพิวเตอร์ได้ง่ายเพียงกระดิกนิ้วมือ ง่ายจนเราลืมไปว่าไปวางไว้ที่ไหน ในชื่อแฟ้มอะไร และแก้อะไรไปบ้าง

ผลคือข้อมูลอาจมีหลายสำเนาที่ไม่ซ้ำกัน !

ทางออกที่ผมเคยเห็นคือ  มีการประทับวันที่-เวลา ลงไปในหัวหรือท้ายแฟ้ม หรือประทับปนไปเป็นชื่อแฟ้ม และอาจมีหมายเหตุประกอบ

ระบบที่ซับซ้อนมาก ๆ อาจต้องถึงขั้นมี version management ของระบบเอกสาร โดยต้องใช้โปรแกรมจัดการ

ตัวอย่างเ่ช่น นักศึกษาส่งแฟ้ม proposal มาให้แก้ ถ้าตั้งชื่อว่า proposal.doc ก็แสดงว่ายังไม่มีวิวัฒนาการเลยในเรื่องการจัดการเอกสาร

อย่างน้อยต้องมีข้อมูลชื่อเจ้าของแฟ้ม

ให้ดีกว่านั้น มีเลข version แฟ้ม หรือระบุวันที่ เรียงแบบ

ปปปปดดวว หรือ ปปดดวว (ปี-เดือน-วัน)

เช่น

proposal-wwibul-491207.doc (7 ธันวาคม 49)

ลองนึกดูนะครับ ถ้ามีหลาย version เก็บที่เดียวกัน เราก็สั่งเรียงชื่อแฟ้ม

proposal-wwibul-491207.doc (7 ธันวาคม '49)

proposal-wwibul-491125.doc (25 พฤศจิกายน '49)

proposal-wwibul-490816.doc (16 สิงหาคม '49)

จะทำให้เห็นง่าย และเมื่อเรียงแล้ว ก็บอกได้เลยว่าแฟ้มไหนล่าสุด หรือหากนึกอยากย้อนกลับไปดูชุดเก่า ก็ยังทำได้ 

การซ้ำซ้อนอีกประเภทหนึ่งที่อาจจะดูยากได้แก่กรณีของการเลือกบันทึกระหว่างอายุและวันเกิด มีความซ้ำซ้อนกันเอง แต่วันเกิดจะให้ความแม่นยำมากกว่า หรือข้อมูลอำเภอ+จังหวัด กับรหัสไปรษณีย์ อย่างหลังจะให้รายละเอียดที่แม่นยำกว่า หากไตร่ตรองอย่างรอบคอบ จะช่วยลดความความซ้ำซ้อนแบบนี้ได้

บันทึกนี้เขียนที่ GotoKnow โดย 

หมายเลขบันทึก: 66064
เขียน:
แก้ไข:
ความเห็น: 1
อ่าน:
สัญญาอนุญาต: สงวนสิทธิ์ทุกประการ

ความเห็น (1)

ขอบคุณนะคะที่ช่วยเตือน

ต่อไปจะได้ไม่ลักลั่นอีก