MS word มหัศจรรย์ !!! (3)

การใช้ Document Map
Document Map คือ แผนที่ในการมองภาพรวม (Overview) ของเอกสาร เพื่อดูลักษณะของเนื้อหาในสารบัญ....ย้ำ เป็นเนื้อหาที่ใช้ในการทำสารบัญอัตโนมัตินะ....
ถ้าเครื่องคอมที่มีเมนูภาษาอังกฤษ word2007 Document Map จะอยู่ในคำสั่ง view หรือ คำสั่งภาษาไทย คือ มุมมอง >>ผังเอกสาร ถ้าword 2010 อยู่ใน view >> navigation pane....

+++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++
****Document Map ช่วยป้องกันหลุดกรอบทางความคิด รวมถึงการลดหลั่นของสารบัญว่าถูกต้องหรือไม่ว่าอะไรคือหัวข้อใหญ่อะไรคือหัวข้อย่อย ตามลำดับชั้น

****Document Map ช่วยในการไปยังข้อมูลในหัวข้อที่ต้องการโดยการ คลิ๊กในหน้าต่างDocument Map ก็จะไปยังหัวข้อนั้นทันทีไม่ต้อง scroll เลื่อนทีละหน้า เช่นต้องการดูเอกสารบทที่ 2 หน้า55 ก็คลิ๊กที่บทที่ 2 ใน Document Map ก้อจะไปที่เอกสารหน้าที่ 55 เลย โดยไม่ต้องscroll ไปที่ละหน้าจนถึงหน้า 55

ทีนี้เมื่อคลิ๊กเลือกDocument Map-แล้ว จะมีหน้าต่างเล็กๆขึ้นมาซ้ายมือ (pane) แต่....ช้าก่อนนน...เมื่อเรายังไม่ได้ตั้งค่า Styles and Formatting ที่ถูกต้อง หน้าต่างDocument Map ก็จะว่างๆโบ๋เบ๋ แต่เมื่อไรเราตั้งค่าของHeading1, Heading2, Heading3, Normal ข้อความก็จะปรากฎในหน้าต่างDocument Map ขึ้นมาทันที และในหน้าต่างนี้ นำไปสู่การตั้งสารบัญอัตโนมัติเหมือนที่บอกไว้ตอนต้นละค่ะ

+++ ถามว่าสารบัญอัตโนมัติดีอย่างไร ก็จะช่วยให้เราไม่ต้องเสียเวลามานั่งscroll ดูรายละเอียดของเอกสารเพื่อทำหน้าสารบัญงัย ข้อสำคัญไม่ว่าเราจะลบเอกสารบางหน้า จะเพิ่มบางหน้า กี่หน้าก็ตาม เราก็ไม่ต้องกังวลกับการเปลี่ยนเลขหน้าในสารบัญ เมื่อเรา update เลขหน้าและรายการในสารบัญปุ๊ป สารบัญก็จะเปลี่ยนอัตโนมัติให้เรา ไม่ต้องอาศัยอัตโนมือเหมือนในอดีต...

******อีกอย่าง เมื่อพิมพ์เอกสารหลายๆหน้า เช่น คู่มือการปฏิบัติงาน หรือรายงานการวิจัยฉบับสมบูรณ์นั้น เมื่อมีการไล่หัวข้อย่อย ไปเรื่อยๆๆ เช่น 1 > 1.1>1.1.1> หรือ>, 2 >2.1 >2.1.1 เท่าที่มีประสบการณ์ช่วยอ่านรายงาน/เอกสารมาแล้วก็หลายพบความผิดพลาด 100ทั้ง100 คือการไล่หัวข้อไม่ครบและสับสน เจอทุกเล่มเลยยยยย เช่น 1 แล้ว 1.1 แล้ว1.1.1 2 แล้ว2.1 แล้ว2.1.1 ไปเรื่อยๆๆ บางทีก็วนกลับมา 1.1.1 ใหม่ หรือบางทีก็หลุดหายไปเช่น 1.1 แล้วไป 1.3 เลย เป็นต้น...เจอจริงๆๆนะ ไม่โม้..

อันนี้document map ช่วยท่านได้ แต่ท่านต้องตั้ง Heading1, Heading2, Heading3, Normal ให้ลดหลั่นให้ถูกต้องด้วยนะคะ ขอบอก.. ลองเล่นดูนะคะ หนุกออก