การหาค่าต่างๆของExcel

การคำนวณหาค่าต่างๆของExcel

ค่าต่างๆของExcel

แถบสูตร และแถบแสดงสถานะ

แถบสูตร (Formula Bar) และแถบสถานะ (Status Bar) เป็นองค์ประกอบชิ้นเล็กของจอภาพการทำงาน ซึ่งผู้ใช้มักจะละเลยไม่สนใจต่อองค์ประกอบ 2 ชิ้นนี้ แต่ หลักการใช้งานที่ถูกต้ององค์ประกอบ 2 ชิ้นนี้มีความสำคัญมาก โดยแถบสูตร จะเป็นแถวที่แสดงข้อมูลจริง ณ ตำแหน่งเซลล์ใด ๆ ขณะที่แถบสถานะ จะเป็นแถวที่แสดงข้อความที่จำเป็นต่างๆ ขณะกำลังใช้งานโปรแกรมอยู่ แถบสูตรและแถบสถานะสามารถควบคุมให้แสดง หรือไม่ให้แสดง ได้โดย การเลือกคำสั่ง

• View, Formula Bar กำหนดให้แสดง/ไม่ให้แสดงแถบสูตร
• View, Status Bar กำหนดให้แสดง/ไม่ให้แสดงแถบแสดงสถานะ

เทคนิคการเลื่อนตำแหน่งเซลล์

Cell Pointer บ่งบอกให้ผู้ใช้ทราบว่า ขณะนี้กำลังทำงานอยู่ ณ เซลล์ใด ดังนั้นการทำงานใดๆ ก็ตามจะต้องพิจารณาตำแหน่งของ Cell Pointer เสมอ และผู้ใช้จะทำงานได้ดีเพียงใดอยู่ที่ความสามารถในการเลื่อน Cell Pointer ว่ารวดเร็วหรือไม่ 

	เลื่อนครั้งละ 1 เซลล์ตามทิศทาง
+	เลื่อนไปสุดทิศลูกศรหรือสุดเขตข้อมูล
	เลื่อนขึ้น, ลง 1 จอภาพ
+ หรือ	เลื่อนไปทางซ้ายหรือขวา 1 จอภาพ
+ หรือ	เลื่อนไป Sheet ก่อนหน้าหรือถัดไป
<Home>	เลื่อนไปต้นคอลัมน์ (ซ้ายสุดของแถว)
<End> แล้วตามด้วย <Enter>	เลื่อนไปคอลัมน์สุดท้ายของแถว (ขวาสุดของแถว)
	เลื่อนไปเซลล์ถัดไป
+	เลื่อนถอยกลับทีละเซลล์
<Ctrl> <Home>	เลื่อนไปเซลล์ A1
<Ctrl> <End>	เลื่อนไปเซลล์สุดท้าย
	เลื่อนไปตำแหน่งที่ระบุ

  

<Ctrl><Backspace>	เลื่อนกลับมายังตำแหน่ง Active Cell กรณีที่ได้เลื่อนจอภาพจนไม่เห็น Active Cell
การเลื่อนแถบด้วย Scroll Bar	เลื่อนไปยังตำแหน่งและทิศทางที่ต้องการ ตามการเลื่อนของเมาส์
<Scroll Lock> <Home>	ไปมุมบนซ้ายของหน้าต่าง
<Scroll Lock> <End>	ไปมุมล่างขวาของหน้าต่าง
การดับเบิ้ลคลิกที่ขอบของ Cell Pointer	เป็นการเลื่อนตำแหน่ง Cell Pointer ไปยังสุดเขตข้อมูลตามขอบนั้นๆ เช่น ดับเบิ้ลคลิกที่ขอบล่างของ Cell Pointer จะเป็นเลื่อน Cell Pointer ไปสุดเขตข้อมูลด้านล่างสุดด้วย

 

การคำนวณค่า

โปรแกรม Microsoft Excel มีความสามารถเด่นในด้านการคำนวณ ซึ่งมีลักษณะการคำนวณ 2 รูปแบบใหญ่ๆ ได้แก่

• การคำนวณด้วยสูตร (Formula)
• การคำนวณด้วยฟังก์ชันสำเร็จรูป (Function)

การคำนวณด้วยสูตร (Formula)

• เลื่อน Cell Pointer ไปไว้ ณ เซลล์ที่ต้องการวางผลลัพธ์
• สร้างสูตรการคำนวณแล้วกดปุ่ม <Enter> โดยสูตรจะมีรูปแบบดังนี้

= ค่าที่1 เครื่องหมาย ค่าที่ 2 ...

