การเขียนรายงานแนวใหม่

เป็นการแปลงตัวเองจากผู้ตรวจประเมินเป็นผู้สมัคร จะทำให้เข้าใจมุมมองขององค์กรมากขึ้น

การเขียนรายงานแนวใหม่

2014 Baldrige Comment Writing

พันเอก มารวย ส่งทานินทร์

[email protected]

18 มกราคม 2558

บทความเรื่อง การเขียนรายงานแนวใหม่ ดัดแปลงมาจาก 2014 Comment Writing for High-Quality Feedback Reports ของ Baldrige's Examiner Resource Center เป็นแนวทางการเขียนรายงานป้อนกลับของผู้ตรวจประเมินรางวัลคุณภาพของอเมริกา ที่แนะนำโดย Baldrige Performance Excellence Program

ผู้ที่สนใจเอกสารแบบ PowerPoint (PDF file) สามารถ Download ได้ที่ http://www.slideshare.net/maruay/2014-baldrige-comment-writing

เป้าหมายการเขียนรายงานป้อนกลับ (Our Aim: "AAA" Comments)

• Actionable : ผู้สมัครสามารถนำไปปฏิบัติได้ เพราะเกี่ยวข้องกับปัจจัยสำคัญของผู้สมัคร และมีความเฉพาะเจาะจงพอที่จะทำให้องค์กรสามารถใช้ประโยชน์จากข้อเสนอแนะที่ให้ เพื่อธำรงรักษาหรือปรับปรุงประสิทธิภาพในการทำงาน
• Accurate : มีความถูกต้อง สะท้อนให้เห็นถึงข้อเท็จจริง / ผลลัพธ์ ที่ถูกต้อง ตามที่ระบุหรือแสดงไว้ในรายงานการสมัคร
• Adequate : มีความพอเพียง โดยให้ข้อคิดเห็นเป็นไปตามแนวทางการแสดงความคิดเห็นที่กำหนดไว้

ความต้องการของผู้สมัคร

• การให้ความเห็นที่สามารถนำไปดำเนินการได้ และเป็นการให้กำลังใจ
• การให้ตัวอย่างที่เฉพาะเจาะจง และมีรายละเอียดของโอกาสที่สำคัญ
• เน้นสิ่งที่มีความเกี่ยวข้อง และมีความสำคัญกับผู้สมัคร
• ความคิดเห็นที่สอดคล้องกับการให้คะแนน
• อ้างอิงกับเกณฑ์ที่ใช้; ไม่มีอคติหรือความคิดเห็นส่วนตัว
• เป็นความคิดเห็นที่ชาญฉลาด
• เป็นความคิดเห็นที่ถูกต้อง และอยู่บนพื้นฐานความเข้าใจองค์กรผู้สมัครที่ดี (ตรวจสอบข้อมูล!)
• มีความคงเส้นคงวา
• เน้นการให้ความสำคัญกับบทสรุป (key themes)

ข้อคิดเห็นประกอบด้วย*

•เริ่มต้นประโยคด้วยความคิดหลัก (Nugget)

•ความเกี่ยวข้องของความคิดหลักกับผู้สมัคร (Relevance)

•มีหนึ่งหรือสองตัวอย่าง (Examples)

*องค์ประกอบเหล่านี้ จัดเรียงให้อยู่ในวิถีที่ผู้สมัครสามารถอ่านแล้วรู้เรื่องได้มากที่สุด

ตัวอย่างจุดแข็งของกระบวนการ (Sample Process Strength)

• 3.1a(1) เพื่อเป็นไปในแนวเดียวกันกับความปรารถนาจะเป็นให้ดีที่สุด (Relevance) ผู้สมัครมีการปรับปรุงกระบวนการอย่างสม่ำเสมอและอย่างเป็นระบบของการรับฟัง (รูปที่ 3.1-1) (Nugget) โดยใช้ข้อมูลที่รวบรวมจากผู้มีส่วนได้เสียต่างๆ ป้อนเข้าสู่ระบบการวิเคราะห์ข้อมูลสถิติ (DASH) เพื่อเป็นการตรวจสอบการปรับปรุงที่อาจเกิดขึ้น ผู้นำระดับสูงให้ความสำคัญกับการปรับปรุงข้อเสนอแนะ โดยเมื่อเร็ว ๆ นี้ ได้นำการรวบรวมข้อมูลของสื่อทางสังคม ไปใช้ในการวางแผนการสื่อสาร (Examples)

