มนุษยสัมพันธ์ในการบริหาร

ความสำคัญของมนุษยสัมพันธ์ในการบริหาร

มนุษยสัมพันธ์เป็นเครื่องมือในการสร้างน้ำใจ และสร้างผลงานที่เป็นสื่อสัมพันธภาพในการทำงานทั้งหลาย ทั้งภายในและภายนอกองค์การ งานจะดำเนินไปได้ด้วยความราบรื่นเพียงใด ย่อมแล้วแต่การใช้มนุษยสัมพันธ์ได้ดี ถูกต้อง เหมาะสม มนุษยสัมพันธ์จึงมีความสำคัญในการบริหารองค์การ เพื่อการสร้างความเข้าใจอันดีระหว่างผู้ร่วมงานทุกคนทุกฝ่าย เพื่อการกระตุ้นให้ผู้ร่วมงานร่วมมือร่วมใจกันปฏิบัติงานอย่างเต็มที่ด้วยความพอใจและเต็มใจ และเพื่อให้การดำเนินงานประสบผลสำเร็จอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

หลักการสร้างมนุษยสัมพันธ์

ในการสร้างมนุษยสัมพันธ์ ผู้บริหารควรมีความสามารถในการบริหารงานทุกด้าน จึงจะเป็นที่ยอมรับของผู้ใต้บังคับบัญชา ซึ่งมีนักการศึกษาได้กล่าวเพื่อให้เห็นความสำคัญของการสร้างมนุษยสัมพันธ์ ดังนี้

พระะราชวรมุนี (2528 : 108 - 110) ได้กล่าวถึงหลักธรรมที่จะส่งเสริมมนุษยสัมพันธ์ไว้ดังต่อไปนี้

สังคหวัตถุ 4 ได้แก่

1. ทาน หมายถึง การให้ แบ่งปัน การช่วยเหลือด้วยสิ่งของ ตลอดถึงการให้ความรู้และการแนะนำสั่งสอน

2. ปิยวาจา หมายถึง การเจรจาด้วยถ้อยคำไพเราะอ่อนหวานทำให้เกิดความรักใคร่ นับถือ ซึ่งมีความหมายสอดคล้องกับพฤติกรรมการมีมนุษยสัมพันธ์เกี่ยวกับการติดต่อสื่อสารที่เหมาะสมเพื่อสร้างสัมพันธ์ระหว่างกัน

3. อัตถจริยา หมายถึง การประพฤติที่มุ่งประโยชน์ช่วยแก้ไขและส่งเสริมจริยธรรม

4. สมานัตตตา หมายถึง ความสม่ำเสมอกับคนทั้งหลาย มีความเสมอต้นเสมอปลาย ควบคุมตนเองให้มีอารมณ์มั่นคง

พรหมวิหาร 4 เป็นหลักธรรมที่ผู้บริหารหรือผู้ใหญ่พึงยึดถือและปฏิบัติเพื่อส่งเสริมมนุษยสัมพันธ์ระหว่างผู้บริหารกับผู้ใต้บังคับบัญชาใน 4 ประการ

1. เมตตา หมายถึง มีความรักใคร่ปรารถนาให้ผู้อื่นมีความสุข ผู้บริหารต้องให้ความรักความเอาใจใส่ต่อผู้ใต้บังคับบัญชา

2. กรุณา หมายถึง ความสงสารเห็นใจเมื่อผู้อื่นมีทุกข์ ผู้บริหารที่ดีต้องพยายามหาทางช่วยเหลือให้ผู้ใต้บังคับบัญชาคลายจากความทุกข์

3. มุทิตา หมายถึง ความพลอยยินดี เมื่อผู้อื่นได้ดี ผู้บริหารที่ดีต้องไม่ริษยาเมื่อผู้ใต้บังคับบัญชา แต่ควรสนับสนุนให้คนทำความดี มีความก้าวหน้าในหน้าที่การงานและชีวิต

4. อุเบกขา หมายถึง การวางตัวเป็นกลาง ไม่ซ้ำเติมผู้ใต้บังคับบัญชา หรือผู้อื่นเมื่อประสบความวิบัติ เสียหาย

เอกชัย สุนทรโร (2534 : 20 - 24) ได้เสนอหลักการสร้างมนุษยสัมพันธ์ดังต่อไปนี้

1. ยิ้มแย้มแจ่มใสอยู่เสมอ การยิ้มเป็นการปฏิบัติง่ายไม่ต้องลงทุนลงแรงมาก แต่ได้ผลคุ้มค่าทุกคนย่อมไม่พึงพอใจที่จะพบปะสนทนากับผู้ที่มีใบหน้าบึ้งตึง ฉะนั้นหลักเบื้องต้นของการสร้างไมตรี คือ การยิ้มแย้มแจ่มใสกับผู้อื่นเสมอ

2. ใช้วาจาที่ไพเราะรื่นหู การใช้ถ้อยคำสุภาพเหมาะสมกับกาลเทศะย่อมเป็นที่พึงปรารถนาของบุคคลทั่วไป ข้อควรคำนึงสำหรับการใช้วาจาคือจงหลีกเลี่ยงการนินทาว่าร้าย การวิพากย์วิจารณ์ผู้คนอื่นในลักษณะไม่หวังดี ก่อให้เกิดความเข้าใจผิด และสร้างความหวาดระแวง ซึ่งไม่เป็น ผลดีในแง่ของมนุษยสัมพันธ์

3. การยกย่องชมเชยผู้อื่นด้วยความจริงใจ การยกย่องชมเชยผู้อื่นถือว่าเป็นการให้ทางใจที่สำคัญยิ่ง และการให้นั้นจะต้องไม่มีความริษยา มองผู้อื่นในแง่ดี ยินดีเมื่อผู้อื่นได้ ควรมีใจยินดี และสรรเสริญความดีของผู้อื่นนั้น ด้วยการสร้างเกียรติคุณให้แก่ตนเอง

4. เป็นนักฟังที่ดียากกว่านักพูดที่ดี เพราะการสรรหาคำพูดที่ดี ไพเราะถูกใจคนสักเพียงใดก็ได้ แต่การฟังนั้นผู้ฟังจำเป็นต้องอดทนฟังแม้เรื่องไม่ประสงค์จะได้ยิน การเป็นนักฟังที่ดีถือว่าเป็นเสน่ห์อย่างหนึ่งของการคบหาสมาคมกับผู้อื่น

5. ให้ความช่วยเหลือผู้อื่นอย่างจริงใจ โอกาสอันควร การให้ความช่วยเหลือด้วยความเต็มใจเป็นการแสดงออกซึ่งน้ำใจอันดีงาม เป็นการสร้างสัมพันธ์อันดีกับผู้อื่นและสามารถเอาชนะใจผู้อื่นได้ด้วย

ริเรืองรอง รัตนวิไลสกุล (2538 : 136 – 137) กล่าวว่าการมีมนุษยสัมพันธ์ในการปฏิบัติงานมีดังนี้

1. ให้ความเคารพต่อตนเองและผู้อื่น การทำงานร่วมกัน หากเรามีความเคารพต่อความรู้ความสามารถของตนแล้ว ผลงานที่ได้ก็จะออกมาตามที่หวัง ในขณะเดียวกันถ้าเราเคารพในความรู้ความสามารถของผู้ร่วมงานด้วยงานก็จะสามารถสัมฤทธิ์ผลตามต้องการ

2. เป็นผู้ที่มีส่วนร่วมในกลุ่มอย่างแท้จริงไม่ว่าจะด้วยความคิดเห็น การปฏิบัติหรือการตัดสินใจก็ตาม จงอย่ากระทำตนเป็นเหลือบที่แฝงตัวอยู่กับผู้อื่นคอยแต่กัดกินทำลายมิให้ประโยชน์แก่ผู้ที่ตนอาศัย จงเป็นผู้ให้มากกว่าผู้รับด้วย การให้ความร่วมมือในงานของกลุ่มอย่างแท้จริง

3. ทำความเข้าใจต่อบทบาทของกันและกัน กล่าวคือ ไม่ก้าวก่ายสู่รู้ในหน้าที่การงานของผู้อื่น ต้องสังวรอยู่เสมอว่าขอบข่ายอำนาจหน้าที่ของตนมีแค่ไหน ดังคำกล่าวที่ว่า เป็นพยาบาลทำตัวให้เป็นหมอ เป็นเสมียน ทนายความ อย่าเป็นทนายความเสียเอง

4. อดทนต่อปฏิกิริยาต่อต้าน ไม่ว่าจากผู้ร่วมงานหรือหัวหน้างานให้คิดเสียว่า คนรักเท่าผืนหนังคนชังเท่าผืนเสื่อ จงอย่าคิดว่าทุกคนที่เรารู้จักจะรักเห็นดีเห็นชอบไปกับเราด้วย

5. เปิดโอกาสให้ผู้ร่วมงานทุกคนได้เป็นส่วนหนึ่งของกลุ่ม กล่าวคือต้องกระตุ้นให้ผู้ร่วมงานทุกคนได้มีส่วนร่วมในกลุ่มไม่ควรเอาแต่ประโยชน์ส่วนตัวหรือเอาแต่ใจฝ่ายเดียว แต่ต้องคำนึงถึงความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ให้เกิดในกลุ่มด้วยเพื่อให้เกิดความร่วมมือร่วมใจในการปฏิบัติงาน เพราะจะนำทางไปสู่งานที่มีประสิทธิภาพ

6. ต้องมีความมั่นใจ และเชื่อในความสามารถของตนว่าเหมาะสมกับงานนั้นหรือไม่ เพื่อจะได้ไม่เป็นตัวถ่วง หรือไปสร้างความขัดแย้งให้แก่กลุ่มเพราะความไม่รู้ไม่เข้าใจเป็นสาเหตุ

