GotoKnow
  • เข้าระบบ
  • สมัครสมาชิก
  • แผงจัดการ
  • ออกจากระบบ
GotoKnow

เอกสารมีชีวิต (5): สามารถบันทึกและดึงข้อสรุปมาใช้งานได้ง่าย

วิเคราะห์ความคุ้มค่าของเอกสาร

ลองดูฝั่งกรอกข้อมูลก่อน 

ระบบเอกสารที่บันทึกยาก มักเป็นฝันร้ายยามตื่นของผู้ต้องกรอก

ดังนั้น การออกแบบส่วนเชื่อมต่อกับผู้ใช้ จึงมักเป็นหัวข้อใหญ่ที่โปรแกรมเมอร์ต้องลงทุนลงแรงมาก

เพราะถ้าออกแบบส่วนกรอกข้อมูลไม่ดี อายุของโปรแกรมคือครึ่งครั้งเท่านั้นแหละครับ

เพราะคนที่เจอระบบกรอกข้อมูลที่แย่ถึงขั้นหนักหนา มักจะไม่ทนทำจนเสร็จกระบวนความ โดยอาจอ้างว่า

"ผมโง่มากเลย ไม่มีค่าคู่ควรที่จะใช้โปรแกรมนี้ สงสัยต้องไปเรียนกวดวิชาเพิ่มไอคิวให้ฉลาดซะหน่อย"

โห...ยอมแพ้ง่ายจัง โง่ขนาดนั้นเลยรึ ?

เป็นการถอยอำพรางรุกครับ จริง ๆ แล้วต้องนับว่าเป็นการทำสุนทรียบริภาษขั้นสูง

แต่โปรแกรมที่มีคนต้องใช้กันหลายคนนานเป็นปี ก็ไม่ได้แปลว่าดีนะครับ เพราะผู้ใช้อาจไม่มีทางเลือกในชีวิตเหลืออยู่เลย ยังไงก็ต้องกรอก

ระบบที่บันทึกง่ายต้องอำนวยความสะดวกให้ผู้ใช้

ระบบที่บันทึกง่ายคือระบบที่มองจากมุมผู้ใช้เสมอ

โรงงานบางแห่ง มีกระดานปิดไว้ให้ผู้เกี่ยวข้องลงข้อมูลระยะเวลาการเกิดอุบัติเหตุล่าสุดในโรงงาน เพื่อเตือนใจให้ป้องอุบัติเหตุ หรือสรุป production yield ล่าสุด เพื่อให้เห็นประสิทธิภาพการผลิตโดยรวม ของแผนก

ตัวเลขตัวเดียวนี้ ทำหน้าที่ทั้งรายงาน ทั้งเตือนภัย และแสดงถึงพันธกิจวิสัยทัศน์ไปพร้อมกันหมด

นี่ก็เป็นระบบที่บันทึกง่าย และมีประโยชน์ เพราะสื่อสารได้มีพลังพอ ๆ กับคำขวัญของโรงงานเอง

การบันทึกในที่นี้ จึงอาจเป็นตัวเลข หรือเป็นภาพ ก็ได้

และระบบบันทึกง่ายไม่จำเป็นต้องหรูหรา ไม่จำเป็นต้องไฮเทค

ผมเคยอ่านคู่มือที่บริษัทไมโครซอฟท์แนะนำไว้ในคู่มือสำหรับโปรแกรมเมอร์ว่า การออกแบบหน้าจอที่ผู้ใช้กรอกอย่างสบายใจ และใช้ได้นาน คือการออกแบบที่ดูเรียบ ๆ ทึม ๆ !

ผมเคยมอบงานให้นักศึกษาลองออกแบบฟอร์มหน้าจอสำหรับกรอกข้อมูล ก็มีการแสดงฝีมือทางศิลปะเต็มที่ ผมลองนั่งดูอยู่พักใหญ่ เริ่มเวียนหัวราวเมารถ ก็ร้อง อ้อ ! เพราะอย่างนี้นี่เอง ! เริ่มเข้าใจเหตุผลแล้วว่า ทำไมเขาถึงเน้นให้ เรียบและทึม

คราวนี้ มาดูในส่วนข้อมูลขาออกบ้าง คือการดึงข้อมูลกลับมาใช้

ระบบการจัดเก็บทางกายภาพ เช่น การจัดเก็บเข้าแฟ้ม เข้าลิ้นชัก ลงหมาดหมู่กองเอกสาร

ระบบจัดเก็บแบบดิจิตัล เมื่อลงคอมพิวเตอร์ ก็อาจเก็บในแฟ้มอิเล็กทรอนิกส์ หรือในฐานข้อมูล หรือพิมพ์ออกมา

ถ้าจะดูว่าการดึงข้อมูลออกมาใช้ที่ดี ควรเป็นอย่างไร ผมคิดว่าคงต้องเรียนรู้จาก google ซึ่งผู้ใช้ กรอกข้อมูล (คำถาม) ในแบบฟอร์มที่เรียบ ๆ เชย ๆ ไม่มีสีสัน ไม่มีลูกเล่นใด ๆ ไม่มีตัววิ่ง ไม่มีอนิเมชัน ไม่มีภาพเลเซอร์พิ้ว ๆ

แต่หน้าจอแรกเร็วมาก เพราะมีขนาดแฟ้มเล็กจิ๋ว และที่สุดยอดกว่านั้น ไม่มี script ครับ ! (เย้ !)

ในมุมกลับ ผมเข้าไปหาข้อมูลในองค์กรบางแห่ง ซึ่งเห็นชัดว่าโปรแกรมเมอร์เวปกำลังร้อนวิชา ใส่ลูกเล่น script เยอะมาก ทำให้ผู้ชมรู้สึกทึ่งในความฉลาดของโปรแกรมเมอร์

แต่น่าเสียดาย ไม่รู้ทำไม ผมมักจะง่วงซะก่อน มักไม่รอดูจนถึงตอนจบการแสดงผลหน้าเวปนั้น มักหาวแล้วหาวอีก หาวแบบไม่กลัวกรามค้าง หรือถ้าเจอ ก็พยายามหลบ ๆ ด้วยความขวยเขิน

กรณีที่เก็บแบบดิจิตัลนี้ เก็บในฐานข้อมูล กับเก็บแบบแฟ้มข้อมูลธรรมดา ก็มีจุดแข็ง-จุดอ่อนเฉพาะตัว

ถ้าเก็บลงฐานข้อมูล มักดีกว่าตรงที่ว่าผู้ใช้สามารถสอบถามฐานข้อมูลเพื่อทราบคำตอบในประเด็นที่ตนเองสนใจได้ โดยฐานข้อมูลสามารถช่วยประมวลผลขั้นต้น เช่น กรอง หรือสรุปพื้น ๆ ให้ได้เลย เราไม่ต้องนับ หรือบวกลบข้อมูลทีหลัง (แต่ลงฐานข้อมูล ก็จัดการยากขึ้นมาอีกระดับหนึ่ง ต้องชั่งใจดูเหมือนกันว่าจะคุ้มไหม)

แต่ถ้าเป็นบางงาน เก็บเป็นแฟ้มไปเลยก็ไม่เดือดร้อน แต่ต้องมีวิธีตั้งชื่อและตั้งหมายเหตุประกอบให้ดี เป็นระเบียบ

บิล เกตส์ เคยยกย่องถึงคำกล่าวของ Michael Dertouzos ที่ว่า ความรู้ในยุคต่อไป ต้องเป็น information-as-a-verb เพราะความรู้เปลี่ยนทุกนาที ต้องปรุงเองใช้เองจึงจะสด และทันการ

ยกตัวอย่าง ธุรกิจค้าปลีก แข่งกันตรงความสามารถในการเปลี่ยนยอดขายให้กลายเป็นกำไร (earning/revenue) ข้อมูลของห้างบ้านเรา ส่วนใหญ่ก็อยู่ราว ๆ 2-3 % แม้จะมีบางแห่งอยู่ที่ 6 % (ไม่มีข้อมูลของห้างนอก แต่ผมคาดว่าอาจถึง 10 % เมื่อดูเทียบจากการตั้งราคาสินค้าของห้างใกล้มหาวิทยาลัย ที่แพงกว่าปรกติอย่างน่าประทับใจ)

สมมติว่าเดิมห้างนั้นมีตัวเลขนี้อยู่ที่ 1.5 % แล้วบริหารดีขึ้นด้วยการจัดการข้อมูลที่ดี ทำให้ตัวเลขนี้เพิ่มขึ้นเป็น 3 % ตัวเลขนี้ดูไม่น่าประทับใจเท่าไหร่ แต่กำไรเพิ่มขึ้นเท่าตัวได้โดยไม่ต้องเพิ่มยอดขาย มักจะหมายถึงมูลค่ากิจการเพิ่มขึ้นเท่าตัวด้วยเช่นกัน

Wal-mart กลายเป็นยักษ์ใหญ่ของโลก ด้วยเหคุผลนี้

กำไรต่อยอดขายที่ 2 % จะทำให้เจ้าของห้าง 'พออยู่ได้'

กำไรต่อยอดขาย ที่ 6% จะทำให้เจ้าของห้าง"อยู่สบาย"