ตัวอย่างโอกาสพัฒนาของกระบวนการ (Sample Process OFI) (OFI = Opportunity For Improvement)

• 4.2a(1) ไม่เป็นที่ชัดเจนว่าผู้สมัครมีระบบการถ่ายโอนความรู้ที่เฉพาะเจาะจงกับความต้องการของพ่อแม่ผู้ปกครองและอาสาสมัคร (Nugget) ในการสนับสนุนกระบวนการ Philp ที่ทุกคนมีความรับผิดชอบต่อผลการปฏิบัติงานของนักเรียน (Relevance) ตัวอย่างเช่น ไม่ปรากฏว่าผู้ปกครองและอาสาสมัครรวมอยู่ในกลไกการถ่ายโอนในการอภิปรายระดับชั้น และไม่ปรากฏว่าผู้ปกครองจะมีกลไกการเข้าถึงใน ฟอรั่มออนไลน์ บล็อก และเซิร์ฟเวอร์สนับสนุนห้องเรียน (รูปที่ 4.2 -1) (Examples)

ตัวอย่างจุดแข็งของผลลัพธ์ (Sample Results Strength)

• 7.3a(1) ผู้สมัครแสดงผลลัพธ์ที่ดีสำหรับมาตรการสำคัญของความสามารถในการทำงานและความพอเพียง (Nugget) ที่ช่วยเสริมสร้างปัจจัยของความผูกพัน ในเรื่องการมีทรัพยากรเพียงพอที่จะทำงานได้ (Relevance) เช่นอัตราผู้การผ่านการรับรอง (รูปที่ 7.3-1) และอัตราส่วนนักเรียนกับครู (รูปที่ 7.3-2) ทำได้ดีขึ้นในช่วงระยะเวลาที่ผ่านมาซึ่งทำได้ถึง 100% หรือใกล้เคียงกับ 100% สำหรับทุกกลุ่ม และอัตราส่วนของครูและนักเรียนในโรงเรียนประถมและมัธยม เปรียบเทียบได้กับผู้ที่ได้รับรางวัล Baldrige (Examples)

ตัวอย่างโอกาสพัฒนาของผลลัพธ์ (Sample Results OFI)

• 7.2a ผู้สมัครไม่ได้แสดงผลลัพธ์ที่เกี่ยวข้องกับความต้องการของนักเรียนที่สำคัญ (Nugget) เช่น การกระตุ้นความคิดสร้างสรรค์ การดูแลนักเรียนอย่างเป็นธรรม และการบำรุงรักษาโรงเรียนให้ปลอดภัย (Examples) การติดตามผลดังกล่าวอาจเป็นการช่วยให้ข้อมูลเชิงลึกกับผู้สมัคร ในการธำรงรักษาครอบครัว และวิธีการดึงดูดครอบครัวเข้ามาในเขตการศึกษา (Relevance)

ทำตนเป็นองค์กรผู้สมัคร (Be the applicant!)

• เป็นการแปลงตัวเองจากผู้ตรวจประเมินเป็นผู้สมัคร ที่จะทำให้เข้าใจมุมมองขององค์กรมากขึ้น

สรุป

ข้อคิดเห็นที่สามารถนำไปปฏิบัติได้ ประกอบด้วย

•เปิดประโยคด้วยความคิดหลัก (nugget)

•ความเกี่ยวข้องของความคิดหลักกับผู้สมัคร (Relevance)

•มีหนึ่งหรือสองตัวอย่าง (Examples)

… จัดเรียงประโยคที่ผู้สมัครอ่านแล้วเข้าใจได้ง่าย

การขัดเกลาสำนวน

•ตรวจสอบให้แน่ใจว่าความเกี่ยวข้องกับ ปัจจัยสำคัญ

•ให้แน่ใจว่าใช้เพียง หนึ่งความคิดสำคัญ (nugget) และหนึ่งความเกี่ยวข้อง (relevance) ต่อหนึ่งความคิดเห็น (comment)

• แสดงไม่ใช่(แค่)บอก ให้เห็นถึงปัจจัยการประเมินผล

************************************************************

[JJ]

เป็นประโยชน์สำหรับผู้ประเมินมากมากครับ