ค่าที่ใช้ในการคำนวณ

• ค่าคงที่ เช่น 500
• ตำแหน่งเซลล์ เช่น A5 จะหมายถึงนำค่าที่ถูกเก็บไว้ในเซลล์ ณ ตำแหน่งแถวที่ 5 คอลัมน์ A มาคำนวณ

เครื่องหมายการคำนวณ( )            จัดลำดับการคำนวน^             ยกกำลัง%      หารด้วย  100*              การคูณ/               การหาร+              การบวก-               การลบ

ลำดับความสำคัญของเครื่องหมายการคำนวณ

การคำนวณด้วยคอมพิวเตอร์ จะมีรูปแบบที่แน่นอนเฉพาะตัว โดยอาศัยลำดับความสำคัญของเครื่องหมายการคำนวณ

ตัวอย่างสูตรการคำนวณ

=500*2% หมายถึง เอา 2 หารด้วย 100 แล้วนำผลลัพธ์ไปคูณกับ 500

=5+5*8 หมายถึง เอา 5 คูณ 8 แล้วนำผลลัพธ์ไปบวกกับ 5

=(5+5)*8 หมายถึง เอา 5 บวกกับ 5 แล้วนำผลลัพธ์ไปคูณกับ 8

=A2/100 หมายถึง เอาค่าในเซลล์ A2 หารด้วย 100

=A2+A3+A4+A5 หมายถึง เอาค่าในเซลล์ A2 บวกด้วยค่าในเซลล์ A3 บวกด้วยค่าในเซลล์ A4 บวกด้วยค่าในเซลล์ A5

การคำนวณด้วยฟังก์ชัน

โปรแกรม Microsoft Excel มีความสามารถเด่นในด้านการคำนวณ ซึ่งมีลักษณะการคำนวณ 2 รูปแบบใหญ่ๆ ได้แก่

• การคำนวณด้วยสูตร (Formula)
• การคำนวณด้วยฟังก์ชันสำเร็จรูป (Function)

 ชื่อฟังก์ชันจะเป็นคำเฉพาะที่ Microsoft Excel กำหนดไว้ ซึ่งแบ่งเป็นหมวดหมู่ได้มากมาย เช่น

• ฟังก์ชันคำนวณด้านการเงิน เช่น DDB( ) หาค่าเสื่อมราคาที่ระยะเวลาใด ๆ โดยวิธี Double - declining balance method
• ฟังก์ชันคำนวณด้านวัน เวลา เช่น NOW( ) ฟังก์ชันให้ค่าวันเวลาปัจจุบัน
• ฟังก์ชันคำนวณด้านคณิตศาสตร์ เช่น TAN( ) ฟังก์ชันหาค่า Tangent ของมุม
• ฟังก์ชันคำนวณด้านสถิติ เช่น SUM( ) ฟังก์ชันหาผลรวมของชุดตัวเลข
• ฟังก์ชันคำนวณด้านฐานข้อมูล เช่น DSUM( ) ฟังก์ชันหาผลรวมของข้อมูลตามเงื่อนไขที่ระบุ
• ฟังก์ชันในการค้นหาข้อมูล เช่น HLOOPUP( ) ฟังก์ชันหาข้อมูลที่ตรงตามเงื่อนไข
• ฟังก์ชันจัดการตัวอักษร เช่น CHAR( ) ให้ค่าตัวอักษรจากตาราง ASCII
• ฟังก์ชันการคำนวณแบบตรรก เช่น AND( ) ให้ค่าทางตรรกะในกรณี AND
• ฟังก์ชันด้านวิศวกรรม เช่น HEX2OCT( ) แปลงตัวเลขฐาน 16 เป็นตัวเลขฐาน 8

การใช้งาน

• เลื่อน Cell Pointer ไปไว้ ณ เซลล์ล์ที่ต้องการวางผลลัพธ์
• สร้างฟังก์ชันการคำนวณแล้วกดปุ่ม <Enter> โดยฟังก์ชันจะมีรูปแบบดังนี้

=ชื่อฟังก์ชัน(ค่า)

ค่าที่ใช้ในการคำนวณ

ค่าที่นำมาใช้ในการคำนวณ อาจจะเป็นค่าคงที่ เช่น 500 หรืออาจจะเป็นตำแหน่งเซลล์ เช่น A5 จะหมายถึงนำค่าที่ถูกเก็บไว้ในเซลล์ล์ ณ ตำแหน่งแถวที่ 5 คอลัมน์ A มาคำนวณ

คำนวณหาอายุงาน กระทำได้โดย

• คลิกเมาส์ที่คอลัมน์ J เลือกเมนูคำสั่ง "Insert, Columns" เพื่อแทรกคอลัมน์ว่าง ป้อนชื่อคอลัมน์เป็น "อายุงาน (ปี)"
• คลิกเมาส์ในเซลล์ J2
• พิมพ์สูตร =YEAR(TODAY())-YEAR(I2)
• คัดลอกสูตรไปยังเซลล์อื่นๆ
• ถ้าปรากฏค่าเป็นรูปแบบวันที่ ให้คำสั่ง "Format, Cells..." แล้วเลือกบัตรรายการ Number จากนั้นเลือก Category ชื่อ General โปรแกรมจะแสดงค่าตัวเลขปี ที่ถูกต้อง

