5ส: พัฒนาคุณภาพองค์กร ด้วย Effective Filing System (1)

เกริ่น... 

       ถึงตอนนี้ทำงานมาเกือบ 1 ปีแล้ว จากตอนแรกที่รับผิดชอบงานการจัดการความรู้ในองค์กรเพียงอย่างเดียว ก็มาดูแลการดำเนินกิจกรรม 5ส ควบคู่ไปด้วย เหนื่อยดีค่ะ พอมาถึงปัจจุบันก็กลับมาเน้นที่ดูแลกิจกรรม 5ส เพียงอย่างเดียว ยังไม่แน่ใจเหมือนกันค่ะว่าจะเป็นอย่างไรบ้าง เพราะช่วงที่ผ่านมา ก็มีอุปสรรคในการทำงานหลายอย่างเลยทีเดียวที่สอนให้รู้ว่า การพัฒนาองค์กรนั้น ไม่ใช่เรื่องง่าย เป็นเรื่องที่ต้องหันหน้าคุยกัน ไม่ใช่ว่าใครคนเดียวจะทำได้สำเร็จ และก็ไม่สามารถสำเร็จได้ด้วยเพียงความต้องการของคนเพียงกลุ่มเดียว คนในองค์กรต้องเห็นความสำคัญ เปรียบเหมือนกันตนเองเป็นเจ้าของ...เพราะถ้าไม่เป็นอย่างที่กล่าวมา  คนทำก็ทำไป...ทำแล้วก็ทำอีก...

        ปีนี้สถาบันจะดำเนินกิจกรรม 5ส โดยเน้นที่การจัดระบบเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ Effective Filing System  ดังนั้นผู้มีหน้าที่รับผิดชอบจึงต้องเร่งหาความรู้ ก็เลยมาเล่าสู่กันฟังค่ะ  อยากให้ท่านที่มีประสบการณ์ช่วยเสนอแนะด้วยนะค่ะ

การบริหารงานจัดเก็บเอกสาร  เป็นการวางแผน กำหนดหน้าที่และโครงสร้างงานจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบ หรือเป็นลำดับขั้นตอน โดยมีการกำหนดระบบการจัดเก็บเอกสาร การทำลายและการควบคุมเอกสาร

- ในการออกแบบระบบจัดเก็บเอกสารนั้น  จะต้องทราบก่อนว่างานที่รับผิดชอบของแต่ละส่วนงานนั้นมีอะไรบ้าง เอกสารที่จัดเก็บประกอบด้วยเอกสารประเภทใดบ้าง เพื่อที่จะได้สามารถออกแบบระบบจัดเก็บเอกสารได้ตรงตามความสะดวกในการใช้งานของผู้ใช้เอกสาร ซึ่งในขั้นตอนนี้ควรเริ่มต้นด้วยการทำการสำรวจเอกสารต่างๆ ในการทำงานของแต่ละส่วนงาน รวมถึงอุกปรณ์ที่ใช้ในการเก็บเอกสาร ไม่ว่าจะเป็นตู้ แฟ้ม เพื่อทราบถึงปริมาณพื้นที่ในการเก็บว่าเพียงพอแล้วหรือไม่

- นำผลที่ได้จากการสำรวจมาประมวลว่าเอกสารที่ใช้อยู่ในแต่ละส่วนงานนั้นประกอบด้วยเอกสารใดบ้าง เป็นเอกสารสำคัญ เอกสารจำเป็น เอกสารไม่จำเป็น ซึ่งจะทำให้เราทราบถึงวิธีการในการจัดเก็บเอกสารเหล่านั้นอย่างเหมาะสม

- ทำการออกแบบระบบจัดเก็บเอกสารให้เหมาะสมกับการทำงาน โดยเน้นว่าเอกสารเหล่านั้นจะต้อง " หาง่าย...หายรู้...ดูงามตา" ซึ่งเป็นหลักการ ส สะดวก ของ 5ส นั่นเอง

    การออกแบบระบบ ควรมีการให้หมายเลขที่แก่ แฟ้มเอกสาร ตู้เอกสาร อย่างละเอียด เพื่อให้ทราบแหล่งที่มาของเอกสาร หน่วยงานที่รับผิดชอบ รวมถึงผู้รับผิดชอบตู่เอกสารเหล่านั้นด้วย ซึ่ง บริษัทที่เป็นต้นแบบในการให้บ้านเลขที่แก่เอกสารได้อย่างดีก็คือ บริษัท ปตท. จำกัด (มหาชน)

และเมื่อเราให้ที่อยู่แก่แฟ้มเอกสารแล้วก็อย่าลืมที่จะทำทะเบียนราษฎร์ เอกสารหรือ Master list ด้วย เพื่อที่จะเก็บไว้ที่ส่วนกลาง ซึ่งจะช่วยในการควบคุมเอกสาร  ทั้งนี้ในการออกแบบระบบจะต้องอ้างอิงถึงระบบคุณภาพขององค์กรด้วย ได้แก่ ISO 9000 เป็นต้น

สำหรับแนวทางในการออกแบบการจัดเก็บเอกสารนั้นก็จะต้องขึ้นอยู่กับแต่ละส่วนงานว่าจะออกแบบระบบการจัดเก็บเอกสารอย่างไรให้สะดวกในการใช้งานมากที่สุด