MS Word กับความสูญเสียที่แฝงในองค์กร (4)
MS Word กับความสูญเสียที่แฝงในองค์กร (4)
วันนี้ได้นั่งรถไฟ เจอพนักงานรถไฟที่เป็นผู้หญิง กำลังเล่น Ipad (ไม่แน่ใจว่าเรียกถูกหรือเปล่า) ก็เลยสอบถามเรื่องราคา ประมาณ 8 พันกว่าบาท ถามถึงค่าใช้ วันละ 49 บาทต่อ 24 ชม. ใช้ในการ Line และ facebook กับกลุ่ม แต่ใช้ไม่ทุกวัน พอดีช่วงนี้จะทอดกฐิน ก็เลยจำเป็นต้องใช้ในการชวนเพื่อน...ดูทักษะแล้วก็คล่องพอใช้ได้
ก็เลยย้อนกลับมาเรื่อง MS Word ว่าที่จริงแล้ว พวก Ipad, Iphone ผู้เขียนยังใช้ไม่เป็น หรือเพราะยังไม่ได้ซื้อ นึกถึงเจ้าหน้าที่ธุรการที่เคยสอน ก็อยากจะบอกว่า "ทีเล่น Line ล่ะ เริ่ด...ทีใช้ Word ล่ะหงอย" เจอมาอย่างนั้นจริงๆ
ไม่ทราบว่าผู้อ่านท่านใดพิมพ์สัมผัสบ้าง...สำหรับท่านที่พิมพ์สัมผัส อยากถามความเห็นสักนิดว่า...เวลาซื้อ Keyboard หรือตอนซื้อ PC พร้อม Keyboard ท่านเลือกหรือเปล่าครับว่า ต้องเลือก Keyboard อย่างไรบ้าง ผู้เขียนเชื่อว่าหลายคนไม่เคยสนใจ แม้กระทั่งธุรการ ที่พิมพ์งานประจำด้วย
คำถามคือต้องเลือกด้วยเหรอ..ก็ขอตอบตามตรงว่าต้องเลือกครับ แต่สำหรับธุรการแล้ว ฝ่าย IT มักจะมัดมือชกเลือกให้เขา โดยไม่เคยสอบถามเขาเลยว่าต้องการแบบไหน แล้วเขาก็ไม่กล้าร้องขอเปลี่ยน (เพราะความไม่กล้าหรือไม่รู้) ท่านผู้อ่านลองสังเกตดูสิครับ ตรง Backspace เป็นแป้นสั้นเหมือน ก ข ค หรือแป้นยาวเป็น 2 เท่าของแป้นปกติ
ในฐานะที่เป็นคนพิมพ์สัมผัส เวลาพิมพ์แก้ไขงานให้ศิษย์ค่อนข้างหงุดหงิดถ้าเจอแป้นสั้น เพราะเวลาจะลบ ก็จะพิมพ์เพิ่มอีก 1-3 ตัวอักษร เป็นประจำ แล้วก็ต้องมาคอยดูตอนลบว่ากดแป้นถูกที่หรือเปล่า
ซึ่งหลายคนเคยบอกว่าต้องปรับตัว...อย่าปรับสิ่งแวดล้อม จะว่าใช่ก็ใช่ จะว่าไม่จริงก็ได้ แต่ผู้เขียนเห็นว่าในเมื่อราคาเดียวกัน ขอเลือกหน่อยไม่ได้เหรอ ตัวอย่างเช่น ผู้เขียนฝึกพิมพ์สัมผัสมาเป็นสิบปี จนคุ้นกับนิ้วแล้ว ต้องมาปรับตัวใหม่ เปรียบเหมือนกับนักเปียนโน ตัวกดคีย์ต้องมาตรฐาน ไม่ว่าเด็กหรือผู้ใหญ่ ผู้เล่นก็จะกะระยะจนชำนาญเอง แต่เท่าที่ประสบมา IT มักเป็นฝ่ายจัดหา ถ้าอยากได้จริงๆ ต้องไปขอเป็นการพิเศษ จริงหรือไม่ต้องถามผู้อ่านที่ทำงาน IT ว่าเคยจัดหา Keyboard ที่มี Backspace แป้นยาวให้ธุรการบ้างหรือเปล่า