คำอธิบาย

=YEAR(TODAY())-YEAR(I2) เป็นสูตรผสมในการค่าอายุงาน หน่วยเป็น "ปี" โดย

·         today() เป็นฟังก์ชันหาค่าวันที่ปัจจุบัน (วันที่ของเครื่อง) ·         year(today()) เป็นฟังก์ชันผสม โดยฟังก์ชัน Year() จะหาค่า "ปี ค.ศ." ของฟังก์ชัน Today() เช่น ถ้าวันที่ของเครื่องเป็น 21 มกราคม 2545 ฟังก์ชัน Today() จะมีค่าเป็น 1/1/70 เมื่อนำมาผ่านฟังก์ชัน Year(today()) จะได้ค่าเป็น 2002 นั่นเอง ·         year(I2) เป็นการหาค่าปี ค.ศ. ของข้อมูลในเซลล์ I2 จากตัวอย่างข้อมูลใน I2 คือ 7 พฤษภาคม 2537 เมื่อผ่านฟังก์ชัน Year() จะได้ค่าปี ค.ศ. เป็น 1991 ·         ดังนั้น =YEAR(TODAY())-YEAR(I2) ก็จะเป็นการนำค่า 2002 ลบด้วยค่า 1991 ซึ่งเท่ากับ 11 (ปี) นั่นเอง เพิ่มเติม

การหาอายุตัว (ปี) ก็ใช้หลักการลักษณะเดียวกัน

สรุปสูตรคำนวณเกี่ยวกับอายุ=YEAR(TODAY())-YEAR(ตำแหน่งเซลล์ของวันที่ที่ต้องการคำนวณ)ฟังก์ชันวันที่และเวลา (Date&Time)

Excel ทำงานกับวันที่และเวลาตามเงื่อนไขต่อไปนี้

• ค่าของวันที่และเวลา จะเป็นตัวเลขเสมอ
• การแสดงผลวันที่ให้เป็นภาษาไทยนั้น ถึงแม้จะแสดงเดือนให้เป็นภาษาไทย แต่ไม่สามารถนำมาใช้คำนวณวันที่ที่ถูกต้องได้ เนื่องจากเมื่อเราใช้ปีเป็น 2543 โปรแกรมยังคงเข้าใจว่า เป็นปี ค.ศ.2543
• ตัวเลขหลังจุดทศนิยมที่ได้จากการหาค่าวันที่ จะหมายถึง เวลาของวันนั้น โดยให้คำนวณเวลาจากระบบ 24 ชั่วโมง(1 วัน) เช่น 100000.5 หมายถึง วันที่ 100000 กับอีก 0.5 วัน (หรือ 12 ชั่วโมง)

สูตรคำนวณอายุงาน (แบบเต็ม)

วันที่ปัจจุบัน =today()
ลบ
วันที่เข้าทำงาน g2
สูตรก็คือ =today() - g2 ผลลัพธ์คือ ผลต่างของจำนวนวัน 3778
365 วัน = 1 ปี
3778 วัน = 3778/365 ปี = 10 ปี
เศษที่ได้คือ จำนวนวันที่เหลือ = 128 วัน มาจาก (3778 - (จำนวนวันในรอบ 10 ปี)
=mod(3778,365)
=mod(today()-g2,365)
mod = modulus หารเอาแต่เศษ
30 วัน = 1 เดือน
=int((mod(today()-g2,365))/30)
int = interger แสดงเฉพาะจำนวนเต็ม (ไม่แสดงจุดทศนิยม)
128 วัน = 128/30 เดือน = 4 เดือน
เศษที่ได้คือ จำนวนวันที่เหลือ
หาจำนวนวันคือ
128 mod 30 = วันที่เหลือ

สรุปคำสั่งหาอายุงานแบบเต็ม
ปี =YEAR(TODAY())-YEAR(ตำแหน่งเซลล์)
เดือน =INT(MOD(TODAY()-ตำแหน่งเซลล์,365)/30)
วัน =MOD(MOD(TODAY()-ตำแหน่งเซลล์,365),30)
หมายเหตุ ตำแหน่งเซลล์ คือ ตำแหน่งเซลล์ของข้อมูล "วันที่เข้าทำงาน" เช่น G2

การเรียงข้อมูลมากกว่า 3 เงื่อนไข

วิธีที่ 1 เรียงข้อมูลโดยจัดกลุ่มครั้งละ 3 เงื่อนไข และเรียงจากเงื่อนไขเล็กไปหาเงื่อนไขใหญ่ โดยแต่ละครั้งให้มีตัวเชื่อมการจัดเรียงด้วย เช่น มีข้อมูล ดังนี้ "ภาค, จังหวัด, อำเภอ, ตำบล, หมู่บ้าน, ชุมชน, รายได้" จะต้องกำหนดเงื่อนไขดังนี้

• ครั้งที่ 1 ให้จัดเรียงด้วยเงื่อนไข "หมู่บ้าน, ชุมชน, รายได้"
• ครั้งที่ 2 ให้จัดเรียงด้วยเงื่อนไข "อำเภอ, ตำบล, หมู่บ้าน" โดยมี "หมู่บ้าน" เป็นตัวเชื่อม