โครงสร้างสำคัญอย่างไร ทำไมจึงต้องปรับโครงสร้าง

WHY is Office of resident KKU restructure

การปรับปรุงระบบงานและโครงสร้างสำนักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัยขอนแก่น ว่าจะทำอย่างไร มีภารกิจอะไรบ้าง โครงสร้างและระบบงานเป็นอย่างไร แต่ก่อนจะลงรายละเอียด ผู้เขียนขอนำเสนอหลักการของในจัดโครงสร้างมาคุยกันก่อน เพื่อให้เกิดความเข้าใจพื้นฐานร่วมกันเริ่มต้นกันด้วยคำว่า โครงสร้าง คือ อะไร ทำไมต้องปรับโครงสร้าง โครงสร้างมีผลต่อการทำงานและความก้าวหน้าของเราอย่างไร เราใช้คำว่า “โครงสร้าง” มาอ้างกันมากเหลือเกิน ไม่ว่าจะเป็นเรื่องการปรับซี การขอชำนาญการ เชี่ยวชาญ ก็ให้รอปรับโครงสร้าง โครงสร้างสำคัญจริงหรือ ถ้าปรับโครงสร้างแล้ว งานของเราจะดีขึ้นจริงหรือไม่ มีผลงานมากขึ้นจริงหรือไม่ คำว่าโครงสร้าง(Organization) หมายถึง การรวบรวมเพื่อเป็นองค์คณะ การรวมกำลัง หรือองค์การ มาจากรากศัพท์คำว่า organ แปลว่า อวัยวะ อวัยวะ คือ ชิ้นส่วนต่างๆของร่างกาย ทำให้ร่างกายทำงานได้ ถ้าเราเปรียบเทียบร่างกายเป็นหน่วยงานหรือองค์การ โครงสร้างเป็นแกนขององค์การ เหมือนอวัยวะต่างๆในร่างกาย เช่น หัวใจ ปอด สมอง ตับ ร่างกายต้องมีอวัยวะครบถ้วน ไม่ชำรุด ไม่เป็นโรคร้าย  ร่างกายจึงจะแข็งแรง ทำนองเดียวกัน โครงสร้างที่ดีต้องทำให้องค์การทำงานได้ดี ราบรื่น เกิดปัญหาจาการทำงานน้อยที่สุด และสอดคล้องกับงานที่ทำ  ได้ผลผลิตตามเป้าหมายที่ตั้งไว้  โครงสร้างเริ่มจากการแบ่งงานกันทำ จัดคนทำงานตามลักษณะงาน ทำเป็นกลุ่ม เพื่อให้สะดวกต่อการประสานงาน ควบคุมผลงาน พัฒนาคนทำงาน โดยแบ่งงานเป็นงานหลัก งานเชิงวิชาการและงานสนับสนุนบริหาร แล้วทำไมต้องปรับโครงสร้าง มีนักวิชาการหลายท่านได้สรุปปัญหาไว้ว่า โครงสร้างของระบบราชการในปัจจุบันไม่สามารถรองรับการทำงานที่มุ่งผลสำเร็จของงาน การบริหารเชิงกลยุทธ์ได้ โครงสร้างที่เหมาะสมต้องยืดหยุ่น ปรับตัวได้ตลอดเวลา ตามการเปลี่ยนแปลงของโลกยุคใหม่ สนับสนุนการทำงานแบบบูรณาการ ทำงานเป็นทีม   มหาวิทยาลัยเป็นองค์การหนึ่ง มีหน้าที่หลัก คือ สอน วิจัย บริการวิชาการ และทำนุบำรุงศิลปะและวัฒนธรรม หน่วยงานที่ทำหน้าที่หลัก คือ คณะวิชาต่างๆ และมีหน่วยงานสนับสนุนวิชาการและบริหาร แต่เมื่อมีภาระงานที่มากขึ้น และยังแตกเป็นหลายหน่วยงาน มีจำนวนเพิ่มมากขึ้นตามจำนวนผลผลิตและสาขาวิชาต่างๆ หน่วยงานหลักที่ทำหน้าที่สนับสนุนด้วยจึงไม่สามารถทำหน้าที่ได้เต็มที่ จึงต้องมีหน่วยงานใหม่เกิดขึ้น เพื่อทำหน้าที่วิชาการ เช่น พัฒนาหลักสูตร พัฒนานักศึกษา พัฒนาวิธีการเรียนการสอน สื่อการสอน สนับสนุนการใช้คอมพิวเตอร์และการสื่อสาร จัดหาหนังสือ ตำรา เอกสาร สื่อต่างๆ จึงเป็นการปรับปรุงโครงสร้างในสมัยแรกๆ มีสำนัก ศูนย์เกิดขึ้น เพื่อเป็นหน่วยงานสนับสนุนวิชาการ ในหน่วยงานสนับสนุนการบริหาร คือ สำนักงานอธิการบดี ทำหน้าที่สนับสนุนการบริหาร 4 M คือ บริหารคน (man) เงิน(money) การจัดหาและใช้วัสดุ อาคาร ทรัพย์สิน ครุภัณฑ์ (material) และการบริหาร(management) อำนวยการ จัดการด้านต่างๆให้มหาวิทยาลัยทำงานได้ราบรื่น ในอดีตสำนักงานอธิการบดียังมีงานไม่มาก ไม่ซับซ้อน แค่ในปัจจุบันเมื่อหน่วยงานหลักของมหาวิทยาลัยมีงานมากขึ้น นักศึกษามากขึ้น สำนักงานอธิการบดีจึงมีงานมากขึ้น การทำงานแบบเดิมจึงไม่ตอบสนอง สอดคล้องกับงาน มีความเดือดร้อนร่วมกัน จึงต้องมีการปรับปรุงระบบงานและโครงสร้าง โดยผู้บริหารมหาวิทยาลัยกำหนดเป็นนโยบายสำคัญ และผู้ปฏิบัติงานมาทำงานร่วมกัน ระดมความเห็น ระดมกำลัง เพื่อช่วยกันปรับการทำงานใหม่  โดยนำหลักการของการบริหารโดยมุ่งผลสำเร็จของงาน เป้าหมายและวิสัยทัศน์ของมหาวิทยาลัย ให้ผู้รับบริการเป็นศูนย์กลาง มีการวิเคราะห์งาน จัดกลุ่มงาน กลุ่มภารกิจให้ทำงานร่วมกัน เบ็ดเสร็จ ณ จุดเดียว ไม่ทำงานซ้ำซ้อนกัน และจัดระบบงานให้ทำงานร่วมกับหน่วยงานหลักได้อย่างราบรื่น มีมาตรฐานเดียวกัน เมื่อจัดโครงสร้างงานเสร็จแล้ว ต้องวิเคราะห์ความต้องการคนทำงาน จำนวนคนทำงานที่เหมาะสม ตำแหน่งงานที่สอดคล้องกับงาน การเติบโตของคนทำงาน หากงานที่ทำต้องการความรู้ ความเชี่ยวชาญ ก็ต้องมีคนทำงานที่มีความสามรถ ความเชี่ยวชาญ ชำนาญการ แล้วจัดคนทำงานที่มีอยู่แล้วให้เหมาะสมกับงาน หากคนไม่พอ ก็จัดหาคนเพิ่ม หรือกระจายคนจากที่หน่วยงานที่เพียงพอแล้วไปยังหน่วยงานที่ต้องการคนเพิ่ม เมื่อเริ่มปฏิบัติงานตามโครงสร้างใหม่ ต้องมีการติดตามและประเมินผลเพื่อนำไปปรับปรุงระบบงานและโครงสร้างต่อไป  ขณะนี้สำนักงานอธิการบดีได้โครงสร้างใหม่แล้ว แต่ยังไม่ได้นำมาปฏิบัติ เนื่องจากต้องดูความเหมาะสม ความสอดคล้องกับการทำงานในระดับหน่วยงานหลัก(คณะ) ต้องมีแผนหรือกลยุทธ์ที่ทำให้การเปลี่ยนแปลงโดยไม่มีผลกระทบกับการทำงานและคนทำงาน อย่างไรก็ตาม ผู้เขียนคิดว่า ผลพลอยได้ที่ได้จากการทำงานครั้งนี้ เป็นเรื่องที่สำคัญกว่า คือ คนทำงานในสำนักงานอธิการบดีได้มาทำงานร่วมกัน มาช่วยกันคิด ทำความเข้าใจงานที่คนอื่นทำ ทำให้รู้ เข้าใจงานของคนอื่น รู้และเข้าใจระบบงานในกอง สำนักอื่นๆ มีความเข้าใจว่า การเปลี่ยนแปลงที่เกี่ยวข้องกับคนต้องใช้เวลา กำลังกาย ความรัก ความเข้าใจ ความคิดและอดทนอย่างมาก ผลงานที่ได้ไม่ใช่โครงสร้างใหม่ที่นำไปใช้ได้และประสบความสำเร็จทีเดียว แต่จะเป็นผลงานที่ค่อยๆเก็บเกี่ยวไปเรื่อยๆ คือ การสร้างความเข้าใจ การเรียนรู้ร่วมกัน และผลสุดท้ายก็จะพร้อมใจกันปรับปรุงระบบงานและโครงสร้างตามที่ทุกคนฝันไว้ นอกจากนี้ยังได้รับความความรู้จากผู้มีประสบการณ์ ผู้เชี่ยวชาญ เพื่อให้มีหลักวิชาการในการทำงาน มีมุมมองที่กว้างขึ้น  นำไปใช้ในการทำงานได้อย่างครบถ้วนสมบูรณ์ผู้เขียนต้องขอนำรายละเอียดของงาน ภารกิจ ระบบงานและโครงสร้างสำนักงานอธิการบดีที่ได้ร่วมกันทำ ศึกษา   วิเคราะห์มาเล่าในครั้งต่อไป และขอเชิญชวนให้ผู้อ่านที่สนใจและมีความรู้ด้านการพัฒนาองค์การ ระบบงาน โครงสร้าง การพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ และการปรับเปลี่ยนทัศนคติ มาร่วมกันเสนอความรู้ ความเห็น แลกเปลี่ยน และเสนอเป็นตัวอย่างที่ดี(best practice) ให้แก่ผู้อื่น หน่วยงานอื่นๆ เป็นเครือข่ายการพัฒนาระบบงานและองค์การ