7. ใจกว้างและเปิดโอกาสให้มีการโต้ตอบกันแบบสื่อสาร 2 ทางเพื่อชี้แจงข้อบกพร่องข้อขัดแย้งกันระหว่างทำงานร่วมกัน เพื่อให้เกิดความเข้าใจเหมือนกันและตรงกัน

8. ใช้วิธีการพูดที่มีประสิทธิภาพทั้งวาจาและกิริยาท่าทางให้ดูแล้วชื่นใจ การพูดรัวเร็วเกินไปอาจทำให้คนไม่อยากฟัง การพูดเชื่องช้าอาจทำให้คนเบื่อหน่าย การพูดจาที่ใช้ท่าทางหน้าตามากเกินไปก็จะทำให้คู่สนทนาเมื่อยหน้าเมื่อยตัวไปด้วย ฉะนั้น การพูดจาจะต้องทิ้งจังหวะ และมีท่าทางประกอบตามความเหมาะสม ควรสนทนาปราศรัยอย่างเป็นกันเอง ไม่ผูกขาดอยู่คนเดียวหรือฟังอย่างเดียว และที่สำคัญก็คือการเป็นคนช่างเจรจาก็มิใช่เป็นหนทาง การมีมนุษยสัมพันธ์เสมอไปถ้าหากการพูดนั้นไม่ได้มาจากความจริงใจ

9. ให้หลักการสื่อสารที่ดี กล่าวคือ ไม่ควรมีการต่อเติมเสริมแต่ง ตัดทอน หรือลำเอียง จะต้องมีการโต้ตอบที่ชัดเจน เพื่อให้มีการส่งข้อมูลนั้นถูกต้อง

10. ปรับตัวให้เข้าหาผู้อื่น การที่จะให้คนหลาย ๆ คนปรับตัวเข้าหาเรานั้นย่อมเป็นการยาก แต่ถ้าเราปรับตัวเข้าหาผู้อื่นย่อมง่ายกว่า และยังเป็นผลทำให้เกิดเสน่ห์ต่อตนเองด้วย ดังนั้น การสร้างมนุษยสัมพันธ์ควรเริ่มต้นจากความรู้สึกภายใน คือจิตใจจะต้องเป็นผู้มีความรู้สึกที่ดี ปรารถนาที่ดีต่อผู้อื่น มีอารมณ์มั่นคง ยิ้มแย้มแจ่มใส ยืดหยุ่นตามสถานการณ์ เอาใจเขามาใส่ใจเรา มีกิริยาวาจาสุภาพ ให้เกียรติยกย่องผู้ร่วมงานมีความเสมอต้นเสมอปลาย รวมทั้งยึดมั่นในหลักธรรมพระพุทธศาสนา ขณะเดียวกันก็ฝึกปฏิบัติตนต่อผู้อื่นด้วยกิริยามารยาทที่ดีมีความจริงใจตลอดจนให้ความช่วยเหลือผู้อื่นตามโอกาส

ธีรรัตน์ กิจจารักษ์ (2538 : 249) ได้เสนอแนวปฏิบัติต่อผู้อื่นเพื่อให้เกิดมนุษยสัมพันธ์ ดังนี้ งดเว้นการวิพากษ์วิจารณ์เรื่องของคนอื่น โดยเฉพาะผู้ใต้บังคับบัญชา หลีกเลี่ยงความขัดแย้งนอกจากวิเคราะห์งานหรือแสวงหาสัจธรรมเพื่อพัฒนางาน มีความเห็นอกเห็นใจผู้อื่น สนใจในตัวผู้อื่นอย่างจริงจัง ทำตนให้เป็นที่ไว้เนื้อเชื่อใจ รักษาความลับของเพื่อนร่วมงาน และองค์การหรือหน่วยงาน พูดจาสุภาพอ่อนโยน มีมุทิตาจิต ยอมรับให้เกียรติ ยกย่อง เห็นคุณค่าและศักดิ์ศรีของคนอื่น สุขุมเยือกเย็น

สมพร สุทัศนีย์ (2542 : 128 - 129) กล่าวว่า หลักในการสร้างมนุษยสัมพันธ์ในการอยู่ร่วมกันหมายถึง การสร้างมนุษยสัมพันธ์กับคนที่เราต้องการอยู่ร่วมกันนาน ๆ ใกล้ชิดสนิทสนมกันและสรุปได้ดังนี้ การสร้างความเป็นกันเอง พูดจาด้วยความสุภาพอ่อนโยน แสดงความร่าเริงแจ่มใสมีชีวิตชีวา ไม่เอาเปรียบผู้ที่ต้องอยู่ด้วยกันจนเกินไป แสดงน้ำใจโดยการให้การช่วยเหลือโดยไม่ต้องขอร้อง ดูแลเอาใจใส่ยามเจ็บไข้ได้ป่วย เป็นที่ปรับทุกข์ได้ เมื่อทำผิดต้องยอมรับและพร้อมที่จะแก้ไข มีความอดทน แสดงความจริงใจต่อกันไว้วางใจซึ่งกันและกัน

กล่าวโดยสรุป หลักการสร้างมนุษยสัมพันธ์ แสดงให้เห็นถึงการปฏิบัติของบุคคลต่อกลุ่มและสังคมที่เป็นกันเองที่จะร่วมกันทำงานอย่างมีความสุข ผู้บริหารจำเป็นที่จะต้องมีมนุษยสัมพันธ์ที่ดีโดยการสร้างความเป็นกันเองให้ความช่วยเหลือด้วยความจริงใจต่อผู้ใต้บังคับบัญชา ผู้บริหารควรรับฟังความคิดเห็นของผู้ร่วมงานพร้อมทั้งยกย่องผู้ใต้บังคับบัญชาที่ได้ทำดี ซึ่งเป็นการสร้างสัมพันธ์อันดีต่อกัน ผลที่เกิดทำให้ผู้บริหารประสบความสำเร็จในการบริหารงานตามวัตถุประสงค์

แนวคิดการนำมนุษยสัมพันธ์ไปใช้ในการบริหาร

การบริหารงานนั้น ผู้บังคับบัญชาจะต้องสร้างมนุษยสัมพันธ์ โดยการรู้จักธรรมชาติและความต้องการของผู้ใต้บังคับบัญชา ตลอดจนใช้เทคนิคในการบริหาร มนุษยสัมพันธ์จึงมีความเกี่ยวข้องกับการบริหารในแง่ของกระบวนการจูงใจให้คนทำงานให้บรรลุเป้าหมาย นอกจากนี้มนุษยสัมพันธ์ในการบริหารงานอยู่บนพื้นฐาน 4 ประการ คือ การมีผลประโยชน์ร่วมกันระหว่างผู้บังคับบัญชากับผู้ใต้บังคับบัญชา และระหว่างผู้ใต้บังคับบัญชาด้วยกัน การยอมรับความแตกต่างระหว่างบุคคลการยอมรับศักดิ์ศรีแห่งความเป็นคน และเทคนิคการจูงใจ

ดังนั้น มนุษยสัมพันธ์จึงเกี่ยวข้องกับการบริหารงานใน 2 ลักษณะ คือ

1. การใช้มนุษยสัมพันธ์ในการบริหารงานเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย ซึ่งสามารถจำแนกออกเป็น 2 ลักษณะ คือ มนุษยสัมพันธ์กับการบริหารทั่วไป และการสร้างมนุษยสัมพันธ์กับการบริหารงานเฉพาะด้าน ได้แก่ การกำหนดนโยบาย การวางแผนงาน การกำหนดตำแหน่ง การมอบหมายหน้าที่ การสั่งงาน การให้รางวัล และการลงโทษ การควบคุมงาน การฝึกอบรมพนักงาน การสร้างความร่วมมือในการทำงาน การบริหารโดยอาศัยกลุ่มการสร้างขวัญและกำลังใจรวมทั้งการสร้างแรงจูงใจในการทำงาน

2. การบริหารที่เหมาะสม เป็นการบริหารที่นำไปสู่การมีสัมพันธภาพที่ดีระหว่างผู้บริหารกับผู้ร่วมงาน

มนุษยสัมพันธ์ในการบริหาร มีรายละเอียด ดังนี้

1. มนุษยสัมพันธ์กับการกำหนดนโยบาย

นโยบายที่ดีย่อมมีแนวทางในการกำหนดวัตถุประสงค์อย่างชัดเจน นำไปสู่แผนและโครงการตลอดจนมีการกำหนดวิธีการในการปฏิบัติไว้ด้วย นอกจากผู้บังคับบัญชาจะสร้างความชัดเจนในการกำหนดนโยบายดังกล่าวแล้วยังต้องอาศัยหลักมนุษยสัมพันธ์ในการกำหนดนโยบาย ดังนี้

1.1 คำนึงถึงประโยชน์ส่วนรวม ซึ่งครอบคลุมถึงประโยชน์ขององค์การและของพนักงานด้วย

1.2 ผู้บังคับบัญชาแจ้งนโยบายให้ทุกคนทราบอย่างชัดเจนและเข้าใจตรงกัน การกำหนดนโยบายดังกล่าวย่อมทำให้เกิดความชัดเจนในทางปฏิบัติ และเกิดความสบายใจในการปฏิบัติงาน

2. มนุษยสัมพันธ์กับการวางแผนงาน

การวางแผนงาน เป็นกระบวนการอย่างหนึ่งในการบริหารงาน โดยกำหนดวัตถุประสงค์และวิธีการดำเนินงานไว้ล่วงหน้าการวางแผนงานจึงเป็นรากฐานสำคัญของการปฏิบัติงาน ถ้าผู้บังคับบัญชาบริหารงานโดยไม่มีแผนย่อมมีความยากลำบากที่จะประสบความสำเร็จและหากวางแผน ไม่ดีก็ย่อมก่อให้เกิดความยุ่งยากในการปฏิบัติงาน ดังนั้นจึงต้องยึดหลักและเทคนิคในการวางแผนเพื่อให้เกิดมนุษยสัมพันธ์ ดังนี้