Microsoft Word กับความสูญเสียที่แฝงอยู่ในองค์กร
ย้อนกลับมาเรื่อง MS Word ประสบการณ์ตอนอยู่ภาครัฐ มีผู้บริหารคนหนึ่ง ให้ผู้เขียนลองคำนวณ ต้นทุนของหนังสือภายนอก 1 ฉบับ รัฐต้องเสียเงินเท่าไร คิดทุกอย่างให้มากที่สุดเหมือนเป็นหน่วยงานเอกชน
ท่านผู้อ่านหละครับ ลองเดาดูซิว่าถ้าท่านจะส่งจดหมายไปภายนอก องค์กรต้องเสียค่าใช้จ่ายเท่าไร แล้วจดไว้ข้าง...ผู้เขียนจะแจกแจงให้ละเอียดสมกับที่เคยเป็นวิศวกรอยู่ภาคเอกชน
ส่วนใหญ่ท่านจะคิดว่า 10-20 บาท ถ้าคิดแบบเอกชน ต้องบอกว่าผิดถนัดเลย มาลองดูกัน
คิดในฐานะวิศวกร ที่เรียนเศรษฐศาสตร์มาบ้าง ค่าเช่าพื้นที่ที่สำนักงานผู้เขียนเคยเช่า 500 บาท/ตร.เมตร/เดือน คิดเป็นค่าตั้งคอมพิวเตอร์ ประมาณ 0.50 ตร.เมตร เท่ากับ 250 บาทต่อเดือน ค่าตั้ง Printer ถูกหน่อยเพราะแชร์กันหลายเครื่อง ประมาณว่า 1/4 ตร.เมตร เท่ากับ 125 บาท/เดือน ค่า PC+Printer เช่าเดือนละประมาณ 1,000 บาท รวมค่าลิขสิทธิ์โปรแกรม กระดาษ 4-10 แผ่นแล้วแต่ประสิทธิภาพของผู้ร่างและพิมพ์ ไม่รวมค่าไฟฟ้า
ค่าฮาร์ดแวร์ ไม่มากหรอก แต่ที่ผู้อ่านมักมองข้ามคือ Peopleware กล่าวคือ ค่าแรงของผู้ร่าง ผู้พิมพ์ ผู้ตรวจ ผู้ทาน และผู้เดินหนังสือให้ การพิจารณาของหัวหน้าองค์กรก่อนลงนาม ค่าส่งไปรษณีย์
สมมติว่าผู้ร่างหนังสือเงินเดือนตามบัญชี 20,000 บาท (เงินเดือนน้อยกว่านี้ มักมีประสบการณ์น้อยหัวหน้ายังไม่ให้ร่าง) แต่ข้อเท็จจริงแล้วรัฐจ่ายมากกว่านั้น เพราะรัฐจะต้องจ่ายสวัสดิการค่าเล่าเรียนบุตร-ค่ารักษาพยาบาลตนเองและครอบครัว-เงินที่จะต้องจ่ายเป็นบำนาญ และอื่นๆ สมมติว่าคิดเบ็ดเสร็จแล้วประมาณว่ารัฐจ่าย 30,000 บาท (ผู้ทำงานมักมองไม่เห็น) เดือนหนึ่งทำงาน 22 วันๆ หนึ่งทำงาน 7 ชม. (สมมติว่าไม่อู้) และถ้าจะคิดเป็นปี จะละเอียดกว่านี้ เอาแค่เบาะๆ คิดเป็นเดือน คิดแล้วตก ชม.ละเกือบ 200
ปัจจุบันองค์กรมักจะเป็นแบบ Multi Skill คือร่างเอง พิมพ์เอง และ Print Out เอง บาท ก็ต้องถามผู้อ่านว่าท่านใช้เวลาเท่าไร กว่าจะเป็นหนังสือภายนอกออกมาอ่านก่อนส่งผู้บริหารลงนามส่งออก ถ้าค่าเครื่องพิมพ์หน้าละ 1 บาท ท่านใช้กี่หน้าถึงจะเป็นตัวจริง บวกเข้าไปอีก