แต่กำไรต่อยอดขายที่ 10% จะทำให้เจ้าของห้าง "รวยจนกลุ้มใจ"

นั่นคือเหตุผลที่ห้างยักษ์แข่งขยายตัวโดยไม่ไยดีต่อ"คำอ้อน"ของกระทรวงพาณิชย์

 

เก็บในฐานข้อมูลยังมีข้อดีอีกอย่าง คือการหมุนเวียนกลับมาใช้ใหม่

เช่น ระบบข้อมูลในโรงพยาบาลที่บันทึกกิจกรรมทุกขั้นตอนของการให้บริการ หากเป็นระบบดิจิตัลที่ออกแบบมาดี สามารถหมุนเวียนดึงมาใช้ เช่น ใครจะทำวิจัย สามารถดึงออกมาในสภาพที่พร้อมวิเคราะห์สถิติได้เลย แต่ต้องตั้งคำถามให้เป็นนะครับ เพราะโครงสร้างข้อมูลอาจซับซ้อน  ถ้าถามไม่เป็นจะอันตรายมาก เพราะจะได้ขยะมาแบบไม่รู้ตัว แต่ถ้าถามเป็น อาจหมายถึงการยกระดับคุณภาพการบริการ

แต่ไม่ได้หมายความว่า ผ่านคอมพิวเตอร์แล้วจะดีเสมอไป

สมมติว่าผมทำงานโรงพยาบาลที่อุตสาห์สร้างทางด่วนข้อมูล แล้วใช้วิธีสแกนภาพใบสั่งส่งไปยังฝ่ายการเงินและห้องยา ในกรณีนี้ ภาพใบสั่ง ก็เป็นเสมือนกระดาษแผ่นหนึ่ง ที่ส่งผ่านคอมพิวเตอร์ เพราะข้อความในนั้นไม่สามารถนำไปใช้ต่อในวัตถุประสงค์อื่น เช่น ให้ดึงข้อมูลอื่นมาดูประกอบโดยอิงจากชื่อยาในใบสั่ง

ทางด่วนข้อมูลในกรณีดังกล่าว ก็เป็นเสมือนหนึ่งการต่อแฟกซ์ไว้ตลอดเวลาเท่านั้นเอง ซึ่งตรวจสอบความถูกต้องภายหลัง อาจจะยากกว่าการตรวจสอบในกระดาษเสียอีก

ในกรณีที่ไม่ทำฐานข้อมูล เช่น เก็บไว้ใน folder ธรรมดา สิ่งที่ควรทำก็คือการตั้งชื่อให้ดี

บางท่านอาจสงสัยว่าไสยศาสตร์มาเกี่ยวอะไรด้วย เห็นมีพูดถึงนามมงคล (ก็บอกให้ตั้งชื่อดีไง !)

อย่าเข้าใจไปเช่นนั้น ตั้งชื่อให้ดีคือสื่อว่าแฟ้มนั้นเกี่ยวกับอะไร ถ้าถึงขั้นสามารถตอบว่า อะไร ทำไม ที่ไหน เมื่อไหร่ ได้ ก็ถือว่าสุดยอด แต่ก็ไม่ควรทำทื่อ ๆ นะครับ เพราะตั้งชื่อยาวเกิน ระบบคอมพิวเตอร์อาจรวนได้ 

เคยเห็นไหมครับ แฟ้มที่ชื่อเป็นอนุกรมของชื่อเล่น ?

อย่างเช่น เจ้าของแฟ้มชื่อไก่ ก็จะมีแฟ้ม ไก่1.doc, ไก่2.doc, ไก่3.doc, ... เรียงเป็นระเบียบ เรียบร้อย สวยงาม กระทัดรัด ราวกับทำ 5ส.

อือม์ .. แล้วอีกอนุกรมนึงก็จะเป็น ไก่1.xls, ไก่2.xls, ...

ถ้าตั้งแบบนี้ ค่อนข้างแน่ใจได้ครับว่า ถ้าทำ 5 ส. แล้วไซร้ ส. แรก ต้องหมายถึง สาบสูญ

หรืออย่างเบาะ ๆ ก็.. สับสน 

เพียงแค่การตั้งชื่อดียังไม่พอ ควรมีการประทับบนหัวหรือท้ายกระดาษ หรือหัวหรือท้ายแฟ้ม บันทึกข้อมูลเพิ่มเติมได้อีก ซึ่งถ้าใช้เป็น ใช้ดี ๆ จะทำให้ยกระดับคุณภาพของระบบเอกสารขึ้นมาได้แบบก้าวกระโดด เพราะสามารถใช้เป็นข้อมูลเพื่อป้องกันความผิดพลาดเชิงระบบได้ด้วย ซึ่งจะขยายความในข้อต่อไปครับ