2.1 เมื่อวางแผนควรคำนึงถึงสิ่งต่อไปนี้ให้รอบคอบ คือ วัตถุประสงค์ชัดเจน คำนึงถึงปัจจัยต่าง ๆ เช่น คน เงิน วัสดุ สถานที่ และเวลาว่ามีพอหรือไม่ ถ้าไม่มีจะหามาได้อย่างไร เป็นต้น จะใช้เวลาอย่างไรในการปฏิบัติงาน จะใช้วิธีใดในการตรวจสอบการปฏิบัติงาน มีข้อดี ข้อเสียอย่างไร มีข้อจำกัดในการปฏิบัติงานบ้างหรือไม่ เช่น ขนบธรรมเนียมประเพณี สภาพแวดล้อมและการจราจร เป็นต้น

2.2 ผู้รับผิดชอบงาน ควรกำหนดให้ชัดเจนว่าผู้ใดจะรับผิดชอบงานใดอย่างไร

2.3ประเภทของแผนการวางแผนนั้นต้องกำหนดว่าเป็นแผนประเภทใดระยะยาว ระยะกลางหรือระยะสั้น เพื่อจะได้กำหนดเวลาปฏิบัติงานได้ถูกต้อง

2.4 เวลาที่เหมาะสมในการวางแผน ผู้บังคับบัญชาควร รู้ว่าเวลาใดควรจะวางแผน เช่น ตอนเช้ามารับหน้าที่ใหม่ ๆ เมื่อมีงานด่วน เมื่อมีการปรับปรุงงานในแผนก เมื่อมีปัญหาเกิดขึ้นในการทำงานหรือเมื่อต้องการฝึกอบรมผู้ใต้บังคับบัญชา เป็นต้น

2.5 วิธีการวางแผน การวางแผนที่ดีนั้น จะต้องมีความต่อเนื่อง 3 ขั้นตอน คือขั้นวาง

แผน ขั้นตรวจสอบและปรับปรุงแผน ขั้นปฏิบัติตามแผนงาน ผู้บังคับบัญชามีวิธีวางแผนที่ก่อให้เกิดมนุษยสัมพันธ์ดังนี้

2.5.1 กำหนดวัตถุประสงค์ให้ชัดเจน และตรวจสอบวัตถุประสงค์อีกครั้งว่าเหมาะสมหรือไม่ เช่น จะต้องสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ใหญ่ขององค์การ เหมาะกับเวลาและโอกาส รวมทั้งไม่ขัดต่อกฎหมายและนโยบายของรัฐบาล เป็นต้น

2.5.2 ศึกษาและวิเคราะห์สถานการณ์อย่างละเอียดเพื่อประกอบในการวางแผน นั้นคือการหาข้อเท็จจริงเพื่อประกอบการวางแผน เช่น สถานการณ์ขณะนั้นเป็นอย่างไร มีปัจจัยต่าง ๆ มากน้อยเพียงใด นโยบายขององค์การ กฎหมายระเบียบของทางราชการ

2.5.3 ลงมือกำหนดแผนงาน เมื่อทราบจุดมุ่งหมายที่ชัดเจนรวบรวมข้อเท็จจริงและศึกษาสถานการณ์ต่าง ๆ ดีแล้ว จึงเริ่มลงมือวางแผนอย่างละเอียดรอบคอบ

2.5.4 การตรวจสอบปรับปรุงแผนงาน แผนงานที่วางไว้นั้นย่อมมีข้อบกพร่องและล้าสมัย เพื่อให้เป็นแผนพัฒนาที่ทันสมัยจึงต้องมีการปรับปรุงแผนงานอยู่เสมอ

2.5.5 การปฏิบัติตามแผนงานเมื่อวางแผนแล้วก็ลงมือปฏิบัติตามแผนในการปฏิบัติตามแผนจะต้องมีการมอบหน้าที่ สั่งการ ควบคุมงานและประสานงานด้วย ถ้าเป็นงานใหญ่จะต้องจัดให้มีการประชุมปรึกษาก่อนมอบงาน ถ้าผู้บังคับบัญชาได้มีการวางแผนที่ดีตามขั้นตอน
ต่าง ๆ อย่างรอบคอบและได้มีการปรึกษาหารือก่อนมอบงานดังได้กล่าวมาแล้วข้างต้น ย่อมทำให้การปฏิบัติงานสะดวกรวดเร็วและก่อให้เกิดความพึงพอใจแก่ผู้ปฏิบัติงานได้

3. มนุษยสัมพันธ์กับการกำหนดตำแหน่ง

การกำหนดตำแหน่งนั้นคล้ายกับการจัดแบ่งงานแต่การกำหนดตำแหน่งนั้นย่อมเป็นตราประทับความรู้สึกและหน้าที่ของผู้ใต้บังคับบัญชาจะต้องอาศัยหลักมนุษยสัมพันธ์ในการกำหนดตำแหน่งดังนี้

3.1 กำหนดตำแหน่งต่าง ๆ ด้วยความรอบคอบ เช่น ไม่รวมหน้าที่ ไม่เกี่ยวข้องกันกำหนดตำแหน่งให้ครอบคลุมงาน หลีกเลี่ยงงานที่ซ้ำซ้อน

3.2 อธิบายงานในตำแหน่งให้เป็นรูปธรรมที่ปฏิบัติได้

3.3 กำหนดงานในตำแหน่งให้เป็นปัจจุบันโดยการกำหนดรายละเอียดของงานให้เป็นปัจจุบันเสมอ เช่น ให้มีการวิจัยเกี่ยวกับสิ่งแวดล้อมในภาวะที่โรงงานอุตสาหกรรมกำลังพัฒนา เป็นต้น

3.4 กำหนดรายละเอียดและค่าตอบแทนเฉพาะตำแหน่งให้ชัดเจน

3.5 แน่ใจว่าบรรจุบุคคลตรงกับตำแหน่งที่ว่างทุกตำแหน่ง หมายถึงการให้บุคคลทำงานตรงกับความรู้ความสามารถเพื่อให้เขาพอใจ และใช้ความสามารถได้เต็มที่ สามารถวางแผนและปรับปรุงตนเองได้ ตลอดจนทำให้มีความรู้สึกที่ดีต่อผู้บังคับบัญชา

4. มนุษยสัมพันธ์กับการมอบหมายหน้าที่

การทำงานจะต้องการแบ่งงานกันทำการมอบหมายหน้าที่เป็นการเริ่มต้นของการจัดการ การมอบหมายหน้าที่เป็นการมอบพันธะในการปฏิบัติงานให้แก่ผู้ใต้บังคับบัญชา ผู้บังคับบัญชาจะต้องมอบหมายหน้าที่ให้แก่ผู้ใต้บังคับบัญชามากที่สุดเพื่อตนเองจะได้มีเวลาในการวางแผน และวางโครงการต่าง ๆ ในอนาคต การมอบหมายหน้าที่จะมอบพร้อมกับอำนาจ แต่การมอบอำนาจนั้นเป็นงานที่ยากที่สุดสำหรับผู้บริหาร

ทั้งนี้เพราะปัญหาบางประการในผู้บังคับบัญชาบางคนกระจายงานไม่เป็น บางคนก็ไม่ไว้วางใจผู้ร่วมงาน ไม่ยอมเสี่ยงต่อความผิดพลาด บางคนรู้สึกอึดอัดใจที่ผู้ร่วมงานทำงานเชื่องช้าไม่ทันใจ จึงไม่ยอมมอบงาน บางคนก็ไม่รู้จักความสามารถของผู้ร่วมงานทำให้มอบหมายงานไม่เหมาะสม หากผู้บังคับบัญชาไม่มอบหน้าที่ย่อมจะประสบความสำเร็จยากนอกจากนี้ผู้ใต้บังคับบัญชาอาจจะไม่พอใจ เมื่อได้รับการมอบหมายหน้าที่ที่ไม่เหมาะสมหรือไม่ได้รับมอบหมายหน้าที่ที่ตนเองรับผิดชอบอยู่ ผู้บังคับบัญชาจะต้องใช้หลักมนุษยสัมพันธ์ในการมอบหมายหน้าที่ดังนี้

4.1 รู้จักและเข้าใจผู้ใต้บังคับบัญชา คือ รู้จักความรู้ความสามารถสติปัญญาความต้องการทัศนคติ เป็นต้น การรู้จักและเข้าใจเพื่อนร่วมงานจะเป็นขั้นพื้นฐานในการมอบหมายหน้าที่ที่เหมาะสม

4.2 มอบหมายงานให้เหมาะสมกับความรู้ ความสามารถ และความพอใจของผู้ใต้บังคับบัญชา เช่น ให้คนที่ชอบสังคม ชอบพูดคุย

4.3 ชอบบริการทำหน้าที่ประชาสัมพันธ์แทนการจดบันทึกข้อมูลเป็นต้น

4.4 เปิดโอกาสให้ผู้ใต้บังคับบัญชาเลือกงานเอง ตัวอย่างเช่น มีตำแหน่งว่าง 2ตำแหน่ง คือ พิมพ์ดีดกับประชาสัมพันธ์ สมศรีพนักงานเก่าที่ทำหน้าที่พิมพ์ดีดได้ดีพอใช้แต่ผู้จัดการสังเกตเห็นว่าสมศรีชอบรับโทรศัพท์ ชอบต้อนรับแขกที่มาติดต่อชมสมศรีว่ามีอัธยาศัยและมีน้ำใจ ดังนั้นสมศรีจึงพิมพ์งานเสร็จช้าเสมอ เมื่อมีตำแหน่งประชาสัมพันธ์ว่างลง ผู้บังคับบัญชาควรให้สมศรีเลือกระหว่างการเป็นพนักงานพิมพ์ดีดกับการเป็นพนักงานประชาสัมพันธ์ ในกรณีนี้ถ้าสมศรีเลือกงานประชาสัมพันธ์ ผู้บริหารก็ต้องยอมและเปิดรับสมัครพนักงานพิมพ์ดีดใหม่และมีความรู้สึกที่ดีต่อผู้ใต้บังคับบัญชา เลือกงานที่เขาชอบนั้นจะช่วยให้เขาทำงานได้ดี และมีความรู้สึกที่ดีต่อผู้บังคับบัญชาด้วย