เจ้าหน้าที่เดินหนังสือ มักมองข้ามแต่ยกเว้นไม่คิดก็ได้เพราะเดินหนังสือหลายฉบับ จากนั้นไปที่หัวหน้าส่วนเพื่อลงนามก่อน ถ้าไม่ผิดหรือแก้ไข อย่างน้อยหัวหน้าก็ต้องเสียเวลาอ่าน ประมาณ 5 นาที คิดค่าแรงเท่ากับผู้อ่าน รวมแล้วเป็นกี่นาที ถ้าหัวหน้าขั้นต้นลงนามแล้ว ก็ต้องส่งให้หัวหน้าส่วนราชการลงนามสุดท้าย ส่งกลับมาลงเรื่อง ออกเลขที่ พิมพ์ซอง จัดส่งไปรษณีย์ ลองประเมินดูซิครับ ถ้าทำคล่อง ค่าใช้จ่ายก็ลดลง
ถ้าผู้อ่านไม่มีทักษะ จัดระเบียบจดหมายก็เสียเวลาไปครึ่งชั่วโมง ไหนจะเนื้อหาอีก รวมร่างและพิมพ์ เบ็ดเสร็จ 2 ชม. อย่างต่ำๆ รัฐจ่าย 400 บาท +ค่าพิมพ์และค่าเช่าสำนักงาน รวมเป็น 500 บาท นี่คิดแบบคนร่างและพิมพ์มีฝีมือนะ แล้วผู้อ่านล่ะ ใช้เวลาเท่าไร
ตกลงที่ประเมินไว้ถูกต้องหรือเปล่าครับ ผู้เขียนเคยลองประเมินแล้ว 1 ฉบับ สำหรับคนที่ไม่ได้ร่างและพิมพ์ประจำ ตกแล้วราคาประมาณ 1 พันบาท
เฮ้อ...เหมือนคนช่างคิดจริงๆ ตอนไปอยู่ภาคเอกชน ค่าแรงต่อชั่วโมงมากกว่านี้ 2 เท่า ค่าเช่าสำนักงานแพงกว่า ตอนเข้าทำงานใหม่ๆ เพื่อนร่วมงานคนหนึ่งกว่าจะได้ส่งหนังสือของบริษัท ถึงภาครัฐ ใช้เวลาร่างและพิมพ์ จัดระเบียบหนังสือภายนอก 5 วันทำการ แล้วก็ยังไม่ผ่านหน้าห้อง CEO
ผู้เขียนเข้าไปทำงานวันแรกเลยได้ใช้ประสบการณ์ แต่ต้องใช้เวลามากกว่าปกติเท่าตัว เพราะระเบียบหนังสือองค์กรต่างกับระเบียบราชการ ต้องรอให้ผู้คุมกฎส่งมาให้อ่านเพื่อทำความเข้าใจก่อนจะจัด template
ประเมินแล้ว หนังสือภายนอกฉบับนี้ ราคาประมาณ 2 หมื่นบาท ไม่น่าเชื่อ ก็ต้องเชื่อ ถ้าคิดคำนวณเป็นต้นทุนขององค์กร ไม่ผิดแน่นอน
ผู้เขียนจึงประมาณว่า หนังสือภายนอก สำหรับผู้ที่ใช้งาน MS Word ไม่คล่อง น่าจะประเมินราคาไว้ที่ 1 พันบาท
สูญเปล่าตรงไหนบ้าง...ประเด็นแรกใช้ MS Word ไม่คล่อง 2) ไม่รู้ระเบียบหรือ template หนังสือราชการ 3) Skill ในการพิมพ์สัมผัส 4) ความไม่ชำนาญในการร่างหนังสือภายนอก
ข้อด้อยที่กล่าวมือ ผู้เขียนได้ตรวจหนังสือภายนอกขององค์กร ที่เชิญผู้เขียน เห็นข้อผิดพลาดมากมาย เช่น ย่อหน้าทั้ง 3 ไม่ตรงกัน และ template ไม่ถูกต้อง
