การมีความรู้ของคนในองค์กรนอกจากเรียนรู้จากแหล่งภายนอกแล้ว ยังมีแหล่งที่สำคัญที่คนอาจมองข้ามไปคือ การเรียนรู้ภายในองค์กร ซึ่งในช่วงชีวิตการทำงานของคนคนหนึ่ง เขาจะได้เรียนรู้จากการทำงาน(Learning by Doing) และเก็บซับความรู้ไว้อยู่กับตัว เป็นความรู้แบบ Tacit Knowledge ที่อาจไม่ได้ถ่ายทอดไปให้คนอื่นได้รับรู้และหายไปกับตัวเขา ซึ่งเป็นที่น่าเสียดายที่ความรู้ที่เกิดขึ้นนั้นน่าจะเรียกได้ว่าปัญญา(ปัญญาคือความรู้ที่ถึงพร้อมด้วยการปฏิบัติ) หายไปพร้อมกับตัวเขาเมื่อเขาออกจากองค์กรไป

ถ้าได้เปิดโอกาสให้เขาเหล่านั้นได้ถ่ายทอดความรู้ที่สั่งสมไว้นั้นออกไปสู่คนอื่นๆ ในองค์กร ซึ่งอาจจะมีอยู่บ้างที่มีการสอนงานรุ่นน้อง ถ้าเขาได้มีเวทีที่จะถ่ายทอดความรู้ออกไปก็จะกลายเป็น Explicit Knowledge ที่คนอื่นสามารถเอาไปใช้ประโยชน์หรือประยุกต์ดัดแปลงให้เกิดประโยชน์ต่อการทำงานได้ ก็จะมีผลดีต่อองค์กรมากขึ้น และเพื่อเป็นการกระตุ้น เปิดโอกาสให้มีการนำความรู้ที่เกิดขึ้นในองค์กรมาถ่ายทอดและเก็บสะสมเป็นทรัพย์สินที่มีค่าขององค์กร จึงเกิดเป็นการจัดการความรู้ขึ้น ซึ่งบางท่านเรียกว่าการบริหารภูมิปัญญา

ดังนั้น กระบวนการสำคัญของ KM จึงประกอบด้วย 3 ขั้นตอนคือ

1.Knowledge Vision มองว่าเราจะไปทางไหน หรือพูดง่ายๆ จะทำไปทำไม

2.Knowledge Sharing การแบ่งปันความรู้ คือเอาความรู้ที่แต่ละคนมีมาถ่ายทอดหรือเล่าสู่กันฟังนั่นเอง การจัดเวทีให้แบ่งปันหรือเล่าสู่กันฟังนี้อาจเรียกว่าเป็นชุมชนของการปฏิบัติที่ดี หรือ Community of Practice

3.Knowledge Assets การนำเอาความรู้ที่ได้มาเก็บไว้เป็นแหล่งความรู้หรือขุมทรัพย์ความรู้

ทีนี้เราคงจะเห็นความสำคัญแล้วนะว่าเราต้องขุดเอาความรู้ที่ซุกซ่อนอยู่ในองค์กร(คนขององค์กร) มาจัดเก็บไว้ในตู้ความรู้ของเราไว้ ดังนั้น การจัดการความรู้จึงสามารถใช้ได้กับทุกเรื่องในองค์กร ไม่เฉพาะการพัฒนาคุณภาพหรือทำ HA เท่านั้น แต่อยู่ๆ จะให้ KM เกิดขึ้นได้เองก็คงยาก ต้องมีสิ่งแวดล้อมที่เอื้ออำนวยด้วย...