4.5 ให้ผู้ใต้บังคับบัญชายอมรับและเข้าใจการมอบหมายงาน คือมอบหมายงานพร้อมทั้งอธิบายขยายความให้ผู้ใต้บังคับบัญชาเข้าใจว่า ต้องการอะไร อย่างไร เมื่อไร และให้ผู้ใต้บังคับบัญชาทวนคำสั่งถึงลักษณะงานที่ต้องรับผิดชอบเพื่อให้เข้าใจตรงกัน

4.6 มอบงานพร้อมทั้งมอบความรับผิดชอบ และอำนาจในการสั่งงานแก่ผู้บังคับบัญชาที่ต่ำกว่า บ่อยครั้งที่ผู้บังคับบัญชาระดับสูงมอบหน้าที่ความรับผิดชอบ แต่มิได้มอบอำนาจในการสั่งการ ผู้รับงานจึงเกิดความท้อแท้ใจ และไม่อยากทำงาน

4.7 ควรมอบงานให้กระจายทั่วถึงทุกคน

4.8 เมื่อมอบหมายงานแล้วก็ปล่อยให้เขาทำงานอย่างอิสระ คือต้องให้เกียรติและยอมรับความสามารถว่าเขาต้องทำได้สำเร็จ ดังนั้นจึงควรดูแลอยู่ห่าง ๆ

4.9 ต้องบอกให้ผู้ใต้บังคับบัญชาทราบอย่างชัดเจนว่า ต้องการผลการปฏิบัติอย่างไร

เพื่อให้ผู้รับมอบงานปฏิบัติได้ถูกต้อง

4.10 ผู้ปฏิบัติงานควรได้รับการฝึกทักษะให้เหมาะสมกับงาน ทั้งนี้เพราะมีการเปลี่ยนแปลงได้ ส่วนงานมีความคงที่ กรณีของสมศรีในข้อ 4.4 เมื่อผู้บังคับบัญชาเห็นว่าสมศรีเหมาะกับงานประชาสัมพันธ์และสมศรีก็ชอบเช่นนั้น ผู้บังคับบัญชาควรให้สมศรีได้มีการฝึกฝนงานเพิ่มเติมเพื่องานจะได้มีประสิทธิภาพขึ้น

4.11 มีการดูแลและติดตามผล เช่น ตรวจสอบดูว่า งาน ส่วนใดเสร็จแล้ว เสร็จตามกำหนดหรือไม่ เป็นไปตามมาตรฐานที่วางไว้หรือไม่ พร้อมทั้งพิจารณาว่าวิธีการทำงานนั้นเหมาะสมหรือควรเปลี่ยนแปลง การติดตามผลจะทำให้ผู้ใต้บังคับบัญชามีความตื่นตัวในการทำงาน

การมอบหมายหน้าที่ทำให้ผู้ใต้บังคับบัญชาเกิดความภาคภูมิใจที่ได้รับความไว้วางใจ การมอบหมายหน้าที่จะเป็นการเปิดโอกาสให้ผู้ใต้บังคับบัญชาได้แสดงความสามารถ มีความรับผิดชอบและมีโอกาสสร้างสรรค์งาน การมอบหมายงานที่กล่าวมาข้างต้นจะช่วยเพิ่มสัมพันธภาพที่ดีระหว่างผู้บังคับบัญชากับผู้ร่วมงานอีกด้วย

5. มนุษยสัมพันธ์กับการสั่งงาน

การสั่งงานเป็นการติดต่อสื่อสารวิธีหนึ่งจุดประสงค์ของการสั่งงาน คือ การให้ผู้รับคำสั่งทำตามที่ผู้สั่งต้องการ การสั่งงานจะบรรลุเป้าหมายหรือไม่ขึ้นอยู่กับการใช้มนุษยสัมพันธ์ในการสั่งงานของผู้บังคับบัญชาทั้ง 3 ขั้นตอน คือ ออกคำสั่ง ทบทวนผลงาน ให้ผลตอบแทน ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้

5.1 การออกคำสั่งให้บรรลุเป้าหมายนั้น ต้องอาศัยมนุษยสัมพันธ์และศิลปะหลายประการ ดังนี้

5.1.1 ควรออกคำสั่งที่เป็นไปได้ คือ เป็นคำสั่งที่ปฏิบัติได้ เช่น การจะสั่งให้พนักงานทำงานอย่างมีประสิทธิภาพนั้นจะต้องให้เครื่องมือที่ดีใหม่ และมีประสิทธิภาพงานไม่ยากเกินไป ให้ทำในเวลาที่เหมาะสม

5.1.2 ก่อนสั่งงานใด ๆ ผู้บริหารควรมีการวางแผนในการสั่งงานว่าจะให้ผู้ใต้บังคับบัญชาทำอะไร และควรคิดให้รอบคอบก่อนออกคำสั่งจะทำให้การออกคำสั่งแน่นอนชัดเจน

5.1.3 ควรเป็นคำสั่งเชิงขอร้องเพื่อให้เห็นว่าผู้รับคำสั่งมีความ สำคัญสำหรับงานนี้ เช่น คุณช่วยทำงานให้ผมหน่อยนะ ถ้าคุณไม่ช่วยงานนี้คงไม่เสร็จแน่ ๆ หรือออกคำสั่งเชิงปรึกษา เช่น คุณคิดว่าเราควรออกไปสำรวจตลาดตอนนี้ดีไหม คุณช่วยเตรียมคนเก็บข้อมูลไว้ได้เลยนะ ผมเห็นว่าคุณเชี่ยวชาญในเรื่องนี้มาก

5.1.4 ควรสั่งงานทีละอย่าง เพื่อป้องกันการสับสน ผู้บังคับบัญชาควรสั่งงานทีละอย่าง ลำดับคำสั่งเป็นขั้นตอน และเปิดโอกาสให้ซักถามได้

5.1.5 ควรออกคำสั่งในลักษณะเชิญชวนและแนะนำให้กระทำ เช่น ผู้บังคับบัญชาต้องการจะปรับแผนการรับบุคคลเข้าทำงาน ควรพูดว่า "ผมว่าเราน่าจะปรับแผนการรับบุคคลเข้าทำงานให้เข้ากับสภาพปัจจุบันนะ เราน่าจะรับสมัครคนเป็น 2 ระยะ และส่งคนไปติดต่อกับแผนกแนะแนวของสถาบันการศึกษาต่าง ๆ บ้าง เพื่อจะได้คนดี ๆ มาทำงานดีไหมครับ" การออกคำสั่งเช่นนี้ย่อมมีประสิทธิภาพเพราะเป็นการชี้ชวนให้เห็นว่าเป็นสิ่งที่น่าจะกระทำ

5.1.6 ถ้าผู้รับคำสั่งทำงานผิดพลาด ควรให้อภัยและช่วยกันหาสาเหตุของความผิดพลาด

5.2 การทบทวนผลงาน เมื่อออกคำสั่งไปแล้วควรมีการทบทวนผลงานเพราะจะช่วยให้ผู้ใต้บังคับบัญชามองเห็นปัญหา ข้อบกพร่อง และจะได้หาแนวทางในการแก้ไข การทบทวนผลงานมีวิธีปฏิบัติดังนี้

5.2.1 ผู้บังคับและผู้ใต้บังคับบัญชาตกลงกันว่าในระยะ 3 เดือน หรือ 6 เดือนข้างหน้าผู้ใต้บังคับบัญชาทำอะไรบ้าง ผลเป็นอย่างไร

5.2.2 หลังจากระยะเวลา 3 เดือน หรือ 6 เดือน ผู้บังคับบัญชากับผู้ใต้บังคับบัญชาปรึกษากันว่าผลงานใดบรรลุเป้าหมาย หรือไม่บรรลุเป้าหมายผลงานใดดีเลิศ ทำไปดีเลิศ และผลงานใด ไม่ดีเพราะเหตุใด มีทางแก้ไขหรือไม่

5.2.3 ผู้บังคับบัญชา หาทางช่วยเหลือโดยเปิดโอกาสให้มีการปรึกษาหารือได้การปรึกษาหารือเป็นการเปิดโอกาสให้มีการถกเถียงปัญหา ผู้บังคับบัญชามีโอกาสรับฟังและใกล้ชิดพนักงานและมีมนุษยสัมพันธ์ที่ดีต่อกันยิ่งขึ้น

5.3.4 การให้ผลตอบแทนผู้บังคับบัญชายึดหลักว่า " ให้ในสิ่งที่เขาต้องการและว่าเราจะได้ในสิ่งที่ต้องการ" การให้ผลตอบแทนจึงเน้นการให้ในสิ่งที่บุคคลพอใจเมื่อเขาทำงานตามคำสั่งได้ถูกต้อง และผลงานออกมามีประสิทธิภาพ การให้ผลตอบแทนมี 2 ลักษณะ คือ การให้รางวัลและการลงโทษ ซึ่งต้องทำอย่างเหมาะสมจึงจะก่อให้เกิดผลดี

6. มนุษยสัมพันธ์ในการให้รางวัลและการลงโทษ

6.1 การใช้หลักมนุษยสัมพันธ์ในการให้รางวัล การให้รางวัล ได้แก่ การให้คำชมเชยให้ความสนใจ ให้สิ่งของ เงินทอง ตำแหน่งหน้าที่หรือให้บริการพิเศษ เป็นต้น ใช้หลักมนุษยสัมพันธ์ในการให้รางวัล ดังนี้