บ่อยครั้งผู้เขียนได้รับหนังสือภายนอก แล้วต้องประสานงานกลับไป ที่ส่วนท้ายของหนังสือจะมีเบอร์โทรศัพท์ติดต่อ เมื่อโทร.ไปปรากฏว่าเป็นเบอร์ของฝ่ายเลขานุการหรือสารบรรณ ที่เป็นเช่นนี้เพราะ ผู้ร่างหนังสือ copy ไฟล์ของแผนกอื่นมา แล้วไม่รู้ระเบียบว่าเบอร์โทร.ข้างท้ายต้องเบอร์โทร.ของเจ้าของเรื่องเอง ก็เลยไม่แก้ไขเปลี่ยนแปลง
ที่เล่ามาทั้งหมดกล่าวได้ว่า เพราะไม่มีทักษะเรื่อง MS Word ผนวกกับความไม่รู้เรื่องระเบียบของหนังสือราชการ ความสูญเสียทีแฝงอยู่จึงมากมาย
อีกเรื่องหนึ่งก็ คือ เวลาทำหนังสือภายในหรือภายนอก หลายๆ เรื่องมักเก็บอยู่ในไฟล์เดียว พอรีบๆ มักสั่งพิมพ์ออกมาทุกฉบับ แทนที่จะเป็นหน้าที่ต้องการเท่านั้น จึงแนะนำให้แยกเป็นไฟล์ต่างห่าง โดยตั้งชื่อให้สื่อความหมายของเรือง ที่ประสบมามักเขียนว่าบันทึก หรือหนังสือ แล้วก็ต่อท้ายนิดหน่อย 3 เดือนให้หลังก็จำไม่ได้แล้วว่า เรื่องนี้เป็นของใคร เรื่องอะไร เวลาจะ Serch หา ก็หา Keyword ไม่ได้
ที่ผู้เขียน เล่ามาทั้งหมดอยากให้ผู้บริหารระดับหัวหน้าหน่วยหรือผู้ปฏิบัติระดับสูง ได้เห็นความสูญเสียที่แฝงอยู่ในองค์กร สำหรับการใช้ PC ไม่เจาะจงเฉพาะ MS Word ที่ปล่อยปละละเลยมาตั้งแต่เริ่มต้นยุค Digital
แล้วจะทำอย่างไร
เท่าที่ผู้เขียนเคยสัมผัส คือ ก็ต้องหาผู้ที่มีทักษะเฉพาะเรื่องมาให้ความรู้แก่เจ้าหน้าที่ขององค์กร ไม่ใช่แค่ตรายางเหมือนอย่างที่ยุคแรกๆ ทำกัน ต้องรู้จริง สอนแล้วปฏิบัติได้ ไม่ใช่นักทฤษฎี เพราะสิ่งที่ผู้เขียนประสบมาคือ มักส่งไปอบรมยังหน่วยงานที่มีชื่อ สามารถออกประกาศนียบัตรได้ แต่ไม่ได้เป็น Guru อย่างแท้จริง
ในเมื่อเขียนมาก็มาก แล้วผู้เขียนจะมาช่วยให้คำแนะนำได้หรือไม่ ผู้เขียนยินดีครับ คิดว่ามีประสบการณ์ในการร่างพิมพ์หนังสือราชการมาหลายปี กฎระเบียบยังพอจำได้ ความรู้ของ MS Word ก็พอสมควร ก็ยินดีให้ความรู้เป็นวิทยาทาน เพื่อลดความสูญเสียที่แฝงอยู่ในแต่ละองค์กร และไม่อยากให้ความรู้สูญไปกับตัว
ความเห็น (2)
อ่านแล้ว รู้สึกว่า MS word มองผ่านๆ ก็เป็นงาน มดๆ.. แต่พอวิเคราะห์เจาะลึก ก็เป็นงานช้าง จริง ทั้งนี้ถ้าผู้บริหารให้ความสำคัญตรงจุดนี้ก็สามารถแก้ไขได้ ทำอย่างไรที่จะให้ผู้บริหารหรือผู้คุมกฎมองเห็นความสำคัญตรงจุดนี้ ผู้เขียนแนะนำได้หรือเปล่าคะ ลำพังผู้ปฏิบัติเย้วๆๆอยู่คนเดียวก็ไม่ได้ผลหรอก..
จุดธูปบอก...55555