[JJ]

   เรียนพี่เพียว

 เสียดาย และ เสียโอกาสครับ

 หลายหน่วยงานปรับโครงสร้างไป ผ่านขั้นตอน แต่ไม่เกิดการเปลี่ยนแปลงครับ

[สิริพร ทิวะสิงห์ tuk-a-toon]

เป็นกำลังให้หน่วยงานที่ดำเนินการปรับโครงสร้าง นัลว่าเป็นเรื่องที่ดี เป็นองค์กรที่มีชีวิต แตจากประสบการณ์ของบุคลากรสำนักวิทยบริการ ที่ดำเนินงานภายใต้โครงสร้างใหม่มา 1 ปีแล้ว คือ ทุกคนต้องมีแนวความคิดเดียวกันและเน้นการสื่อสาร สร้างความเข้าใจ โจทย์ต้องเป็นโจทย์เดียวกัน...เพื่อการนำไปสู่ผลอย่างเดียวกัน...หากเหนื่อย ก็คิดซะว่า กรุงโรมไม่ได้สร้งในวันเดียว

"แต่บางครั้งก็อดนึกไม่ได้ว่า โครงสร้างมันดีอยู่แล้ว แต่ควรปรับรูปแบบการบริหารและพฤติกรรมมนุษย์ในองค์กร...ซึ่งเป็นปัจจัยทางการบริหารประเภทหนึ่ง...น่าจะเหนื่อยน้อยกว่า การปรับโครงสร้างใหม่เลย..ก็แค่ความคิดเห็นส่วนตั๊ว ส่วนตัว เองแหละ

[เพียงเพ็ญ]

เรียน อาจารย์JJ ค่ะ สำนักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัยขอนแก่น อาจจะยากกว่าศูนย์บริการวิชาการ สำนักวิทยบริการ ศูนย์คอมพิวเตอร์ ฯลฯ เพราะมีกองต่างๆอีก 7 กอง คนก็มากและอายุงานนาน และต้องปรับระบบงานwork system /work flow ในโครงสร้างใหม่ สำหรับศูนย์ สำนัก ที่ปรับแล้วและใช้ประกาศสภามหาวิทยาลัย กำลังสรุปเรื่องเสนออีกครั้งค่ะ และอาจจะต้องทำไปพร้อมๆกับสำนักงานอธิการบดีด้วยค่ะ 

[อาภรณ์ อ่นธวัชนัดา]

สวัสดีคะ

สืบเนื่องจาก กองกิจการนศ.กำลังปรับโครงสร้างใหม่

ดังนั้น พี่อยากขอดูตย. หรือแนวทางการเขียนทีเสนอมหาวิทยาลัย พอจะมีตย.หรือไม่ ขอคำแนฟะนำด้วยคะ

อาภรณ์