6.1.1 ให้รางวัลทันทีที่พนักงานกระทำความดี หรือทำงานสำเร็จ

6.1.2 ไม่ให้รางวัลพร่ำเพรื่อเพราะการให้รางวัลพร่ำเพรื่อทำให้รางวัลหมดประสิทธิภาพ

6.1.3 ให้รางวัลอย่างเหมาะสมแก่ผลงาน ถ้าผลงานใดทำให้องค์การประสบความสำเร็จสูงก็ให้รางวัลที่มีคุณค่าสูง

6.1.4 ในกรณีที่มีรางวัลจำกัดการพิจารณาจะต้องมีความยุติธรรม เช่น มีตำแหน่งว่างตำแหน่งเดียวแต่มีคนหลายคน ผู้บังคับบัญชาต้องพิจารณาคุณสมบัติผู้สมควรได้รับตำแหน่งอย่างรอบคอบ และแจ้งให้ผู้อื่นทราบเหตุผลอย่างชัดเจน

6.1.5 ให้รางวัลที่สอดคล้องกับความต้องการของผู้ใต้บังคับบัญชา เพื่อให้ทราบว่าแต่ละคนต้องการอะไร และให้สิ่งนั้นแก่เขา

6.2 การใช้หลักมนุษยสัมพันธ์ในการลงโทษ มีดังนี้

6.2.1 มีหลักฐานแน่ชัดว่าพนักงานทำผิดจริง นอกจากคำบอกเล่าแล้วผู้บังคับบัญชาจะต้องสังเกตเห็น หรือมีข้อมูลยืนยันว่าผู้ใต้บังคับบัญชาทำผิดจริง

6.2.2 ต้องระบุให้ชัดเจนว่า ความผิดเช่นไรควรได้รับโทษอย่างไร การชี้แจงเช่นนี้จะทำให้พนักงานระมัดระวัง และเกิดความรู้สึกที่ดีต่อผู้บังคับบัญชาด้วย

6.2.3 ลงโทษทันทีที่แน่ใจว่าพนักงานทำผิด ในการลงโทษควรบอกพนักงานด้วยว่าเขาถูกลงโทษด้วยความผิดใด และการลงโทษต้องกระทำอย่างมีเหตุผลไม่ใช้อารมณ์

6.2.4 มีความยุติธรรม คนที่ทำความผิดเดียวกันย่อมได้รับและมีโทษเท่ากัน

การลงโทษมีหลายรูปแบบ เช่น ตำหนิ ให้พักงาน ลดเงินเดือน ตัดเงินเดือน ไล่ออก เป็นต้น การลงโทษสถานเบาที่ใช้บ่อย ได้แก่ การตำหนิ ซึ่งต้องใช้ศิลปะในการตำหนิ

6.3 ศิลปะในการตำหนิ การใช้ศิลปะในการตำหนิและการวิจารณ์เชิงสร้างสรรค์

6.3.1 มีการตรวจสอบให้แน่ชัดว่าความผิดพลาดนั้นเกิดจากใครหรือสิ่งใด จากผู้บริหาร ผู้ร่วมงาน เครื่องมือที่ใช้ หรือสภาพแวดล้อม ไม่ด่วนตำหนิผู้ร่วมงานโดยไม่ทราบถึงสาเหตุ

6.3.2 ถ้าจะตำหนิผู้ใดต้องตำหนิเป็นการส่วนตัว โดยเรียกไปพบในห้องส่วนตัวที่ไม่มีใครู้เห็น ไม่ควรตำหนิผู้ร่วมงานต่อหน้าคนอื่น เพราะจำทำให้ผู้ที่ถูกตำหนิรู้สึกอับอายและเสียศักดิ์ศรี

6.3.3 ก่อนตำหนิควรให้คำชมคุณลักษณะที่ดีของเขาก่อน แล้วจึงกล่าวถึงพฤติกรรมที่ไม่เหมาะสม

6.3.4 ตำหนิด้วยใจเป็นกลางและเที่ยงธรรม ไม่ควรตำหนิด้วยอคติ หรือเพราะความเกลียดชัง ซึ่งจะทำให้การตำหนินั้นรุนแรงเกินความเป็นจริง

6.3.5 ก่อนตำหนิควรจะพิจารณาว่างานที่มอบหมายให้นั้น เหมาะสมกับความสามารถของผู้ร่วมงานหรือไม่ ถ้าผิดพลาดเพราะงานยากเกินไปก็ควรได้รับการอภัย

6.3.6 น้ำเสียงที่ใช้ในการตำหนิควรราบเรียบ ไม่ควรใช้น้ำเสียงที่แสดงอารมณ์ และควรแสดงความคิดเห็นว่าความผิดพลาดที่เกิดขึ้นนั้นเป็นเรื่องธรรมดา การทำให้ผู้ร่วมงานรู้สึกว่าความผิดพลาดเป็นเรื่องธรรมดา วิธีหนึ่ง คือการกล่าวถึงความผิดของตนเองก่อนเพื่อให้ผู้ร่วมงานเห็นว่า ใคร ๆ ก็ทำผิดพลาดได้

6.3.7 ตำหนิด้วยความบริสุทธิ์ใจและจริงใจ ให้ผู้ร่วมงานรู้สึกว่าเป็นการตำหนิด้วยความหวังดี

6.3.8 อธิบายพฤติกรรมที่เกิดขึ้นจริง ๆ ว่าเขาทำผิดอะไร แทนการประเมินว่าเขาดีหรือไม่ดี ถูกหรือผิด

6.3.9 เมื่อตำหนิแล้ว ควรเสนอแนวทางในการแก้ไข

6.3.10 เมื่อตำหนิแล้ว ผู้ที่ถูกตำหนิได้ตรวจสอบความเข้าใจว่าตนเข้าใจอย่างไร นั่นคือบางครั้งผู้บริหารทำไปด้วยความหวังดี แต่ถ้าผู้ร่วมงานเข้าใจผิดก็ทำให้เสียสัมพันธภาพ

6.3.11 ถ้าผู้ร่วมงานทำผิดในเรื่องเดียวกันซ้ำ ๆ จงพูดให้กำลังใจ

6.3.12 ใช้คำพูดสุภาพ นุ่มนวล ไม่ใช้คำพูดหยาบกระด้าง ประชดประชัน

7. มนุษยสัมพันธ์กับการควบคุมงาน

การควบคุมงาน หมายถึง การทำให้เกิดการประสานงานระหว่างหน่วยงาน เพื่อให้หน่วยงานปฏิบัติงานของตนสำเร็จตามที่ได้รับมอบหมาย ผู้บริหารที่มีหน้าที่ควบคุมงานไม่สามารถปฏิบัติหน้าที่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ถ้าไม่มีความรู้เกี่ยวกับธรรมชาติของคน อุปนิสัยใจคอ และความต้องการ วิธีการควบคุมงาน ประกอบด้วย การกำหนดผลงานที่ต้องการ การหาวิธีการที่จะทราบว่างานดำเนินไปเพียงไร การนำผลงานที่ปฏิบัติไปแล้วมาเปรียบเทียบกัน และการตรวจสอบว่าการปฏิบัติงานอยู่ในขอบเขตแห่งอำนาจหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายหรือไม่ ถ้าปฏิบัติงานอยู่นอกขอบเขตที่วางไว้ก็หาทางแก้ไข การใช้หลักมนุษยสัมพันธ์ในการควบคุมงาน มีดังนี้

7.1 ผู้บริหารต้องมีความรู้ในเรื่องที่ปฏิบัติอย่างดี ทั้งวิธีการและในเรื่องวัสดุอุปกรณ์

7.2 ควรระลึกอยู่เสมอว่าตนไม่ใช่นายแต่เป็นเพื่อนร่วมงาน การควบคุมงานจึงเป็นในรูปของการแนะนำตักเตือน

7.3 กำหนดผลงานอย่างชัดเจน ถูกต้อง และทำในเวลาที่เหมาะสม

7.4 เป้าหมายของการทำงานอย่างชัดเจน เฉพาะเจาะจง และมีทางเป็นไปได้ และควบคุมงานให้อยู่ในขอบเขตของเป้าหมาย

7.5 มอบหมายงานและมอบอำนาจในการดำเนินงาน

7.6 กำหนดระบบรายงานให้ชัดเจนว่า ผู้ปฏิบัติการจะต้องรายงาน ด้วยวาจาหรือลายลักษณ์อักษร

7.7 มีแผนภูมิแสดงงานที่มอบหมาย แผนภูมิการบริหารงานที่แสดงสายบังคับบัญชา และแผนภูมิเปรียบเทียบงานตามระยะเวลาในการบริหารงาน

7.8 ผู้ตรวจและควบคุมงาน ควรเป็นที่พึ่งของผู้ปฏิบัติงานได้ โดยให้ความช่วยเหลือแนะนำแทนการจับผิด

8. มนุษยสัมพันธ์กับการฝึกอบรม

การบริหารงานให้บรรลุเป้าหมายและมีประสิทธิภาพ ย่อมจะต้องประกอบไปด้วยบุคลากรที่มีประสิทธิภาพ มีสมรรถภาพ โดยได้รับการฝึกอบรม เพื่อเพิ่มพูนสมรรถภาพในการทำงานต้องใช้หลักมนุษยสัมพันธ์ ดังนี้

8.1 เปิดโอกาสให้บุคลากรทุกคน ได้รับการฝึกอบรมเพื่อเพิ่มสมรรถภาพในเวลาเดียวกันหรือแตกต่างกัน ถ้าหากการฝึกอบรมใดเป็นการร้องขอของบุคลากร ผู้บริหารควรอนุญาต

8.2 ระบุจุดประสงค์ กระบวนการ สถานที่ฝึกอบรมให้ชัดเจน แน่นอน เพื่อที่ผู้ที่เข้าฝึกอบรม จะได้เข้าใจเป็นเบื้องต้น

8.3 บอกให้ชัดเจนว่าต้องการให้บุคคลระดับใด แผนกใด เป็นผู้เข้าฝึกอบรม

8.4 ให้งบประมาณสนับสนุนการฝึกอบรมอย่างเพียงพอ

8.5 ถ้าหากเป็นการฝึกอบรมที่พิเศษเฉพาะบางคน ผู้บริหารควรจัดสรรผู้เข้าฝึกอบรมอย่างยุติธรรม