มองภาพรวมแล้ว ความสามารถบันทึกและดึงข้อสรุปมาใช้งานได้ง่าย จะเป็นการประเมินว่า ระบบฉลาดแค่ไหน

ระบบที่ฉลาด จะมีจุดคุ้มทุนการใช้งานต่ำ

ระบบที่เข้าข่าย self-assembled system จะมีจุดคุ้มทุนการที่งานที่เข้าใกล้ศูนย์ 

คือลงทุนนิดเดียว สร้างกำไรมหาศาลได้ หรือใช้ประโยชน์ได้ไม่รู้จบ โดยกรอกข้อมูลนิดเดียว แต่มาหมุนเวียนใช้ได้ครั้งแล้วครั้งเล่า

ยกตัวอย่าง มีผู้บริหารเทศบาลตำบลเล็ก ๆ แห่งหนึ่ง อยากรู้ว่าชุมชนของตน สัดส่วนภาระเลี้ยงดูเด็กและคนคนชราต่อประชากรวัยหนุ่มสาวในระดับมองทั้งตำบล มีค่าเป็นเท่าไหร่ ผมคิดว่า โจทย์แบบนี้ หาคำตอบกันเหงื่อตก ทั้งที่ข้อมูลดิบที่เกี่ยวข้อง เล็ดลอดผ่านมือเทศบาลอยู่ทุกวัน ซึ่งคนทาง IT อาจบอกว่า วิเคราะห์ฐานข้อมูลนี่เหรอ ง่ายซะไม่มี แค่แปลงวันเกิดเป็นอายุ และจับกลุ่มรวมยอดคนตามช่วงอายุ เขียน 2-3 คำสั่งก็รู้แล้ว

...แต่ขอโทษ ระดับตำบลน่ะ ไม่มีสิทธิเข้าถึงข้อมูลหรอก ต่อให้กรอกเองกับมือก็เถอะ อยากได้เหรอ เขียนโปรแกรมเอง จ้างคนมากรอกซ้ำด้วยนะ 

คือเป็นฐานข้อมูลประเภทหลุมดำ ถมข้อมูลไม่มีวันเต็ม ข้อมูลมีแต่ถูกดึงดูดส่งต่อขึ้นไปตามสายงาน แต่ไม่มีเศษชิ้นใดสามารถเล็ดลอดหลุดคืนออกมาได้ เป็นสายธารข้อมูลที่รี่ไหลขึ้นข้างบนแบบไปแล้วไปลับ

ภาษาแบบสุนทรียบริภาษ ต้องเรียก Information Singularity ครับ

บันทึกนี้เขียนที่ GotoKnow โดย 

หมายเลขบันทึก: 59799
เขียน:
แก้ไข:
ความเห็น: 3
อ่าน:
สัญญาอนุญาต: สงวนสิทธิ์ทุกประการ

ความเห็น (3)

เรื่องนี้เป็นเรื่องสำคัญมากครับ อาจารย์เขียนได้ตรงประเด็นมากครับ

ในประเทศไทยเราสอนโปรแกรมเมอร์ให้เขียนโปรแกรมได้ แต่ไม่เคยสอนให้โปรแกรมเมอร์รู้จัก "ผู้ใช้" เราเลยไม่มีระบบที่ "ใช้จริงได้" เยอะนักครับ 

วิชาที่เราขาดไปในหลักสูตรการผลิตคนด้าน IT คือ Human Computer Interaction (HCI)

ซึ่งจะเปิดสอนในเทอม 1/2550 นี้ และรับนักศึกษาจำนวนจำกัดด้วยนะครับ

(จบด้วยโฆษณาเฉยเลย)

เขียนได้เยี่ยมเลยค่ะอาจารย์ :) หากไม่รู้จักอาจารย์มาก่อนก็จะไม่เชื่อนะค่ะว่าอาจารย์อยู่คณะเภสัชศาสตร์ :)

้เรียนท่านอาจารย์ดร. ธวัชชัย ปิยะวัฒน์

  • เป็นวิชาที่ผมเชื่อว่าจะเป็นประโยชน์มากครับ
  • ขอส่วนแบ่งค่าโฆษณาด้วยนะครับ ...คิดไม่แพงครับ..แหะ..แหะ

 ้เรียนท่านอาจารย์ดร. จันทวรรณ น้อยวัน

  • ขอบคุณครับ 
  • อ่านคำชมของอาจารย์แล้วสะดุ้งเล็กน้อยครับ...