8.6 เตรียมวิทยากรที่มีความรู้ความสามารถที่ให้ความรู้ตรงกับงาน สามารถนำความรู้ที่ได้รับไปใช้ปฏิบัติงานได้

8.7 ควรให้บุคลากรได้รับการฝึกอบรมหลายรูปแบบ เช่น บรรยาย อภิปราย บทบาทสมมติ เป็นต้น

8.8 ควรให้บุคลากรที่ทำผิดกฎระเบียบ เช่น ขาดงานบ่อย มาสายเป็นประจำ หรือทำงานไม่ได้มาตรฐาน เข้ารับการฝึกอบรมแทนการได้รับโทษ จะทำให้มนุษยสัมพันธ์ระหว่างผู้บริหารกับบุคลากรดีขึ้น

9. มนุษยสัมพันธ์กับการร่วมมือในการทำงาน

การบริหารงานโดยการใช้อำนาจและอิทธิพลของผู้บริหารนั้นมีขอบเขตจำกัดเฉพาะผู้บริหารที่มีภาวะผู้นำสูงเท่านั้น ดังนั้น การบริหารด้วยการสร้างความร่วมมือ จึงเป็นวิธีการบริหารวิธีหนึ่งที่มีประสิทธิภาพ การสร้างความร่วมมือ คือ การทำให้ผู้ร่วมงานร่วมมือกันทำงาน ถ้าทุกคนร่วมมือกัน งานทุกอย่างจะดำเนินไปได้โดยไม่ต้องมีการควบคุมดูแลมากนัก ความร่วมมือเกิดจากความพอใจ ดังนั้น ผู้บริหารควรสร้างความพอใจให้เกิดขึ้นกับผู้ร่วมงาน ดังนี้

9.1 สร้างความเป็นมิตร

9.2 ให้ทำงานเป็นกลุ่มหรือทีมงาน

9.3 บรรจุคนให้เหมาะสมกับงาน

9.4 ระบุอำนาจหน้าที่ชัดเจน

9.5 มีระบบการติดต่อสื่อสารที่ดี

9.6 นโยบาย วัตถุประสงค์ วิธีการดำเนินการที่ดี มีเหตุผล และสามารถปฏิบัติได้

9.7 มีระบบการควบคุมที่ดี

9.8 ผู้บริหารให้การสนับสนุนผู้ร่วมงาน เช่น ให้ความช่วยเหลือในการทำงาน สนองความต้องการ ให้ร่วมในการตัดสินใจในการทำงาน เป็นต้น

10. มนุษยสัมพันธ์กับการบริหารโดยอาศัยกลุ่ม

ผู้บริหารที่ฉลาด มักจะใช้วิธีการบริหารโดยใช้กลุ่มหรือทีมงาน ทำให้สามารถดำเนินกิจการได้อย่างมีประสิทธิภาพ คือ ใช้ต้นทุนต่ำที่สุด มีอัตราคนย้ายเข้าออกน้อยที่สุด ผู้ปฏิบัติงานมีขวัญกำลังใจ พอใจในการปฏิบัติงาน และมีความสุขมากที่สุด เพราะเกิดความรู้สึกว่าได้รับความสำเร็จและความภาคภูมิใจ ผลที่เกิดขึ้นคือ เกิดเป็นกลุ่มสังคมที่ไม่เป็นทางการ เกิดการควบคุมการทำงานกันเอง

บุคคลที่ปฏิบัติงานเป็นกลุ่มได้รับความสำเร็จ ในขณะเดียวกันกลุ่มก็ต้องการได้รับการสนับสนุนให้สมาชิกแต่ละคนประสบความสำเร็จด้วย แต่ละคนในกลุ่มก็ต้องสร้างสัมพันธภาพที่ดีต่อกัน ผู้บริหารจึงสร้างกลุ่มปฏิบัติงานที่มีประสิทธิภาพให้เกิดขึ้น การบริหารโดยอาศัยกลุ่ม คือ

10.1 การปฏิบัติงานเป็นกลุ่ม

ผู้บริหารในฐานะประธานสร้างกลุ่มในการปฏิบัติงาน โดยจัดให้มีการประชุมหัวหน้างานอยู่เสมอ เพื่อหาทางแก้ปัญหาที่เกิดขึ้น และใช้หลักมนุษยสัมพันธ์โดยการเปิดโอกาสให้ทุกคนมีสิทธิที่จะเสนอปัญหา ทุกแผนกเปิดโอกาสให้ทกคนมีสิทธิที่จะเสนอปัญหาในการทำงานร่วมกัน ในการประชุมประธานไม่จำเป็นต้องดำเนินการประชุมเองทั้งหมด มีการประชุมกันเอง พัฒนางานกันเอง เพื่อให้ทุกคนมีความรู้สึกเป็นอิสระ เป็นเจ้าของ ทุกคนมีโอกาสทำงาน และได้รับผลสำเร็จ คือความเป็นมิตร ความมั่นคงปลอดภัย ความรักใคร่ เห็นอกเห็นใจกัน สำหรับผู้บริหารก็มีภารกิจน้อยลง

10.2 การวินิจฉัยสั่งการกลุ่ม

ในการปฏิบัติงานกลุ่ม รองประธาน หรือหัวหน้าฝ่ายต่าง ๆ จะต้องร่วมกันค้นคว้าเพื่อวินิจฉัยปัญหาที่เกิดขึ้น ทำให้เกิดความใกล้ชิดสนิทสนมกันยิ่งขึ้น ในกรณีที่ผู้บริหารมีภารกิจมาก รองประธานช่วยปฏิบัติงานเป็นครั้งคราว โดยไม่มีการแย่งอำนาจกัน การวินิจฉัยสั่งการเกิดขึ้นเป็นกลุ่มในลักษณะที่พ้องต้องกัน ผู้บริหารจะต้องเป็นทั้งผู้นำกลุ่มและเป็นสมาชิกคนหนึ่งของกลุ่ม จึงนับได้ว่าการสั่งการเกิดขึ้นโดยกลุ่ม การสั่งการเช่นนี้จึงมีประสิทธิภาพมาก

11. มนุษยสัมพันธ์กับการสร้างขวัญและกำลังใจ

การสร้างขวัญและกำลังใจ นับว่าเป็นแนวทางหนึ่งในการสร้างความร่วมมือ เพราะคนที่มีขวัญและกำลังใจดี ย่อมมีสภาพจิตที่เป็นสุข พร้อมจะให้ความร่วมมือในการปฏิบัติงาน

ขวัญ หมายถึง ภาวะทางจิตใจที่แสดงออกในลักษณะใดลักษณะหนึ่ง ทั้งที่น่า
พึงปรารถนาและไม่พึงปรารถนา เช่น มีความสุข มีชีวิตชีวา มีความกระตือรือร้น มีความสุข ความ
เบื่อหน่าย เป็นต้น ขวัญของบุคคลในองค์การ มีส่วนทำให้บุคคลทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทำให้บุคคลมีกำลังใจ มีความพร้อม และมีความกระตือรือร้นที่จะทำงาน คนที่มีความสามารถสูง มีความรับผิดชอบ มีความฉลาด มีความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ มีขวัญกำลังใจในการทำงาน จะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ส่วนคนที่มีความสามารถ มีความรับผิดชอบ มีความฉลาด มีความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ แต่ไม่มีขวัญและกำลังใจในการทาน ย่อมทำให้การทำงานด้อยประสิทธิภาพลง ลักษณะของคนที่ขาดขวัญ และวิธีสร้างขวัญในการทำงาน มีดังนี้

11.1 ลักษณะของคนที่ขาดขวัญในการทำงาน

11.1.1 มีลักษณะเฉื่อยชา เกียจคร้าน มาทำงานสาย มีลักษณะเย็นชา
น่าตาบึ้งตึง ไม่ชอบบริการผู้อื่น อารมณ์หงุดหงิด ถ้าเป็นมาก ๆ จะมีอาการกระด้าง ก้าวร้าว

11.1.2 มีการเข้าและออกจากองค์การบ่อย ๆ ทำให้องค์การต้องเสียค่าใช้จ่ายในการรับคนเข้าทำงานอยู่เสมอ

11.1.3 คนที่ขาดขวัญนอกจากจะหมดกำลังใจในการทำงานแล้ว ยังไม่มีความพอใจ โกรธแค้น ดังนั้น เมื่อทำอะไรมักจะประชดประชัน แกล้งวางสิ่งของเครื่องใช้ด้วยอารมณ์รุนแรง ขว้างปาสิ่งของเมื่อมีอารมณ์ไม่ดี

11.1.4 มีการเรียกร้องสิ่งตอบแทนเล็ก ๆ น้อย ๆ ทำให้ผู้บริหารเดือดร้อน

11.1.5 มีการจับกลุ่มวิพากษ์วิจารณ์และต่อต้านการทำงานของผู้บริหาร

11.1.6 มักจะสนใจผลระโยชน์ภายนอก หาโอกาสไปทำงานข้างนอก โดยแอบเอาเวลาทำงานไปทำงานส่วนตัว หรือไปสืบหางานใหม่

11.2 วิธีสร้างขวัญในการทำงาน ถ้าผู้ร่วมงานขาดขวัญและทำให้องค์การเกิดความเสียหาย ดังนั้นผู้บริหารควรจะสร้างขวัญให้เกิดขึ้นแก่ผู้ร่วมงาน

11.2.1 ศึกษาสาเหตุของการขาดขวัญในการทำงานของผู้ร่วมงาน ซึ่งอาจเกิดจากการติดต่อสื่อสารในองค์การไม่ดี สภาพการทำงานไม่ดี เช่น เครื่องมือเครื่องใช้ไม่พอ บรรยากาศการทานไม่ดี เช่น มีการแก่งแย่งชิงดีกัน ไม่ได้รับความเป็นธรรม เช่น จ่ายค่าจ้างไม่เหมาะสม ไม่พอใจตำแหน่งที่ได้รับ ผู้บริหารไม่มีประสิทธิภาพ ดการยอมรับจากผู้บริหารระดับสูงหรือผู้ร่วมงาน ผู้ปฏิบัติงานบางคนมีความสามารถสูง แต่ผู้บริหารมีอคติ มีการเล่นพรรคเล่นพวก มีระเบียบกฎเกณฑ์ที่เคร่งครัดจนเกินไป ไม่มีการยืดหยุ่นจนทำให้ขาดความคล่องตัวในการทำงาน หรืออาจจะเกิดจากปัญหาส่วนตัว เช่น สุขภาพไม่ดี มีปัญหาด้านการเงิน สภาพแวดล้อมในครอบครัวไม่ดี บ้านอยู่ไกลที่ทำงาน การคมนาคมไม่สะดวก เป็นต้น

11.2.2 การแก้ไขสาเหตุที่ทำให้บุคคลขาดขวัญในการทำงาน

(1) จัดให้มีการสื่อสารที่ดี โดยให้มีการสื่อสารทั่วทุกแผนกในองค์การ เช่น มีโทรศัพท์ภายใน มีการออกข่าวประชาสัมพันธ์ทุกวัน มีโทรศัพท์สาธารณะให้ใช้ในกิจธุระส่วนตัว

(2) จัดให้มีเครื่องมือเครื่องใช้อย่างเพียงพอ เครื่องมือต้องอยู่ในสภาพที่ดีเสมอ ถ้าเครื่องมือเครื่องใช้เสีย ควรซ่อมแซมให้ใช้การได้ทันที

(3) ควรเอาใจใส่ผู้ร่วมงาน ไม่ให้มีการแข่งขันทำให้ผู้ชนะดีใจ ผู้แพ้เสียใจ และเกิดความอิจฉาริษยา ไม่เปิดโอกาสให้มีการเอาเปรียบกัน ควรชี้ให้เห็นว่าการเอาเปรียบกันเป็นสิ่งไม่เหมาะไม่ควร วิธีการที่ควรใช้ ได้แก่ การจัดกิจกรรมกลุ่มสัมพันธ์ให้แก่บุคลากร เป็นต้น

(4) ให้ความเป็นธรรมแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา เช่น แบ่งงานให้เหมาะสมกับตำแหน่ง แบ่งงบประมาณอย่างเป็นธรรม และพิจารณาให้ผลประโยชน์อย่างเป็นธรรม และทั่วถึง

(5) มอบงานและตำแหน่งให้ตรงกับความรู้ ความสามารถ และความพอใจ

(6) ผู้บริหารควรสำรวจตัวเอง ปรับปรุงตนเองให้มีประสิทธิภาพอยู่เสมอ เช่น ศึกษาวิธีการทำงานจากหนังสือ ตำรา แหล่งข้อมูลสารสนเทศทางอินเทอร์เน็ตที่มีความเชื่อถือได้ เข้ารับการฝึกอบรม เป็นต้น

(7) ให้สวัสดิการแก่ผู้ร่วมงานตามความต้องการและเพียงพอ

(8) แสดงการยอมรับผู้ร่วมงาน เช่น ยอมรับฟังความคิดเห็น ยอมรับพฤติกรรมบางอย่างที่ผิดแปลกแตกต่างไปจากผู้อื่น เช่น พฤติกรรมก้าวร้าว พฤติกรรมที่แสดงความเห็นแก่ตัว ให้ขณะเดียวกันก็พยายามชี้ให้เห็นว่าพฤติกรรมเช่นนั้นเป็นสิ่งที่ไม่เหมาะสม

(9) กฎเกณฑ์ ข้อคับบัง องค์การควรมีการยืดหยุ่น ผู้บริหารควรเข้าใจว่ามนุษย์ย่อมมีความเปลี่ยนแปลงตลอดเวลาตามสภาพแวดล้อม กฎเกณฑ์บางอย่างควรมีการยกเว้นในบางสถานการณ์ เพื่อให้เกิดความคล่องตัวในการทำงาน และทำให้อิสระในการสร้างสรรค์สิ่งต่าง ๆ

(10) ถ้าการขาดขวัญเกิดจากปัญหาส่วนตัว ผู้บริหารจะต้องช่วยให้ปัญหาเบาบางลง เช่น ปัญหาการอยู่ไกล การคมนาคมไม่สะดวก ก็ควรจัดรถรับส่ง หรือปัญหาด้านการเงิน ก็อาจจะหางานพิเศษให้ทำ เป็นต้น

12. มนุษยสัมพันธ์กับการสร้างแรงจูงใจในการทำงาน

การสร้างแรงจูงใจในการทำงาน หมายถึง การใช้ศิลปะในการกระตุ้นให้ผู้ร่วมงานกระตือรือร้น มีความพยายามในการทำงานโดยใช้สิ่งจูงใจ

สิ่งสูงใจ หมายถึง สิ่งเร้าหรือสิ่งล่อใจที่ทำให้บุคคลอยากทำงาน สิ่งจูงใจต่าง ๆ ได้แก่ เงินทอง สิ่งของ รางวัล เช่น บัตรกำนัล เบี้ยขยัน คำชมเชย การให้ความรัก การให้บริการที่ดี เป็นต้น สิ่งต่าง ๆ ดังกล่าวเรียกว่า สิ่งสูงใจภายนอก ส่วนแรงจูงใจภายใน หมายถึง แรงผลักดันที่เกิดขึ้นภายในตัวบุคคลที่กระตุ้นให้บุคคลอยากทำงาน แรงจูงใจภายในได้แก่ ความกระตือรือร้น ความต้องการ ซึ่งนับได้ว่า เป็นรากฐานของแรงจูงใจสำคัญ

การสร้างแรงจูงใจเป็นกิจกรรมหนึ่งในการสร้างมนุษยสัมพันธ์ ก่อนที่ผู้บริหารจะสร้างแรงจูงใจให้กับผู้ร่วมงาน ผู้บริหารควรรู้ความต้องการของผู้ร่วมงาน ว่าเขาต้องการอะไร แล้วเชื่อมโยงสิ่งนั้นกับงาน เช่น บุคคลต้องการเงิน ความปลอดภัย การยกย่องให้เกียรติ เป็นต้น ก็นำสิ่งเหล่านั้นมาควบคู่กับงาน คือต้องทำให้เขารู้ว่า ทำงานแล้วจะต้องได้สิ่งที่เขาต้องการ การใช้สิ่งจูงใจดังกล่าว นอกจากจะทำให้บุคคลทำงานแล้วยังทำให้บุคคคลพอใจงานหรือมีขวัญในการทำงานด้วย ในการูงใจนั้น ผู้บริหารควรศึกษาให้รู้ว่าความพึงพอใจงานของผู้ร่วมงาน คืออะไรบ้าง เกิดขึ้นเมื่อใด เพื่อประโยชน์ในการสร้างมนุษยสัมพันธ์ ดังนั้นการสร้างแรงจูงใจจึงประกอบด้วย การสร้างความพอใจในการทำงาน การสร้างแรงจูงในให้คนต้องการทำงาน และการสร้างแรงจูงใจด้วยการเพิ่มงาน ตลอดจนการใช้ศิลปะในการต้นรับผู้มาใหม่

12.1 การสร้างความพอใจในการทำงาน ความพอใจงานของบุคคลเกิดขึ้นใน 3 ลักษณะ คือ ความพอใจขณะทำงาน ความพอใจผลงาน และความพอใจผลตอบแทนที่เกิดจากการทำงาน ผู้บริหารควรจะได้สร้างความพอใจให้เกิดแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา ดังนี้

12.1.1 การสร้างความพอใจขณะทำงาน คือ การทำให้ผู้ร่วมงานเกิดความพอใจ และมีความสุขในการทำงาน วิธีสร้างความพึงพอใจให้เกิดขึ้นในขณะทำงาน มีดังนี้

(1) ออกแบบงานให้ผู้ร่วมงานพอใจ เช่น จัดให้ทำงานเป็นกลุ่ม ให้เลือกทำงานกับคนที่พอใจ มีการพักดื่มชา กาแฟ มีบรรยากาศที่เย็นสบาย สดชื่น สวยงาม มีแจกันดอกไม้ หรือไม้ประดับตามที่ต่าง ๆ ตามความเหมาะสม

(2) แต่ละหน่วยงานไม่ควรให้มีคนมากเกิดไป การให้มีคนมากเกินไป นอกจากจะทำให้เกิดการเกี่ยงงานกันแล้ว ยังทำให้ความสัมพันธ์ไม่แน่นแฟ้น ความร่วมมือน้อย ซึ่งอาจเป็นผลให้เกิดความขัดแย้งขึ้นได้

(3) ไม่ควรแบ่งงานให้ผู้ร่วมงานทำงานลักษณะเดียวซ้ำ ๆ ซึ่งจะส่งผลให้บุคคลเกิดความเบื่อหน่าย จำเจ ซ้ำซาก ขาดกำลังใจ เพราะไม่ได้ติดต่อสัมพันธ์กับผู้อื่น มองไม่เห็นความสำเร็จของงานทำให้ไม่มีความภาคภูมิใจในตนเอง แต่ควรให้ทำงานครบวงจร

(4) ควรมีการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกันระหว่างหน่วยงานต่าง ๆ โดยให้มีการประชุมปรึกษาหารือกรันระหว่างตัวแทนของแต่ละแผนก การเปิดโอกาสให้มีการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นทำให้ผู้ร่วมงานเกิดความรู้สึกว่าได้รับการยอมรับ

(5) ควรมีการกระจายอำนาจ ทำให้เกิดอิสรภาพในการทำงาน และก่อให้เกิดแรงจูงใจในการทำงานด้วย

(6) ผู้บริหารควรมีมนุษยสัมพันธ์ที่ดีกับผู้ร่วมงาน เช่น การดูแลเอาใจใส่ทุกคนอย่างทั่วถึง ให้ความช่วยเหลือตามสัญญา เป็นต้น

(7) ควรสร้างสายการบังคับบัญชาให้สั้น คือ ตำแหน่งต่าง ๆ อยู่ไม่ห่างจากผู้บริหารระดับสูงมากเกินไป

(8) จัดให้มีกิจกรรมกลุ่มสนใจ เช่น กลุ่มสันทนาการ กลุ่มทัศนาจร เป็นต้น

12.1.2 การสร้างความพอใจด้วยผลงาน การจะให้บุคคลพอใจผลงานนั้น คือ ต้องให้บุคคลพบกับความสำเร็จ เห็นความก้าวหน้าของงาน ซึ่งนำไปสู่ตำแหน่งที่สูงขึ้น การสร้างแรงจูงใจด้วยผลงาน มีดังนี้

(1) มอบงานง่าย ๆ ให้ผู้ร่วมงานทีละงาน แล้วเพิ่มงานให้มากขึ้น ยากขึ้นทีละน้อย ๆ ทำให้บุคคลได้รับความสำเร็จ

(2) บันทึกความก้าวหน้าของงานแต่ละงาน

(3) ให้ข้อมูลย้อนกลับทางวาจาและคำชมยแก่ผลงานที่สำเร็จ

(4) ควรมีการเลื่อนตำแหน่งให้แก่ผู้ที่ทำงานสำเร็จ ในการเลื่อนตำแหน่งนั้นควรระบุตำแหน่งให้ชัดเจน ประกาศให้ทุกคนทราบ หรือหากประกาศทางสื่อได้ก็เป็นสิ่งดี

(5) ประกาศผลงานให้เป็นที่ทราบทั่วกัน ทั้งในและนอกองค์การ

12.1.3 การสร้างความพอใจด้วยผลตอบแทนจากการทำงาน ทำได้หลายวิธี เช่นเดียวกับการสรางมนุษยสัมพันธ์ด้านสวัสดิการ ดังนี้

(1) จ่ายค่าตอบแทนเป็นเงิน ได้แก่ การจ่ายเงินเดือนหรือค่าจ้างที่เป็นเงินให้อย่างยุติธรรมและเหมาะสมกับตำแหน่ง หน้าที่ ลักษณะของงานและความรับผิดชอบ ถ้าหากการจ่ายค่าตอบแทนไม่ยุติธรรม ผู้ร่วมงานอาจจะไม่พอใจ ไม่ทำงานให้เต็มความรู้ความสามารถ อาจจะแกล้งถ่วงเหนี่ยวให้งานล่าล่าช้า เกิดความเสียหายแก่องค์การ

(2) สนองความต้องการด้วยผลประโยชน์ ได้แก่ การจ่ายค่าตอบแทนพิเศษในรูปของสวัสดิการและบริหารที่ผู้บริหารจ่ายให้แก่ผู้ร่วมงาน อาทิเช่น

1) การจ่ายค่าทำงานพิเศษ เช่น จ่ายให้ในวันหยุดเมื่อทำงานนอกเวลา จ่ายในวันอยู่เวรประจำสำนักงาน เป็นต้น

2) การจ่ายเงินให้ในวันที่ไม่ได้มาทำงาน เช่น จ่ายให้ในวันหยุดพักผ่อน เป็นต้น

3) จ่ายเงินเพื่อประกันความมั่นคงแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา เช่น จ่ายเงินประกันสังคม จ่ายเงินแก่ผู้ที่ได้รับอุบัติเหตุในการปฏิบัติ หรือ การประกันชีวิต

4) จ่ายสวัสดิการตอบแทนการทำงาน เช่น ค่าเช่าบ้าน เงินช่วยเหลือบุตร

5) จ่ายสวัสดิการให้เปล่า ได้แก่ เงินโบนัส เป็นต้น

(3) การเลื่อนตำแหน่ง เป็นผลตอบแทนแก่ผลงานที่ดีของผู้ร่วมงาน ซึ่งเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมาก

(4) การให้รางวัล เป็นสิ่งของที่จรรโลงใจ เช่น ประกาศเกียรติคุณ เหรียญเชิดชูเกียรติ เป็นต้น

การให้ผลตอบแทนจากการทำงานนั้น ผู้บริหารควรกระทำอย่างเหมาะสม เป็นธรรม จ่ายค่าตอบแทนเหมาะกับวุฒิ ความรู้ความสามารถ หรือความรับผิดชอบ

การสร้างความพอใจทั้ง 3 ประการข้างต้น นับได้ว่าเป็นการสร้างแรงจูงใจ หรือเป็นการตอบสนองความต้องการ ผู้บริหารจะต้องทราบว่า การตบสนองความต้องการนั้น ไม่ควรอยู่ในระดับสูงเกินไป แรงจูงใจอาจจะต่ำได้เพราะได้มาง่าย ๆ

12.2 การจูงใจให้คนต้องทำงาน การจูงใจให้คนมีความต้องการทำงานนั้น เป็นการจูงใจด้านการบริหาร

12.3 การจูงใจด้วยการเพิ่มงาน การให้ผู้ร่วมงานทำงานน้อยเกินไปและเป็นงานจำเจซ้ำซาก จะทำให้ขาดแรงจูงใจ การเพิ่มงานในที่นี้มิได้หมายถึงการเพิ่มปริมาณงาน แต่หมายถึงการเพิ่มด้านคุณภาพของงานหรือเป็นการเพิ่มความรับผิดชอบให้แก่ผู้ร่วมงาน จะทำให้เกิดความรู้สึกว่าตนเองมีความสำคัญ มีคุณค่าและเกิดความภาคภูมิใจ ผู้บริหารควรใช้ดุลยพินิจว่า งานใดจะเพิ่มได้หรือไม่ เพราะมิใช่ว่าจะเพิ่มได้ทุกคน ถ้าหากผู้บริหารใช้วิธีการนี้ ก็จะเป็นแนวทางการสร้างแรงจูงใจที่น่าสนใจ โดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการปรับปรุงงาน และไม่ต้องเสียค่าตอบแทนเพิ่ม

12.4 ศิลปะในการต้อนรับผู้มาใหม่ ผู้ร่วมงานต้องการผู้บริหารที่รู้จักยกย่องให้เกียรติ ให้ความรักความอบอุ่นและความปลอดภัย ซึ่งสามารถแสดงออกได้หลายลักษณะ เช่น การเอาใจใส่ดูแลทุกข์สุข ช่วยเหลือเมื่อได้รับความเดือดร้อน เป็นต้น แต่สิ่งหนึ่งที่ผู้บริหารจะลืมเสียมิได้ คือ การต้อนรับผู้ร่วมงานคนใหม่ด้วยความเต็มใจ ซึ่งเป็นจุดเริ่มต้นของความประทับใจครั้งแรกที่นำไปสู่มนุษยสัมพันธ์และนำไปสู่ความจงรักภักดีต่อผู้บริหาร การต้อนรับผู้มาใหม่ จึงควรใช้ศิลปะ ดังนี้

12.4.1 จดจำชื่อผู้มาใหม่ และจดจำวัน เวลา ที่ผู้มาใหม่จะเดินทางมาถึง ถ้าหากมีการแจ้งล่วงหน้า

12.4.2 แสดงไมตรีในการต้อนรับผู้มาใหม่ด้วยใบหน้ายิ้มแย้มแจ่มใส และใช้คำพูดที่มีไมตรี

12.4.3 ถามถึงที่อยู่อาศัยเป็นอันดับแรก ในกรณีที่เป็นการปฏิบัติงานในต่างจังหวัด ถ้ายังไม่มีที่พักต้องจัดหาที่พักชั่วคราวก่อน หรือฝากให้พักกับเพื่อนร่วมงานคนใดคนหนึ่งก่อนตามความเหมาะสม ผู้บริหารที่ดีไม่ควรเพิกเฉยเรื่องนี้ และไม่ควรปัดความรับผิดชอบหรือพูดปฏิเสธ ถ้าหากว่าผู้มาใหม่บอกว่ายังหาที่พักไม่ได้

12.4.4 จัดเลี้ยงต้อนรับ การเลี้ยงต้อนรับเป็นเพณีสากลนิยม ที่มีการแนะนำให้เพื่อนร่วมงานได้รู้จักกันทุกคน

12.4.5 จัดหาที่นั่งทำงานให้เหมาะสมกับบุคคลและตำแหน่ง

12.4.6 มอบงานให้เหมาะสมและชัดเจน

12.4.7 ดูแลเอาใจใส่เป็นอย่างดี โดยการซักถามทุกข์สุขความเป็นอยู่โดยตรง หรือผ่านเพื่อนร่วมงานคนอื่น ๆ

ดังนั้น ผู้บริหารต้องรู้จักการจูงใจบุคคลและกลุ่ม ให้มุ่งสู่เป้าหมายในการปฏิบัติร่วมกัน
มนุษยสัมพันธ์ จึงเป็นเรื่องของการปฏิบัติมุ่งสู่เป้าหมาย โดยการเน้นให้ความสำคัญแก่บุคคลผู้ปฏิบัติงาน ในฐานะที่เป็นมนุษย์ที่มีความต้องการ มีความรู้สึก มีอารมณ์ รวมทั้งผลกระทบของพฤติกรรมผู้ปฏิบัติงานที่มีต่อบุคคลอื่น การสร้างความสัมพันธ์อันดีกับบุคคลอื่นเป็นสิ่งที่ผู้บริหารควรกระทำอย่างยิ่ง เพราะจะได้มาซึ่งความรักใคร่นับถือ ความพอใจ ความร่วมมือ และความสุข ซึ่งจะต้องเป็นการกระทำที่ต่อเนื่องจนบรรลุผล

----------------------------------